Online Rechnungsprogramm: Kostenlos Rechnungen schreiben mit Zervant

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren...

Freelancer und Kleinunternehmer kennen den Schmerz, der immer dann spontan einsetzt, wenn die Gedanken in Richtung Buchhaltung schweifen. Das Online Rechnungsprogramm Zervant tritt an, um lindernd zu wirken. Das klappt ganz gut.

Rechnungen zu Fuß, Großmutters Methode

Ich kenne etliche Kollegen, die ihre Rechnungen nach wie vor mit Word oder Excel schreiben und manuell entsprechende Listen für den Steuerberater pflegen. Rudimentäre Buchhaltung wird vielfach noch zu Fuß betrieben. Dabei ist das nicht einmal eine wirtschaftliche Lösung.

Wenn ich mir vorstelle, wie viel Zeit früher drauf gegangen ist, um Rechnungen zu schreiben und Zahlungen zu überwachen, sowie Umsatzübersichten und Liquiditätsplanungen zu erstellen. Seit einigen Jahren verwende ich konsequent eine Online-Lösung für die Fakturierung. Das monatliche Schreiben einiger Rechnungen kostet mich seither nur noch ein paar Minuten und die Übersicht bleibt stets gewahrt.

Zervant bietet Faktura kostenlos, wirklich

Web-Dienste, die dich dabei unterstützen wollen, deine Rechnungen rationeller zu verwalten, gibt es einige. Ich stolperte dieser Tage über den finnischen Dienst Zervant, der einen radikalen Ansatz verfolgt. Zervant erlaubt es dir nämlich, dein Rechnungen vollkommen kostenlos zu schreiben und mit dem System zu verwalten. Haken und Ösen gibt es keine. Der Dienst ist wirklich kostenlos.

Zervant, die Landing Page (Screenshot: Dr. Web)

Wie der/die Deutsche nun mal ist, wird dich das sicherlich misstrauisch machen. Das verstehe ich. Ich habe mir den Dienst näher angeschaut und kann dich beruhigen. Zervant gehört zu DEN aufstrebenden Unternehmen Finnlands und hat einen Haufen Risikokapital im Rücken.

Die Entscheidung, das Produkt Zervant in Frankreich, Deutschland und Großbritannien kostenlos verfügbar zu machen, ist recht neu. Während Zervant schon seit einigen Jahren am Markt ist und ganz klassisch ein monatliche Abo-Modell verfolgte, beschlossen die Finnen erst Anfang 2017, Zervant außerhalb ihrer Kernmärkte Finnland und Schweden kostenfrei anzubieten. Präsent sind sie allerdings in Deutschland schon seit 2013 und konnten nach eigenen Angaben hierzulande schon 30.000 Kunden gewinnen.

Meine Einschätzung ist, dass es um Marktanteile geht. Aus Unternehmenskreisen verlautet, dass es eben die Mission des Unternehmens sei, so viele der rund 20 Millionen Kleinunternehmer in Europa in Sachen Faktura zu unterstützen, wie eben möglich. Tatsächlich wirst du an keiner Stelle des Dienstes aufgefordert, dich für ein kostenpflichtiges Upgrade zu entscheiden. Zervant ist keine verkappte Demo.

Allerdings planen die Macher, in der Zukunft zusätzliche Bezahl-Features einzuführen. Es handelt sich demnach um ein klassisches Freemium-Modell. Aktuell gibt es keinerlei kostenpflichtige Premium-Services. Zervant verspricht, das Produkt in der jetzigen Basisversion dauerhaft kostenfrei zu belassen.

Kennst du unser E-Book-Bundle? Spare jetzt 6,99 €!

E-Book Bundle von Andreas Hecht

Du kannst ruhig zugeben, dass dich diese Perspektive ziemlich reizt. Na ja, wiegelst du jetzt wahrscheinlich ab, was nichts kostet, kann ja auch nichts sein. Ich muss dich enttäuschen. Zervant ist ein überzeugendes Produkt, sogar besser als die kostenpflichtige Lösung, die ich bislang verwende, die ich aber jetzt nicht verraten werde.

Zervant bedient verschiedene nationale Märkte. Man könnte nun vermuten, dass sie das mit einer Einheitsgröße zu erschlagen versuchen – schon wieder weit gefehlt. Zumindest für den deutschen Markt ist Zervant außerordentlich gut angepasst und damit meine ich nicht nur, dass die Benutzeroberfläche komplett in deutscher Sprache funktioniert. Zervant kennt die Pflichtangaben deutscher Rechnungslegung und erlaubt dementsprechend die Hinterlegung wichtiger Daten, wie etwa der Umsatzsteuer-ID.

Ein Überblick über den Leistungsumfang

Der Funktionsumfang des Dienstes umfasst die Erstellung jeglicher Belege, allen voran Rechnungen, Angebote und Lieferscheine, aber auch andere Belege. Sogar Wiederholungsrechnungen kannst du erfassen. Zur Belegverwaltung gehört eine Produktverwaltung. Du erstellst beliebig viele Produkte und Dienstleistungen, die du dann unkompliziert aus dem Rechnungsformular aufrufst und abrechnest.

Neben der Belegverwaltung findest du eine umfangreiche Kundenverwaltung vor, die dir dabei hilft, deine Kunden im Auge zu behalten. Hier werden alle Rechnungen des jeweiligen Kunden gelistet, so dass du jederzeit darüber im Bilde bist, wieviel Umsatz der einzelne Kunde bei dir macht. Zudem kannst du beliebig viele Notizen zu einem Kunden erfassen. Damit ist es möglich, ein rudimentäres CRM nachzubauen. Zumindest bildest du Akquise-Prozesse auf diese Weise einfach ab.

Meine kurze Kundenliste zeigt aber schon schön, dass die Infos zum einzelnen Kunden rechts neben der Liste eingeblendet werden. (Screenshot: Dr. Web)

Das dritte Element im Bunde ist die Berichterstellung. Hier erhältst du etwa einen Umsatzbericht, auch als PDF, den du deinem Steuerberater zur Verfügung stellen kannst. Für dich persönlich noch interessanter dürfte der Einnahmenbericht sein, der dir eine Übersicht deiner Einnahmen bezogen auf einen von dir gewählten Zeitraum, bis runter auf einen konkreten Monat, bietet. Wer es mag, lässt sich zudem seine Umsätze grafisch darstellen. Alle Berichte stehen auch als PDF zum Download bereit.

Auf der Startseite, deinem persönlichen Dashboard, das du nach dem Login direkt erreichst, erhältst du ebenfalls einen direkten Überblick über alle offenen Rechnungen, sowie darüber, welche davon überfällig sind. So kannst du dein Inkasso optimieren. Mangelhaftes Inkasso ist immerhin einer der häufigsten Insolvenzgründe im Kleinunternehmerbereich. Zervant hilft dir also beim Überleben.

Das Dashboard, das du nach dem Login erreichst, zeigt dir auf einen Blick den Status deiner Rechnungen an. (Screenshot: Dr. Web)

In der Post-Snowden-Ära stellt sich stets auch die Frage nach dem Datenschutz, gerade bei Online-Anwendungen. Zervant gibt hierzu an, dass ausschließlich Server der Amazon Web Services verwendet werden, die ihre Standorte in London, Frankfurt oder in Irland, jedenfalls in Europa, haben.

Rechnungen schreiben leicht gemacht

Das Schreiben einer Rechnung funktioniert intuitiv. Du wählst einen Kunden oder legst einen neuen an. Dann vergibst du relevante Daten, wie Rechnungsnummer und -datum, sowie die Zahlungsbedingungen. Natürlich bietet Zervant Standards, wie das automatisierte Hochzählen der Rechnungsnummer und das aktuelle Datum als Rechnungsdatum an.

Erst musst du einen Account erstellen. Das geht aber total unkompliziert. (Screenshot: Dr. Web)

Das Erfassen der abzurechnenden Leistung ist besonders erfreulich. Als Freelancer oder Kleinunternehmer wird es dir immer wieder passieren, dass du eine Leistung abrechnen musst, die du wahrscheinlich nie wieder abrechnen wirst. Mit anderen Worten, es lohnt sich nicht, dafür ein Produkt zu definieren, das dann auf ewig in deiner Produktverwaltung mitgeführt wird. Zervant kennt das und erlaubt dir deswegen auch, Leistungen abzurechnen, ohne sie zuvor als Produkt abspeichern zu müssen. Wer sich ein bisschen mit Faktura beschäftigt, weiß, dass das längst nicht alle Wettbewerber so flexibel handhaben.

Insgesamt erweist sich Zervant als äußerst flexibel. Während der Rechnungsstellung stellst du fest, dass diese Leistung doch als Produkt gespeichert werden sollte? Dann mach es einfach aus dem Formular heraus. Die Liste der abzurechnenden Einheiten braucht noch die Einheit “Liter” – oder meinetwegen “Kamele”? Gib sie einfach ein. Die Liste der Steuersätze ist nicht vollständig? Ergänze sie.

Rechnungen sind intuitiv zu erstellen. (Screenshot: Dr. Web)

An keiner Stelle des Verfahrens konfrontierte Zervant mich während meines Tests mit Schwierigkeiten oder Unbequemlichkeiten. Wer schon mal eine Rechnung geschrieben hat, wird mit Zervant keine Probleme bekommen. Alles läuft fast schon intuitiv ab.

Rechnungen lassen sich direkt aus dem Dienst heraus per E-Mail versenden. Alternativ erstellst du ein PDF des Belegs und sendest dieses von deiner eigenen Absenderadresse aus. Das ist letztlich eine Frage der persönlichen Philosophie. Ich wähle immer den letzteren Weg.

Die Rechnung ist fertig. Ich hätte noch ein Logo integrieren sollen. (Screenshot: Dr. Web)

Über den Punkt “Mein Konto” erreichst du den Bereich, der dir die Hinterlegung aller erforderlichen Informationen erlaubt. Sämtliche Pflichtangaben für deine Rechnungen speicherst du an dieser Stelle. Hier hast du auch separaten Zugriff auf die Produktverwaltung.

“Mein Konto” beherbergt allen zentralen Informationen. (Screenshot: Dr. Web)

Nicht unerwähnt bleiben darf der überaus detaillierte Supportbereich, der während meines Tests zuverlässig in der Lage war, mir alle auftretenden Fragen kompetent zu beantworten und das noch dazu in meiner Muttersprache. Vielfach ist es bei ausländischen Diensten ja so, dass zwar die Benutzeroberfläche eingedeutscht wurde, Support aber nur auf Englisch geleistet wird.

Meine Empfehlung

Zervant ist uneingeschränkt empfehlenswert, wenn dir der Funktionsumfang reicht. Andere, natürlich kostenpflichtige Dienste bündeln den Faktura-Leistungsumfang vielfach noch mit einer Zeiterfassung oder dem Zahlungsverkehr und anderen Banking-Funktionen. Das bietet Zervant nicht.

Dafür ist es aber die schlankste, schnellste und übersichtlichste Faktura-App, die mir in den letzten 15 Jahren untergekommen ist. Der Preis für Benutzerfreundlichkeit geht ganz klar nach Finnland. Und du bekommst für angenehme Null Euro eine professionelle Lösung für dein Rechnungschaos.

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design. Man findet ihn auch auf Twitter und Google+.

Hinterlasse einen Kommentar

9 Kommentare auf "Online Rechnungsprogramm: Kostenlos Rechnungen schreiben mit Zervant"

Benachrichtige mich zu:
avatar
Sortiert nach:   neueste | älteste | beste Bewertung
Patrick
Gast

Ich finde es klasse, dass es etwas kostenloses aus der Richtung gibt. Danke Dieter!

Teisi
Gast
Ein buchhaltungsprogramm / rechnungsprogramm ohne Anbindung an einen zahlungsdienstleister halte ich für antiquiert. Wenn schon digitalisieren dann richtig und ganz. Und nicht nur so halbherzig. Die meiste Zeit geht bei so was doch durch abgleichen drauf, wer hat was schon bezahlt, wann hat er es bezahlt und wie hat er gezahlt. Außerdem kann man dem Kunden gleich eine online zahlung anbieten. Import von Kontoauszügen fällt dabei weg. Und wie sieht es mit Steuerberater aus? Gibt’s hier ne Anbindung oder sogar nen speziellen Login? Das können andere besser, zugegeben kostenpflichtig. Aber wenn man bedenkt was da Zeit gespart wird rechnet sich… Read more »
Niko
Gast
Hallo Dieter, das klingt recht interessant, aber ein kurzer Blick in die Nutzungsbedingungen sagt das sie sich vorbehalten jederzeit die Gebühren und Preise zu ändern. OK, sie wollen das 30 Tage vorher ankündigen, aber für mich sieht das ein wenig danach aus als ob sie erst einmal möglichst viele Kunden zu sich holen wollen und dann doch irgendwann eine Gebühr verlangen. Und dann müsste ich innerhalb von 30 Tagen (bzw weniger wenn ich die Mail nicht sofort lese) alle Daten migrieren/exportieren/irgendwie sichern. Wie ist denn die Preispolitik in den Kernländern Finnland/Schweden, wo es nicht umsonst angeboten wird? Wäre das Programm,… Read more »
Tanja von Zervant
Gast
Hallo Niko, Zervant Rechnungsprogramm gibt es eigentlich schon seit 2013 in Deutschland. Wir sind damals, so wie viele anderen Anbieter, mit dem traditionellen Abo-Modell gestartet d.b. dass du pro Monat einen gewissen Betrag bezahlt hast und dann unbegrenzt Rechnungen erstellen konntest. Damals hatten wir auch noch weitere Funktionen wie die Buchhaltung und die Zeiterfassung dabei. Nach ein paar Jahren sind wir zu folgendem Entschluss gekommen: Unser Businessmodell ist nicht nachhaltig und wir haben keinen Fokus. Aus diesem Grund haben wir uns von Buchhaltung & Co verabschiedet um uns voll und ganz auf die Rechnungsstellung zu konzentrieren. Gleichzeitig haben wir das… Read more »
Felix Schmidt
Gast

Hallo Dieter,

danke für den Tipp. Bei mir bleibt eine Frage offen und Skepsis bzgl. der Datenschutzkonformität:

1) Gibt es irgendeine Möglichkeit, in Richtung Wiso oder ähnlichen Programmen zur Buchhaltung/Steuererklärung zu exportieren?

2) AWS – auch auf Servern hier in Europa – unterliegen so ziemlich sicher dem US Freedom Act (früher: Patriot Act) und sind datenschutzrechtlich äußerst bedenklich, wenn es um personenbezogene Daten geht (und die kommen in Rechnungen nun einmal vor). Diese bittere Pille verdirbt mir dann das Programm schon wieder…

VG Felix

Tanja von Zervant
Gast

Hallo Felix,

Du hast mit deiner Aussage recht. Normalerweise unterliegen auch europäische AWS-Server dem US Freedom Act. Da wir jedoch mit Banken kooperieren, u.a. mit ING Belgien, mussten wir einen speziellen Vertrag mit AWS abschließen, da für Banken andere Datenschutzrichtlinien gelten. In unserem Spezialfall verpflichtet sich Amazon dazu, personenbezogenen Daten von unseren Benutzern nach der EU-Datenschutzrichtlinie zu speichern.

Ich hoffe das nimmt dir deine Skepsis und du testest Zervant einfach. Du kannst dein Konto jederzeit selbst löschen. Bei weiteren Fragen kannst du dich auch gerne an unseren Kundensupport unter support@zervant.zendesk.com wenden.

Liebe Grüße
Tanja

MiLa
Gast

papierkam.de ist auch eine gute Alternative die ich nutze- gibts es mit Branding auch kostenlos

wpDiscuz