Kampf dem Papierberg: Effizientes Ablagesystem für Briefe, Verträge und Dateien

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Dominic Pick

Gerade für Einzelkämpfer – wie es Freelancer in der Regel nun einmal sind – ist es unerlässlich, die Unterlagen für den Geschäftsbetrieb geordnet und vor allem immer griffbereit zu haben. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Unterlagen, vor Verlust geschützt, in Ordnern oder Heftern sinnvoll strukturiert ablegen und verwalten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Papierkram und elektronische Post am sinnvollsten archivieren, so dass Sie stets wissen, was wo ist und somit schnell darauf zugreifen können.

Die Unterlagen im Griff – Die Qual der Wahl

Viele freiberuflich Tätige machen den Fehler, dass sie aus Angst, etwas Wichtiges wegzuwerfen, einfach jedes Dokument, sei es nun in Papierform oder im Computer gespeichert aufbewahren. Das ist jedoch völlig unnötig und kostet in der Regel nur wertvolle Zeit und – je nach Umfang der Unterlagen – zudem viel Geld für Ordner, Regale und Lagerfläche zur Aufbewahrung der Akten.


So schick kann Aktenablage sein – Design-Hängeregistratur von USM Haller

Nur Wichtiges aufbewahren

Es gibt nur wenige Unterlagen, die so wichtig sind, dass man sie unbedingt aufbewahren muss. Dazu zählen unter anderem:

  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen,
  • alle Verträge
  • Bescheide von Behörden (wie zum Beispiel dem Finanzamt).
  • Angebote, Auftragsbestätigungen

Wenn Sie häufig unsicher sind, was Sie wegwerfen dürfen und was nicht, dann hilft Ihnen der drweb-Artikel Akten und Unterlagen – was muss ich wie lange aufbewahren kompetent weiter.

Der gute alte Aktenplan – ein nützliches Werkzeug auch im digitalen Zeitalter

Damit Sie sich in Ihren Unterlagen über Jahre gezielt zurecht finden, ist es ratsam, ein auf Ihren Bedarf zugeschnittenes Ablagesystem aufzubauen. Im ersten Schritt ist es sehr wichtig sich zu überlegen, welche Dokumentarten überhaupt in Ihrem Unternehmen vorkommen.

Dieser erste Schritt ist notwendig um Klarheit darüber zu erlangen, wie das Ablagesystem überhaupt aussehen soll. Denn der Aufbau eines Ablagesystems ist maßgeblich davon abhängig, welche Arten von Dokumenten abgelegt werden sollen.

Nachfolgend ein Beispiel aus meiner eigenen Praxis:

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  1. Eingangsrechnungen (also Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern und Behörden wie Finanzamt, Krankenkasse und so weiter)
  2. Ausgangsrechnungen (Rechnungen an Ihre Kunden)
  3. Korrespondenz von Lieferanten und Behörden
  4. Korrespondenz von Kunden
  5. Korrespondenz an Lieferanten
  6. Korrespondenz an Kunden
  7. Telefonnotizen jeglicher Art
  8. Interne Aktenvermerke jeglicher Art
  9. Verträge mit Lieferanten
  10. Verträge mit Kunden
  11. Angebote von Lieferanten
  12. Angebote an Kunden
  13. Aufträge / Bestellungen an Lieferanten
  14. Aufträge von Kunden
  15. Allgemeine Angaben zum Lieferanten
  16. Allgemeine Angaben zum Kunden

So oder ähnlich wird vermutlich auch Ihre Auflistung der unterschiedlichen Dokumentarten aussehen. Nun stehen wir vor der Herausforderung, diese verschiedenen Arten an Dokumenten in einem sinnvollen Kontext so miteinander zu verknüpfen, dass ein effizientes Abheften möglich wird.

Was bringt ein Aktenplan?

Es gibt die verschiedensten Arten und Varianten von Ablagesystemen. Die einen bevorzugen komplizierte Versionen mit einem nach Themenfeldern geordneten Ablagesystem und die anderen möchten es lieber quadratisch, praktisch gut – sprich einzelne Vorgänge alphabetisch nach den Namen bestimmter Lieferanten oder Kunden in einer Akte chronologisch abgeheftet. Egal, wie Sie es angehen – halten Sie sich an das einmal gewählte Prinzip, das grenzt spätere Suchzeit ein. Sofern Sie in einer Bürogemeinschaft arbeiten oder mehrere Mitarbeiter beschäftigen, sollte der Aktenplan dokumentiert und allen Beteiligten zugänglich gemacht werden.

Vor- und Nachteile des alphabetischen Systems
Dieses einfache System hat den Vorteil, dass man sich nicht groß Gedanken über die einzelnen Dokumente machen muss. Jedes Dokument, das beispielsweise zu Max Mustermann gehört, egal, welcher Art das Dokument ist, wird einfach unter dem jeweiligen Namen abgelegt.
Nachteil: Der Nachteil dieses Systems ist eindeutig die Ineffizienz, wenn man schnell einen bestimmten Vorgang benötigt. Dann muss man nämlich erst die gesamte Akte durchgehen.

Vor- und Nachteile einer thematischen Ordnung
Ein nach Themen geordnetes Ablagesystem hat den Vorteil, dass man schneller bestimmte Vorgänge zur Hand hat. Größter Nachteil: Man muss sich um jede Dokumentart Gedanken machen, bevor man sie abheftet und vor allem, wo genau man sie ablegt. Ferner birgt dieses System den Nachteil, dass man darin nicht ausschließlich nach Kunden- oder Lieferantennamen suchen kann, da dieses System ja auf der ersten Ebene nach Themengebieten sortiert ist.

Alphabetische- und thematische Ordnung kombinieren

Die Lösung des Problems: Ich verwende seit kurzem ein sehr effizientes Kombisystem aus den beiden oben genannten Ablagemethoden, dass sich bereits mehrfach als krisenfest bewährt hat. Dieses Ablagesystem verbindet beide Vorteile der unterschiedlichen Ablagearten und minimiert dadurch die Nachteile.

Die erste Ebene des Kombisystems unterscheidet zwischen der Buchhaltung, dem Einkauf, dem Vertrieb und dem Marketing. Sie legen also erst einmal im Computer vier Ordner mit den vorgenannten Namen an. In der zweiten Stufe werden folgende Ordnerstrukturen angelegt:


Passende Ordnerstruktur zum Aktenplan: Innerhalb der thematischen Gliederung gibt  es je nach Bedarf alphabetisch, chronologisch oder thematisch strukturierte Unterordner.

Sie sehen schon, dass dieses Ablagesystem eine Mischung aus den beiden eingangs erwähnten Systemen ist. In der ersten Ebene, sowie im gesamten Bereich Buchhaltung und Marketing, ist das Ablagesystem nach Themengebieten strukturiert. In der zweiten Ebene, im Bereich Einkauf und Vertrieb, wird eine Strukturierung nach Namen also Kontakten verwendet. In der letzten, der dritten Ebene schließlich, verwende ich wieder die Sortierung nach Themengebieten.

Dieselbe Struktur – so wie Sie sie in Ihrem Computer angelegt haben – übertragen Sie nun auf das Ablagesystem in Papierform. Hierzu benötigen Sie folgende Materialien, ausgehend vom obigen Beispiel:

  • Fünf Ordner für die Unterpunkte von Buchhaltung und Marketing (je einen Ordner für jeden Unterpunkt),
  • jeweils einen Ordner für jeden Lieferanten und Kunden,
  • jeweils ein Register mit 12 Blättern für das Thema Eingangsrechnungen im Ordner Buchhaltung,
  • ein Register mit 12 Blättern für das Thema Ausgangsrechnungen im Ordner Buchhaltung,
  • je ein Register mit sechs Blättern für jeden Lieferanten- und Kundenordner,
  • ein Register mit 3 Blättern für den Ordner Werbematerialien (Marketing).

Die einzelnen Dokumente sind in der Papierablage immer chronologisch nach der sogenannten Firmenheftung oder amerikanischen Ordnung (das bedeutet, dass das aktuellste Dokument immer oben auf liegt) und nicht nach der Behördenheftung (das älteste Dokument liegt oben auf) abgelegt.

Nun beschriften Sie die einzelnen Ordner und Registertrennblätter entsprechend der Ordnerstruktur in Ihrem Computer und fertig ist die Struktur Ihres Ablagesystems.

Praxis-Tipp 1: Wählen Sie für die vier verschiedenen Hauptthemen jeweils eine eigene Farbe. So haben Sie zusätzlich zur räumlichen Trennung in den Ordnern ein Farbleitsystem im Aktenschrank, das für schnelle Orientierung sorgt.

Praxis-Tipp 2: Eine gute Alternative zu Stehordnern sind Hängehefter – vor allem dann, wenn die einzelnen Kunden- und Lieferantenakten nicht so voluminös sind, dafür aber zahlreich. Sie sparen sehr viel Platz, da Hängehefter weniger Raum einnehmen als Ordner. Zudem sind separate Hefter komfortabler und schneller zur Hand, etwa bei der Rechnungsablage, als eins von zwölf Registern in einem dicken Ordner.

Mit Farbe können Sie auch bei Heftern arbeiten: Entweder bunte Hefter kaufen, was etwas teurer ist, oder die günstigeren braunen mit farbigen Etiketten versehen. Hefter und Aufkleber sind in jedem Bürobedarf-Versandhandel oder in einem gut sortierten Fachgeschäft in Ihrer Nähe erhältlich.


Hübscher, dafür etwas teurer.


Die Economy-Variante tut’s auch.

Das Ablagesystem an einem konkreten Beispiel

Um Ihnen das Ablagesystem noch besser und nicht so abstrakt erklären zu müssen, werde ich Ihnen anhand eines Beispiels das System in der Praxis vorstellen. Am besten lässt sich das System anhand einer Ausgangsrechnung an einen Kunden erklären.

Stellen Sie sich vor, Sie haben erfolgreich einen Auftrag für den Kunden “Max Mustermann” abgeschlossen. Den erledigten Auftrag heften Sie im Ordner Max Mustermann unter dem Registerblatt Angebote & Aufträge ab. Nun dürfen Sie dem Kunden Max Mustermann noch die erbrachte Dienstleistung in Rechnung stellen. Sie schreiben dem Kunden also eine entsprechende Ausgangsrechnung und schicken diese an Herrn Mustermann.
Hat der Kunde die Rechnung dann beglichen und ist der Rechnungsbetrag auf Ihrem Konto verbucht, so heften Sie die Originalrechnung im Ordner Ausgangsrechnungen (Buchhaltung) im entsprechenden Monat ab und eine Kopie der Rechnung heften Sie im Ordner Max Mustermann im Register Rechnungen ab.

Mit den anderen Arten von Dokumenten, seien es nun Verträge von Kunden oder Lieferanten, Telefonate mit Kunden oder Lieferanten oder allgemeine Briefe verfahren Sie einfach analog zum oben genannten Beispiel.

Hinweis: Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen sind bei diesem Ablagesystem die einzigen Dokumente, die zweifach im System vorhanden sind. Nämlich einmal im Original bei der Buchhaltung im entsprechenden Monat und einmal im Einkauf oder im Vertrieb im entsprechenden Ordner. Alle anderen Dokumente sind lediglich einmal vorhanden und brauchen somit nicht kopiert werden!

Auf diese Weise entgeht Ihnen kein Vorgang mehr und Sie haben die benötigten Informationen immer griffbereit. Vor allem dann, wenn ein Kunde wegen einer Rechnung anruft, die gerade beim Steuerberater ist. Ein Griff in Ihren Kundenordner – und schon haben Sie das Dokument mit den benötigten Informationen vor Augen und müssen nicht ohne im Bilde zu sein mit dem Kunden sprechen.

Die digitale Ablage und der richtige Umgang mit E-Mails & Co.

Wichtig auch bei diesem Ablagesystem, wie bei jeder ordentlichen Ablage, ist es darauf zu achten, dass die digitale und die papiergebundene Ablage identisch sind, also eins zu eins übereinstimmen.

Bei schon digital vorliegenden Dokumenten, etwa E-Mails, ist die Ablage relativ simpel zu handhaben. Wenn Sie beispielsweise von Ihrem Kunden Max Mustermann eine aufbewahrungswürdige E-Mail bekommen haben, so drucken Sie diese im ersten Schritt einfach aus und heften Sie diese im Ordner Max Mustermann im entsprechenden Register Briefe & E-Mails ab. Im zweiten Schritt speichern Sie die E-Mail im pdf-Format im gleichnamigen Ordner auf Ihrem Computer ab. Fertig ist die Ablage der E-Mail.


E-Mails können Sie am Mac oder in Thunderbird ganz einfach als PDF sichern.

Ist ein Dokument nur in Papierform vorhanden, nehmen wir als Beispiel einen Bescheid vom Finanzamt an Sie, so müssen Sie diesen Brief im ersten Schritt einscannen, dann in der Papierablage im Ordner Finanzamt (Einkauf) im Register Briefe & E-Mails abheften und das eingescannte Dokument ebenfalls beim gleichnamigen Ordner abspeichern.

Ein Tipp zum Schluss: Es ist sehr sinnvoll jeden erhaltenen Brief und jede eingegangene E-Mail, sofern die Inhalte aufbewahrenswert sind, zumindest in der Papierablage mit einem Eingangsstempel mit Datum zu versehen. Das gleiche sollten Sie bei den Kopien der ausgehenden Dokumente mit einem Ausgangsstempel und dem jeweiligen Tagesdatum tun. Damit wissen Sie immer genau, wann Sie einen Brief oder eine E-Mail erhalten oder versandt haben. Dies kann bei wichtigen Terminsachen und entsprechenden Unstimmigkeiten zwischen Ihnen und dem Gegenüber entscheidend sein!

Ich verwende dieses Ablagesystem wie eingangs erwähnt erst seit kurzer Zeit, musste jedoch feststellen, dass dieses System extrem effizient ist und gegenüber einer ausschließlich nach Themengebieten sortierten Ablage wirklich Vorteile bietet.

Der Traum vom papierlosen Büro – Anregung der Redaktion

Wenn Sie den Traum vom papierlosen Büro noch nicht aufgeben haben und daher keine zusätzlichen Papierkopien ziehen möchten, können Sie sich darauf beschränken, die Originale der Ein- und Ausgangsrechnungen zu scannen und digital im jeweiligen Verzeichnis Ihres Computers oder Netzwerks zu speichern. Möchten Sie ausgehende Briefe nicht als Papierkopie aufbewahren, aber dennoch den “Ausgangsstempel” haben, so wandeln Sie Word- oder OpenOffice-Dokumente in eine PDF-Datei um. Sollten Sie über eine Acrobat-Vollversion verfügen, können Sie auch damit Datumsstempel in Ihrem digitalen Dokument anbringen.

(mm), ™

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Robin Schulz
Gast

Ein sehr informativer und schön geschriebener Artikel.

HR-Design
Gast

Sehr guter Artikel, bringt einige Denkanstöße mit sich.

jhb
Gast

Danke für die Anregungen!

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