weclapp: Angebot und Rechnung schnell erledigt

Redaktion Dr. Web

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Wer selbständig ist, sollte Spaß an seiner Arbeit haben. Aber es gibt Dinge, die häufig nur lästige Pflicht sind. Dazu gehört auch das Schreiben von Angeboten und Rechnungen, sowie das Nachverfolgen von Zahlungseingängen, und hin und wieder wohl leider auch das Schreiben von Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Das Rechnungsprogramm von weclapp bündelt all dies zu einem übersichtlichen Online-Dienst, der darüber hinaus noch sehr viel mehr kann.

Kunden und Artikel anlegen und Angebote erstellen

Am Anfang steht das Angebot. Mit dem weclapp Rechnungsprogramm ist es ein Leichtes, Angebote zu erstellen und daraus Aufträge zu generieren. Zunächst legst für deine Kunden beziehungsweise Interessenten Kontakte an. Als nächstes werden Artikel im System hinterlegt. Jedem Artikel weist du eine Artikelnummer zu, eine Beschreibung und Preise. Dabei legst du auf Wunsch auch mehrere Preise pro Artikel fest und definierst Zeiten, in denen die Preise gelten. So kannst du Artikel in bestimmten Monaten oder Wochen zu anderen Preisen anbieten als sonst. Auch Rabatte lassen sich direkt dort hinterlegen. Zur Kalkulation deines Gewinnes hinterlegst du optional neben dem Verkaufspreis auch noch die Kosten.

Beim Erstellen eines Angebotes wählst du neben dem (potenziellen) Kunden einfach die Artikel aus, die ins Angebot aufgenommen werden sollen. Die vorgegebenen Preise überschreibst du auf Wunsch einfach. Schnell stellst du dir auf diese Weise Angebote für deine Kunden zusammen. Auch Versandkosten, Zahlungsbedingungen und -ziele hinterlegst du in deinem Angebot.

Einfache und umfangreiche Angebote übersichtlich erstellen

Ein Infofenster informiert dich stets darüber, wie hoch der Angebotswert und deine Kosten sind. Außerdem erhältst du einen Überblick darüber, wie viel Umsatz der Kunde im laufenden und vergangenen Jahr gemacht hat.

Ist das Angebot fertig, wird es ausgedruckt oder direkt per E-Mail an den Kunden geschickt. Hat der Kunde das Angebot angenommen, generierst du per Klick auf eine Schaltfläche einen Auftrag. Gehen Angebote per E-Mail raus, hinterlegst du im System einfach die Zugangsdaten zu einem E-Mail-Postfach, so dass das Angebot über deine eigene E-Mail-Adresse – direkt aus einer Oberfläche heraus – verschickt wird.

Schneller Workflow: Aus Auftrag Rechnung machen und diese nachverfolgen

Ist ein Auftrag erledigt, erstellst du ebenso schnell die Rechnung. Dabei gibt weclapp dir einen Workflow vor, so dass du vom Auftrag bis zur Rechnung nichts vergisst. Dabei werden auch Dinge wie Auftragsbestätigung berücksichtigt. Dabei siehst du jederzeit den Auftragsverlauf und hast immer im Blick, wann das Angebot erstellt wurde, wann du beauftragt wurdest und wann die Rechnung raus ging.

Dank Workflow-Vorgaben wirst du nichts vergessen

Natürlich werden Umsatzsteuern ausgewiesen und auch Rechnungen ins Ausland sind möglich. So kannst du beispielsweise andere Währungen einstellen oder Rechnungen – zum Beispiel für den innereuropäischen Verkehr – ohne Umsatzsteuer ausweisen. Selbst Rechnungen in anderer Sprache sind möglich, indem du einfach die Handelssprache änderst. So schreibst du Rechnungen problemlos etwa in Italienisch. Insgesamt sind neben Deutsch und Englisch vier weitere Handelssprachen möglich.

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Du hast Kunden, denen du regelmäßig Rechnungen schickst, weil du einen Dienstvertrag mit ihnen hast? Auch das ist kein Problem mit weclapp. Denn dank wiederkehrender Rechnungen legst du Intervalle fest, zu denen jeweils eine Rechnung generiert werden soll. Damit du das Versenden nicht vergisst, erinnert dich weclapp ans Ausdrucken der Rechnung oder verschickt diese einfach direkt per E-Mail.

Aus Angebot beziehungsweise Auftrag generierte Rechnung

In der Rechnungsübersicht hast du immer im Überblick, welche Rechnungen noch offen und welche bereits bezahlt sind. Natürlich siehst du dort ebenso, wenn es Zeit für eine Zahlungserinnerung oder gar Mahnung ist. Diese erstellst du direkt aus weclapp heraus.

Mit Formulardesigner eigene Vorlagen erstellen

Wie die per weclapp erstellten Angebote und Rechnungen aussehen, entscheidest du selbst. Dank des Formulardesigners legst du unter anderem Farben und Schriften fest und lädst dein Firmenlogo hoch. Auch Abstände und die Ausrichtung einzelner Textbereiche definierst du. Um dein Layout testen zu können, generierst du unter anderem Musterangebote und -rechnungen und prüfst dein Layout ausgiebig.

Vorlagen mit dem Formulardesigner erstellen

Hast du dein Layout einmal festgelegt, wird es für jeglichen Schriftverkehr verwendet und du hast eine Sorge weniger.

DATEV-Schnittstelle für deinen Steuerberater

Neben der Rechnungsstellung gibt es für viele Selbständige noch eine weitere Sache, um die man sich nur ungern kümmert. Das ist die Steuer. Wer einen Steuerberater an seiner Seite hat, kann auf die DATEV-Schnittstelle von weclapp setzen. Dazu gibst du einmalig deine DATEV-Stammdaten wie Mandanten- und Beraternummer ein. Anschließend exportiert das Rechnungsprogramm alle relevanten Daten über die Schnittstelle.

weclapp kann mehr: CRM und Projektverwaltung

Mit dem hier vorgestellten Rechnungsprogramm ist das Angebot von weclapp noch lange nicht erschöpft. Denn zu den Leistungen gehört auch ein Customer-Relationship-Management, welches nicht nur einfach Kunden und Interessenten verwaltet. Vielmehr hast du die Möglichkeit, über das CRM Wettbewerber zu hinterlegen, um diese im Blick zu haben.

Für deine Kunden und Interessenten kannst du Chancen anlegen, die sich anbieten, um neue Aufträge an Land zu holen. So gibt es zum Beispiel immer wieder Termine wie Kongresse oder andere Veranstaltungen, auf denen du dem ein oder anderen interessanten Kontakt begegnen könntest. Solche Termine hinterlegst du und weißt somit immer, wann du wo jemanden treffen kannst.

Umfangreiche Projektverwaltung

Auch einfache Aufgaben wie das Anrufen eines Kunden oder das Vereinbaren eines Termins hinterlegst du auf Wunsch im System. Sogar ganze Kampagnen können angelegt werden. Zu diesen fügst du Teilnehmer hinzu und bündelst Termine und Aufgaben in dieser Kampagne. Du lädst wichtige Dokumente hoch und verfolgst den aktuellen Verlauf deiner Kampagne ebenfalls.

weclapp bietet eine 360° Sicht auf die Kunden. In der Kundenakte wird eine lückenlose Kontakthistorie gespeichert, sodass alle Infos rund um den Kunden mit einem Blick erfasst werden können: Calls, E-Mails, Vor-Ort-Besuche, Infos zu Angeboten, Aufträgen, Projekten, Rechnungen, etc. Alles wird zentral an einem Ort gespeichert.

Gerade für Agenturen oder Freiberufler interessant ist die Projektverwaltung von weclapp. Diese erlaubt es dir, einzelne Projektschritte nachzuhalten und vor allem die Zeiten zu erfassen, die du für ein Projekt gebraucht hast. Auch das ist eine dieser durchaus wichtigen Angelegenheiten, die so mancher Selbständige gerne außen vor lässt – unter anderem aus Bequemlichkeit.

Zeiterfassung für deine Projekte

Mit der Projektverwaltung und Zeiterfassung von weclapp werden dir selbst solche Aufgaben so einfach und bequem wie möglich gemacht. Für Handelsunternehmer gibt es zudem noch ein Warenwirtschaftssystem, welches unter anderem das Lager sowie den Ein- und Verkauf für dich verwaltet.

Fazit und Kosten

weclapp ist ein sehr umfangreiches, aber dennoch sehr übersichtliches System, welches von der Angebots- und Rechnungsstellung, sowie der Buchhaltung, über die Kundenverwaltung samt Customer-Relationship-Management bis hin zur Projektverwaltung und Warenwirtschaft alles vereint, was man als Selbständiger benötigt.

Da weclapp webbasiert ist, hast du von überall Zugriff und sogar im Urlaub – das lässt sich ja nicht immer vermeiden – Zugriff auf alles. Dabei sind die monatlichen Kosten erschwinglich. Das reine CRM ist für neun Euro im Monat zu haben, zusammen mit dem Angebots- und Rechnungswegen zahlst du 19 Euro. Wer unter anderem das Warenwirtschaftssystem benötigt, zahlt 39 Euro im Monat.

Du kannst weclapp aber erst einmal ohne Verpflichtungen 30 Tage lang kostenlos testen. Im Übrigen gibt es weclapp als App für Android- und iOS-Geräte, so dass du auch mobil alles im Griff und im Blick hast.

Redaktion Dr. Web

Unter der Bezeichnung "Redaktion Dr. Web" findest du Beiträge, die von mehreren Autorinnen und Autoren kollaborativ erstellt wurden. Auch Beiträge von Gastautoren sind hier zu finden. Beachte dann bitte die zusätzlichen Informationen zum Autor oder zur Autorin im Beitrag selbst.

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webdev
Gast

Dollibar kann mindestens genauso viel und ist ebenfalls sehr einfach und das Beste…es ist KOSTENLOS ;)

Patrick Büttgen
Gast
Ich war die Tage auf der Suche nach einem Tool, das mir solche Arbeiten größtenteils abnehmen soll. Dabei habe ich einige ausprobiert: Debitoor, Leoffice, Papierkram, Billomat, Sevdesk, Fastbill und sogar ein englisches Tool. Oft war es so, dass die Tools einfach zu viel angeboten haben, dieses Angebot aber dann in der Praxis nur semi-gut erfüllt haben. Ein weiteres Manko waren eigene Vorlagen. Entweder gab es nur ein paar Felder einzustellen (aber kein eigenes Layout) oder das Erstellen eines eigenen Layouts hat schlichtweg nur schlecht funktioniert. Ich habe mich nach ausgiebigem Ausprobieren für Lexoffice entschieden. Reicht für meine Zwecke völlig aus.… Read more »
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