Paymo: Der Allrounder für dein Projektmanagement

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren...

Projektmanagement ist so eine Sache. Der Begriff kann weit oder eng gefasst werden. Was eine Software dann leisten muss, um den Ansprüchen zu genügen, hängt davon ab, wie die Definition nun gefasst wurde. Paymo ist eine Web-App, der es egal ist, ob du den Begriff eng oder weit fasst. Mit Paymo lässt sich jeder Bedarf abdecken.

Paymo: Landing Page. (Screenshot: Dr. Web)

Paymo: Moderne Web-App aus Rumänien vereint mehrere Apps zu einer

Paymo ist eine moderne Web-App aus Rumänien. Ein Team von 14 Personen zeichnet für die solide Software mit dem breiten Featureset verantwortlich. Paymo richtet sich an kleine bis mittlere Unternehmen. Laut Paymo ist das durchschnittliche Kundenunternehmen 10 bis 50 Mitarbeiter stark.

Paymo, dessen Name eher an FinTech als an Projektmanagement denken lässt, vereint Funktionalitäten, für die du bislang mehrere Apps brauchtest. Mit Paymo erledigst du echtes Projektmanagement, auf Wunsch mit Gantt-Charts, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Team-Kollaboration und, wenn du es möchtest, sogar die Rechnungsstellung.

Paymo: Klare Preisstruktur bietet Kalkulationssicherheit

Paymo setzt auf einen festen Preis pro Benutzer und Monat, der bei 8,95 USD liegt. Willst du auch Kostenplanungen und Rechnungen, sowie eingehende Onlinezahlungen über Paymo abwickeln, kostet dieser Funktionsbereich zusätzlich monatlich 9,95 USD pro Organisation. Ebenfalls zusätzliche Kosten erzeugt das Gantt-Chart-Modul, mit dessen Hilfe du visuelle Projektplanung, das Vorausplanen von Aufgaben und die Fortschrittsüberwachung erledigst. Hierfür wird eine zusätzliche monatliche Gebühr von 19,95 USD pro Organisation fällig.

Wenn hier von „pro Organisation” die Rede ist, so bedeutet das, dass diese Kosten in dieser Höhe unabhängig von der Zahl der Teammitglieder anfallen. Du zahlst also pro Teammitglied die bereits genannten 8,95 USD, aber für die beiden Zusatzfeatures nur 9,95 respektive 19,95 USD, egal wie viele Mitglieder dein Team hat.

Wenn du dich von den Möglichkeiten des Tools überzeugen willst, kannst du das innerhalb eines Testzeitraums von 15 Tagen völlig unverbindlich tun. Eine Zahlungsmethode, genauer eine Kreditkarte, musst du für diesen Test ebenfalls nicht angeben. Damit hast du in der Tat nicht das geringste Risiko.

Paymo nutzt du am besten in der englischen Übersetzung der Benutzeroberfläche. Seit kurzem liegt zwar eine deutsche Übersetzung vor, wenn du dir diese indes ansiehst, wirst du etliche Mängel entdecken. Die englische UI ist fehlerfrei und aussagefähig formuliert. Die deutsche UI ist eine Mischung aus gutem Englisch und weniger gutem Deutsch.

Paymos Basis-Funktionen sind ihr Geld wert

In seiner Basis-Ausstattung, also ohne die bereits genannten Zusatzmodule, die separat abgerechnet werden, kann Paymo bereits mehrere andere Apps überflüssig machen:

  • Du erhältst eine Aufgabenverwaltung mit der Möglichkeit, Aufgaben anderen Teammitglieder zuzuweisen und auch an der einzelnen Aufgabe zu diskutieren (Alternative: Todoist).
  • Du betreibst Projektmanagement auf der Basis von Meilensteinen.
  • Du teilst projektwichtige Dateien direkt mit deinem Team (Alternative: Dropbox).
  • Du kannst Aufgaben auch in der beliebten Form eines Kanban-Boards darstellen lassen (Alternative: Trello).
  • Du betreibst automatisierte oder manuelle Zeiterfassung. Dafür stehen auch Apps für iOS und Android, sowie Desktop-Widgets bereit (Alternative: Clockodo).

Neben den ersparten Kosten für die einzelnen, dann überflüssigen Dienste, gewinnst du auch insofern, als die einzelnen Aufgabenbereiche nunmehr homogen in einer Umgebung laufen. So brauchst du nicht mehr auf Integrationen zwischen den verschiedenen Diensten zu hoffen, die ohnehin vielfach mehr schlecht als recht funktionieren.

Wenn du jetzt noch das Modul „Projektabrechnung” für 9,95 USD monatlich dazu kaufst, dann benötigst du keine separate Faktura, wie FastBill oder wie sie alle heißen, mehr. Das Gantt-Modul werden wohl die wenigsten kleineren Unternehmen wirklich benötigen, aber wenn, dann kann es ganz einfach nachgebucht werden.

So wird Paymo quasi zur kaufmännischen Schaltzentrale deines kleinen Unternehmens. Das ist nicht gering zu schätzen, denn gerade die Vernachlässigung des kaufmännischen Bereichs ist es der Grund dafür, dass die meisten kleinen Unternehmen innerhalb der ersten fünf Jahre in die Pleite schlittern.

Natürlich ist das Kaufmännische, wenn du dich als Webentwickler selbständig gemacht hast, nicht das Vordergründige. Und genau deshalb benötigst du eine Software, die dich möglichst umfassend und einfach von diesen Tasks entlastet. Wenn diese dann in der Verwendung noch so viel Spaß macht wie Paymo, dann kannst du mehr nicht verlangen.

Erste Schritte mit Paymo

Wenn dich das pure Featureset bis hierhin überzeugt hat, dann empfehle ich dir, Paymo selber einem Test zu unterziehen. Wie ich bereits erwähnte, ist das vollkommen unverbindlich über einen Zeitraum von 15 Tagen möglich. Das sollte reichen, um zu einer Entscheidung zu gelangen.

Um einen Test zu starten, fragt Paymo lediglich nach deinem Namen und deiner E-Mail-Adresse. Weitere Angaben sind nicht erforderlich. Ein Passwort musst du natürlich noch vergeben. Danach steht dir Paymo ohne weitere Umschweife in vollem Leistungsumfang zur Verfügung.

Nach dem ersten Start bietet dir die App zweierlei an. Zum einen steht ein Beispielprojekt bereit, anhand dessen du am lebenden Objekt schneller in die Verwendung findest, als wenn du alle Daten erst selbst erfassen müsstest. Zum anderen solltest du dir das nur rund zwei Minuten lange Einführungsvideo ansehen, das dich ebenfalls mit der grundlegenden Bedienung vertraut machen soll.

Generell startet Paymo immer in der Dashboard-Ansicht:

Paymo: Das Dashboard nach dem Login. (Screenshot: Dr. Web)

Auf diesem responsiv angelegten Bildschirm erhältst du eine globale Übersicht zu deinem Gesamtstatus, man könnte es auch als Indikator für den Geschäftserfolg werten. Linksseitig angeordnet findest du die Hauptnavigation, die dich jeweils zu den verschiedenen Teilbereichen führt.

In jedem Teilbereich wirst du wieder mit einer Dashboard-Übersicht begrüßt, die dir den Überblick zum jeweiligen Unterbereich erlaubt. Mit einer Tab-Navigation wechselst du von der Übersicht in die Details. Bei Projekten etwa kannst du von hier zur Aufgabenverwaltung oder zu den Meilensteinen des Projekts wechseln. Der Bereich „Projekte” ist naheliegenderweise eines der zentralen Elemente des Produkts.

Paymo: Dashboards gibt es für die meisten Funktionsbereiche. (Screenshot: Dr. Web)

Aufgaben lassen sich in Listen organisieren, kommentieren, delegieren, erledigen und in vielfältiger Weise filtern. Besonders interessant, vor allem im Vergleich zu Wettbewerbern, ist der Umstand, dass das Kommentarsystem in Echtzeit funktioniert und Aufgaben auch an mehrere Personen delegiert werden können.

Wenn du aufgrund deiner Angebotsstruktur eigentlich immer wieder gleichartige Projekte abwickelst, solltest du die Funktion der sogenannten Projekt-Templates nutzen . Damit bildest du dein Standard-Projekt einmal ab und kannst dann für jedes neue Projekt auf diese Vorlage zurückgreifen.

Paymo: Die Aufgabenverwaltung. (Screenshot: Dr. Web)

Ebenfalls besonders interessant ist die Möglichkeit, Aufgaben in der beliebten Form des Kanban-Boards darzustellen. Dabei bleibt es nicht bei der Darstellung. Du kannst Aufgaben nun auch zwischen den einzelnen Listen hin- und herschieben. Verwender von Trello werden sich hier direkt heimisch fühlen. Die Listen können um eigene Einträge ergänzt werden, so dass du prinzipiell jede Struktur auch als Kanban-Board abbilden kannst.

Paymos Kanban-Board. (Screenshot: Dr. Web)

Der separate Navigationspunkt „Meine Aufgaben” destilliert die konkret dir zugewiesenen Aufgaben in eine Ansicht. Wenn du Paymo als Einzelkämpfer nutzt, wird dir kein Unterschied zur Aufgabenübersicht unter „Projekte” auffallen. Je mehr Teammitglieder es allerdings werden, desto mehr wirst du diese Ansicht zu schätzen lernen.

Zeiterfassung betreibst du unter Paymo auf verschiedene Weise. Du kannst unter dem Menüpunkt „Stundennachweise” Zeiten erfassen oder du verwendest den Play-Button, der sich links unten im Browserfenster befindet, um direkt mit der Aufnahme einer Arbeitssitzung zu beginnen.

Paymos Zeiterfassung: Manuell oder automatisch. (Screenshot: Dr. Web)

Unter dem Menüpunkt „Accounting” finden sich die Möglichkeiten, einzelne und wiederkehrende Rechnungen zu schreiben, Angebote zu erstellen und Kosten einzubuchen. Ehrlich gesagt werden muss, dass es sich nicht um die größte Stärke der App handelt. Das Schreiben von Rechnungen und Kostenvoranschlägen erfolgt mittels eines reichlich rudimentären Vordrucks, der nur in Maßen angepasst werden kann.

Auch Vordrucke kannst du als Templates erstellen und dann jedes Mal aufs Neue verwenden. Und für Rechnungen musst du das auch tun, denn die Standardrechnung entspricht nicht den Anforderungen, die in Deutschland für Rechnungen gelten. Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist, wirst du dir auch überlegen müssen, ob die eher schmucklose Rechnungsform deinem eigenen Außendarstellungsanspruch genügt.

Alles in allem jedoch ist Paymo eine App, die frisch, modern und außerordentlich schnell funktioniert. Die Apps für iOS und Android bieten ebenfalls die wesentlichen Funktionen, so dass du auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf dein Paymo-Backend hast.

Abschließend wiederhole ich gerne nochmal meinen Rat, Paymo selbst zu testen. Der 15-Tage-Test ist vollkommen unverbindlich.

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design. Man findet ihn auch auf Twitter und Google+.