Googlemail – das Postfach im Griff

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von Jochen Bauer

In der Sitzung fragt Sie Ihr Kollege nach der Antwort auf seine Mail. Sie erinnern sich an die 20 ungelesenen Nachrichten in ihrem Posteingang. Schlimmer noch, Sie vermuten, dass es mittlerweile 30 sein könnten. Eine Kombination aus Googlemail und Strategie wird Ihnen helfen den Überblick zu behalten.

Sie brauchen ein Konto von Googlemail, das Sie in 5 Minuten auf ihre Bedürfnisse zuschneiden. Ergänzt durch einige Tipps werden Sie zur Person, die auf Antworten wartet.

Produktivität durch Labels steigern
Die Strukturierung der Emails spielt eine wichtige Rolle, wenn es um Produktivität geht. Gerade das Wühlen in den Archivordnern kostet Zeit. Es ist sinnvoll Mails in Kategorien einzuteilen. Wählt man eine kluge Bezeichnung der Kategorien, führt dies zur Anzeige nützlicher Listen.

Bei allen folgenden Funktionen handelt es sich um Standardfunktionen von Googlemail (Labels, Stern, Filter, Suche). Sie müssen also weder ein Experte sein, noch einer werden. Mit Googlemail können Sie einer Email „Labels“ zuweisen. Ein Label ist ein Schlagwort, welches die Funktion von Ordnern übernehmen kann. Labels können unter „Einstellungen“ angelegt und bearbeitet werden. Ihre Emails können Sie durch einen Stern hervorheben.

Wir erstellen die folgenden Labels und vergeben diese fortlaufend an eingehende Nachrichten:

  • „+bald“: Emails die eine Handlung ihrerseits erfordern
  • „+begleitend“: Emails, die Informationen zu aktuellen Themen liefern aber keine Handlung erfordern
  • „+delegiert“: Emails, die Informationen zu, von Ihnen delegierten Handlungen, liefern
  • „+irgendwann“: Emails, die sie vielleicht irgendwann bearbeiten

Eines der „+Labels“ sollten Sie vergeben. Tun Sie dies nicht, stufen Sie die Mail als unwichtig ein und sie versickert im Postfach. Durch das „+“ sind die Labels von den übrigen getrennt.
Sie müssen in gewissen Zeitabständen ihr System auf Vordermann bringen. Schnell werden Sie merken, welcher Zeitraum für diese Durchsicht angemessen ist. Ich empfehle Ihnen das Anlegen eines Labels „+sehr_gut!“. Alles was Sie abhaken können, sollten Sie diesem Label zuweisen und das alte „+Label“ danach entfernen. Ein Blick auf diesen wachsenden Berg wird sie glücklich durchatmen lassen.
Die folgenden Labels dienen zur Zuordnung eines weiteren Kontextes. Sie haben freie Wahl.

Folgende Labels könnten passen:

  • „Arbeit_Allein“
  • „Arbeit_Sonstiges“
  • „Arbeit_Team“
  • „Hochschule“
  • „Sonstiges“
  • „Sport“

Eingehende Emails lesen Sie und vergeben ein „+Label“. Das Labeln, Ablegen und spätere Öffnen kostet Zeit. Sie sollten daher eine Email, deren Beantwortung weniger als 2 Minuten beansprucht, sofort abarbeiten. Wenn Sie eine Email als Müll kennzeichnen wollen, geben Sie ihr kein „+Label“ oder löschen diese. Lesen Sie nie eine Email und vertagen die Entscheidung der Labelwahl. Dies kostet wiederum Zeit und falls Sie es vergessen, fällt die Email unter den Tisch.

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Effizienter Einsatz der Labels

Mit einem Klick auf eines der Labels werden alle zugeordneten Mails angezeigt. Darüber hinaus sehen Sie alle anderen, der Email zugewiesenen, Labels. Sie können sich also mit einem Klick auf das Label „+bald“ eine „Todo“-Liste anzeigen lassen. Des Weiteren können Sie eine Mail mit einem Stern hervorheben. So könnten Sie Mails mit hoher Priorität markieren.

Googlemail lässt Sie Mails an ihre eigene Adresse schicken. Solche erscheinen im Posteingang mit dem Absender „Ich“. Auf diese Weise laden Sie eine Datei auf die Googleserver oder schicken eine Notiz an sich selbst. Ihre Todo-Liste wird so durch eine eigene Mitteilung ergänzt. Sie können alle Nachrichten durchsuchen. Löschen Sie eine Nachricht also nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie die Informationen nicht mehr brauchen.

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Posteingang nach produktiver Strukturierung

Filter labeln lassen
Mit Googlemail können Sie Filter einsetzen. Sie finden den Reiter neben dem der Labels. Filter durchsuchen Mails und führen eine Aktion auf die Treffer aus. Sie können festlegen, ob alle oder nur die neuen Mails gefiltert werden. Stellen Sie es geschickt an, wird Googlemail einen Großteil ihrer Mails markieren und labeln. Die Erstellung der Filter ist selbsterklärend.

Folgende Filter könnten sinnvoll sein:

  • alle eingehenden Mails an support@meinefirma.de mit dem Label „Arbeit_Allein“ versehen
  • alle eingehenden Mails von ich@meinblog.de an ich@meinblog.de mit dem Label „+bald“ versehen
  • alle eingehenden Mails mit „Dringend“ in der Betreffzeile markieren
  • alle eingehenden Mails von schmidt@kundenfirma.de an müller@meinefirma.de weiterleiten

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Filtereinsatz zur Prozessoptimierung

Besonders effizient wird es, wenn ihre Kollegen wissen, wie Sie filtern und die Emails zielgenau verfassen. Entwickeln Sie ihr Emailpostfach auf diese Weise und aus der Flut an Emails wird schnell ein Rinnsal. ™

Erstveröffentlichung 05.01.2007

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Zero
Gast

genial!! :)

danke

gleich viel besser mit den labels vorallem werden die alle im posteingang angezeigt ;)

thx

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