Die versteckten Kosten von Erklärvideos

Userlane - User Onbaording

Andy Mura

Andy Mura ist als erfahrener Gründer und Experte zu Digitalisierungsfragen ein international...

Warum benötigen wir überhaupt Hilfe um Software zu verstehen? Softwareanwendungen werden zunehmend komplexer, obwohl UX Designer versuchen alles so intuitiv wie möglich zu gestalten. Das Problem liegt weniger im Design der Anwendung, sondern vielmehr darin, dass immer mehr Prozesse, Funktionen und Anpassungen digital werden, und es entsprechend mehr Schritte und Optionen gibt.

Wir werden – privat oder berufsbedingt – täglich mit einer Unmenge an neuen Software-Produkten konfrontiert. In Zeiten von kostenlosen Plattformen und Trials registrieren wir uns jeden Monat auf vielen verschiedenen Seiten. Und jede dieser Anwendungen bringt neue Abläufe und Strukturen mit sich, an die wir uns gewöhnen müssen. Softwarehersteller haben hier verschiedene Strategien, wie sie Nutzer an ihre Software heranführen und ihnen den Umgang mit der jeweiligen Anwendung erklären.

Mit Hilfe von Dokumentationen, FAQs und Video-Tutorials versuchen sie ihren Kunden zu zeigen wie man ihre Software effizient bedienen kann. Dasselbe passiert innerhalb von Unternehmen. Wenn Mitarbeiter mit einer neuen Software arbeiten sollen, müssen sie hierzu speziell geschult werden und sich auf unzählige Dokumentationen und Video-Tutorials verlassen – oder manuell vom IT-Support geschult werden.

Während Erklärvideos gut geeignet sind, um Software zu präsentieren und den grundsätzlichen Sinn der Produkte zu vermitteln, ist es als Anleitung, wie man dieses dann im Detail nutzt nicht die eleganteste Lösung.

Produktion & Kosten

Videos sind einfach einsetzbar und erzeugen Aufmerksamkeit. Allerdings muss selbst das einfachste Video-Tutorial, das nur Screenshots und Bildschirmaufzeichnungen zeigt sorgfältig geplant werden. Für die Produktion eines Videos muss ein entsprechendes Skript verfasst, Einblendungen und eine Demo-Plattform gebaut werden. Es ist eine Software zum Aufnehmen und Schneiden eines solchen Clips nötig, inklusive der entsprechenden Skills um diese bedienen zu können. Hinzu kommen Vor- und Nachbereitung.

Für ein überzeugendes und professionelles Ergebnis holen sich viele Unternehmen deswegen oftmals externe Hilfe von spezialisierten Dienstleistern und Agenturen. Es ist daher offensichtlich, dass die Produktion eines Videos wesentlich aufwendiger und kostspieliger ist als beispielsweise das Verfassen eines Textes für den FAQ-Bereich. Der am schwierigsten kalkulierbare Punkt, den die Produktion eines Videos mit sich bringt, sind die fortlaufenden Kosten. Nachdem eine Menge Zeit und Arbeit in die Ausarbeitung eines Skriptes investiert wurde, das die wichtigsten Prozesse der Software erklärt, kommt es möglicherweise zu Änderungen im Interface oder in den Prozessen selbst. Alle Videos, die dann zum Erklären einer bestimmten Funktion produziert wurden, werden dann auf einen Schlag nutzlos und müssen neu produziert werden.

Verzögerungen, Frustration und Produktivitätsverlust

Eine Software nicht sofort effizient bedienen zu können, ist je nach Situation mit bestimmten Kosten verbunden. Bei SaaS-Unternehmen ist dies vor allem der Verlust von potentiellen Kunden. Testnutzer sich häufig verwirrt und fühlen sich verloren. Video-Tutorials können dann helfen. Diese sind allerdings meist zeitaufwändig und laufen außerhalb der Anwendung. Der Nutzer muss die Plattform verlassen, um sich das Video auf der entsprechenden Webseite ansehen zu können. Jede Verwirrung oder Verzögerung führt zu Frustration. Und besonders während in der Testphase ist Frustration meist mit dem Wechsel des Anbieters und dem Verlust des Kunden verbunden.

Jedes Unternehmen träumt davon Mitarbeiter zu haben, die ab ihrem ersten Tag produktiv und effizient im Umgang mit der unternehmensinternen Software sind. Doch dies ist schlicht unmöglich! Mitarbeiter müssen entsprechend geschult werden, vergessen bereits Gelerntes und arbeiten mit sich ständig verändernder Software. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben Inhalte zu wiederholen und aufzufrischen. Trainingsmaterialien wie Tutorials und Handbücher müssen immer wieder angepasst und auf den neuesten Stand gebracht werden. Neue Mitarbeiter sind nicht sofort einsatzfähig und bestehende Mitarbeiter sind nicht so produktiv, wie sie es sein könnten.

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Interaktive Guides – eine Alternative zu Video Tutorials

Die beste Lösung wäre ein persönlicher Assistent, der dem Nutzer jederzeit zur Seite steht und bei Problemen weiterhilft. Auf diesem Gedanken beruht die Idee des Münchner Unternehmens Userlane. Die von Userlane entwickelte Technologie ermöglicht es jedem Nutzer eine Software innerhalb der jeweiligen Anwendung und in Echtzeit zu erlernen.

Wie ein Navigationssystem einen Autofahrer sicher durch die Straßen einer ihm völlig unbekannten Stadt führt, leitet Userlane Nutzer durch Funktionen und Prozesse webbasierter Software. Von Softwareherstellern können diese Touren genutzt werden, um Testnutzer die vielen Möglichkeiten und Vorteile ihrer Software zu zeigen. Aber auch jedes andere Unternehmen kann Userlane nutzen und mit Hilfe der interaktiven Guides neuen Mitarbeiter einlernen. Ein virtueller Assistent steht Nutzern jederzeit zur Verfügung. Dieser kann immer wieder zu Rate gezogen werden, wenn Unklarheiten bezüglich eines Prozesses bestehen oder einfach vergessen wurde, wie etwas funktioniert.

Diese Technologie wird von Großunternehmen eingesetzt um Probleme, wie Verzögerungen, Frustration, Produktivitätsverlust und veraltete Inhalte zu umgehen. Wenn Sie ein Softwareanbieter sind, der User Onboarding effizienter gestalten möchte oder wenn sie mit zu hohen Schulungskosten zu kämpfen ist Userlane die Lösung dafür. Weitere Informationen finden Sie auf der Userlane Webseite – dort können auch Sie eine kostenlose Demo und einen Testaccount anfragen.

Andy Mura

Andy Mura ist als erfahrener Gründer und Experte zu Digitalisierungsfragen ein international gefragter speaker. Aktuell ist er Head of Inbound bei Userlne. Userlane ermöglicht es, dass jeder Anwender jegliche Art von Software ohne Vorkenntnisse sofort auf einem sehr hohen Niveau bedienen kann.