Unter dem Begriff Workflow sind im Grunde alle Arbeitsabläufe zu verstehen, die innerhalb einer Organisation ablaufen. Ein Workflow ist aus unterschiedlichen einzelnen Aktivitäten aufgebaut, die sich auf Teile des Geschäftsprozesses beziehen oder andere organisatorische Vorgänge miteinschließen. Besonders effizient ist ein solcher Workflow, wenn er exakt beschrieben wird, sodass jede einzelne Aktivität klar definiert ist und darauf automatisch der nächste Schritt folgt. Ziel eines Workflows ist es, mithilfe einer guten Zeiteinteilung und Organisation ein möglichst gutes Ergebnis zu erzielen und die Produktivität dabei nach Möglichkeit noch weiter zu steigern.

In Zusammenhang mit dem Workflow steht auch häufig das Workflow-Management, zudem stehen mittlerweile spezielle Workflow-Management-Systeme zur Verfügung, die die Steuerung dieser Prozesse erleichtern sollen. In der Arbeitswelt werden viele Bemühungen unternommen, um diesen Workflow zu optimieren. Hierfür wird meist spezielle Software eingesetzt, die die täglichen Aufgaben auflistet, To-Do-Listen führt oder einen Kalender mit Erinnerungsfunktion bietet. Je nach Budget kann der Funktionsumfang sehr groß sein, sodass dem Nutzer eine Menge Arbeit abgenommen wird und er sich stattdessen auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann. Die übersichtliche Abbildung der betrieblichen Abläufe, das Visualisieren wichtiger Prozesse sowie die parallele und sequentielle Bearbeitung verschiedener Vorgänge werden ebenfalls bei vielen Software-Lösungen angeboten. Sehr wichtig bei der Einbindung eines Workflow-Systems ist, dass die Mitarbeiter stark miteinbezogen werden, den Umgang erlernen und das System verstehen. Denn letztendlich sind sie es, die die so bereitgestellten Werkzeuge verwenden müssen.

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