MacKonto – Buchhaltung mit Offener-Posten-Verwaltung für den Mac

von Dominic Pick

Viele freiberuflich Tätige und vor allem Solo-Selbständige plagen sich mit der Frage, welche Software sie für ihre täglich anfallenden Büroarbeiten nutzen sollen. Hauptprobleme dabei sind der unüberschaubare Markt an Software für Windows-Systeme und ein gewisser Mangel an Spezial-Software für Mac und Linux – zum Beispiel Buchhaltungsprogramme. Besonders schwierig ist es, effektive, aber dennoch leicht verständliche und anwenderfreundliche zu finden.

Die meisten Softwareprodukte, wenn es sie den überhaupt für Mac und Linux gibt, sind in Bezug auf die für Freiberufler und Selbständige zu erledigenden Arbeiten oft viel zu überdimensioniert. Solche Softwareprodukte, die dann selbstverständlich nicht ganz preiswert und damit besonders für Existenzgründer und Einzelkämpfer schlecht zu verkraften sind, bieten dem Anwender viel zu viele Module an, die häufig nicht genutzt werden.

Daher habe ich mich auf die Suche nach einer einfachen und dabei die wichtigsten Aufgaben abdeckende Softwarelösung gemacht. Doch was sind eigentlich die wichtigsten Aufgaben?

Wenig beliebt, aber oberste Pflicht: Die Buchhaltung

Die wichtigste Aufgabe, wenn es um die Verwaltung der eigenen selbständigen Tätigkeit geht, ist mit Sicherheit die korrekte Erledigung der Buchführung. Ich bin bei meinen Recherchen auf ein gut programmiertes und sehr umfassendes, daher meiner Meinung nach vollkommen ausreichendes, Programm gestoßen.

Das Produkt „MacKonto“, welches aktuell in der Version 7 verfügbar ist, wird von der Berliner Softwareschmiede msu Berlin produziert und ständig weiterentwickelt. Die Firma msu Berlin hat sich auf die Entwicklung und Produktion von kaufmännischer Software speziell für Apple Computer spezialisiert. Das Programm „MacKonto“ bietet dem freiberuflich Tätigen oder Selbständigen alle benötigten Bausteine, um seine Buchhaltung behördenkonform abzuwickeln.

Hinweis: Bevor wir nun mit der ausführlichen Vorstellung dieses Programms beginnen noch zwei kurze Anmerkungen und Hinweise. Dieser Artikel beschreibt lediglich anhand einiger Beispiele den Umgang mit dem Programm. Ich werde Ihnen folglich zeigen, wie Sie die wichtigsten Vorgänge mit dem Programm „MacKonto“ abbilden können. Ich werde Ihnen jedoch nicht sagen oder zeigen, wie Sie korrekte Buchungen durchzuführen haben. Dies kann und darf auch per Gesetz nur Ihr Steuerberater tun. Deshalb konsultieren Sie bitte, sofern Sie fragen zu einzelnen Buchungsvorgängen haben (wie wird was auf welches Konto gebucht?) Ihren Steuerberater.

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Und zweitens enthält das Programm „MacKonto“ ausschließlich die Module für die Abwicklung der Buchhaltung. Falls Sie die Abbildung der Faktura oder von Projekten wünschen, so bietet die Firma msu Berlin auch die Erweiterung der Software mit entsprechenden Modulen an oder Sie haben auch die Möglichkeit entsprechende Vollversionen zu erwerben. Für die Faktura empfehle ich Ihnen das Programm „msuFakt“ und für die Projekterfassung das Programm „msuProjekt“. Allerdings schlagen diese Programme erheblich kräftiger zu buche, als die Software „Mackonto“. Daher habe ich mich für das Programm „Mackonto“ entschieden.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihre Unterlagen in den Griff bekommen, dann empfehle ich Ihnen meinen Artikel Kampf dem Papierberg: Effizientes Ablagesystem für Briefe, Verträge und Dateien. Dieser Artikel beschreibt ausführlich, wie Sie Ihre Papierablage und Ihre digitale Ablage ordnen und im Griff behalten und das ohne gleich tausende Euro für entsprechende Programme auszugeben.

Die Installation und der erste Start des Programms

Sie können sich das Programm von der Internetseite der Firma msu Berlin unter www.msu.de herunterladen. Sie haben dabei die Wahl zwischen der Vollversion und einer Demoversion. Die Demo ist in vollem Umfang funktionsfähig (ausgenommen das Online-Banking und die Elsteranwendung). Sie dürfen die Demo lediglich maximal 30 Tage testen. Danach müssen Sie die Vollversion erwerben. Die Installation der Software erfolgt appletypisch indem Sie einfach den Ordner mit der Software in den Ordner Programme ziehen.

Beim ersten Start der Software haben Sie die Möglichkeit eine neue Datenbank anzulegen. Dieser können Sie dann einen entsprechenden Namen geben. Danach müssen Sie noch einige wichtige Daten zu Ihrer Firma eintragen. Unter anderem Name des Unternehmen, Adresse, Inhaber, zuständiges Finanzamt usw. Ferner muss auch noch ein Bankkonto für das Online-Banking angelegt werden. Mit einem weiteren Klick gelangen Sie dann zur Schaltzentrale des Programms.

Die Zentrale – Das Zentrum der Buchhaltung in „Mackonto“

Über die Zentrale der Software gelangen Sie in alle Bereiche des Programms. In Abbildung 1 sehen Sie die Zentrale, nachdem Sie das Programm gestartet haben. Links sehen Sie alle für die ordnungsgemäße Buchhaltung wichtigen Funktionen. Rechts daneben wird der aktuelle Finanzstatus aufgeführt. Dies ist sehr komfortabel, damit Sie immer auf den ersten Blick sehen, ob sie noch liquide sind oder ob es Probleme gibt.

Die Funktionen im Einzelnen sind:

  • Der Button „Konten“: Über diesen Button gelangen Sie zur Kontenübersicht. Je nachdem welchen Kontenrahmen Sie gewählt haben sehen Sie hier alle voreingestellten Konten. Über diese Funktion haben Sie auch die Möglichkeit neue Konten und entsprechende Unterkonten anzulegen. So können Sie den vordefinierten Kontenrahmen ganz Ihren Bedürfnissen anpassen.
  • Der Button „Online-Banking“: In diesem Bereich erhalten Sie einen Überblick über Ihre eingerichteten Bankkonten. Sie können hier auch die entsprechenden Saldenlisten und Auftragslisten einsehen. Sie können auch jederzeit neue Konten für das Online-Banking einrichten.
  • Der Button „Firmen“: Unter „Firmen“ können Sie alle Ihre Lieferanten, Kunden und sonstigen Geschäftspartner mit kompletter Anschrift einrichten. Dies ist wichtig und sinnvoll, damit Sie bei späteren Buchungen die jeweiligen Buchungen auch den Firmen zuordnen können. Denn unter der Registerkarte „Finanzen“ sehen Sie alle Buchungen und offenen Posten die den jeweiligen Geschäftspartner betreffen, vorausgesetzt Sie haben bei den Buchungen eine Firma angegeben. Doch dazu im Abschnitt „Die erste Buchung“ mehr.
  • Der Button „Offene Posten“: In diesem Bereich finden Sie alle offenen Posten, egal ob es sich um Forderungen oder Verbindlichkeiten handelt, aufgelistet. Sie können nach Forderungen oder Verbindlichkeiten trennen.
  • Der Button „Reisekosten“: Hier erhalten Sie einen Überblick über die eingegeben Reisen. In diesem Modul können Sie selbstverständlich auch neue Reisen eingeben.
  • Der Button „Buchen“: Dies ist sozusagen das Herzstück der Buchhaltung. Hier können Sie alle anfallenden Belege, Einnahmen, wie auch Ausgaben, verbuchen.
  • Die Funktion „Kasse / Bank“: In diesem Bereich können Sie sich einen Überblick über die bisher getätigten Buchungen in der Kasse oder bei den Bankkonten verschaffen.
  • Der Button „Journal“: Hier werden alle Buchungen exklusive der offenen Posten aufgeführt. Erst wenn ein offener Posten bezahlt wurde, wird dieser in das Journal übernommen. Einen Überblick über die offenen Posten erhalten Sie über den Button „Offene Posten“.
  • Die Buttons „Anlagen” und Fahrtenbuch“: Diese beiden Button sind für die entsprechenden Abschreibungen, also die sogenannte AfA und das Führen des Fahrtenbuches zuständig. Erst müssen Sie jeweils ein Anlagegut oder ein Fahrzeug anlegen und dann können Sie es abschreiben, beziehungsweise eine Fahrt eintragen.
  • Die Button „USt. & Elster“ und „EÜR & Steuern“: Diese beiden Button sind für die Abwicklung der Umsatzsteuervoranmeldungen, der Dauerfristverlängerungen und des amtlichen EÜR Formulars zuständig. Mit diesen Button können Sie die entsprechenden Formulare erstellen und an das Finanzamt übermitteln.
  • Der Button „Liquidität“: Wie der Name schon sagt, erhalten Sie über diese Funktion einen umfassenden Überblick in Bezug auf Ihre finanzielle Situation. Damit wissen Sie zu jeder Zeit, ob Sie noch liquide, also flüssig sind, oder nicht.
  • Der Button „Berichtscenter“: Hier können Sie entweder unter voreingestellten Berichten auswählen oder auch selbst Berichte, speziell nach Ihren Anforderungen, erstellen. Es gibt viele verschiedenen berichte. Unter anderem können Sie sich eine Auflistung des Journals erstellen und anzeigen lassen oder auch eine Liste der offenen Posten. Diese Berichte können Sie dann natürlich auch ausdrucken und abheften.

Vorbereitungen für die erste Buchung

Bevor Sie den ersten Beleg buchen können, müssen Sie den entsprechenden Geschäftspartner, also eine Firma anlegen. Dazu gehen Sie in das Modul „Firmen“. Dort sehen Sie eine Übersicht Ihrer schon angelegten Firmen. Nun klicken Sie auf den Button „Neu“ und geben die entsprechenden Informationen in die Felder ein.

Im Modul Firmen können Sie neue Geschäftspartner anlegen …

… verwalten. Änderungen speichern Sie mit einem Klick auf “Firma sichern”.

In 9 Schritten zur ersten Buchung

Nun können wir über den Button „Buchen“ unsere erste Buchung vornehmen. Wenn Sie auf den entsprechenden Button in der Schaltzentrale klicken, öffnet sich ein Dialogfenster, welches Sie entsprechend ausfüllen müssen.

Ein Buchungsfenster

Nehmen wir einmal an, Sie möchten eine Einnahme eines Kunden verbuchen. Der Kunde hat Sie schon per Überweisung bezahlt. Die Rechnung für Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt beläuft sich auf 1190,00 Euro brutto. Dann gehen Sie folgendermaßen vor:

Schritt 1:

Wählen Sie aus der Liste rechts das entsprechende Buchungskonto aus. Als Beispiel nehmen wir Erlöse 19%. Dieses wird dann automatisch in das Feld „Konto“ übernommen, wie die folgende Abbildung zeigt.

Schritt 2:

Die Betreffzeile lautet ebenfalls automatisch: „Erlöse 19% USt.“. Dies können Sie ändern und einen frei wählbaren Betreff eintragen, wie die folgende Abbildung zeigt.

Tipp: Ich empfehle Ihnen, immer als Betreff die Rechnungsnummer (oder wenn nicht vorhanden die Belegnummer) und den Kunden / Lieferanten zu verwenden. Beispiel: Rechnung 10000/2010, Kunde XYZ.

Schritt 3:

Wählen Sie nun zwischen Ausgabe und Einnahme. Danach geben Sie noch den entsprechenden Umsatzsteuer-Satz an. In unserem Beispiel ist dies „Umsatzsteuer 19%“.

Schritt 4:

Nun folgt der Bruttobetrag der gestellten Rechnung. In unserem Fall sind dies 1.190,00 Euro. Diesen tragen Sie ins Feld “Brutto” ein.

Schritt 5:

Anschließend ordnen Sie die Buchung noch einem Finanzkonto (also Bank oder Kasse zu). Falls Sie schon einen entsprechenden Kontoauszug haben, können Sie hier auch die Position und das Blatt eintragen.

Im gleichen Schritt können Sie, falls vorhanden, die Buchung einer Online-Banking Transaktion zuordnen. Nach diesem Schritt wird der aktuelle Kontostand automatisch angezeigt.

Schritt 6:

Im fünften Schritt ordnen Sie der Buchung einen entsprechenden Geschäftspartner zu. Da es sich hier um eine Einnahme handelt, ist die zugeordnete Firma logischerweise ein Kunde.

Die Zuordnung erfolgt im Feld „Kurzform“.

Achtung: Hier ist nicht die Kundennummer, sondern die bei der Firma im Feld „Kurzform“ eingetragene Bezeichnung zu verwenden!

Schritt 7:

Nun folgen die entsprechenden Eintragungen in den Feldern: „Kostenstelle“, „Projekt“ und „Kategorie“.

Tipp: Sie können beliebig viele Kostenstellen, Projekte und Kategorien festlegen. Ich empfehle Ihnen jedoch aus Gründen der Übersicht nicht zu viele verschiedene Eintragungen zu verwenden. Beispielsweise reichen die Kostenstellen: Einkauf, Vertrieb, Verwaltung, Technik und Marketing meiner Meinung nach vollkommen aus. Im Feld „Projekt” empfehle ich Eintragungen nach folgendem Muster: Auftrag 1000/2010.

Im Feld Kategorie können Sie “geschäftlich”oder eine frei wählbare Bezeichnung eintragen.

Schritt 8:

Im vorletzten Schritt wählen Sie noch die entsprechende Einkunftsart aus. Dies ist wichtig, falls Sie Einnahmen aus verschiedenen Einkunftsarten beziehen. Falls Sie diesbezüglich unsicher sind empfehle ich die Kontaktierung Ihres Steuerberaters.

Schritt 9:

Nun können Sie die Buchung speichern. Sie haben die Möglichkeit über den Button „Buchen“ die Buchung zu speichern und das Dialogfeld zu verlassen oder mit dem Button „Buchen und bleiben“ weitere Buchungen einzugeben.

Die vorgenommene Buchung erscheint nun einerseits auf dem Buchungsjournal, in dem entsprechenden Finanzkonto und bei dem jeweiligen Kunden unter der Registerkarte „Finanzen“ -> „Buchungen“.

Was tun bei zeitlicher Verzögerung zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang?

Für solche Fälle, die bei Ihnen als Freiberufler wohl die Regel sein dürften, bietet die Software „MacKonto“ den Button „Offene Posten“. Nehmen wir an, Sie stellen einem Kunden eine Rechnung mit einem Zahlungsziel zum 15. Des Folgemonats. Dann müssen Sie, bevor Sie den Beleg über den Button „Buchen“ eingeben, diesen vorher über den Button „Offene Posten“ und dann „Neu“ anlegen.

Folgende Schritte sind für die Eingabe notwendig:

Schritt 1:

Wählen Sie zwischen einer Verbindlichkeit und einer Forderung aus. In unserem Fall ist der Rechnungsbetrag eine Forderung an den Kunden.

Schritt 2:

Dann tragen Sie nacheinander das entsprechende Belegdatum, die OP-Nummer (diese kann entweder automatisch vom System vergeben werden oder manuell eingetragen werden), die Rechnungsnummer und wie auch schon bei dem Buchendialog die Kurzform des Geschäftspartners ein. Danach ergänzen Sie noch einen entsprechenden Betreff (Abbildung 6.1.).

Schritt 3:

Dann folgen wie auch im Buchendialog die Eingabe der Kostenstelle, des Projekts und der Kategorie.

Schritt 4: Dieser Schritt ist für die Offene-Posten-Verwaltung natürlich sehr wichtig, denn nun tragen Sie in den nächsten Feldern nacheinander den Fälligkeitstermin (15. des Folgemonats) und eventuell gewährte Skonti ein.

Falls Sie keine Skonti gewähren, tragen Sie in den entsprechenden Feldern einfach „0“ ein.

Schritt 5:

Im vorletzten Schritt folgt nun noch die Angabe der richtigen Einkunftsart.

Schritt 6:

Im letzten Schritt müssen Sie nur noch das richtige Konto angeben, den Netto- oder den Bruttobetrag und dann mit dem Button „Buchen“ oder dem Button „Buchen und bleiben“ die Buchung abschließen.

Hinweis: Hier ist auf die richtige Angabe des Kontos zu achten. Sie müssen die richtige Kontonummer entsprechend dem Kontenrahmen angeben. In der Regel wird dann automatisch der richtige Umsatzsteuer-Satz in das entsprechenden Feld eingetragen und bei Eingabe des Netto- oder Bruttobetrages automatisch errechnet. Sie brauchen also nur einen der beiden Beträge eingeben.

Unterhalb der Eingabefelder wird dann die entsprechende Transaktion angezeigt. Auf diese Weise können Sie auch Splittbuchungen auf verschiedene Konten vornehmen. Wenn beispielsweise eine Rechnung sich aus verschiedenen Beträgen (mit 7 % und 19 % Mehrwertsteuer) zusammensetzt.

Einen offenen Posten in eine Buchung überführen

Um nun einen offenen Posten (wenn dieser bezahlt wurde) in eine Buchung zu überführen gehen Sie in drei einfachen Schritten vor.

Schritt 1:

Sie rufen das Menü „Buchen“ auf und wechseln zur Registerkarte „Offene Posten“.

Die Offene-Posten-Verwaltung

Schritt 2:

Nun wählen Sie wie gewohnt, den entsprechenden Geschäftspartner aus und tragen ihn in das Feld „Kurzform ein“.

Schritt 3:

Im letzten Schritt brauchen Sie dann nur noch aus der Liste rechts den zugehörigen offenen Posten auswählen und markieren. Die entsprechenden Felder werden automatisch ausgefüllt. Zum Schluss wählen Sie noch das entsprechende Finanzkonto und die Einkunftsart aus.

Sie markieren, den offenen Posten, MacKonto füllt die grün hinterlegten Felder eigenständig aus.

Auch hier können Sie die Buchung wieder einer vorhandenen Online-Banking Transaktion zuweisen. Dann schließen Sie die Buchung mit einem Klick auf den Button „Buchen“ ab. Oder Sie klicken auf den Button “Buchen und bleiben“ und geben weitere Buchungen ein.

Die Eingabe von Anlagegütern

Bevor Sie ein Anlagegut abschreiben können, müssen Sie dieses zuvor erst in die Buchhaltung mit aufnehmen. Dazu gehen Sie in das Menü „Anlagen“ und dort auf den Button „Neu“. In der Registerkarte “Wirtschaftsgut”  können Sie nun das Anlagegut entsprechend eintragen. Diese Maske erklärt sich weitestgehend von selbst.

Die Registerkarte “Wirtschaftsgut”

Danach können Sie im Register „Abschreibungen“ die entsprechende Abschreibung des Wirtschaftsgutes eingeben.

Die Registerkarte “Abschreibungen”

Tipp: Da das Thema Abschreibungen ein recht komplexes sein kann, empfehle ich hier dringend, falls Unklarheiten bezüglich entsprechender Eintragungen bestehen, den Steuerberater Ihres Vertrauens um Rat zu fragen.

Führen des Fahrtenbuches und der Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung, sowie das Führen des Fahrtenbuches sind in Bezug auf die Eingabemasken ähnlich selbsterklärend wie das Anlegen von Abschreibungen. Beim Fahrtenbuch ist noch zu beachten, ähnlich wie bei den Anlagegütern, dass vor der Eingabe der Fahrten erst ein entsprechendes Fahrzeug angelegt werden muss

Außerdem kann ich die sehr ausführliche und kompetent verfasste Dokumentation Handbuch E/Ü-Buchhaltung msu-line X.7, das Sie kostenfrei herunter laden können, nur empfehlen.

Wenn Sie Ihre Angaben vollständig gemacht haben und alle nötigen Buchungen vorgenommen haben, so ist es ein Leichtes, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und später die EÜR zu erledigen. Diese beiden Formulare werden auf Grund der von Ihnen gemachten Angaben weitestgehend selbst vom Programm ausgefüllt und erstellt.

Doch gerade hier gilt natürlich, dass Sie die Angaben sehr genau prüfen sollten. Man sollte sich nicht ausschließlich auf Computerprogramme verlassen. Den gesunden Menschenverstand sollte man nie ausschalten. Bei Unklarheiten oder Unsicherheiten sollten Sie in jedem Fall Ihren Steuerberater fragen.

Fazit

Das Programm „Mackonto“ kann ich nur jedem Freelancer wärmstens empfehlen. Dieses trotz seiner Komplexität einfach und auch vor allem für Laien leicht zu bedienende Programm deckt alle Bereiche der Buchhaltung für einen Freiberufler oder Selbständigen umfassend ab. Und das für die meisten von Ihnen sicherlich mit am wichtigsten ausfallende Kriterium ist der geringe Preis in Höhe von nur 119,90 Euro brutto (unverbindliche Preisempfehlung auf der Seite des Herstellers) für eine Einzelplatzversion. Damit können Sie Ihre Buchhaltung schnell und unkompliziert selbst erledigen und haben dabei gleichzeitig mehr Zeit für die wichtigen Dinge, nämlich Ihre eigentliche Arbeit.

Für all diejenigen unter Ihnen, die sich noch andere Bürosoftware für den Mac anschauen möchten, liste ich nachfolgend die einzelnen Links zu den verschiedenen Anbietern auf:

Damit können Sie selbst entscheiden, welches Programm Sie für Ihre tägliche Büroarbeit nutzen möchten.

(mm),

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