Heike Thormann 9. Juni 2009

Kleines 1×1 der Pressearbeit

Manchmal werden Journalisten von selbst auf Sie aufmerksam werden und über Sie oder Ihr Unternehmen berichten. Die Regel ist das aber nicht. Meistens werden Sie auf die Medien zugehen müssen, in denen Sie genannt werden wollen. Wollen Sie in der regionalen Tagespresse genannt werden? Im Lokalradio? In überregionalen Wirtschaftszeitungen? In Branchen- oder Fachmagazinen?

Der Presseverteiler

Presse ist nicht gleich Presse. Die Zeitschrift für, sagen wir, Ornithologen (Vogelkundler) wird vielleicht nicht viel mit Ihnen anfangen können, wenn Sie einen Online-Shop für Angelbedarf betreiben. Deshalb lautet der erste Schritt für Ihren Presseverteiler: Legen Sie die Zielgruppe fest, die Sie mit Ihren Angeboten und Produkten ansprechen wollen. Und suchen Sie dann dazu passende Medien.

Wollen Sie in der regionalen Tagespresse genannt werden? Im Lokalradio? In überregionalen Wirtschaftszeitungen? In Branchen- oder Fachmagazinen? Verschwenden Sie nicht Zeit und Geld und arbeiten nach dem Gießkannenprinzip. Recherchieren Sie gezielt, welche Medien für Sie überhaupt in Frage kommen.

Haben Sie „Ihre“ Medien gefunden, geht es als nächstes daran, mögliche Ansprechpartner ausfindig zu machen. Diese werden oft im Impressum genannt, samt Telefonnummer und eMail-Adresse. Wo das nicht der Fall sein sollte, scheuen Sie sich nicht und fragen ruhig nach.

Diese Ansprechpartner samt Daten wandern dann in Ihren Presseverteiler. Wobei dieser Presseverteiler auch eine einfache Datei oder Liste sein kann. Sie müssen nicht gleich zu gehobener Kontakt-Software greifen.

A und O bei Ihrem Presseverteiler ist allerdings, dass Sie ihn regelmäßig pflegen und immer auf dem aktuellen Stand halten. Aber das wissen Sie sicher. Das gilt für jede Form von Adressverwaltung, ob es nun Ihre Kunden sind oder eben die Presse.

Der Kontakt zur Redaktion

Wie gesagt, in der Mehrzahl der Fälle werden Sie selbst auf die Redaktionen zugehen müssen. Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten. Sie schicken eine Pressemitteilung raus. Oder Sie fragen nach, ob man Interesse an einem Artikel, Gastbeitrag, Interview oder Ähnliches hat.

Bei einer Pressemitteilung können Sie das Anschreiben beziehungsweise Begleitschreiben nutzen, um den Journalisten oder Redakteur persönlich anzusprechen. Hier ist auch Platz für einen kleinen Aufhänger, um auf Ihre Pressemitteilung neugierig zu machen. Oder, wenn Sie auch Fototermine, Interview-Möglichkeiten pp. hinweisen wollen.

Denken Sie daran, dass Ihr Anschreiben oft Ihre einzige Chance in der Flut der Pressemitteilungen ist, die über die Tische der Redaktionen wandern. Je besser Sie hier „rüberkommen“, desto bessere Karten haben Sie auch für Ihr eigentliches Anliegen.

Wichtig: Schicken Sie Anschreiben und Pressemitteilung an den zuständigen Ansprechpartner. Dafür haben Sie ja Ihren Presseverteiler angelegt. Wenn Ihre Unterlagen erst noch durch diverse Abteilungen und Hände wandern müssen, verschlechtern sich Ihre Chancen rapide. Und vergessen Sie auch Ihre eigenen Kontaktdaten im Eifer des Gefechts nicht. Nicht lachen, das kommt in den besten Familien vor.

Der Versand der Unterlagen

Früher war es gang und gäbe, Pressemitteilungen mit der Post (oder später Fax) zuzustellen. In Zeiten von eMail und elektronischer Datenverarbeitung ist das Anschreiben per eMail samt angehängter Pressemitteilung im Dateiformat aber oft die zweckdienlichere Variante. Testen Sie es gegebenenfalls aus oder fragen Sie wieder nach, was gewünscht wird.

Um sicherzugehen, dass jede Redaktion Ihre Unterlagen lesen kann, macht ein gebräuchliches Format wie das Rich-Text-Format (.rtf) Sinn. Fotos und andere umfangreiche Dateien können Sie als Link hinterlegen und zum Beispiel auf Ihrer Website bereithalten, um das eMail-Postfach des Redakteurs nicht unnötig zu belasten.

Noch etwas, Sie werden Ihre Unterlagen oft an mehr als eine Redaktion schicken. Achten Sie dann darauf, dass Sie alle gleichzeitig anschreiben, und nicht jemandem etwas anbieten, was die Konkurrenz schon vor einem Monat gebracht hat.

Wie im Vertrieb kann es auch bei der Presse sinnvoll sein, (zum Beispiel) telefonisch nachzufassen, ob Ihre Unterlagen angekommen sind und wie sie aufgenommen wurden. Das bietet sich auf jeden Fall an, wenn Sie persönlichen Kontakt zu „Ihrem“ Ansprechpartner pflegen wollen. Testen Sie gegebenenfalls wieder aus, wie eine solche Aktion ankommt.

Und noch ein Tipp: Hat man Ihre Pressemitteilung tatsächlich veröffentlicht, kommt – solange Sie es nicht nach Bestechung oder Beeinflussung aussehen lassen – auch ein kleines Dankschreiben gut. Es ist einfach eine nette Möglichkeit, bei Ihrem Ansprechpartner in guter Erinnerung zu bleiben. Zudem können Sie es nutzen, um ein, zwei neue Themen vorzuschlagen und so den Kontakt zu halten.

Der Fachartikel, Gastbeitrag, Interview oder Ähnliches

Effektiver als eine Pressemitteilung ist oft ein Fachartikel, Gastbeitrag oder Ähnliches, den Sie mit Hinweis auf sich selbst zu Ihren Themen schreiben und – sofern Sie das nicht als reine Werbung ausarten lassen – in den Medien veröffentlichen. Damit können Sie sich selbst ins rechte Licht rücken und Interesse für Ihre Angebote wecken.

Dazu können Sie folgendermaßen vorgehen:

Nehmen Sie wieder Ihren Presseverteiler zur Hand und suchen Sie einige vielversprechende Medien aus. Fragen Sie (am besten telefonisch) an, ob Interesse an einem bestimmten Artikel besteht. Schicken Sie dann ein schriftliches Konzept an die Redaktion, in dem Sie in groben Zügen Ihren Artikel umreißen.

Wenn Sie längere Zeit nichts von der Redaktion hören, fragen Sie (schriftlich oder telefonisch) nach, ob Ihr Konzept angekommen ist und wie es dem Redakteur gefallen hat. Wenn Sie diesem die Arbeit etwas leichter machen wollen, können Sie auch einen frankierten und adressierten Rückumschlag beziehungsweise eine vorbereitete Antwortkarte oder Ähnliches beilegen.

Viele Fachmagazine schicken Gastautoren auf Anfrage auch eine Beispielausgabe und die jeweiligen redaktionellen Richtlinien zu. Diese Richtlinien helfen Ihnen, Stil, Format und Themen besser auf die jeweilige Publikation abzustimmen.

Schließlich macht es keinen Sinn, einen hoch wissenschaftlichen Artikel über die neuesten Entwicklungen im Suchmaschinen-Marketing zu schreiben, wenn die Leser der ausgewählten Publikation eher an praktischen Howtos interessiert sind.

Denken Sie auch daran, einen gewissen zeitlichen Vorlauf einzuplanen. Während die Tagespresse Ihre Beiträge schon innerhalb weniger Wochen bringen kann, brauchen Fachmagazine immer mehrere Monate.

Was auch nach hinten losgehen kann, wenn Sie die Deadline (also den vereinbarten Abgabetermin) nicht einhalten und – schlimmer noch – die Redaktion nicht entsprechend vorwarnen. Das ist ein klassischer Anfängerfehler, der immer wieder gern gemacht wird.

Und noch ein Extra-Tipp: Wenn Sie nicht gleich zu Pressemitteilung oder Artikeln greifen wollen, schicken Sie den Redaktionen eine kleine Liste mit möglichen Themen. Journalisten sind immer auf der Suche nach interessantem Material oder Experten-Meinungen. Wer weiß, vielleicht kommt man später doch noch auf Sie zu. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Pressearbeit. ™

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.
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