Übervolle Schreibtische, Aktenberge, verschwundene Unterlagen … Nein, reizvoll ist ein solches kreatives Chaos nicht unbedingt. Kostet es doch nicht nur Zeit, Nerven und Produktivität. Im Gegenteil. Wer Ordnung am Arbeitsplatz hält, kann nicht nur effizienter arbeiten – er kann auch Energien freisetzen für seine Kreativität.
Viele von uns arbeiten in einem – im Büro. Ob im kleinen Home Office oder im geschäftigen Großraumbüro. Wir verbringen einen Großteil unserer Zeit in ihm und erbringen hoffentlich produktive Ergebnisse mit ihm.
Aber so harmlos sich auch etwas anlassen mag, was aus Schreibtisch, Regalen und Co. besteht, lauern im täglichen Umgang mit unserem Arbeitsplatz doch diverse Fallstricke. Dann nämlich, wenn Chaos herrscht und sich die Unterlagen türmen, Arbeitsprozessen nicht mehr sinnvoll, sondern nur noch unkontrolliert nachgegangen werden kann.
Um Ordnung am Arbeitsplatz geht es heute. Denn entgegen des Ausdrucks vom kreativen Chaos führt selbiges oft nur zu aufwändigen Suchaktionen, Zeitverlust, Stress und Frust. Angenehme Büroräume, aufgeräumte Schreibtische und wiederfindbare Unterlagen strahlen dagegen nicht nur eine einladende Atmosphäre aus, sondern ermöglichen vor allem ein effizienteres Arbeiten und strukturierteres Vorgehen. Mal ganz davon abgesehen, dass Übersicht und Ruhe auch einiges an Hirnpotenzial für Ihre Kreativität freisetzen. ?
Lassen Sie sich also vom kleinen 1 x 1 des Büromanagements inspirieren und fangen Sie an mit Ihrem…
Raum
Sorgen Sie für einen Raum, in dem Sie zumindest während eines Teils des Tages ungestört arbeiten können. Nichts gegen Anregung und Ideen etwa durch Kollegen, aber permanente Unterbrechungen sind Gift für unsere Konzentration. Was bei Routinetätigkeiten noch weggesteckt werden kann, wird zum Bumerang, wenn es um geistig anspruchsvollere Aufgaben geht.
Halten Sie in diesem Sinne auch Maß bei eMail, Telefon, Fax und Co. Sicher, sie können Ihre Verbindung zur Außenwelt und quasi eine Verlängerung Ihrer selbst sein. Sie können Sie aber auch mit ihrer Forderung nach Aufmerksamkeit in den Wahnsinn treiben. Entscheiden Sie selbst, was sich gut integrieren lässt und was zur Stressquelle wird – und schotten Sie sich dann konsequent ab.
Arbeitsplatz
So banal es klingt, aber manchmal sind es wirklich „Kleinigkeiten“, die einem das Büroleben vergällen können. Der falsche Stuhl, eine ungünstige Sitzposition, ein zu kleiner Schreibtisch, irritierende Lichtquellen und was es sonst noch so geben mag.
Deshalb: Achten Sie auch auf geeignete Rahmenbedingungen. Auf Sie abgestimmte Möbel sind kein Luxus, sondern Notwendigkeit, wenn Arbeitsfähigkeit und Gesundheit nicht leiden sollen. Eine ausreichend große Arbeitsfläche sollte ebenso vorhanden, wie gut bestückte Rollcontainer, Regale oder Ähnliches in Griffweite sein. Sie wissen selbst: Jeder Gang zum Materiallager kostet nicht nur Zeit, sondern reißt Sie auch aus Ihrer Arbeit heraus. Wenn Sie ihn schon antreten, dann gezielt für ein kleines Päuschen.
Entrümpeln
Sie haben also Ihre Arbeitsfläche und Ihre gut bestückten Regale. Prima. Aber beides hilft Ihnen nicht weiter, wenn sie zu gut gefüllt sind und Sie sie oder ihre Inhalte nicht mehr wiederfinden.
Hier ist Entrümpeln und Kleinhalten angesagt. Nicht jede Zeitschrift muss gelagert und jede Kopie gesammelt werden. Heben Sie am besten nur das auf, was Sie sich nicht jederzeit (etwa aus Internet, Intranet, Unternehmensarchiv) wieder beschaffen können. Alles andere wird aussortiert oder gar nicht erst ausgedruckt. Mit dieser Faustregel vor Augen können Sie leicht der Fülle Herr werden.
Wenn Sie das dann noch regelmäßig, zum Beispiel abends bei Tagesabschluss tun, können Sie Ihren Arbeitsplatz geräumt und mit gutem Gefühl verlassen – ohne am nächsten Morgen von der Menge an auf Sie wartenden Unterlagen erschlagen zu werden und den Rückwärtsgang antreten zu wollen.
Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie etwas voraussichtlich wieder brauchen werden oder nicht, dann legen Sie eine Schublade oder Ähnliches für Zweifelsfälle an. Sichten Sie auch diese in – größeren – Abständen. Was Sie längere Zeit nicht mehr in die Hand genommen haben, dürfte ebenfalls entbehrlich sein. Also über Bord damit.
Schreibtischordnung
Wo Sie schon beim Entrümpeln sind: Achten Sie auch auf Doppelungen. Ich habe schon mehr als einen Schreibtisch gesehen, der von Hamsterern bevölkert zu sein schien. Von Stiften bis Blöcken war alles in rauen Mengen vertreten und verstopfte Arbeitsfläche und Schubladen. Der nächste Winter kommt zwar bestimmt, aber die nächsten Stifte hoffentlich auch.
Sinnig ist es zudem, sich bei Stiften und Co. zu fragen, was man wie oft braucht. Halten Sie
- alles, was Sie mehrmals am Tag benötigen, in Griffweite (Stifte, Notizzettel …)
- alles, was Sie nur einmal täglich benötigen, in Reichweite (Drucker, wichtige Nachschlagewerke …)
- alles, was Sie nur alle paar Tage brauchen, in Sichtweite (Druckerpapier, Kundenordner …)
So entlasten Sie Ihren Schreibtisch und können ihn für das freihalten, wofür er eigentlich gedacht war: Zum Arbeiten und Schreiben. Andere Aufbewahrungsmöglichkeiten gibt es genug.
Tipp: Ideal ist es auch, wenn Sie allem einen festen Platz geben, der Ihnen in Fleisch und Blut übergeht. So verschwenden Sie keine Zeit mit Such- und Umräumaktionen und können Ihren Kopf für geistige oder kreative Höhenflüge, Ihre eigentlichen Tätigkeiten freihalten.
Ablage
Sie sitzen also an Ihrem entrümpelten, aufgeräumten Schreibtisch und harren der Dinge, die da kommen. Und sie werden kommen, keine Bange. Von der morgendlichen Post über Arbeitsmäppchen, Berichte, Sitzungsprotokolle und und und.
Wohin nun mit dem ganzen Segen? Legen Sie sich ein wirksames Ablagesystem zu und nutzen Sie dieses systematisch.
Fangen Sie schon bei der Post an und sortieren Sie diese nach Kategorien. Unterscheiden Sie zum Beispiel nach „sofort erledigen“, „auf Termin legen“, „weiterleiten und delegieren“ oder „wegwerfen“. Nehmen Sie sich jedes Schriftstück, jede eMail und so weiter nur einmal vor und ordnen Sie sie entsprechend zu. So vermeiden Sie Doppelaufwand und überquellende Ablagekörbe.
Tipp: Nimmt ein Vorgang nur wenige Minuten in Anspruch? Dann erledigen Sie ihn gleich. Die Zeit, die Sie in Gedanken mit ihm beschäftigt sind, können Sie auch nutzen, um ihn zu bearbeiten – und abzuhaken.
Nach dem gleichen Prinzip können Sie auch bei Ihren übrigen Arbeitsabläufen und Unterlagen vorgehen:
- Nehmen Sie jeden Vorgang nur einmal zur Hand.
- Entscheiden Sie, was Sie mit ihm machen wollen und setzen Sie Prioritäten.
- Erledigen Sie Aufgaben mit einem Aufwand von wenigen Minuten sofort, planen und terminieren Sie den Rest.
- Verteilen Sie Ihre Aufgaben dann auf entsprechende Register, Wiedervorlagemappen oder Ähnliches und arbeiten Sie sie ihrer Reihenfolge nach ab.
- Sammeln Sie Vorgänge, die Sie nicht erledigen, sondern nur lesen oder abheften müssen, in einem gesonderten Stapel. Auf diesen können Sie in freien Minuten oder bei Leistungstiefs zurückgreifen, diese so sinnvoll nutzen.
- Fragen Sie sich beim Lesen Ihrer Schriftstücke: Kann ich mir diese Information auch woanders besorgen? Wenn ja: Sortieren Sie sie anschließend aus. Eine Alternative wäre: Heben Sie Auszüge auf wie zum Beispiel zwei, drei wichtige Seiten einer Fachzeitschrift, die ansonsten in den Papierkorb wandert.
Wenn Sie Ihre Vorgänge derart durchsortiert haben, dann
- überlegen Sie sich jetzt noch ein geeignetes Speichersystem (Computer, Mappen, Ordner, Register, Schachteln …)
- beschriften Sie Ihre Unterlagen und Ordner aussagekräftig (Rechnungen 2005, Steuererklärungen ab 2000 …)
- halten Sie alles durch Inhaltsverzeichnisse, Unterkategorien und so weiter schön übersichtlich
- und schauen Sie auch hier alle paar Monate einmal nach, ob sich nicht in der Zwischenzeit einiges angesammelt hat, was Sie wieder entrümpeln können.
Umsetzen
Bleiben Sie am Ball. Betrachten Sie Ihre Ordnungsaktionen als festen Bestandteil Ihrer täglichen Aufgaben. Sagen Sie sich immer: Ich bin erst dann wirklich fertig, wenn mein Arbeitsplatz geräumt und alles sinnvoll verstaut ist.
Je konsequenter Sie hier vorgehen, desto gelassener können Sie in Stress- und beruflichen Hochphasen reagieren. Sie wissen selbst, Gewohnheiten sind hartnäckig und was man sich in Jahren angewöhnt hat, kann man nicht in kurzer Zeit wieder ändern. Wenn Sie aber gewisse Routinen entwickeln, können diese auch greifen, falls es einmal hektisch zugehen sollte. Keine Chance mehr für Schlendrian und Bürochaos. ™
Erstveröffentlichung 10.09.2007
