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Lukas Schlömer 9. September 2010

Kalkulation für Einsteiger (Teil 1): Auskommen mit dem Einkommen

Was muss ich als Selbstständiger ver­die­nen, um mei­nen Lebensunterhalt bestrei­ten zu kön­nen? Welche Ausgaben und Steuern sind pri­vat, wel­che kann ich als Betriebsausgaben von der Steuer abset­zen? Teil 1 unse­res Kalkulationsartikels erklärt die wich­tigs­ten Kalkulationsschritte vom pri­va­ten Lebensunterhalt bis zum Gewinn vor Steuern. Dieser Artikel wur­de über­ar­bei­tet und auf den aktu­el­len, der­zei­tig gül­ti­gen, Stand gebracht.

Den 2. Teil der Kalkulation fin­den Sie hier.

Die Frage “Werde ich aus­kom­men mit mei­nem Einkommen?” ist für ange­hen­de Selbstständige aus vie­ler­lei Gründen schwer zu beant­wor­ten:

  • Die bis­he­ri­ge ver­läss­li­che monat­li­che Berechnungsbasis fehlt: An die Stelle des mehr oder weni­ger gleich blei­ben­den Monatseinkommens als Angestellter tre­ten Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb oder einer frei­be­ruf­li­chen Tätigkeit. In wel­cher Höhe und zu wel­chem Zeitpunkt die auf dem Konto lan­den, ist natur­ge­mäß unge­wiss.
  • Der pri­va­te Finanzbedarf ist viel­fach nicht genau bekannt.
  • Obendrein ist er kei­ne fes­te Größe: und zwar weder auf der Ausgabenseite (zum Beispiel durch schwan­ken­de Sozialversicherungsbeiträge, Konsumverzicht oder -stei­ge­rung) noch auf der Einnahmenseite (z. B. durch mit­ver­die­nen­de Ehepartner, eige­ne Nebenjobs oder auch öffent­li­che und pri­va­te Gründungszuschüsse).
  • Manche Kalkulationsgrößen las­sen sich bei Licht betrach­tet erst im Nachhinein ermit­teln: Das gilt zum Beispiel für wich­ti­ge Steuerarten (ins­be­son­de­re die Gewerbesteuer und die Einkommensteuer).
  • Es gibt ver­schie­de­ne Stellschrauben, über die der Unternehmerlohn beein­flusst wer­den kann: Angefangen bei den Betriebsausgaben über den Absatz (die Anzahl der ver­kauf­ten Produkte oder Dienstleistungen) bis hin zu den Angebotspreisen oder auch die Zusammensetzung des Dienstleistungs- oder Warenangebots.
  • Nicht zu ver­ges­sen: Kein noch so genau kal­ku­lier­ter Preis bie­tet die Gewähr dafür, dass er sich am Markt rea­li­sie­ren lässt. Und kei­nes­wegs jeder Marktteilnehmer kann den übli­chen Marktpreis in Verhandlungen mit sei­nen Kunden auch tat­säch­lich durch­set­zen. Wer aus­ge­hend von sei­nen pri­va­ten Lebenshaltungskosten (plus Steuern und Abgaben) zu bestimm­ten Gewinn-, Kosten-, Umsatz-, Absatz- und letzt­lich Preisvorstellungen gekom­men ist, hat also unter Umständen die Rechnung ohne den Wirt gemacht.

Trotzdem soll­te sich nie­mand vom Motto “Wer plant, irrt genau­er!” davon abhal­ten las­sen, Klarheit über sei­nen pri­va­ten und betrieb­li­chen Kostenapparat her­zu­stel­len. Nur so ver­schaf­fen Sie sich einen rea­lis­ti­schen Anhaltspunkt für die Größenordnung von Preisen und Umsätzen. Erst dann wis­sen Sie, ob Sie wirt­schaft­lich arbei­ten und wo bei Preisverhandlungen not­falls Ihre Schmerzgrenze liegt.

Monats- oder Jahresperspektive?

Die meis­ten Privatleute haben einen mehr oder weni­ger guten Überblick über ihre monat­li­chen Einnahmen und Ausgaben. Aufgrund der Ungleichverteilung von Einnahmen und Ausgaben rech­nen Selbstständige jedoch grund­sätz­lich mit Jahresangaben. Da vie­le Ausgabenpositionen quar­tals­wei­se oder jähr­lich anfal­len, müs­sen sie zunächst auf den Monat umge­legt wer­den, um die Berechnungsbasis zu ver­ein­heit­li­chen. Anschließend mul­ti­pli­zie­ren Sie den kal­ku­lier­ten Monatsbedarf mit 12, um das Jahreseinkommen zu ermit­teln. Sie kön­nen selbst­ver­ständ­lich auch umge­kehrt gleich die ein­zel­nen monat­li­chen Ausgaben aufs Jahr hoch­rech­nen: So oder so kom­men Sie zum benö­tig­ten Netto-Jahreseinkommen, das min­des­tens aus der selbst­stän­di­gen Tätigkeit erwirt­schaf­tet wer­den soll.

Brutto- und Netto-Perspektive

Damit bei den fol­gen­den Kalkulationsschritten kei­ne Missverständnisse ent­ste­hen, muss die Bedeutung der Begriffe Brutto- und Nettoeinkommen ver­ein­heit­licht wer­den: Denn in den Ohren von Angestellten klin­gen die Begriffe “Brutto” und “Netto” viel­fach etwas anders als für Selbstständige:

Angestellte ver­ste­hen unter dem Netto-Einkommen übli­cher­wei­se den Betrag, den ihr Arbeitgeber monat­lich auf ihr Konto über­weist. Der hat zuvor auf Basis des ver­ein­bar­ten monat­li­chen Bruttogehalts bereits die Lohnsteuer (= Einkommensteuervorauszahlung) abge­zo­gen und ans Finanzamt wei­ter­ge­lei­tet. Außerdem hat er die Sozialversicherungsbeiträge abge­zo­gen und zusam­men mit sei­nem Arbeitgeberanteil an die Krankenkasse über­wie­sen (die wie­der­um die antei­li­gen Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung an die Arbeitsagentur und den Rentenversicherungsträger wei­ter­lei­tet). Das monat­li­che Netto-Einkommen haben Angestellte also mehr oder weni­ger zur frei­en Verfügung: Die wich­tigs­ten Steuern- und Pflichtabgaben sind in aller Regel bereits weit­ge­hend bezahlt.

Selbstständige sind einer­seits Geschäftsleute und ande­rer­seits Privatleute: Sie müs­sen denn auch mit zwei ver­schie­de­nen Brutto-/Nettorechnungen ope­rie­ren. Innerhalb ihres Betriebes bekom­men Sie von ihren Kunden grund­sätz­lich Brutto-Überweisungen: Darin ent­hal­ten sind die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) und der betrieb­li­che Netto-Erlös (= Umsatz):

  • Von der ein­ge­nom­me­nen Umsatzsteuer zieht der (umsatz­steu­er­pflich­ti­ge) Unternehmer den Umsatzsteueranteil ab, den er selbst bei sei­nen Einkäufen für den Betrieb bezahlt hat (=Vorsteuer). Die Differenz (=Zahllast) über­weist er ans Finanzamt. Ist die gezahl­te Vorsteuer im Einzelfall höher als die ein­ge­nom­me­ne Umsatzsteuer, gibt es eine Erstattung vom Finanzamt.
  • Von der Summe ihres jähr­li­chen Umsatzes dür­fen Selbstständige sämt­li­che (Netto-!)Betriebsausgaben abzie­hen. So kom­men sie zum Unternehmerlohn, dem “Gewinn vor Steuern”. Da von dem zuvor weder Einkommensteuern noch Sozialabgaben bezahlt wor­den sind, han­delt es sich dabei aus Sicht des Privatmenschen also erneut um einen “Bruttobetrag”.
  • Der Gewinn vor Steuern ist ers­tens ein­kom­men­steu­er­pflich­tig und zwei­tens gehen noch die kom­plet­ten Sozialversicherungs-Ausgaben ab, die ja direkt vom pri­va­ten Bankkonto abge­bucht wer­den.

Die Rückwärtsrechnung im Überblick

Wenn es nun dar­um geht, vom gewünsch­ten Jahres-Nettoeinkommen zunächst auf den erfor­der­li­chen Gewinn vor Steuern, anschlie­ßend auf den dafür benö­tig­ten Jahresumsatz und schließ­lich auf die pas­sen­den Preise für ein­zel­ne Produkte oder Dienstleistungen zu schlie­ßen, rech­nen Sie aus­ge­hend von den Lebenshaltungskosten grob gesagt wie folgt:

  • Lebenshaltungskosten
    plus

  • Ausgaben für die Sozialversicherungen ins­be­son­de­re (Kranken-, Pflege-, Unfall-, Arbeitslosenversicherung und Altersvorsorge)
    minus
  • sons­ti­ge pri­va­te Einnahmen (Nebenjobs, Partnereinkommen, Kindergeld, Zuschüsse, Beihilfen)
    plus
  • Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag
    gleich
  • Gewinn vor Steuern (qua­si der “Brutto-Unternehmerlohn”)
    plus

  • Betriebsausgaben
    gleich

  • Plan-Umsatz
    divi­diert durch
  • Absatz (z. B. Stück- oder Stundenzahl)
    gleich
  • Stückpreis oder Stundensatz.

Die Umsatzsteuer kön­nen Sie an die­ser Stelle ver­nach­läs­si­gen: Die stellt in den aller­meis­ten Fällen einen “durch­lau­fen­den Posten” dar. Soweit der Schnelldurchgang – nun zu den ein­zel­nen Rechenschritten:

Kalkulationsschritt 1: Die Lebenshaltungskosten

Wer aus einer abhän­gi­gen Beschäftigung in die Selbstständigkeit wech­selt, um sei­ne Arbeitskraft künf­tig als Freelancer zu ver­mark­ten, ori­en­tiert sich sinn­vol­ler­wei­se zunächst ein­mal am pri­va­ten Einkommensbedarf.

Sie haben also zunächst ein­mal die pri­va­te Kappe auf. Sie sit­zen bild­lich gespro­chen an Ihrem Wohnzimmertisch und machen eine Aufstellung über Ihre lau­fen­den pri­va­ten Lebenshaltungskosten, ins­be­son­de­re …

  • Miete (bzw. Zinsen und Tilgung der Eigenheim-Hypothek)
  • Wohn-Nebenkosten (Heizung, Wasser, Strom, lau­fen­de Reparaturen, ggf. Grundsteuern)
  • pri­va­te Mobilitätskosten (Auto, öffent­li­che Verkehrsmittel)
  • Versicherungen aller Art (inklu­si­ve (!) sozia­le Sicherung, = Kranken-, Pflege- und Unfallversicherung sowie Altersvorsorge),
  • Lebens-, Genuss- und Pflegemittel, Haushaltszubehör,
  • lau­fen­de Anschaffungen (Mobiliar, tech­ni­sche Geräte, Kleidung)
  • pri­va­te Dienstleistungen (Friseur, Handwerker)
  • Aufwendungen für Kinder (Taschengeld, Schulbücher, Klassenfahrten)
  • Telefon-, Online- und Mediengebühren
  • Reisen und Freizeit-Ausgaben (Kino, Theater, Restaurant- und Kneipenbesuch)
  • Reserven für Unvorhergesehenes (z. B. Zahnersatz, neue Heizung …)

Am bes­ten über­neh­men Sie die Zahlen mög­lichst genau aus den Bank-Kontoauszügen des ver­gan­ge­nen Jahres. Auf die­se Weise sinkt zudem die Gefahr, dass Sie wich­ti­ge Ausgabenposition über­se­hen.

Kalkulationsschritt 2: Sonstige Einnahmequellen

Von der Gesamtsumme Ihrer pri­va­ten Lebenshaltungskosten zie­hen Sie das übri­ge lau­fen­de Familieneinkommen ab, das Ihnen neben dem zu erwirt­schaf­ten­den Gewinn aus Ihrer Selbstständigkeit zur Verfügung steht, dar­un­ter …

  • Einkommen des Lebenspartners (oder ande­rer Familienangehöriger),
  • eige­ne Nebeneinkünfte,
  • Kindergeld und
  • Kapitalerträge (Zinsen aus Geldanlagen, Aktiendividenden etc.).

Und wohin gehört der Gründungszuschuss?

Wichtig: Sofern Sie den Gründungszuschuss von der Arbeitsagentur bekom­men (oder ein­pla­nen), gehört der eben­falls zu Ihren pri­va­ten Einkünften! Er dient wäh­rend der ers­ten 9 bis 15 Monate Ihrer Selbstständigkeit der Sicherung Ihres Lebensunterhaltes (und dem Ihrer Familie). Es han­delt sich also kei­nes­falls um eine betrieb­li­che Einnahme. Die Beihilfe ist außer­dem voll­stän­dig steu­er­frei: Sie unter­liegt weder der Gewerbe- noch der Einkommensteuer und auch nicht der Steuerprogression.

Kalkulationsschritt 3: Die (private) Steuerbelastung

Nachdem Sie das Mindest-Jahreseinkommen ermit­telt haben, das Sie aus der selbst­stän­di­gen Tätigkeit erwirt­schaf­ten wol­len, kön­nen Sie lei­der noch nicht gleich die Unternehmer-Kappe auf­set­zen: Denn Sie dür­fen das Finanzamt nicht ver­ges­sen. Ihre ange­streb­ten Gewinne aus selbst­stän­di­ger Tätigkeit sind schließ­lich ein­kom­men­steu­er­pflich­tig.

Die anfal­len­de Einkommensteuer ent­rich­ten Sie jedoch nicht als Unternehmer, son­dern als Privatperson: Einkommensteuerzahlungen haben in der betrieb­li­chen Kalkulation eines Selbstständigen (im Normalfall) also eben­so wenig ver­lo­ren wie die Beiträge zu Sozialversicherung!

Sonderfall: Angestellte Unternehmer

Die (pri­va­te) “Lohnsteuer” und die Sozialversicherungsbeiträge eines Unternehmers tau­chen nur dann in der betrieb­li­chen Buchführung auf, wenn er zugleich Angestellter sei­nes eige­nen Unternehmens ist. Das ist zum Beispiel bei vie­len GmbHs der Fall, in denen ein Anteilseigner (= Gesellschafter) zugleich Angestellter (zum Beispiel Geschäftsführer) ist. Freiberufler und ähn­li­che Solo-Unternehmer sind hin­ge­gen übli­cher­wei­se nicht bei sich selbst ange­stellt.

Bei der Rückrechnung vom benö­tig­ten pri­va­ten Jahreseinkommen auf den betrieb­li­chen “Gewinn vor Steuern” müs­sen Sie also noch die zu zah­len­de Einkommensteuer vor­weg­neh­men. Da die end­gül­ti­ge Steuerlast nicht nur vom Familienstand und der Kinderzahl abhän­gig ist (son­dern auch von wei­te­ren Einkünften, Sonderausgaben und steu­er­lich aner­kann­ten “außer­ge­wöhn­li­chen Belastungen”), kann es sich natur­ge­mäß nur um eine gro­be Schätzung han­deln. Als Anhaltspunkt für die anschlie­ßen­de betrieb­li­che Kalkulation genügt die aber voll­auf.

Hintenrum, durch die Brust …

Schwerer wiegt da schon das Problem, dass Sie eine “In-sich-Rechnung” (= “Rekursion”) vor­neh­men müs­sen: Angenommen, Sie haben inklu­si­ve sozia­ler Sicherung einen pri­va­ten Einkommensbedarf von 45.000 Euro ermit­telt. Dann kön­nen Sie in den Steuertabellen ja nicht ein­fach die auf 45.000 Euro anfal­len­den Steuern able­sen. Vielmehr müs­sen Sie die Antwort auf die Frage fin­den:

“Wie hoch muss mein zu ver­steu­ern­des Einkommen sein, damit nach Abzug von Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag unterm Strich 45.000 Euro übrig blei­ben?”

Aus der fol­gen­den Tabelle kön­nen Sie über­schlä­gig able­sen, wie hoch der Gewinn vor Steuern in Abhängigkeit vom Familienstand in etwa sein muss, um ein bestimm­tes gewünsch­tes Einkommen zu erzie­len (Steuertarif-Stand: 2010):

Wenn ein ledi­ger Selbstständiger ein Nettoeinkommen von 45.000 Euro benö­tigt, muss er dem­nach einen Gewinn vor Steuern von gut 65.000 Euro erwirt­schaf­ten. Seinem ver­hei­ra­te­ten Kollegen genügt dafür unter ansons­ten glei­chen Bedingungen bereits ein Gewinn von knapp 56.000 Euro.

Tool-Tipp: Abgabenrechner

Wenn Sie Ihre Steuerbelastung genau­er ermit­teln wol­len, nut­zen Sie das Einkommensteuermodul des Online-Abgabenrechners, den das Bundesfinanzministerium bereit­stellt. Mit der Rechenhilfe kön­nen Sie jeder­zeit “Was-wäre-wenn”-Szenarios durch­spie­len.

Schnell und schmutzig: Der Gehalts-Multiplikator

Waren die bis­he­ri­gen drei Schritte Ihnen zu klein­ka­riert? Sie wol­len Ihre bis­he­ri­ge Angestelltentätigkeit künf­tig als Selbstständiger aus­üben und wären zunächst ein­mal mit dem Erhalt des bis­he­ri­gen Lebensstandards ganz zufrie­den? Dann kön­nen Sie es sich auch ganz ein­fach machen und ein­fach Ihr bis­he­ri­ges Angestellten-Honorar zugrun­de legen. Um kei­ne Milchmädchenrechnung anzu­stel­len, soll­ten Sie dabei jedoch min­des­tens drei­er­lei beach­ten:

  • Multiplizieren Sie Ihr bis­he­ri­ge Jahres-Bruttogehalt min­des­tens mit dem Faktor 1,5: Immerhin müs­sen Sie künf­tig ja für alle Sozialversicherungskosten allei­ne auf­kom­men – inklu­si­ve Arbeitgeberanteil, ver­steht sich!
  • Denken Sie dar­an, dass Sie als Angestellter auch dann Ihr Gehalt bekom­men haben, wenn Sie in Urlaub, krank, bei Fortbildungen und auf Betriebsausflügen waren – oder Sie in Ermangelung von Kundenaufträgen Ihrem Chef einen Bildschirmschoner pro­gram­miert haben.
  • Selbstständige hin­ge­gen bekom­men in aller Regel nur die Zeit bezahlt, in der sie tat­säch­lich pro­duk­tiv für ihre Kunden gear­bei­tet haben.
  • Vergessen Sie nicht, dass Sie als Freelancer allei­ne sind und somit zusätz­li­che Verwaltungsaufgaben auf Sie zukom­men (zum Beispiel die Buchhaltung oder Kundenakquise). Entweder ver­län­gert sich dadurch Ihre Arbeitszeit oder Sie erle­di­gen in der glei­chen Zeit weni­ger Aufträge, für die Sie Rechnungen schrei­ben kön­nen. Umgekehrt kann es pha­sen­wei­se pas­sie­ren, dass Sie zwar eigent­lich Zeit hät­ten, es aber gera­de Auftragsflaute herrscht.

Genau genom­men dür­fen Sie auch das unter­neh­me­ri­sche Risiko (das Sie als Angestellter ja nicht tra­gen muss­ten) und die Verzinsung des ein­ge­setz­ten Kapitels nicht ver­ges­sen: Wenn Sie die Büroausstattung oder den Geschäftswagen aus Ihrem Privatvermögen vor­fi­nan­zie­ren, dann bekom­men Sie auf die­se finan­zi­el­len Mittel ja kei­ne Zinsen. Selbst wenn die Habenzinsen aus risi­ko­lo­sen Geldanlagen heut­zu­ta­ge kaum der Rede Wert sind: Wer mit spit­zem Bleistift rech­net, muss deren Gegenwert eben­falls in sei­nen Unternehmerlohn ein­rech­nen.

Ausblick

Nachdem Sie Ihren gewünsch­ten Gewinn vor Steuern dif­fe­ren­ziert anhand Ihrer pri­va­ten Lebenshaltungskosten (oder schnell und schmut­zig per Gehalts-Multiplikator) ermit­telt haben, kön­nen Sie bild­lich gespro­chen end­lich vom Wohnzimmertisch an den Büroschreibtisch wech­seln. Ab sofort befin­den Sie sich in der “betrieb­li­chen Sphäre”. Im zwei­ten Teil des Kalkulationsartikels erläu­tern wir die Kalkulationsschritte “Vom Gewinn über die Kosten zum Umsatz – und wie­der zurück”.

Update: 05.08.2010
Erstveröffentlichung 29.01.2007

Lukas Schlömer

Lukas Schlömer ist ein pseudonymer Autor, der unter diesem Namen ausschließlich für Dr. Web schreibt.

2 Kommentare

  1. Guten Tag,
    zuerst ein­mal muss ich sagen das ich von die­ser doch sehr detail­ier­ten
    Auskunft sehr beein­druckt bin, da man auf die Frage (Brutto/Netto/Selbstst.)
    meist nur einen Rechner hin­ge­knallt bekommt.
    Ich betrei­be seit 7 Jahren recht erfolg­reich einen Imbiss,zahle nicht in die
    Rentenkasse oder Arbeitslosenversicherung, (ande­re Absicherungen) aber natür­lich als frei­wil­li­ges Mitglied in die gesetz­li­che Krankenversicherung.
    Auf Grund einer Krankheit wird mir zur Zeit Krankengeld von mei­ner Kasse
    bezahlt (70%VON brut­to bzw. bis zu 90%von net­to).
    Das ver­an­lass­te mich zu der Frage, wie hoch ist nun eigend­lich net­to, bzw.
    brut­to für die Krankenkasse.
    Für einen Arbeitnehmer recht ein­fach durch die Lohnabrechnung ersicht­lich.
    Ich sel­ber habe aller­dings immer noch offe­ne Fragen.
    Nehmen wir mal an mein Betrieblicher Gewinn beträgt laut Steuerbrief 20.000 € p.a./ danach wäre das dann wohl mein Nettojahresgehalt, oder
    gut 1.650 € pro Monat. Allerdings zah­le ich von die­sem Geld noch mei­ne
    Krankenkassenbeiträge in Höhe von knapp 400 € monat­lich.
    Während sich die Krankenkassenbeiträge bei einem Arbeitnehmer im Bruttogehalt wie­der­fin­den, befin­den sich mei­ne im Nettogehalt ?
    Danach wären also die mir ver­blei­ben­den 1250 € mein Netto vom Netto/Brutto?
    Gar nicht so ein­fach, oder.… :)
    Eine Diskussion wert wäre wohl auch die “all­seits belieb­te” Gewerbesteuer,
    Selbstständigensteuer ?
    Da es vie­le Arbeitnehmer gibt, die mit Sicherheit weit über die 24.000 €
    Grenze lie­gen, wäre es inter­es­sant zu wis­sen, ob es auch so eine Art
    “Arbeitnehmer plus Steuer” gibt.
    Ich wün­sche Ihnen ein schö­nes Fest, und ein gesun­des und erfolg­rei­ches Jahr 2015.
    LG
    peter kraft

  2. Vielen Dank für den sehr gut auf­ge­schlüs­sel­ten Beitrag. Rechne ich mei­ne Krankenversicherung, die ich als selb­stän­di­ger zah­le in die Lebenserhaltungskosten ein oder an wel­cher Stelle fin­den die­se Berücksichtigung.

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