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Lukas Schlömer 9. September 2010

Kalkulation für Einsteiger (Teil 1): Auskommen mit dem Einkommen

Was muss ich als Selbstständiger verdienen, um meinen Lebensunterhalt bestreiten zu können? Welche Ausgaben und Steuern sind privat, welche kann ich als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen? Teil 1 unseres Kalkulationsartikels erklärt die wichtigsten Kalkulationsschritte vom privaten Lebensunterhalt bis zum Gewinn vor Steuern. Dieser Artikel wurde überarbeitet und auf den aktuellen, derzeitig gültigen, Stand gebracht.

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Den 2. Teil der Kalkulation finden Sie hier.

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Die Frage „Werde ich auskommen mit meinem Einkommen?“ ist für angehende Selbstständige aus vielerlei Gründen schwer zu beantworten:

  • Die bisherige verlässliche monatliche Berechnungsbasis fehlt: An die Stelle des mehr oder weniger gleich bleibenden Monatseinkommens als Angestellter treten Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb oder einer freiberuflichen Tätigkeit. In welcher Höhe und zu welchem Zeitpunkt die auf dem Konto landen, ist naturgemäß ungewiss.
  • Der private Finanzbedarf ist vielfach nicht genau bekannt.
  • Obendrein ist er keine feste Größe: und zwar weder auf der Ausgabenseite (zum Beispiel durch schwankende Sozialversicherungsbeiträge, Konsumverzicht oder -steigerung) noch auf der Einnahmenseite (z. B. durch mitverdienende Ehepartner, eigene Nebenjobs oder auch öffentliche und private Gründungszuschüsse).
  • Manche Kalkulationsgrößen lassen sich bei Licht betrachtet erst im Nachhinein ermitteln: Das gilt zum Beispiel für wichtige Steuerarten (insbesondere die Gewerbesteuer und die Einkommensteuer).
  • Es gibt verschiedene Stellschrauben, über die der Unternehmerlohn beeinflusst werden kann: Angefangen bei den Betriebsausgaben über den Absatz (die Anzahl der verkauften Produkte oder Dienstleistungen) bis hin zu den Angebotspreisen oder auch die Zusammensetzung des Dienstleistungs- oder Warenangebots.
  • Nicht zu vergessen: Kein noch so genau kalkulierter Preis bietet die Gewähr dafür, dass er sich am Markt realisieren lässt. Und keineswegs jeder Marktteilnehmer kann den üblichen Marktpreis in Verhandlungen mit seinen Kunden auch tatsächlich durchsetzen. Wer ausgehend von seinen privaten Lebenshaltungskosten (plus Steuern und Abgaben) zu bestimmten Gewinn-, Kosten-, Umsatz-, Absatz- und letztlich Preisvorstellungen gekommen ist, hat also unter Umständen die Rechnung ohne den Wirt gemacht.

Trotzdem sollte sich niemand vom Motto „Wer plant, irrt genauer!“ davon abhalten lassen, Klarheit über seinen privaten und betrieblichen Kostenapparat herzustellen. Nur so verschaffen Sie sich einen realistischen Anhaltspunkt für die Größenordnung von Preisen und Umsätzen. Erst dann wissen Sie, ob Sie wirtschaftlich arbeiten und wo bei Preisverhandlungen notfalls Ihre Schmerzgrenze liegt.

Monats- oder Jahresperspektive?

Die meisten Privatleute haben einen mehr oder weniger guten Überblick über ihre monatlichen Einnahmen und Ausgaben. Aufgrund der Ungleichverteilung von Einnahmen und Ausgaben rechnen Selbstständige jedoch grundsätzlich mit Jahresangaben. Da viele Ausgabenpositionen quartalsweise oder jährlich anfallen, müssen sie zunächst auf den Monat umgelegt werden, um die Berechnungsbasis zu vereinheitlichen. Anschließend multiplizieren Sie den kalkulierten Monatsbedarf mit 12, um das Jahreseinkommen zu ermitteln. Sie können selbstverständlich auch umgekehrt gleich die einzelnen monatlichen Ausgaben aufs Jahr hochrechnen: So oder so kommen Sie zum benötigten Netto-Jahreseinkommen, das mindestens aus der selbstständigen Tätigkeit erwirtschaftet werden soll.

Brutto- und Netto-Perspektive

Damit bei den folgenden Kalkulationsschritten keine Missverständnisse entstehen, muss die Bedeutung der Begriffe Brutto- und Nettoeinkommen vereinheitlicht werden: Denn in den Ohren von Angestellten klingen die Begriffe „Brutto“ und „Netto“ vielfach etwas anders als für Selbstständige:

Angestellte verstehen unter dem Netto-Einkommen üblicherweise den Betrag, den ihr Arbeitgeber monatlich auf ihr Konto überweist. Der hat zuvor auf Basis des vereinbarten monatlichen Bruttogehalts bereits die Lohnsteuer (= Einkommensteuervorauszahlung) abgezogen und ans Finanzamt weitergeleitet. Außerdem hat er die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen und zusammen mit seinem Arbeitgeberanteil an die Krankenkasse überwiesen (die wiederum die anteiligen Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung an die Arbeitsagentur und den Rentenversicherungsträger weiterleitet). Das monatliche Netto-Einkommen haben Angestellte also mehr oder weniger zur freien Verfügung: Die wichtigsten Steuern- und Pflichtabgaben sind in aller Regel bereits weitgehend bezahlt.

Selbstständige sind einerseits Geschäftsleute und andererseits Privatleute: Sie müssen denn auch mit zwei verschiedenen Brutto-/Nettorechnungen operieren. Innerhalb ihres Betriebes bekommen Sie von ihren Kunden grundsätzlich Brutto-Überweisungen: Darin enthalten sind die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) und der betriebliche Netto-Erlös (= Umsatz):

  • Von der eingenommenen Umsatzsteuer zieht der (umsatzsteuerpflichtige) Unternehmer den Umsatzsteueranteil ab, den er selbst bei seinen Einkäufen für den Betrieb bezahlt hat (=Vorsteuer). Die Differenz (=Zahllast) überweist er ans Finanzamt. Ist die gezahlte Vorsteuer im Einzelfall höher als die eingenommene Umsatzsteuer, gibt es eine Erstattung vom Finanzamt.
  • Von der Summe ihres jährlichen Umsatzes dürfen Selbstständige sämtliche (Netto-!)Betriebsausgaben abziehen. So kommen sie zum Unternehmerlohn, dem „Gewinn vor Steuern“. Da von dem zuvor weder Einkommensteuern noch Sozialabgaben bezahlt worden sind, handelt es sich dabei aus Sicht des Privatmenschen also erneut um einen „Bruttobetrag“.
  • Der Gewinn vor Steuern ist erstens einkommensteuerpflichtig und zweitens gehen noch die kompletten Sozialversicherungs-Ausgaben ab, die ja direkt vom privaten Bankkonto abgebucht werden.

Die Rückwärtsrechnung im Überblick

Wenn es nun darum geht, vom gewünschten Jahres-Nettoeinkommen zunächst auf den erforderlichen Gewinn vor Steuern, anschließend auf den dafür benötigten Jahresumsatz und schließlich auf die passenden Preise für einzelne Produkte oder Dienstleistungen zu schließen, rechnen Sie ausgehend von den Lebenshaltungskosten grob gesagt wie folgt:

  • Lebenshaltungskosten
    plus

  • Ausgaben für die Sozialversicherungen insbesondere (Kranken-, Pflege-, Unfall-, Arbeitslosenversicherung und Altersvorsorge)
    minus
  • sonstige private Einnahmen (Nebenjobs, Partnereinkommen, Kindergeld, Zuschüsse, Beihilfen)
    plus
  • Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag
    gleich
  • Gewinn vor Steuern (quasi der „Brutto-Unternehmerlohn“)
    plus

  • Betriebsausgaben
    gleich

  • Plan-Umsatz
    dividiert durch
  • Absatz (z. B. Stück- oder Stundenzahl)
    gleich
  • Stückpreis oder Stundensatz.

Die Umsatzsteuer können Sie an dieser Stelle vernachlässigen: Die stellt in den allermeisten Fällen einen „durchlaufenden Posten“ dar. Soweit der Schnelldurchgang – nun zu den einzelnen Rechenschritten:

Kalkulationsschritt 1: Die Lebenshaltungskosten

Wer aus einer abhängigen Beschäftigung in die Selbstständigkeit wechselt, um seine Arbeitskraft künftig als Freelancer zu vermarkten, orientiert sich sinnvollerweise zunächst einmal am privaten Einkommensbedarf.

Sie haben also zunächst einmal die private Kappe auf. Sie sitzen bildlich gesprochen an Ihrem Wohnzimmertisch und machen eine Aufstellung über Ihre laufenden privaten Lebenshaltungskosten, insbesondere …

  • Miete (bzw. Zinsen und Tilgung der Eigenheim-Hypothek)
  • Wohn-Nebenkosten (Heizung, Wasser, Strom, laufende Reparaturen, ggf. Grundsteuern)
  • private Mobilitätskosten (Auto, öffentliche Verkehrsmittel)
  • Versicherungen aller Art (inklusive (!) soziale Sicherung, = Kranken-, Pflege- und Unfallversicherung sowie Altersvorsorge),
  • Lebens-, Genuss- und Pflegemittel, Haushaltszubehör,
  • laufende Anschaffungen (Mobiliar, technische Geräte, Kleidung)
  • private Dienstleistungen (Friseur, Handwerker)
  • Aufwendungen für Kinder (Taschengeld, Schulbücher, Klassenfahrten)
  • Telefon-, Online- und Mediengebühren
  • Reisen und Freizeit-Ausgaben (Kino, Theater, Restaurant- und Kneipenbesuch)
  • Reserven für Unvorhergesehenes (z. B. Zahnersatz, neue Heizung …)

Am besten übernehmen Sie die Zahlen möglichst genau aus den Bank-Kontoauszügen des vergangenen Jahres. Auf diese Weise sinkt zudem die Gefahr, dass Sie wichtige Ausgabenposition übersehen.

Kalkulationsschritt 2: Sonstige Einnahmequellen

Von der Gesamtsumme Ihrer privaten Lebenshaltungskosten ziehen Sie das übrige laufende Familieneinkommen ab, das Ihnen neben dem zu erwirtschaftenden Gewinn aus Ihrer Selbstständigkeit zur Verfügung steht, darunter …

  • Einkommen des Lebenspartners (oder anderer Familienangehöriger),
  • eigene Nebeneinkünfte,
  • Kindergeld und
  • Kapitalerträge (Zinsen aus Geldanlagen, Aktiendividenden etc.).

Und wohin gehört der Gründungszuschuss?

Wichtig: Sofern Sie den Gründungszuschuss von der Arbeitsagentur bekommen (oder einplanen), gehört der ebenfalls zu Ihren privaten Einkünften! Er dient während der ersten 9 bis 15 Monate Ihrer Selbstständigkeit der Sicherung Ihres Lebensunterhaltes (und dem Ihrer Familie). Es handelt sich also keinesfalls um eine betriebliche Einnahme. Die Beihilfe ist außerdem vollständig steuerfrei: Sie unterliegt weder der Gewerbe- noch der Einkommensteuer und auch nicht der Steuerprogression.

Kalkulationsschritt 3: Die (private) Steuerbelastung

Nachdem Sie das Mindest-Jahreseinkommen ermittelt haben, das Sie aus der selbstständigen Tätigkeit erwirtschaften wollen, können Sie leider noch nicht gleich die Unternehmer-Kappe aufsetzen: Denn Sie dürfen das Finanzamt nicht vergessen. Ihre angestrebten Gewinne aus selbstständiger Tätigkeit sind schließlich einkommensteuerpflichtig.

Die anfallende Einkommensteuer entrichten Sie jedoch nicht als Unternehmer, sondern als Privatperson: Einkommensteuerzahlungen haben in der betrieblichen Kalkulation eines Selbstständigen (im Normalfall) also ebenso wenig verloren wie die Beiträge zu Sozialversicherung!

Sonderfall: Angestellte Unternehmer

Die (private) „Lohnsteuer“ und die Sozialversicherungsbeiträge eines Unternehmers tauchen nur dann in der betrieblichen Buchführung auf, wenn er zugleich Angestellter seines eigenen Unternehmens ist. Das ist zum Beispiel bei vielen GmbHs der Fall, in denen ein Anteilseigner (= Gesellschafter) zugleich Angestellter (zum Beispiel Geschäftsführer) ist. Freiberufler und ähnliche Solo-Unternehmer sind hingegen üblicherweise nicht bei sich selbst angestellt.

Bei der Rückrechnung vom benötigten privaten Jahreseinkommen auf den betrieblichen „Gewinn vor Steuern“ müssen Sie also noch die zu zahlende Einkommensteuer vorwegnehmen. Da die endgültige Steuerlast nicht nur vom Familienstand und der Kinderzahl abhängig ist (sondern auch von weiteren Einkünften, Sonderausgaben und steuerlich anerkannten „außergewöhnlichen Belastungen“), kann es sich naturgemäß nur um eine grobe Schätzung handeln. Als Anhaltspunkt für die anschließende betriebliche Kalkulation genügt die aber vollauf.

Hintenrum, durch die Brust …

Schwerer wiegt da schon das Problem, dass Sie eine „In-sich-Rechnung“ (= „Rekursion“) vornehmen müssen: Angenommen, Sie haben inklusive sozialer Sicherung einen privaten Einkommensbedarf von 45.000 Euro ermittelt. Dann können Sie in den Steuertabellen ja nicht einfach die auf 45.000 Euro anfallenden Steuern ablesen. Vielmehr müssen Sie die Antwort auf die Frage finden:

„Wie hoch muss mein zu versteuerndes Einkommen sein, damit nach Abzug von Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag unterm Strich 45.000 Euro übrig bleiben?“

Aus der folgenden Tabelle können Sie überschlägig ablesen, wie hoch der Gewinn vor Steuern in Abhängigkeit vom Familienstand in etwa sein muss, um ein bestimmtes gewünschtes Einkommen zu erzielen (Steuertarif-Stand: 2010):

Wenn ein lediger Selbstständiger ein Nettoeinkommen von 45.000 Euro benötigt, muss er demnach einen Gewinn vor Steuern von gut 65.000 Euro erwirtschaften. Seinem verheirateten Kollegen genügt dafür unter ansonsten gleichen Bedingungen bereits ein Gewinn von knapp 56.000 Euro.

Tool-Tipp: Abgabenrechner

Wenn Sie Ihre Steuerbelastung genauer ermitteln wollen, nutzen Sie das Einkommensteuermodul des Online-Abgabenrechners, den das Bundesfinanzministerium bereitstellt. Mit der Rechenhilfe können Sie jederzeit „Was-wäre-wenn“-Szenarios durchspielen.

Schnell und schmutzig: Der Gehalts-Multiplikator

Waren die bisherigen drei Schritte Ihnen zu kleinkariert? Sie wollen Ihre bisherige Angestelltentätigkeit künftig als Selbstständiger ausüben und wären zunächst einmal mit dem Erhalt des bisherigen Lebensstandards ganz zufrieden? Dann können Sie es sich auch ganz einfach machen und einfach Ihr bisheriges Angestellten-Honorar zugrunde legen. Um keine Milchmädchenrechnung anzustellen, sollten Sie dabei jedoch mindestens dreierlei beachten:

  • Multiplizieren Sie Ihr bisherige Jahres-Bruttogehalt mindestens mit dem Faktor 1,5: Immerhin müssen Sie künftig ja für alle Sozialversicherungskosten alleine aufkommen – inklusive Arbeitgeberanteil, versteht sich!
  • Denken Sie daran, dass Sie als Angestellter auch dann Ihr Gehalt bekommen haben, wenn Sie in Urlaub, krank, bei Fortbildungen und auf Betriebsausflügen waren – oder Sie in Ermangelung von Kundenaufträgen Ihrem Chef einen Bildschirmschoner programmiert haben.
  • Selbstständige hingegen bekommen in aller Regel nur die Zeit bezahlt, in der sie tatsächlich produktiv für ihre Kunden gearbeitet haben.
  • Vergessen Sie nicht, dass Sie als Freelancer alleine sind und somit zusätzliche Verwaltungsaufgaben auf Sie zukommen (zum Beispiel die Buchhaltung oder Kundenakquise). Entweder verlängert sich dadurch Ihre Arbeitszeit oder Sie erledigen in der gleichen Zeit weniger Aufträge, für die Sie Rechnungen schreiben können. Umgekehrt kann es phasenweise passieren, dass Sie zwar eigentlich Zeit hätten, es aber gerade Auftragsflaute herrscht.

Genau genommen dürfen Sie auch das unternehmerische Risiko (das Sie als Angestellter ja nicht tragen mussten) und die Verzinsung des eingesetzten Kapitels nicht vergessen: Wenn Sie die Büroausstattung oder den Geschäftswagen aus Ihrem Privatvermögen vorfinanzieren, dann bekommen Sie auf diese finanziellen Mittel ja keine Zinsen. Selbst wenn die Habenzinsen aus risikolosen Geldanlagen heutzutage kaum der Rede Wert sind: Wer mit spitzem Bleistift rechnet, muss deren Gegenwert ebenfalls in seinen Unternehmerlohn einrechnen.

Ausblick

Nachdem Sie Ihren gewünschten Gewinn vor Steuern differenziert anhand Ihrer privaten Lebenshaltungskosten (oder schnell und schmutzig per Gehalts-Multiplikator) ermittelt haben, können Sie bildlich gesprochen endlich vom Wohnzimmertisch an den Büroschreibtisch wechseln. Ab sofort befinden Sie sich in der „betrieblichen Sphäre“. Im zweiten Teil des Kalkulationsartikels erläutern wir die Kalkulationsschritte „Vom Gewinn über die Kosten zum Umsatz – und wieder zurück„.

Update: 05.08.2010
Erstveröffentlichung 29.01.2007

Lukas Schlömer

Lukas Schlömer ist ein pseudonymer Autor, der unter diesem Namen ausschließlich für Dr. Web schreibt.

2 Kommentare

  1. Guten Tag,
    zuerst einmal muss ich sagen das ich von dieser doch sehr detailierten
    Auskunft sehr beeindruckt bin, da man auf die Frage (Brutto/Netto/Selbstst.)
    meist nur einen Rechner hingeknallt bekommt.
    Ich betreibe seit 7 Jahren recht erfolgreich einen Imbiss,zahle nicht in die
    Rentenkasse oder Arbeitslosenversicherung, (andere Absicherungen) aber natürlich als freiwilliges Mitglied in die gesetzliche Krankenversicherung.
    Auf Grund einer Krankheit wird mir zur Zeit Krankengeld von meiner Kasse
    bezahlt (70%VON brutto bzw. bis zu 90%von netto).
    Das veranlasste mich zu der Frage, wie hoch ist nun eigendlich netto, bzw.
    brutto für die Krankenkasse.
    Für einen Arbeitnehmer recht einfach durch die Lohnabrechnung ersichtlich.
    Ich selber habe allerdings immer noch offene Fragen.
    Nehmen wir mal an mein Betrieblicher Gewinn beträgt laut Steuerbrief 20.000 € p.a./ danach wäre das dann wohl mein Nettojahresgehalt, oder
    gut 1.650 € pro Monat. Allerdings zahle ich von diesem Geld noch meine
    Krankenkassenbeiträge in Höhe von knapp 400 € monatlich.
    Während sich die Krankenkassenbeiträge bei einem Arbeitnehmer im Bruttogehalt wiederfinden, befinden sich meine im Nettogehalt ?
    Danach wären also die mir verbleibenden 1250 € mein Netto vom Netto/Brutto?
    Gar nicht so einfach, oder…. :)
    Eine Diskussion wert wäre wohl auch die „allseits beliebte“ Gewerbesteuer,
    Selbstständigensteuer ?
    Da es viele Arbeitnehmer gibt, die mit Sicherheit weit über die 24.000 €
    Grenze liegen, wäre es interessant zu wissen, ob es auch so eine Art
    „Arbeitnehmer plus Steuer“ gibt.
    Ich wünsche Ihnen ein schönes Fest, und ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2015.
    LG
    peter kraft

  2. Vielen Dank für den sehr gut aufgeschlüsselten Beitrag. Rechne ich meine Krankenversicherung, die ich als selbständiger zahle in die Lebenserhaltungskosten ein oder an welcher Stelle finden diese Berücksichtigung.

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