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Kalkulation für Webdesigner: Auskommen mit dem Einkommen

Was muss ich als Selbstständiger verdienen, um meinen Lebensunterhalt bestreiten zu können? Welche Ausgaben und Steuern sind privat, welche kann ich als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen? Teil 1 unseres Kalkulationsartikels erklärt die wichtigsten Kalkulationsschritte…

Was muss ich als Selbstständiger verdienen, um meinen Lebensunterhalt bestreiten zu können? Welche Ausgaben und Steuern sind privat, welche kann ich als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen?

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Die Frage “Werde ich auskommen mit meinem Einkommen?” ist für angehende Selbstständige aus vielerlei Gründen schwer zu beantworten:

  • Die bisherige verlässliche monatliche Berechnungsbasis fehlt: An die Stelle des mehr oder weniger gleich bleibenden Monatseinkommens als Angestellter treten Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb oder einer freiberuflichen Tätigkeit. In welcher Höhe und zu welchem Zeitpunkt die auf dem Konto landen, ist naturgemäß ungewiss.
  • Der private Finanzbedarf ist vielfach nicht genau bekannt.
  • Obendrein ist er keine feste Größe: und zwar weder auf der Ausgabenseite (zum Beispiel durch schwankende Sozialversicherungsbeiträge, Konsumverzicht oder -steigerung) noch auf der Einnahmenseite (z. B. durch mitverdienende Ehepartner, eigene Nebenjobs oder auch öffentliche und private Gründungszuschüsse).
  • Manche Kalkulationsgrößen lassen sich bei Licht betrachtet erst im Nachhinein ermitteln: Das gilt zum Beispiel für wichtige Steuerarten (insbesondere die Gewerbesteuer und die Einkommensteuer).
  • Es gibt verschiedene Stellschrauben, über die der Unternehmerlohn beeinflusst werden kann: Angefangen bei den Betriebsausgaben über den Absatz (die Anzahl der verkauften Produkte oder Dienstleistungen) bis hin zu den Angebotspreisen oder auch die Zusammensetzung des Dienstleistungs- oder Warenangebots.
  • Nicht zu vergessen: Kein noch so genau kalkulierter Preis bietet die Gewähr dafür, dass er sich am Markt realisieren lässt. Und keineswegs jeder Marktteilnehmer kann den üblichen Marktpreis in Verhandlungen mit seinen Kunden auch tatsächlich durchsetzen. Wer ausgehend von seinen privaten Lebenshaltungskosten (plus Steuern und Abgaben) zu bestimmten Gewinn-, Kosten-, Umsatz-, Absatz- und letztlich Preisvorstellungen gekommen ist, hat also unter Umständen die Rechnung ohne den Wirt gemacht.

Trotzdem sollte sich niemand vom Motto “Wer plant, irrt genauer!” davon abhalten lassen, Klarheit über seinen privaten und betrieblichen Kostenapparat herzustellen. Nur so verschaffen Sie sich einen realistischen Anhaltspunkt für die Größenordnung von Preisen und Umsätzen. Erst dann wissen Sie, ob Sie wirtschaftlich arbeiten und wo bei Preisverhandlungen notfalls Ihre Schmerzgrenze liegt.

Monats- oder Jahresperspektive?

Die meisten Privatleute haben einen mehr oder weniger guten Überblick über ihre monatlichen Einnahmen und Ausgaben. Aufgrund der Ungleichverteilung von Einnahmen und Ausgaben rechnen Selbstständige jedoch grundsätzlich mit Jahresangaben. Da viele Ausgabenpositionen quartalsweise oder jährlich anfallen, müssen sie zunächst auf den Monat umgelegt werden, um die Berechnungsbasis zu vereinheitlichen. Anschließend multiplizieren Sie den kalkulierten Monatsbedarf mit 12, um das Jahreseinkommen zu ermitteln. Sie können selbstverständlich auch umgekehrt gleich die einzelnen monatlichen Ausgaben aufs Jahr hochrechnen: So oder so kommen Sie zum benötigten Netto-Jahreseinkommen, das mindestens aus der selbstständigen Tätigkeit erwirtschaftet werden soll.

Brutto- und Netto-Perspektive

Damit bei den folgenden Kalkulationsschritten keine Missverständnisse entstehen, muss die Bedeutung der Begriffe Brutto- und Nettoeinkommen vereinheitlicht werden: Denn in den Ohren von Angestellten klingen die Begriffe “Brutto” und “Netto” vielfach etwas anders als für Selbstständige:

Angestellte verstehen unter dem Netto-Einkommen üblicherweise den Betrag, den ihr Arbeitgeber monatlich auf ihr Konto überweist. Der hat zuvor auf Basis des vereinbarten monatlichen Bruttogehalts bereits die Lohnsteuer (= Einkommensteuervorauszahlung) abgezogen und ans Finanzamt weitergeleitet. Außerdem hat er die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen und zusammen mit seinem Arbeitgeberanteil an die Krankenkasse überwiesen (die wiederum die anteiligen Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung an die Arbeitsagentur und den Rentenversicherungsträger weiterleitet). Das monatliche Netto-Einkommen haben Angestellte also mehr oder weniger zur freien Verfügung: Die wichtigsten Steuern- und Pflichtabgaben sind in aller Regel bereits weitgehend bezahlt.

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Selbstständige sind einerseits Geschäftsleute und andererseits Privatleute: Sie müssen denn auch mit zwei verschiedenen Brutto-/Nettorechnungen operieren. Innerhalb ihres Betriebes bekommen Sie von ihren Kunden grundsätzlich Brutto-Überweisungen: Darin enthalten sind die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) und der betriebliche Netto-Erlös (= Umsatz):

  • Von der eingenommenen Umsatzsteuer zieht der (umsatzsteuerpflichtige) Unternehmer den Umsatzsteueranteil ab, den er selbst bei seinen Einkäufen für den Betrieb bezahlt hat (=Vorsteuer). Die Differenz (=Zahllast) überweist er ans Finanzamt. Ist die gezahlte Vorsteuer im Einzelfall höher als die eingenommene Umsatzsteuer, gibt es eine Erstattung vom Finanzamt.
  • Von der Summe ihres jährlichen Umsatzes dürfen Selbstständige sämtliche (Netto-!)Betriebsausgaben abziehen. So kommen sie zum Unternehmerlohn, dem “Gewinn vor Steuern”. Da von dem zuvor weder Einkommensteuern noch Sozialabgaben bezahlt worden sind, handelt es sich dabei aus Sicht des Privatmenschen also erneut um einen “Bruttobetrag”.
  • Der Gewinn vor Steuern ist erstens einkommensteuerpflichtig und zweitens gehen noch die kompletten Sozialversicherungs-Ausgaben ab, die ja direkt vom privaten Bankkonto abgebucht werden.

Die Rückwärtsrechnung im Überblick

Wenn es nun darum geht, vom gewünschten Jahres-Nettoeinkommen zunächst auf den erforderlichen Gewinn vor Steuern, anschließend auf den dafür benötigten Jahresumsatz und schließlich auf die passenden Preise für einzelne Produkte oder Dienstleistungen zu schließen, rechnen Sie ausgehend von den Lebenshaltungskosten grob gesagt wie folgt:

  • Lebenshaltungskosten
    plus

  • Ausgaben für die Sozialversicherungen insbesondere (Kranken-, Pflege-, Unfall-, Arbeitslosenversicherung und Altersvorsorge)
    minus
  • sonstige private Einnahmen (Nebenjobs, Partnereinkommen, Kindergeld, Zuschüsse, Beihilfen)
    plus
  • Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag
    gleich
  • Gewinn vor Steuern (quasi der “Brutto-Unternehmerlohn”)
    plus

  • Betriebsausgaben
    gleich

  • Plan-Umsatz
    dividiert durch
  • Absatz (z. B. Stück- oder Stundenzahl)
    gleich
  • Stückpreis oder Stundensatz.

Die Umsatzsteuer können Sie an dieser Stelle vernachlässigen: Die stellt in den allermeisten Fällen einen “durchlaufenden Posten” dar. Soweit der Schnelldurchgang – nun zu den einzelnen Rechenschritten:

Kalkulationsschritt 1: Die Lebenshaltungskosten

Wer aus einer abhängigen Beschäftigung in die Selbstständigkeit wechselt, um seine Arbeitskraft künftig als Freelancer zu vermarkten, orientiert sich sinnvollerweise zunächst einmal am privaten Einkommensbedarf.

Sie haben also zunächst einmal die private Kappe auf. Sie sitzen bildlich gesprochen an Ihrem Wohnzimmertisch und machen eine Aufstellung über Ihre laufenden privaten Lebenshaltungskosten, insbesondere …

  • Miete (bzw. Zinsen und Tilgung der Eigenheim-Hypothek)
  • Wohn-Nebenkosten (Heizung, Wasser, Strom, laufende Reparaturen, ggf. Grundsteuern)
  • private Mobilitätskosten (Auto, öffentliche Verkehrsmittel)
  • Versicherungen aller Art (inklusive (!) soziale Sicherung, = Kranken-, Pflege- und Unfallversicherung sowie Altersvorsorge),
  • Lebens-, Genuss- und Pflegemittel, Haushaltszubehör,
  • laufende Anschaffungen (Mobiliar, technische Geräte, Kleidung)
  • private Dienstleistungen (Friseur, Handwerker)
  • Aufwendungen für Kinder (Taschengeld, Schulbücher, Klassenfahrten)
  • Telefon-, Online- und Mediengebühren
  • Reisen und Freizeit-Ausgaben (Kino, Theater, Restaurant- und Kneipenbesuch)
  • Reserven für Unvorhergesehenes (z. B. Zahnersatz, neue Heizung …)

Am besten übernehmen Sie die Zahlen möglichst genau aus den Bank-Kontoauszügen des vergangenen Jahres. Auf diese Weise sinkt zudem die Gefahr, dass Sie wichtige Ausgabenposition übersehen.

Kalkulationsschritt 2: Sonstige Einnahmequellen

Von der Gesamtsumme Ihrer privaten Lebenshaltungskosten ziehen Sie das übrige laufende Familieneinkommen ab, das Ihnen neben dem zu erwirtschaftenden Gewinn aus Ihrer Selbstständigkeit zur Verfügung steht, darunter …

  • Einkommen des Lebenspartners (oder anderer Familienangehöriger),
  • eigene Nebeneinkünfte,
  • Kindergeld und
  • Kapitalerträge (Zinsen aus Geldanlagen, Aktiendividenden etc.).

Und wohin gehört der Gründungszuschuss?

Wichtig: Sofern Sie den Gründungszuschuss von der Arbeitsagentur bekommen (oder einplanen), gehört der ebenfalls zu Ihren privaten Einkünften! Er dient während der ersten 9 bis 15 Monate Ihrer Selbstständigkeit der Sicherung Ihres Lebensunterhaltes (und dem Ihrer Familie). Es handelt sich also keinesfalls um eine betriebliche Einnahme. Die Beihilfe ist außerdem vollständig steuerfrei: Sie unterliegt weder der Gewerbe- noch der Einkommensteuer und auch nicht der Steuerprogression.

Kalkulationsschritt 3: Die (private) Steuerbelastung

Nachdem Sie das Mindest-Jahreseinkommen ermittelt haben, das Sie aus der selbstständigen Tätigkeit erwirtschaften wollen, können Sie leider noch nicht gleich die Unternehmer-Kappe aufsetzen: Denn Sie dürfen das Finanzamt nicht vergessen. Ihre angestrebten Gewinne aus selbstständiger Tätigkeit sind schließlich einkommensteuerpflichtig.

Die anfallende Einkommensteuer entrichten Sie jedoch nicht als Unternehmer, sondern als Privatperson: Einkommensteuerzahlungen haben in der betrieblichen Kalkulation eines Selbstständigen (im Normalfall) also ebenso wenig verloren wie die Beiträge zu Sozialversicherung!

Sonderfall: Angestellte Unternehmer

Die (private) “Lohnsteuer” und die Sozialversicherungsbeiträge eines Unternehmers tauchen nur dann in der betrieblichen Buchführung auf, wenn er zugleich Angestellter seines eigenen Unternehmens ist. Das ist zum Beispiel bei vielen GmbHs der Fall, in denen ein Anteilseigner (= Gesellschafter) zugleich Angestellter (zum Beispiel Geschäftsführer) ist. Freiberufler und ähnliche Solo-Unternehmer sind hingegen üblicherweise nicht bei sich selbst angestellt.

Bei der Rückrechnung vom benötigten privaten Jahreseinkommen auf den betrieblichen “Gewinn vor Steuern” müssen Sie also noch die zu zahlende Einkommensteuer vorwegnehmen. Da die endgültige Steuerlast nicht nur vom Familienstand und der Kinderzahl abhängig ist (sondern auch von weiteren Einkünften, Sonderausgaben und steuerlich anerkannten “außergewöhnlichen Belastungen”), kann es sich naturgemäß nur um eine grobe Schätzung handeln. Als Anhaltspunkt für die anschließende betriebliche Kalkulation genügt die aber vollauf.

Hintenrum, durch die Brust …

Schwerer wiegt da schon das Problem, dass Sie eine “In-sich-Rechnung” (= “Rekursion”) vornehmen müssen: Angenommen, Sie haben inklusive sozialer Sicherung einen privaten Einkommensbedarf von 45.000 Euro ermittelt. Dann können Sie in den Steuertabellen ja nicht einfach die auf 45.000 Euro anfallenden Steuern ablesen. Vielmehr müssen Sie die Antwort auf die Frage finden:

“Wie hoch muss mein zu versteuerndes Einkommen sein, damit nach Abzug von Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag unterm Strich 45.000 Euro übrig bleiben?”
Aus der folgenden Tabelle können Sie überschlägig ablesen, wie hoch der Gewinn vor Steuern in Abhängigkeit vom Familienstand in etwa sein muss, um ein bestimmtes gewünschtes Einkommen zu erzielen (Steuertarif-Stand: 2010):


Wenn ein lediger Selbstständiger ein Nettoeinkommen von 45.000 Euro benötigt, muss er demnach einen Gewinn vor Steuern von gut 65.000 Euro erwirtschaften. Seinem verheirateten Kollegen genügt dafür unter ansonsten gleichen Bedingungen bereits ein Gewinn von knapp 56.000 Euro.

Tool-Tipp: Abgabenrechner

Wenn Sie Ihre Steuerbelastung genauer ermitteln wollen, nutzen Sie das Einkommensteuermodul des Online-Abgabenrechners, den das Bundesfinanzministerium bereitstellt. Mit der Rechenhilfe können Sie jederzeit “Was-wäre-wenn”-Szenarios durchspielen.

Schnell und schmutzig: Der Gehalts-Multiplikator

Waren die bisherigen drei Schritte Ihnen zu kleinkariert? Sie wollen Ihre bisherige Angestelltentätigkeit künftig als Selbstständiger ausüben und wären zunächst einmal mit dem Erhalt des bisherigen Lebensstandards ganz zufrieden? Dann können Sie es sich auch ganz einfach machen und einfach Ihr bisheriges Angestellten-Honorar zugrunde legen. Um keine Milchmädchenrechnung anzustellen, sollten Sie dabei jedoch mindestens dreierlei beachten:

  • Multiplizieren Sie Ihr bisherige Jahres-Bruttogehalt mindestens mit dem Faktor 1,5: Immerhin müssen Sie künftig ja für alle Sozialversicherungskosten alleine aufkommen – inklusive Arbeitgeberanteil, versteht sich!
  • Denken Sie daran, dass Sie als Angestellter auch dann Ihr Gehalt bekommen haben, wenn Sie in Urlaub, krank, bei Fortbildungen und auf Betriebsausflügen waren – oder Sie in Ermangelung von Kundenaufträgen Ihrem Chef einen Bildschirmschoner programmiert haben.
  • Selbstständige hingegen bekommen in aller Regel nur die Zeit bezahlt, in der sie tatsächlich produktiv für ihre Kunden gearbeitet haben.
  • Vergessen Sie nicht, dass Sie als Freelancer alleine sind und somit zusätzliche Verwaltungsaufgaben auf Sie zukommen (zum Beispiel die Buchhaltung oder Kundenakquise). Entweder verlängert sich dadurch Ihre Arbeitszeit oder Sie erledigen in der gleichen Zeit weniger Aufträge, für die Sie Rechnungen schreiben können. Umgekehrt kann es phasenweise passieren, dass Sie zwar eigentlich Zeit hätten, es aber gerade Auftragsflaute herrscht.

Genau genommen dürfen Sie auch das unternehmerische Risiko (das Sie als Angestellter ja nicht tragen mussten) und die Verzinsung des eingesetzten Kapitels nicht vergessen: Wenn Sie die Büroausstattung oder den Geschäftswagen aus Ihrem Privatvermögen vorfinanzieren, dann bekommen Sie auf diese finanziellen Mittel ja keine Zinsen. Selbst wenn die Habenzinsen aus risikolosen Geldanlagen heutzutage kaum der Rede Wert sind: Wer mit spitzem Bleistift rechnet, muss deren Gegenwert ebenfalls in seinen Unternehmerlohn einrechnen.

Nachdem Sie in einem ersten Schritt den zur Deckung Ihres privaten Lebensunterhalts benötigten Gewinn vor Steuern ermittelt haben, kalkulieren Sie den dafür benötigten Planumsatz und rechnen ihn in passende Stundensätze oder Stückpreise um. Dann vergleichen Sie das kalkulatorische Preisniveau mit den Marktkonditionen und legen schließlich Ihre Preise fest. Dieser Artikel wurde überarbeitet und auf den derzeit aktuellen Stand gebracht.


Ganz gleich, ob Sie Ihren gewünschten Gewinn vor Steuern anhand Ihrer privaten Lebenshaltungskosten oder per Gehalts-Multiplikator ermittelt haben, nun können sie bildlich gesprochen endlich vom Wohnzimmertisch an den Büroschreibtisch wechseln. Ab sofort befinden Sie sich in der betrieblichen Sphäre.

Bei der internen Preiskalkulation nehmen Sie als Selbstständiger die am Ende des Jahres fällige Gewinnermittlung gedanklich vorweg. Sie stellen sie einfach auf den Kopf:

  • Sie nehmen den gewünschten Gewinn vor Steuern,
  • addieren die dafür erforderlichen Betriebsausgaben hinzu und ermitteln auf diese Weise Ihren (Plan-)Umsatz.
  • Den wiederum verteilen Sie auf die produktiven Stunden (das sind die, die Sie Ihren Kunden tatsächlich in Rechnung stellen können) und kommen so zu Ihrem Stundensatz.
  • Sofern Sie unterschiedliche Dienstleistungen zu differenzierten Stundensätzen anbieten wollen, verteilen Sie Ihren geplanten Jahresumsatz auf die verschiedenen Honorarquellen. Den Verteilungsschlüssel bildet die voraussichtlich darauf jeweils verwendete Arbeitszeit.
  • Da Sie bereits wissen, was “hinten rauskommen” soll, ermitteln Sie im nächsten Schritt zunächst einmal Ihre jährlichen Kosten.

Kalkulationsschritt 4: Vom Gewinn über die Kosten zum Umsatz

Genau genommen ist an dieser Stelle zu unterscheiden zwischen

  • den Fixkosten (die unabhängig vom Umsatz anfallen) und
  • den variablen Kosten (die in Abhängigkeit von der Zahl und dem Umfang von Einzelaufträgen anfallen, zum Beispiel Reisekosten).

Da die Zusammensetzung des Kostenapparats je nach Branche sehr unterschiedlich ist, legen wir im Folgenden der Einfachheit halber nur die Fixkosten zugrunde. Angesichts der überschaubaren Kostenstruktur bei typischen Solo-Unternehmern (wie zum Beispiel selbstständigen Webdesignern), ist diese Vereinfachung durchaus vertretbar.

Sie müssen nur darauf achten, dass Sie alle auftragsbezogenen Zusatzkosten im Einzelfall auch tatsächlich an Ihre Kunden weiterreichen. Sollte das nicht möglich sein, müssen Sie die nicht “fakturierbaren” Einzelkosten (= nicht in Rechnung gestellten auftragsbezogenen Kosten) aufs Jahr hochrechnen und als Fixkosten behandeln, das heißt auf sämtliche Aufträge (und Kunden) umlegen.

Typische Betriebsausgaben

Die folgenden Betriebsausgaben fallen bei betrieblichen Einzelkämpfern auf dem IT-Sektor üblicherweise an:

  • Büro-Miete (ersatzweise Raumkosten des heimischen Arbeitszimmers),
  • Werbung,
  • Büroausstattung,
  • Büromaterial,
  • Telekommunikations- und Onlinekosten,
  • Darlehenszinsen,
  • Reisekosten,
  • Beratungs- und Weiterbildungskosten,
  • gegebenenfalls Personalkosten (Hilfskräfte),
  • betriebliche Versicherungen,
  • Beratung und Weiterbildung,
  • (Abschreibungen auf) Geschäftswagen und
  • (Abschreibungen auf) Büroausstattung, Computer und Peripheriegeräte.

Abschreibungen auf Investitionen?

Wichtig: Ob Sie bei Ihren internen Kalkulationen die Steuervorschriften beachten oder nicht, bleibt Ihnen überlassen. Das gilt auch für das gewählte Abschreibungsverfahren. Zur Erinnerung: Anschaffungen im Wert über 410 Euro dürfen Sie im Jahr der Anschaffung nicht in voller Höhe steuerlich geltend machen. Diese Ausgaben müssen im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung vielmehr über die “betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer” verteilt werden. Bei einem Pkw beträgt die zum Beispiel sechs Jahre, bei einem PC drei Jahre.

(Weiterführende Informationen entnehmen Sie unserem Grundlagenbeitrag “Abschreibungen: Zumutung oder Segen?“).

Auf welche Weise Sie (die Finanzierung von) Investitionen in Ihre Preiskalkulation einbeziehen, können Sie jedoch selbst entscheiden. Sie müssen sich nur darüber im Klaren sein, welche Auswirkungen Ihre Entscheidung hat. Denn, ob Sie den Wert einer Anlage ganz, teilweise oder gar nicht in Ihre Kostenrechnung einbeziehen, hat unmittelbar Auswirkungen auf die Höhe kostendeckender und Existenz sichernder Preise:

Angenommen, Sie betrachten die Anschaffung der neuen High-End-Workstation oder gar die des 7er-BMWs im ersten Jahr in voller Höhe als Betriebsausgabe, dann müssen Sie unterm Strich von Ihren Kunden deutlich höhere Honorare verlangen, als wenn Sie das nicht tun (in dem Fall ist dann die Darlehenslaufzeit halt entsprechend länger).

Wer umgekehrt ganz oder weitgehend ohne Investitionen auskommt (indem er zum Beispiel auf einen Geschäftswagen verzichtet und/oder seine Kundenaufträge am alten Privat-PC erstellt), kommt anfangs rechnerisch mit wesentlich geringeren Umsätzen und niedrigeren Angebotspreisen über die Runden. Der gleiche Anbieter wird aber früher oder später zwangsläufig mit überholter oder defekter Betriebsausstattung zu kämpfen haben und nicht über die notwendigen Mittel für Ersatzbeschaffungen verfügen.

Konsequenz: Auch wenn Sie kostenmäßig unter noch so günstigen Bedingungen arbeiten (mietfreie Arbeit im Heimbüro, Nutzung vorhandener technischer Infrastruktur, Mitarbeit von Angehörigen), tun sie normalerweise gut daran, die “eigentlich notwendigen” Kosten einzukalkulieren. Nur so kommen Sie zu realistischen Preisen.

In Bezug auf die Abschreibungen heißt das: Rechnen Sie grundsätzlich mit der tatsächlichen Nutzungsdauer. Wenn Sie jedes Jahr einen neuen Computer brauchen, müssen Sie dessen Kaufpreis selbst dann in voller Höhe als Betriebsausgabe kalkulieren, wenn das Finanzamt das buchhalterisch nicht gestattet und im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung auf der dreijährigen Abschreibungsdauer besteht!

Vorzeitige Vollabschreibung oder Verkauf

In manchen Fällen ist es unvermeidbar, Jahr für Jahr (zum Beispiel) die allerneueste PC-Generation anzuschaffen (denken Sie nur an Programmierer oder Tester von Computerspielen). Wenn Sie gegenüber dem Finanzamt die vorzeitige technische oder wirtschaftliche Vollabschreibung von betrieblichen Anlagen geltend machen wollen, müssen Sie dafür gute Gründe nennen können. Etwas anderes ist es, wenn Sie Ihre “alten” Computer unterhalb des buchhalterischen Restwerts verkaufen und dadurch rechnerisch Verlust machen. Hauptsache, Sie verkaufen an Dritte und erzielen übliche Gebrauchtwarenpreise.

Kalkulationsschritt 5: Gesamtarbeitszeit ermitteln

Angestellte haben’s gut. Solange sie regelmäßig im Büro “auf der Matte stehen”, sich keine größeren Verfehlungen zuschulden kommen lassen und ihr Chef zahlungsfähig ist, können sie Monat für Monat mit einer Gehaltsüberweisung in der arbeitsvertraglich vereinbarten Höhe rechnen. Und zwar auch dann, wenn in ihrem Betrieb Auftragsflaute herrscht oder sie in Urlaub, krank und auf Fortbildung sind.

All diese Unwägbarkeiten müssen Selbstständige von vornherein in ihre Preise einkalkulieren. Mehr noch, anders als bei Angestellten genügt es in der Regel nicht, nur seine Arbeitskraft zur Verfügung zu stellen: Hat der Kunde am Ergebnis etwas auszusetzen, sind oft langwierige unbezahlte Nacharbeiten erforderlich. Zunächst einmal unbezahlt sind auch all die Vermarktungs- und Verwaltungsarbeiten, die in größeren Unternehmen häufig von eigens dafür eingestellten Mitarbeitern erledigt werden. Denken Sie nur an:

  • Einkauf und Vertrieb,
  • Werbung und PR,
  • Buchhaltung und Steuer oder auch
  • Reparatur, Wartung und Reinigung.

Wundern Sie sich da noch über die oft “horrenden” Stundensätze von Dienstleistern? Doch eins nach dem anderen. Ein Jahr hat bekanntlich 365 Tage.

  • Wenn Sie davon die 52 Wochenenden abziehen, bleiben noch 261 Tage.
  • Sie wollen karge 3 Wochen Urlaub (= 15 Arbeitstage) machen? Rest: 246 Tage.
  • Eine Woche krank oder aus anderen Gründen arbeitsunfähig (von Fortbildungen ganz zu schweigen)? Bleiben unterm Strich noch 241 Tage.

Ausgehend von einem achtstündigen Normalarbeitstag ergeben sich demnach 241 x 8 = 1.928 Arbeitsstunden pro Jahr – wohlgemerkt bei einer 100-prozentigen Auslastung!

Kalkulationsschritt 6: Produktive Arbeitszeit

Wie nah Sie an diese theoretische Marke kommen, hängt von den Bedingungen Ihres Einzelfalls ab. Viele Gründer wären in der Anlaufphase mit einer Auslastung von 50 Prozent hoch zufrieden. Selbst alte Hasen unter den Solo-Selbstständigen kommen selten auf mehr als 75 Prozent. Und selbst, wenn sie voll ausgelastet sind, müssen die Routinetätigkeiten abends, am Wochenende oder während des Urlaubs erledigt oder an externe Dienstleister vergeben werden. Ein Auslastungsgrad von zwei Drittel der insgesamt 1.928 Stunden, das entspricht etwa 1.285 produktiven Stunden, kann also als guter Durchschnitt gelten. In dem Fall rechnen Sie wie folgt weiter:

Angenommen Sie wollen als verheirateter selbstständiger Webdesigner ein Jahreseinkommen von 56.000 Euro erwirtschaften (um “netto” 45.000 Euro = 3.750 Euro pro Monat zur Verfügung zu haben, wovon Sie aber noch die Krankenversicherung und Altersvorsorge bestreiten müssen, vgl. Teil 1 des Beitrags). Nehmen wir weiter an, es fallen zurückhaltend geschätzte 14.000 Euro Betriebsausgaben an, dann müssen Sie im Laufe von 1.285 Stunden einen Plan-Umsatz von 70.000 Euro erwirtschaften. Das entspricht einem Stundensatz von rund 55 Euro oder einem Tagessatz von 440 Euro.

Und die Umsatzsteuer?

Die kommt noch obendrauf: Bei allen bisherigen Werten handelte es sich um Nettobeträge. Wenn Sie hauptsächlich mit gewerblichen Kunden zusammenarbeiten, stellen die 55 Euro bereits den entscheidenden Endpreis dar (die zusätzlich berechnete 19-prozentige Umsatzsteuer zieht dieser Kundenkreis ja von seinen eigenen Umsatzsteuereinnahmen ab). Wenn Sie jedoch überwiegend “vorsteuerabzugsberechtigte” Kunden bedienen (zum Beispiel Behörden, Vereine oder gar Privatleute), dann wird aus dem Stundensatz von 55 Euro unter Strich ein Endverkaufspreis mehr als 65 Euro!

Und was sagt die Konkurrenz dazu?

Mit dem (exemplarisch) ermittelten Stundensatz von 55 Euro lägen Sie als selbstständiger Webdesigner recht genau im bundesweiten Honorar-Mittelfeld. Ob Sie Ihre Preisvorstellung jedoch tatsächlich am Markt durchsetzen können, hängt von Ihren Qualifikationen, Erfahrungen, Ihrem Standort, der Zielgruppe und natürlich Ihrem Verhandlungsgeschick ab.

Im Übrigen müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Stundensatz für Sie selbst zwar die zentrale Orientierungsgröße darstellt. In den Verhandlungen mit Ihrer Kundschaft spielt der Stundensatz in vielen Fällen jedoch nur eine nachgeordnete Rolle. Hier geht es vielmehr darum, den eigenen Stundensatz im Rahmen von Festpreiskalkulationen an den Kunden zu bringen. Voraussetzung dafür wiederum sind Erfahrungswerte über die durchschnittliche Dauer abnahmereifer Werkvertragsprojekte.

Preisgestaltung für Webdesigner

Den Preis für das Design einer Website festzulegen, grenzt manchmal ans Unmögliche. Eine gut gestaltete Website kann alles zwischen mehreren tausend Dollar und weniger als fünfzig Dollar kosten, je nach Art und Aufbau der Präsenz und hundert anderen Aspekten. Und genau die können es so schwer machen festzulegen, wie viel die eigene Arbeit kosten soll: Woher weiß ich zum Beispiel, was meine Konkurrenz für einen vergleichbaren Internetauftritt verlangt?

Die Preisgestaltung kann nicht einheitlich ausfallen: Während für den Laien die meisten Websites gleich aussehen, gibt es bei der Wahl des Frameworks und der Verarbeitungsprozesse große Unterschiede, die für die stark voneinander abweichenden Preise verantwortlich sind. Die Kosten für eine Website, für deren Gestaltung Sie einfach nur ein neues WordPress-Theme entwerfen müssen, sollten anders ausfallen als für eine E-Commerce-Website, auf der mit sehr viel mehr Besucherverkehr zu rechnen ist. Wir kommen also wieder auf die Frage zurück: wie setzt sich mein Preis zusammen. In diesem Artikel betrachten wir vier Webdesigner, wie sie ihre Preise kalkulieren – und was Sie aus ihrem
Erfahrungsschatz lernen können.

Bauen Sie Puffer in Ihre Kalkulation ein

Wenn Sie Ihre Preise festlegen, dürfen Sie Ihre Ausgaben nicht unterschätzen. Ganz leicht werden ein oder zwei Posten übersehen, beispielsweise die Kranken- oder Rentenversicherung, und Ihre Kalkulation stimmt hinten und vorne nicht mehr. Wenn Sie Ihren Bedarf abschätzen, sollten Sie auf jeden Fall noch einen Puffer einbauen: Von Ihrem Einkommen sollten Sie auch Rücklagen bilden, Notfälle überbrücken und Steigerungen bei Ihren Ausgaben bestreiten können.

Dies alles zusammengenommen bedeutet, dass der Betrag, den Sie zur Deckung Ihrer Ausgaben benötigen, auch nur die Untergrenze für Ihre Preiskalkulation sein sollte. Ihre persönlichen Ausgaben machen nur einen kleinen Teil des Honorars aus, das Sie für Ihre Webdesign-Tätigkeit verlangen. Eine konkrete Anleitung, wie Sie ermitteln können, ob Ihre Preise nicht nur kostendeckend, sondern wirtschaftlich sind, finden Sie im Dr.-Web-Beitrag Betriebswirtschaft für Webworker & Co – Controlling und Kostenrechnung.

1. Die Entscheidung: Projektpauschale oder Stundensatz

Mit eine der wichtigsten Entscheidungen für Sie als Webdesigner ist die Frage: rechne ich je Projekt oder auf Stundenbasis ab? Die meisten Webdesigner kalkulieren die Anzahl der Stunden, die sie für das Projekt aufbringen müssen, was sich über einen Stundensatz leicht abrechnen lässt. Das bringt auch noch andere Vorteile mit sich: nimmt der Kunde Veränderungen am Projekt vor oder fallen Extraarbeiten an, lässt sich ein Kostenvoranschlag auf Stundenbasis bequem überarbeiten.

Soll ich pro Stunde abrechnen?

Abrechnung nach Stundensatz ist sinnvoll, wenn: Sich die Anforderungen an das Projekt ändern können, nachdem Sie bereits mit der Arbeit begonnen haben, Es sich nicht genau abschätzen lässt, wie lange ein Projekt dauert, Sie viele kleine Aufgaben oder Projekte, die sich gerade anbieten, übernehmen, Ihr Kunde mehr verlangt, als Sie gewöhnlich bieten.

Während es für einige Webdesigner sinnvoll ist, ihre Abrechnung auf Stundenbasis durchzuführen, gilt das nicht für alle. Stundensätze bringen auch Nachteile mit sich. Kunden, denen nicht klar ist, wie viel Arbeit tatsächlich in der Erstellung einer Webpräsenz steckt, sehen nur den Stundensatz und bekommen je nach Höhe kalte Füße.

Soll ich je Projekt abrechnen?

Sieht ein Kunde einen Stundensatz von 100 Dollar und denkt in 40-Wochenstundenkategorien, wird ihn das abschrecken. Wenn Sie nun sagen, es dauert 3 Wochen das Projekt umzusetzen, haben Sie am Ende einen Kunden dessen innere Excel-Tabelle mehreren zehntausend Dollar kalkuliert, unabhängig von der Größe des Projekts. Diese Missverständnisse treten gar nicht erst auf, wenn Sie Projektpauschalen anbieten.

Abrechnung nach Projekten ist sinnvoll, wenn: Sie Projekte dieser Art oft genug bearbeitet haben um zu wissen, wie viel Zeit Sie dafür benötigen,
Das Budget ihres Kunden begrenzt ist und Sie nicht unendlich viele Stunden auf die Rechnung setzen können,
Sie ein Gesamtpaket anbieten wollen, zum Beispiel einen Fixpreis für eine Website samt Hosting,
Das Projekt überschaubar und klar umrissen ist.

Wie weit soll ich mit dem Preis nach unten gehen?

Sich weit unter dem Preis der Konkurrenz zu verkaufen kann verführerisch sein, vor allem, wenn Sie von diesem Einkommen Ihre Ausgaben auch decken können. Es hat den Anschein, als bedeutet billig auch mehr Aufträge und mehr Kunden. Aber von dieser Versuchung sollten Sie die Finger lassen: nicht alle Kunden halten ein niedriges Honorar bei einem Webdesigner für ein Plus. Viele Interessenten kommen zu dem Schluss, dass es einen Grund dafür geben muss, warum Ihr Honorar so viel niedriger ist als das von Kollegen mit ähnlichen Angeboten und Qualifikationen. Vielleicht sind Ihre Resultate nicht einwandfrei, oder Sie arbeiten besonders langsam – ein niedriger Preis wird eher mit einem Problem in Verbindung gebracht als mit dem Versuch des Designers, die Konkurrenz zu unterbieten.

Berechnen Sie Ihren gesamten Zeitaufwand mit ein

Wenn Sie alles betrachten, was Sie bei Ihren Berechnungen bedenken müssen, werden Sie noch eine weitere Facette entdecken. Viele Berufsanfänger stellen nämlich nur die Zeit in Rechung, die sie für Design und Erstellung der Website benötigen. In ihren Anfängen als Webdesigner vor etwa neun Jahren ist auch Main in diese Falle gegangen. Jetzt fließen noch weitere Faktoren in ihr Honorar mit ein:

“Damals haben wir den Zeitbedarf für die E-Mail-Korrespondenz und die gesamten Gestaltungsprozesse nicht berechnet. Heute stoppen wir auch diese Zeiten und rechnen sie entsprechend mit ab.”
Außer Ihrer eigentlichen Arbeitszeit am Design einer Website sollten Ihre Kunden auch noch für weitere Arbeitseinsätze aufkommen:

  • Überarbeitung: Nur ganz selten sind Ihre Kunden mit Ihrer Lösung auf Anhieb zufrieden, aber Sie können Ihnen den Zeitaufwand für Änderungsarbeiten gesondert in Rechnung stellen.
  • Erläuterungen: Es gibt Kunden, mit denen verbringen Sie Stunden, um ihnen immer wieder zu erklären, was alles zum Design einer Website gehört. Dies ist Arbeitszeit am Projekt, die der Kunde zu bezahlen hat.
  • Hosting: Einige Webdesigner vermitteln auch das Einstellen der Website, wenn sie es nicht gleich ganz mit übernehmen. Auch die dafür anfallenden Kosten können Sie auf den Kunden übertragen.

Ihre Preise rechtfertigen

Es wird immer wieder Kunden geben, die wissen wollen, wie sich Ihre Preise zusammensetzen. Dies geschieht häufiger bei Kunden, die mit der Erstellung von Websites und der damit verbundenen Arbeit nicht vertraut sind, es gibt aber keinen festen Kundentyp dafür. Solange Sie erläutern können, wie sich Ihre Preise zusammensetzen – und dabei nicht mit sich handeln lassen – sind die meisten Kunden aber gerne bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Green hat Kunden erlebt, die mit ihm um sein Honorar gefeilscht und gehandelt haben:

“Wir sind hart geblieben, also haben sie sich jemand anderen gesucht…der Kunde, der uns erst nicht wollte, weil wir im Preis nicht heruntergegangen sind, ist schließlich doch wiedergekommen, nachdem er von der Konkurrenz nicht DAS bekommen hat, was er wollte.”
Wenn ein Interessent anfängt, mit Ihnen über den Preis zu verhandeln, kann es schwer werden, hart zu bleiben – und sei es nur, weil Sie das Projekt haben wollen, selbst wenn Sie mit Ihren Preisvorstellungen nach unten gehen müssten. Aber es gibt viele Gründe für einen Webdesigner, einen hohen Preis zu verlangen und auch zu bekommen:

Sie können ein Projekt erheblich schneller umsetzen als ein Amateur. Es ist günstiger, Ihren Stundensatz zu zahlen und das Ergebnis schnell zu erhalten, als einen Laien damit zu beauftragen, der Wochen oder gar Monate dafür braucht.

Sie liefern mehr als nur ein Design – Sie kümmern sich um das gesamte Projekt, vom Designkonzept bis zum fertigen Inhalt. Sie sind ein Geschäftsmann. Ihre Kunden feilschen im Laden auch nicht um den Preis.

Für einen Neuling im Webdesigngeschäft kann es schwer sein, die Kosten für ein Projekt ausreichend hoch anzusetzen, weil ihm ganz einfach das Selbstvertrauen fehlt. Je mehr Erfahrung und Selbstvertrauen Sie gewinnen, umso leichter wird es für Sie, höhere Preise von Ihren Kunden zu verlangen, ohne zu befürchten, den Kunden zu übervorteilen.

Wann soll ich meine Preise erhöhen?

Ihre Preise von heute müssen nicht notgedrungen in einem Jahr noch gültig sein. Je mehr Erfahrung Sie sammeln und je bekannter und renommierter Sie werden, desto wertvoller werden Sie für Ihre Kunden. Die Zahl Ihrer abgeschlossenen Projekte belegt, welchen Wert Ihre Arbeit hat. Das ermöglicht Ihnen, Ihre Preise anzuheben – und das sollten Sie auch tun.

Informieren Sie Ihre Kunden, wenn Sie ihre Preise erhöhen, und erläutern Sie ihnen, wie es dazu kommt. Lassen Sie Ihren Kunden genügend Zeit, sich gegen eine weitere Zusammenarbeit zu entscheiden. So haben Sie gute Chancen, trotz der Preiserhöhungen keinen einzigen Kunden zu verlieren.

Der richtige Zeitpunkt für eine Preiserhöhung

Es ist manchmal ganz schön schwierig, den richtigen Zeitpunkt für eine Preiserhöhung zu finden, besonders bei Stammkunden oder wenn Sie gerade ein Angebot für ein neues Projekt abgegeben haben. Bei Neukunden geht das viel einfacher: Wenn Sie ein neues Projekt besprechen, müssen Sie nur die neuen Preise nennen. Bei Stammkunden kann es Ihnen passieren, dass die sich so sehr an Ihre Preisangebote gewöhnt haben, dass sie für Ihre Dienste nicht mehr ausgeben wollen. Es gibt ein paar einschneidende Momente, wo es leichter ist, Ihre neue Preisliste an den Mann zu bringen:

Der Jahresanfang: Gegen Jahresende können Sie ganz einfach Ihre Kunden benachrichtigen, dass Sie zum 1.1. Ihre Preise erhöhen. Wenn Sie nicht so lange warten wollen, geht dies auch zu Beginn eines neuen Monats.

Neue Projekte: Wenn Ihr Kunde mit einem neuen Projekt zu Ihnen kommt, ist dies der ideale Zeitpunkt, über Ihre neuen Preise zu sprechen. Sie können erläutern, dass Sie in Zukunft für jedes Projekt ein höheres Honorar verlangen. Gleichzeitig haben Sie die Gelegenheit, mit dem Kunden in Ruhe darüber zu reden.

Verträge: Bei Dienstleistungsverträgen, zum Beispiel über kontinuierliche Wartungsarbeiten, sollte stets eine Laufzeit vereinbart werden. Läuft dieser Vertrag aus und soll verlängert werden, ist das für Sie der ideale Zeitpunkt, Ihre Preiserhöhung anzusprechen.

Fazit

Die Einkünfte von Selbstständigen sind von sehr vielen Faktoren abhängig. Dass Sie letztlich wirklich “verdienen, was Sie verdienen”, kann Ihnen keine noch so genaue Planung garantieren. Trotzdem sollten Sie sich unbedingt über Ihren Einkommensbedarf und Ihre damit einhergehenden Umsatz-, Kosten- und Gewinnerwartungen Klarheit verschaffen. Nur so können Sie Etappenziele festlegen und dafür sorgen, dass Sie nicht erst am Ende von Großprojekten oder gar Anfang des nächsten Jahres feststellen, ob Sie rote oder schwarze Zahlen geschrieben haben. Besser als mit dem beliebten Management by Kontoauszug stehen Sie mit überschlägigen Planzahlen sogar dann da, wenn Sie davon abweichen. So wissen Sie immerhin, wo Sie in Zukunft Abstriche machen oder zusätzliche Anstrengungen unternehmen müssen.

Mindestens ebenso wichtig: Machen Sie es nicht zu genau! Und: Rechnen Sie sich bloß nicht schwindelig. Kalkulationsgrößen, wie die genaue Einkommensteuerbelastung lassen sich einfach nicht auf den Cent genau bestimmen. Treffen Sie notfalls begründete Annahmen. Rechnen Sie im Zweifel mehrere verschiedene Szenarien durch, zum Beispiel eine optimistische, eine realistische und eine pessimistische. Und: Versuchen Sie es erst gar nicht als billiger Jakob. Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht unter Ihre Schmerzgrenze gehen und ziehen Sie notfalls rechtzeitig die Reißleine.

2 Kommentare zu “Kalkulation für Webdesigner: Auskommen mit dem Einkommen”

Vielen Dank für den sehr gut aufgeschlüsselten Beitrag. Rechne ich meine Krankenversicherung, die ich als selbständiger zahle in die Lebenserhaltungskosten ein oder an welcher Stelle finden diese Berücksichtigung.

Guten Tag,
zuerst einmal muss ich sagen das ich von dieser doch sehr detailierten
Auskunft sehr beeindruckt bin, da man auf die Frage (Brutto/Netto/Selbstst.)
meist nur einen Rechner hingeknallt bekommt.
Ich betreibe seit 7 Jahren recht erfolgreich einen Imbiss,zahle nicht in die
Rentenkasse oder Arbeitslosenversicherung, (andere Absicherungen) aber natürlich als freiwilliges Mitglied in die gesetzliche Krankenversicherung.
Auf Grund einer Krankheit wird mir zur Zeit Krankengeld von meiner Kasse
bezahlt (70%VON brutto bzw. bis zu 90%von netto).
Das veranlasste mich zu der Frage, wie hoch ist nun eigendlich netto, bzw.
brutto für die Krankenkasse.
Für einen Arbeitnehmer recht einfach durch die Lohnabrechnung ersichtlich.
Ich selber habe allerdings immer noch offene Fragen.
Nehmen wir mal an mein Betrieblicher Gewinn beträgt laut Steuerbrief 20.000 € p.a./ danach wäre das dann wohl mein Nettojahresgehalt, oder
gut 1.650 € pro Monat. Allerdings zahle ich von diesem Geld noch meine
Krankenkassenbeiträge in Höhe von knapp 400 € monatlich.
Während sich die Krankenkassenbeiträge bei einem Arbeitnehmer im Bruttogehalt wiederfinden, befinden sich meine im Nettogehalt ?
Danach wären also die mir verbleibenden 1250 € mein Netto vom Netto/Brutto?
Gar nicht so einfach, oder…. 🙂
Eine Diskussion wert wäre wohl auch die “allseits beliebte” Gewerbesteuer,
Selbstständigensteuer ?
Da es viele Arbeitnehmer gibt, die mit Sicherheit weit über die 24.000 €
Grenze liegen, wäre es interessant zu wissen, ob es auch so eine Art
“Arbeitnehmer plus Steuer” gibt.
Ich wünsche Ihnen ein schönes Fest, und ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2015.
LG
peter kraft

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