Viele sog. kleine Unternehmen (als kleine Unternehmen werden Firmen mit weniger als 50 Mitarbeitern oder einem Jahresumsatz kleiner als 2 Mio. Euro definiert), die ein Problem mit ihren IT-Systemen haben, benötigen eher unregelmäßig Unterstützung von außen. Während mittlere und große Unternehmen eigentlich immer über eine eigene IT-Abteilung verfügen, müssen sich kleine und mittlere Unternehmen dennoch auf die Dienste eines IT-Systemhauses verlassen können.
Schließlich sind externe IT-Dienstleister die erste Anlaufstelle, wenn ihre Kunden Probleme mit der Hard- oder Software haben. Ein IT Dienstleister aus Berlin wie Zerbits, tritt dann als erfahrener Problemlöser auf, und berät die Kunden hinsichtlich der Wahl der richtigen Hard- und Software, bei der Installation eines internen Firmennetzwerks oder z. B. hinsichtlich der Weiterentwicklung einer bereits bestehenden ERP-Lösung.
Das können IT-Systemhäuser für dein Unternehmen tun
1. Fortlaufende Betreuung ohne Unterbrechnungen
Ein externer IT-Service ist immer dann eine sinnvolle Wahl für Unternehmen, wenn diese nicht ständig eigene IT-Mitarbeiter benötigen. Das kann z.B. der mittelständige Handwerksbetrieb sein, wo sich im Tagesgeschäft alles nur um die Verlegung von Parkett und anderen Bodenbelägen dreht.
Im Hintergrund läuft hier ein ERP-System, mit welchem sich die Preise und die erforderlichen Volumina für den Einkauf bestimmter Materialien berechnen lassen — und auf Basis dessen dann das fertige Angebot berechnet wird. Kleine und mittelständige Handwerksbetriebe werden deswegen aber nicht auf die Idee kommen, einen eigenen Sysadmin oder ERP-Entwickler zu beschäftigen, da sich dies finanziell gar nicht rechnen würde.
Auch bei Betreibern kleiner Online-Shops ist es eher die Ausnahme, dass intern Web- oder Backend-Entwickler beschäftigt werden. Vielmehr werden solche Betreuungs- und Weiterentwicklungsarbeiten an externe Agenturen ausgelagert oder im Bedarfsfall die Dienstleistung zugekauft.
Üblich ist es, dass sich solche Betriebe die Unterstützung eines externen Dienstleisters mittels eines Wartungsvertrags sichern — meist gegen eine feste monatliche Gebühr und mit Vertragslaufzeiten von 6 bis 12 Monaten oder mehr.
Im Gegenzug sichert der Dienstleister die fortlaufende Betreuung zu, auch wenn Mitarbeiter krank werden, im Urlaub sind oder sich haben von der Konkurrenz abwerben lassen. Ferner bieten längere Laufzeiten beiden beteiligten Unternehmen eine entsprechende Verlässlichkeit und Planungssicherheit bei der Jahres-, Umsatz- und Personalplanung.
2. Weiterbildung und IT-Schulungen
Zu den Dienstleistungen eines IT-Systemhauses gehören ferner Schulungen der Mitarbeiter z.B. bei der Arbeit mit WordPress und WooCommerce oder einem anderen CMS bzw. Shopsystem.
IT-Schulungen werden je nach Umfang und Bedarf entweder in den Räumlichkeiten eines IT-Systemhauses oder direkt beim Kunden durchgeführt. Hierbei soll es vor allem darum gehen, wie Mitarbeiter lernen, mit einem CMS oder ERP-System verantwortungsvoll und effizient umzugehen und wie sich alltägliche Vorgänge besser und wiederkehrend abbilden lassen.
Es empfiehlt sich hierbei auch immer eine Kombination aus theoretischen Grundlagen (z. B. hinsichtlich der WordPress-Sicherheit) sowie der praktischen Anwendung im System.
IT-Schulungen sind für Unternehmer wie Mitarbeiter gewinnbringend, da sich dadurch die Effizienz bei internen Abläufen erhöhen lässt und gleichzeitig Mitarbeiter lernen, mehr auf bestimmte Sicherheitsstandards bei der alltäglichen Arbeit zum Beispiel in Microsoft Office zu achten. So können etwaige Sicherheitsrisiken beträchtlich gesenkt werden und das Unternehmen investiert gleichzeitig in seine Mitarbeiter.
Solche Kurse lassen sich beispielsweise auch für Vertriebsteams hinsichtlich der effizienteren Anwendung eines CRM bzw. einer Kundendatenbank belegen. Die Schulungen lassen sich also immer auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zuschneiden.
3. IT-Sicherheit
Nebst Wartung und Weiterbildung sorgen sich die IT-Dienstleister vor allem auch um die IT-Sicherheit aller für die im Betriebsablauf kritischen Systeme:
- Notwendige Zertifizierungen in den Bereichen von Datenschutz und Datensicherheit
- Fortlaufende Fernüberwachung der Systeme des Kunden
- Fortlaufende, standortunabhängige Backups
- Wiederherstellung der Systeme bei Datenverlust oder bei einem Hackerangriff
- Fortlaufende Updates und Upgrades der bestehenden Software bzw. Infrastruktur
Fazit
In den meisten Fällen ist Outsourcing an externe Systemhäuser und Agenturen für kleine Unternehmen sinnvoller und kostengünstiger, als fortlaufend eigene IT-Mitarbeiter zu beschäftigen oder gar eine eigene Systemlösung zu entwickeln.
Dementsprechend ist es von Vorteil, wenn sich Unternehmen auf die Unterstützung eines externen IT-Systemhauses verlassen können. Die Systemhäuser bieten technische Unterstützung, helfen bei der Optimierung interner Betriebsabläufe und stellen sicher, dass sich die Unternehmen voll und ganz auf ihr Kerngeschäft fokussieren können.
