Heike Thormann 8. Oktober 2008

In 9 Schritten weniger Zeit mit eMails verlieren

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E-Mails sind bequem, schnell und günstig und deshalb allgegenwärtig. E-Mails kosten aber auch Zeit. Und zwar vor allem den, der nicht gelernt hat, vernünftig mit ihnen umzugehen. Erfahren Sie, wie Sie in 9 Schritten deutlich weniger Zeit mit E-Mails verlieren.

Schritt 1: Wehren Sie den Anfängen

E-Mails können Sie nur dann Zeit kosten, wenn Sie überhaupt welche bekommen. Eine simple Tatsache, die aber oft übersehen wird. Die logische Schlussfolgerung lautet: Wehren Sie den Anfängen.

Also: Sprechen Sie mit Freunden, Kollegen, Mitarbeitern oder Kunden darüber, welche Informationen für Sie wichtig sind, wo eine E-Mail als Kommunikationsform sinnvoll ist und wo nicht. Warum zum Beispiel Dutzende von E-Mails hin und her jagen, wenn Sie etwas in einem Telefonat schneller und mit weniger Missverständnissen klären können?

Schritt 2: Halten Sie es kurz und knapp

Gibt es doch Menschen, mit denen Sie einen umfangreichen E-Mail-Kontakt pflegen? Dann bitten Sie diese, sich kurz zu fassen. Was bei „offiziellen“ E-Mails noch verpönt ist – ein knapper, abgehackter Telegramm-Stil – kann Ihnen hier Zeit sparen helfen.

Schritt 3: Vernichten Sie Spam

Spam (unliebsame Werbe-E-Mails) ist zu einer Landplage geworden. Sobald Ihre E-Mail-Adresse irgendwo im Netz bekannt geworden ist, ist er Ihnen sicher, verstopft Ihr Postfach und verschlingt Ihre Zeit.

Gute Provider bieten hier wirksamen Schutz mit effektiven Spam-Filtern. Und auch bessere E-Mail-Programme bekämpfen Spams mit lernfähigen Filtern. Nutzen Sie sie. Zumindest bei mir hat die Kombination von beidem die Spam-Flut praktisch gegen Null gehen lassen.

Schritt 4: Sehen Sie nicht ständig nach

Ich weiß, wie verlockend das ist: Mal eben schnell schauen, ob eine E-Mail eingetroffen ist. Menschliche Neugier kann da unersättlich sein.

Aber kaum etwas kostet Sie mehr Zeit, als ständig aus Ihrer Arbeit herausgerissen zu werden und sich neuen E-Mails zu widmen. Wir Menschen sind nun einmal nicht besonders gut im Multitasking. Für jede neue Aufgabe (auch E-Mails lesen und beantworten) brauchen wir Zeit, um uns in sie hineinzudenken. Je häufiger wir zwischen Aufgaben hin- und her springen, desto mehr Zeit verbrauchen wir allein mit diesem Reindenken.

Sehen Sie also nicht ständig nach, was Ihr E-Mail-Eingang macht. Mehrmals gebündelt am Tag kostet Sie weniger Zeit, verursacht nicht so viel (mentalen) Stress und lässt sich erheblich effektiver bearbeiten.

Nebenbei: Schalten Sie auch vermeintliche Helferlein, wie die automatische Überprüfung auf neu eingetroffene E-Mails, aus. Manchmal scheint es mir kaum etwas Aufdringlicheres zu geben, als diese von Programmversion zu Programmversion immer größer werdenden Schildchen und Fahnen, die um unsere Aufmerksamkeit buhlen.

Schritt 5: Filtern Sie Ihren Posteingang

Wenn Sie nur wenige E-Mails am Tag bekommen, schadet es nicht, sie alle geballt in Ihrem Posteingang eintreffen zu lassen. Sie werden sie mit einiger Wahrscheinlichkeit überblicken und weiterbearbeiten können.

Was aber, wenn Sie mit dutzenden, ja hunderten von E-Mails pro Tag eingedeckt werden, und sie alle nach einer anderen Vorgehensweise schreien?

Die Lösung: Legen Sie verschiedene Ordner für die weitere Bearbeitung an oder strukturieren Sie gleich über automatische Filter Ihres E-Mail-Programms den Posteingang.

Dann wandern E-Mail-Newsletter vielleicht in den „nach Feierabend“-Ordner, E-Mails von Freunden und Bekannten in den „Pausen“-Ordner, E-Mails von Kunden in den „so schnell wie möglich“-Ordner und Ähnliches mehr.

So vorsortiert können Sie Ihre E-Mails dann blockweise und zeitsparend abarbeiten.

Schritt 6: Löschen Sie so schnell es geht

Aber egal, ob Sie Ihren Posteingang nun filtern oder nicht: Sammeln Sie dort auf keinen Fall über einen längeren Zeitraum Ihre E-Mails, nur weil Ihre Software Ihnen viel Speicherplatz und eine schöne Suchfunktion bietet.

Ein ehemaliger Arbeitskollege von mir hatte so einen überdimensionierten Posteingang sein Eigen genannt. Nach dem Motto: Dann kann ich später jederzeit nachsehen, was mir der und der geschrieben hat.

Das ist, mit Verlaub, Mumpitz. Zum einen macht das sowieso keiner und zum anderen ist diese sich ansammelnde E-Mail-Flut zeitfressender Datenmüll erster Güte. Schon allein ihr Anblick kann Stress auslösen.

Bearbeiten Sie Ihre neuen E-Mails, verschieben Sie wichtige Mails in ein Archiv und löschen Sie, so schnell es geht, den Rest.

Schritt 7: Bearbeiten Sie in einem Rutsch

Kennen Sie die 2-Minuten-Regel oder das Nur-einmal-in-die-Hand-nehmen-Prinzip? Beides läuft darauf hinaus, alles nur einmal in die Hand zu nehmen, sofort zu entscheiden, was man damit machen will, und alles, was weniger als zwei Minuten dauert, auch sofort umzusetzen.

Wenden Sie diese Regeln auch auf Ihre E-Mails an und sparen Sie Zeit. Vermeiden Sie es, Ihre E-Mails zuerst zu lesen, dann später wieder hervorzuholen, noch mal zu lesen, unterwegs zu horten und irgendwann zu bearbeiten.

Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nach Möglichkeit in einem Rutsch. Löschen Sie, was Sie löschen können. Beantworten Sie, was in Ihre 2-Minuten-Regel fällt. Und heben Sie nur die wenigen E-Mails für später auf, die voraussichtlich länger dauern werden.

Alles andere kostet Sie nur wieder Zeit und setzt sich ungut in Ihrem Unterbewusstsein als offene Aufgabe („Mist, die und die E-Mails muss ich noch beantworten“) fest.

Schritt 8: Drucken Sie nicht aus

Kein Witz: Auch das habe ich mehr als einmal gesehen – E-Mails, die ausgedruckt werden, und dann Fußböden bedecken oder Ordner füllen.

Dass Sie das nicht nur meilenweit von einem papierarmen Büro entfernt, sondern auch unnötige Zeit kostet, dürfte auf der Hand liegen.

Wollen Sie eine E-Mail aufheben, dann speichern Sie diese als Datei ab. Und wenn sie ein anderer ebenfalls lesen soll, dann leiten Sie sie an ihn weiter.

E-Mails auszudrucken und ins physische Postfach von Interessenten zu stecken oder sie gar per Hauspost zuzuschicken, ist keine besonders zeitsparende Methode.

Schritt 9: Wehren Sie den Anfängen Teil II

Da wären wir wieder, an den Anfang zurückgekehrt: Wenn Sie weniger Zeit mit E-Mails verlieren wollen, dann schreiben Sie einfach weniger. Wer keine E-Mails rausjagt, wird auch weniger (zurück-) bekommen.

Überlegen Sie: Ist diese E-Mail wirklich nötig? Würde ich sie auch schreiben, wenn ich sie ausdrucken und persönlich ins Nachbarhaus bringen müsste? Was passiert, wenn ich diese E-Mail nicht schreibe?

Lautet Ihre Antwort: Nein, ich würde sie nicht ins Nachbarhaus tragen, und nein, es passiert auch nichts, dann lassen Sie es. Wenn Sie nicht gerade freundlichen Kontakt wahren oder sonst der Höflichkeit Genüge tun wollen, ist jede gesparte E-Mail auch gesparte Zeit.

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.
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