Spaces. Smartes Cloud Hosting für anspruchsvolle Webprojekte. Loslegen und Spaces testen. Von Mittwald.
Heike Thormann 8. Oktober 2008

In 9 Schritten weniger Zeit mit eMails verlieren

Kein Beitragsbild

E-Mails sind bequem, schnell und güns­tig und des­halb all­ge­gen­wär­tig. E-Mails kos­ten aber auch Zeit. Und zwar vor allem den, der nicht gelernt hat, ver­nünf­tig mit ihnen umzu­ge­hen. Erfahren Sie, wie Sie in 9 Schritten deut­lich weni­ger Zeit mit E-Mails ver­lie­ren.

Schritt 1: Wehren Sie den Anfängen

E-Mails kön­nen Sie nur dann Zeit kos­ten, wenn Sie über­haupt wel­che bekom­men. Eine simp­le Tatsache, die aber oft über­se­hen wird. Die logi­sche Schlussfolgerung lau­tet: Wehren Sie den Anfängen.

Also: Sprechen Sie mit Freunden, Kollegen, Mitarbeitern oder Kunden dar­über, wel­che Informationen für Sie wich­tig sind, wo eine E-Mail als Kommunikationsform sinn­voll ist und wo nicht. Warum zum Beispiel Dutzende von E-Mails hin und her jagen, wenn Sie etwas in einem Telefonat schnel­ler und mit weni­ger Missverständnissen klä­ren kön­nen?

Schritt 2: Halten Sie es kurz und knapp

Gibt es doch Menschen, mit denen Sie einen umfang­rei­chen E-Mail-Kontakt pfle­gen? Dann bit­ten Sie die­se, sich kurz zu fas­sen. Was bei „offi­zi­el­len“ E-Mails noch ver­pönt ist – ein knap­per, abge­hack­ter Telegramm-Stil – kann Ihnen hier Zeit spa­ren hel­fen.

Schritt 3: Vernichten Sie Spam

Spam (unlieb­sa­me Werbe-E-Mails) ist zu einer Landplage gewor­den. Sobald Ihre E-Mail-Adresse irgend­wo im Netz bekannt gewor­den ist, ist er Ihnen sicher, ver­stopft Ihr Postfach und ver­schlingt Ihre Zeit.

Gute Provider bie­ten hier wirk­sa­men Schutz mit effek­ti­ven Spam-Filtern. Und auch bes­se­re E-Mail-Programme bekämp­fen Spams mit lern­fä­hi­gen Filtern. Nutzen Sie sie. Zumindest bei mir hat die Kombination von bei­dem die Spam-Flut prak­tisch gegen Null gehen las­sen.

Schritt 4: Sehen Sie nicht ständig nach

Ich weiß, wie ver­lo­ckend das ist: Mal eben schnell schau­en, ob eine E-Mail ein­ge­trof­fen ist. Menschliche Neugier kann da uner­sätt­lich sein.

Aber kaum etwas kos­tet Sie mehr Zeit, als stän­dig aus Ihrer Arbeit her­aus­ge­ris­sen zu wer­den und sich neu­en E-Mails zu wid­men. Wir Menschen sind nun ein­mal nicht beson­ders gut im Multitasking. Für jede neue Aufgabe (auch E-Mails lesen und beant­wor­ten) brau­chen wir Zeit, um uns in sie hin­ein­zu­den­ken. Je häu­fi­ger wir zwi­schen Aufgaben hin- und her sprin­gen, des­to mehr Zeit ver­brau­chen wir allein mit die­sem Reindenken.

Sehen Sie also nicht stän­dig nach, was Ihr E-Mail-Eingang macht. Mehrmals gebün­delt am Tag kos­tet Sie weni­ger Zeit, ver­ur­sacht nicht so viel (men­ta­len) Stress und lässt sich erheb­lich effek­ti­ver bear­bei­ten.

Nebenbei: Schalten Sie auch ver­meint­li­che Helferlein, wie die auto­ma­ti­sche Überprüfung auf neu ein­ge­trof­fe­ne E-Mails, aus. Manchmal scheint es mir kaum etwas Aufdringlicheres zu geben, als die­se von Programmversion zu Programmversion immer grö­ßer wer­den­den Schildchen und Fahnen, die um unse­re Aufmerksamkeit buh­len.

Schritt 5: Filtern Sie Ihren Posteingang

Wenn Sie nur weni­ge E-Mails am Tag bekom­men, scha­det es nicht, sie alle geballt in Ihrem Posteingang ein­tref­fen zu las­sen. Sie wer­den sie mit eini­ger Wahrscheinlichkeit über­bli­cken und wei­ter­be­ar­bei­ten kön­nen.

Was aber, wenn Sie mit dut­zen­den, ja hun­der­ten von E-Mails pro Tag ein­ge­deckt wer­den, und sie alle nach einer ande­ren Vorgehensweise schrei­en?

Die Lösung: Legen Sie ver­schie­de­ne Ordner für die wei­te­re Bearbeitung an oder struk­tu­rie­ren Sie gleich über auto­ma­ti­sche Filter Ihres E-Mail-Programms den Posteingang.

Dann wan­dern E-Mail-Newsletter viel­leicht in den „nach Feierabend“-Ordner, E-Mails von Freunden und Bekannten in den „Pausen“-Ordner, E-Mails von Kunden in den „so schnell wie möglich“-Ordner und Ähnliches mehr.

So vor­sor­tiert kön­nen Sie Ihre E-Mails dann block­wei­se und zeit­spa­rend abar­bei­ten.

Schritt 6: Löschen Sie so schnell es geht

Aber egal, ob Sie Ihren Posteingang nun fil­tern oder nicht: Sammeln Sie dort auf kei­nen Fall über einen län­ge­ren Zeitraum Ihre E-Mails, nur weil Ihre Software Ihnen viel Speicherplatz und eine schö­ne Suchfunktion bie­tet.

Ein ehe­ma­li­ger Arbeitskollege von mir hat­te so einen über­di­men­sio­nier­ten Posteingang sein Eigen genannt. Nach dem Motto: Dann kann ich spä­ter jeder­zeit nach­se­hen, was mir der und der geschrie­ben hat.

Das ist, mit Verlaub, Mumpitz. Zum einen macht das sowie­so kei­ner und zum ande­ren ist die­se sich ansam­meln­de E-Mail-Flut zeit­fres­sen­der Datenmüll ers­ter Güte. Schon allein ihr Anblick kann Stress aus­lö­sen.

Bearbeiten Sie Ihre neu­en E-Mails, ver­schie­ben Sie wich­ti­ge Mails in ein Archiv und löschen Sie, so schnell es geht, den Rest.

Schritt 7: Bearbeiten Sie in einem Rutsch

Kennen Sie die 2-Minuten-Regel oder das Nur-ein­mal-in-die-Hand-neh­men-Prinzip? Beides läuft dar­auf hin­aus, alles nur ein­mal in die Hand zu neh­men, sofort zu ent­schei­den, was man damit machen will, und alles, was weni­ger als zwei Minuten dau­ert, auch sofort umzu­set­zen.

Wenden Sie die­se Regeln auch auf Ihre E-Mails an und spa­ren Sie Zeit. Vermeiden Sie es, Ihre E-Mails zuerst zu lesen, dann spä­ter wie­der her­vor­zu­ho­len, noch mal zu lesen, unter­wegs zu hor­ten und irgend­wann zu bear­bei­ten.

Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nach Möglichkeit in einem Rutsch. Löschen Sie, was Sie löschen kön­nen. Beantworten Sie, was in Ihre 2-Minuten-Regel fällt. Und heben Sie nur die weni­gen E-Mails für spä­ter auf, die vor­aus­sicht­lich län­ger dau­ern wer­den.

Alles ande­re kos­tet Sie nur wie­der Zeit und setzt sich ungut in Ihrem Unterbewusstsein als offe­ne Aufgabe („Mist, die und die E-Mails muss ich noch beant­wor­ten“) fest.

Schritt 8: Drucken Sie nicht aus

Kein Witz: Auch das habe ich mehr als ein­mal gese­hen – E-Mails, die aus­ge­druckt wer­den, und dann Fußböden bede­cken oder Ordner fül­len.

Dass Sie das nicht nur mei­len­weit von einem papier­ar­men Büro ent­fernt, son­dern auch unnö­ti­ge Zeit kos­tet, dürf­te auf der Hand lie­gen.

Wollen Sie eine E-Mail auf­he­ben, dann spei­chern Sie die­se als Datei ab. Und wenn sie ein ande­rer eben­falls lesen soll, dann lei­ten Sie sie an ihn wei­ter.

E-Mails aus­zu­dru­cken und ins phy­si­sche Postfach von Interessenten zu ste­cken oder sie gar per Hauspost zuzu­schi­cken, ist kei­ne beson­ders zeit­spa­ren­de Methode.

Schritt 9: Wehren Sie den Anfängen Teil II

Da wären wir wie­der, an den Anfang zurück­ge­kehrt: Wenn Sie weni­ger Zeit mit E-Mails ver­lie­ren wol­len, dann schrei­ben Sie ein­fach weni­ger. Wer kei­ne E-Mails raus­jagt, wird auch weni­ger (zurück-) bekom­men.

Überlegen Sie: Ist die­se E-Mail wirk­lich nötig? Würde ich sie auch schrei­ben, wenn ich sie aus­dru­cken und per­sön­lich ins Nachbarhaus brin­gen müss­te? Was pas­siert, wenn ich die­se E-Mail nicht schrei­be?

Lautet Ihre Antwort: Nein, ich wür­de sie nicht ins Nachbarhaus tra­gen, und nein, es pas­siert auch nichts, dann las­sen Sie es. Wenn Sie nicht gera­de freund­li­chen Kontakt wah­ren oder sonst der Höflichkeit Genüge tun wol­len, ist jede gespar­te E-Mail auch gespar­te Zeit.

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.