Heike Thormann 12. September 2007

Immer ordentlich ablegen

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Unterlagen verschwinden im Daten-Nirwana, Kundenbestände führen ein Eigenleben, Aktenschränke und Festplatten quellen über und eine Besserung ist nicht in Sicht? Dann ist es vielleicht an der Zeit für ein effektives Ablagesystem. Suchen Sie nicht, sondern finden Sie – so geht’s.

Es ist schon seltsam, die meisten Büros verfügen über ausgedehnte Regalsysteme und Aktenordner, eigentlich alle Computer über Festplatten und Dateiordner. Und trotzdem, Unterlagen verschwinden, Papiere stapeln sich und Datei-„Explorer“ machen ihrem Namen alle Ehre und laden zur munteren Erforschung des Datendschungels ein.

Der Grund?
Aktenschränke werden zwar genutzt, aber lieblos vollgestopft. Dateien werden undurchsichtig benannt oder falsch abgespeichert. Ordnungssysteme werden – je nach Aufräumstimmung – immer wieder umgeworfen. Oder man sammelt gleich überflüssige Dinge, wie Schätzungen nahelegen, nach denen etwa 80 Prozent des gelagerten Materials nie wieder hervorgeholt werden.

Das Ergebnis?
Papierstapel und Unordnung, Bürochaos und Datenwust, Gefühle von Hilflosigkeit und Unfähigkeit, seine Arbeit in den Griff zu bekommen.

Die Abhilfe?
Legen Sie sich ein sinnvolles Ablagesystem zu, das Sie einmal systematisch einrichten und dann konsequent immer wieder anwenden. So verlieren Sie keine wichtigen Unterlagen, behalten den Überblick, sparen wertvolle Zeit und machen sich das Arbeitsleben etwas leichter.

Ablagemöglichkeiten
Ablagemöglichkeiten gibt es dabei genug. Da wären zum Beispiel:

  • Schubladen oder Kartons: Nicht besonders effektiv, weil alles wild durcheinander geraten kann. Aber sicher besser als nichts. Eine erste Grobsortierung können Sie vornehmen, wenn Sie mit verschiedenen Kartons zum Beispiel für Rechnungen, Bescheinigungen, Versicherungsunterlagen und so weiter arbeiten.
  • Hängeregistraturen und Fächermappen: Eine praktische Fortsetzung des Schubladen-Gedankens. Auch hier können Sie lose Papiere und Notizen thematisch sortieren und den Hängeregistern oder Mappen entsprechend zuordnen. Tipp: Wenn Sie sie in Punkte wie „nachzufragen“, „zu erledigen“ oder „abzuheften“ unterteilen, können Sie sie immer mit sich führen und als Zwischenschritt für eine weitere Bearbeitung nutzen.
  • Ordner, Ringbücher, Schnellhefter: Die „auf Dauer“ angelegte Variante. Hier hat alles seinen festen Platz und kann nicht verrutschen – können Sie nach verschiedenen Kriterien sortieren und zuordnen – sind Sie flexibel genug, auch chronologisch fortzuführen und zu ergänzen. Tipp: Nutzen Sie Einlagen, Haftnotizen („Post-It`s“), Inhaltsverzeichnisse und so weiter für eine in die Tiefe gehende Feinstruktur.
  • Und natürlich die elektronischen Versionen wie Festplatten und Laufwerksverzeichnisse („Schubladen“), Post-, Adress- oder Kalendersoftware („Register“), Dateiverzeichnisse („Ordner“), Datenbanken und so weiter.

Planen
Wenn Sie mit Ihrem Ablagesystem beginnen wollen, dann machen Sie sich am besten zuerst einen Plan. Überlegen Sie, welche Ziele Sie haben, warum Sie was, wo, aus welchem Grund und für wie lange ablegen wollen. Je genauer Sie vor Augen haben, wohin die Reise gehen soll, desto gezielter können Sie von Anfang an vorgehen, Ihr Material zuordnen und sich spätere Umsortiererei sparen.

Machen Sie sich auch Gedanken darüber, welche Arten von Ablagemöglichkeiten Ihnen und dem jeweiligen Einsatzzweck am ehesten entsprechen. Checklisten für den schnellen Zugriff während der Arbeit könnten Sie zum Beispiel in einer Hängemappe in Ihrem Rollcontainer oder als Datei mit Verknüpfung auf Ihrem Desktop unterbringen. Dauerhafte, nur selten benötigte Unterlagen sind besser in einem festen Aktenordner oder – um der Papierflut vorzubeugen [Link auf den Artikel „Der Traum vom papierlosen Büro“] – in einem entsprechenden Dateiordner aufgehoben.

Sortieren
Sie haben Ihren Plan? Gut. Dann können Sie jetzt sortieren. Aber bevor Sie damit anfangen, hier noch einmal mein schon öfter wiederholter Tipp: Heben Sie nur das auf, was wirklich wichtig für Sie ist. Und sammeln Sie auch nur das, was Sie in Zukunft wahrscheinlich noch einmal brauchen werden beziehungsweise was Sie sich nicht jederzeit wieder besorgen können.

Glauben Sie mir, das ist ein ganz heißer Tipp, um Ihren Papierstapel möglichst klein und Ihre Ablage dünn zu halten. Nicht nur diverse Software-Programme verführen, dank ausgefeilter Suchmöglichkeiten, dazu, überflüssige Informationen zu speichern. Wenn Sie sich noch einmal die Zahlen vom Anfang dieses Textes ansehen, dass 80 Prozent des abgelegten Materials nie wieder hervorgeholt werden, dann wissen Sie, warum.

Wenn Sie sortieren, tun Sie das also immer am besten mit diesem Gedanken im Kopf und der Hand über Löschtaste oder Papierkorb. Was dann den Rotstift überlebt, wird nach formalen oder inhaltlichen Kriterien zusammengefasst.

Tipp: Ordnen Sie nach Möglichkeit alles eindeutig zu und vermeiden Sie Doppelungen. Nutzen Sie zur Not – wenn sich etwa mehrere Mitarbeiter eine Aufgabe teilen – lieber gemeinsame Ablagesysteme.

Kriterien setzen
Die Kriterien sind das Herzstück Ihrer Ablage und ergeben sich aus Ihrem Ablageplan und Ihren Ablagezielen. Je nachdem, welche Zwecke Sie mit Ihrem Ordnungssystem verfolgen und welche Vorgehensweise Sie wählen, weisen Sie Ihre Daten und Papiere zu.

Ein Beispiel
Sie wollen sich ein kleines Archiv mit speziellen Fachartikeln aufbauen, die Sie nicht so schnell wieder aus Internet und Co. besorgen können. Dann könnten Sie Ihre Artikel nach

  • Kategorien (verschiedene Themen)
  • chronologisch (einzelne Jahrgänge)
  • lokal (unterschiedliche Erscheinungsorte)
  • alphabetisch (Themen von A – Z sortiert)
  • oder numerisch (Seitenumfang) ordnen

Sie könnten auch etwa Ihre Kundendaten alphabetisch, lokal, nach gekauftem Produkt, nach erfolgter Kontaktart und dergleichen mehr ordnen.

Oder Sie könnten Ihre Ablage nicht nur nach Themen und Projekten sortieren, sondern auch nach Kriterien wie „erledigt und noch zu erledigen“, „sofort oder nächste Woche erledigen“, „beantworten oder nachfassen“.

Wichtig ist, dass Sie sich Zusammenhänge überlegen, nach denen Sie Ihre Unterlagen zuordnen und gruppieren wollen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Papier- oder Dateiform bevorzugen. Das Prinzip bleibt dasselbe.

Tipp: Achten Sie darauf, nicht zu sehr in die Breite zu gehen. Das heißt, geben Sie nicht zu viele Kriterien und Ordnungsmöglichkeiten vor. Beschränken Sie sich lieber auf einige wenige und arbeiten Sie sich detailliert mit Unterkategorien in die Tiefe vor. Umso übersichtlicher wird Ihr System sein, umso weniger müssen Sie suchen.

Beschriften
Hand in Hand mit Ihrem Ordnungssystem geht auch die Benennung desselben. Beschriften Sie Ihre Daten so, dass sich der Inhalt leicht erschließen lässt und Sie alles möglichst einfach wiederfinden. Bei einer Rechnung würde es also etwa Sinn machen, Anliegen („Rechnung“), Rechnungsnummer / Datum und Aussteller oder Empfänger der Rechnung anzugeben.

Stellen Sie sich als Härtetest dazu ruhig einen Fremden vor, der eine bestimmte Unterlage aus Ihrer Ablage holen soll. Würde er sich zurechtfinden? Würde er die Logik Ihres Systems aus seiner Benennung ableiten können? Würde er etwa die Rechnung für Kunde X aus dem Jahr Y mit zwei, drei Handgriffen (Mausklicks) aus der Datenfülle fischen können, ohne die Suchfunktion einschalten zu müssen?

Beschriften Sie Ihre Unterlagen unmittelbar, nachdem Sie sie erstellt haben. So müssen Sie hinterher nicht lange grübeln oder suchen. Halten Sie Datum beziehungsweise Zeitraum mit fest und – wenn Sie Dokumente ausdrucken – unter Umständen auch Dateiname und Pfadangabe. So können Sie später wertvolle Suchzeit sparen.

Tipp: Wenn Sie Zahlen vor Ihre Ordnernamen schreiben, können Sie eine Hierarchie erzeugen und Prioritäten setzen. Wenn Sie Ihre Ordner nach einheitlichen Kriterien benennen, können Sie diese leichter zusammenfassen und in die Tiefe gehen.

Ein Beispiel wäre etwa der (Datei-) Ordner „Rechnungen“ mit den Unterordnern „2006_Rechnungen“, „2007_Rechnungen“ und so weiter, oder der Ordner „Kunde“ mit den Unterordnern „Kunde_Website“, „Kunde_Schulung“ pp. beziehungsweise „Kunde_A-C“, „Kunde_D-F“ und so weiter. Je nachdem, wonach Sie sortieren und zuordnen wollen.

Extra-Tipp: Wenn Sie eher der visuelle Typ sind und lieber mit Bildern arbeiten, könnten Sie auch versuchen, Ihre Ordnungsstruktur mit passenden Icons und Symbolen wiederzugeben. Ihrer Fantasie sind da keine Grenzen gesetzt – solange Sie und eventuell auch andere sich zurechtfinden.

Umsetzen
Aber egal, ob mit Zahlen oder Icons, legen Sie sich auf ein System fest und halten Sie sich auch daran. Konsequent. Nur so bleibt sie drin – die Ordnung in Ihrem Ordnungssystem.

  • Legen Sie nur das ab, was wirklich wichtig ist,
  • fassen Sie Gleichartiges nach logischen Kriterien zusammen,
  • vermeiden Sie Doppelungen und löschen Sie Kopien,
  • halten Sie Ihre Ordnungsstruktur flach und
  • gehen Sie mit Unterordnern in die Tiefe,
  • beschriften Sie alles nachvollziehbar,
  • sortieren Sie neue Unterlagen regelmäßig ein und
  • nehmen Sie nicht mehr benötigte wieder heraus,
  • speichern Sie alles sorgfältig ab und
  • heben Sie es griffbereit auf,

dann dürfte eigentlich nichts mehr schief gehen, müssten sich Informationen wiederfinden und Bürochaos vermeiden lassen. In diesem Sinne: Immer ordentlich ablegen. ™

Erstveröffentlichung 12.09.2007

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.
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