Spaces. Smartes Cloud Hosting für anspruchsvolle Webprojekte. Loslegen und Spaces testen. Von Mittwald.
Heike Thormann 12. September 2007

Immer ordentlich ablegen

Kein Beitragsbild

Unterlagen ver­schwin­den im Daten-Nirwana, Kundenbestände füh­ren ein Eigenleben, Aktenschränke und Festplatten quel­len über und eine Besserung ist nicht in Sicht? Dann ist es viel­leicht an der Zeit für ein effek­ti­ves Ablagesystem. Suchen Sie nicht, son­dern fin­den Sie – so geht’s.

Es ist schon selt­sam, die meis­ten Büros ver­fü­gen über aus­ge­dehn­te Regalsysteme und Aktenordner, eigent­lich alle Computer über Festplatten und Dateiordner. Und trotz­dem, Unterlagen ver­schwin­den, Papiere sta­peln sich und Datei-„Explorer“ machen ihrem Namen alle Ehre und laden zur mun­te­ren Erforschung des Datendschungels ein.

Der Grund?
Aktenschränke wer­den zwar genutzt, aber lieb­los voll­ge­stopft. Dateien wer­den undurch­sich­tig benannt oder falsch abge­spei­chert. Ordnungssysteme wer­den – je nach Aufräumstimmung – immer wie­der umge­wor­fen. Oder man sam­melt gleich über­flüs­si­ge Dinge, wie Schätzungen nahe­le­gen, nach denen etwa 80 Prozent des gela­ger­ten Materials nie wie­der her­vor­ge­holt wer­den.

Das Ergebnis?
Papierstapel und Unordnung, Bürochaos und Datenwust, Gefühle von Hilflosigkeit und Unfähigkeit, sei­ne Arbeit in den Griff zu bekom­men.

Die Abhilfe?
Legen Sie sich ein sinn­vol­les Ablagesystem zu, das Sie ein­mal sys­te­ma­tisch ein­rich­ten und dann kon­se­quent immer wie­der anwen­den. So ver­lie­ren Sie kei­ne wich­ti­gen Unterlagen, behal­ten den Überblick, spa­ren wert­vol­le Zeit und machen sich das Arbeitsleben etwas leich­ter.

Ablagemöglichkeiten
Ablagemöglichkeiten gibt es dabei genug. Da wären zum Beispiel:

  • Schubladen oder Kartons: Nicht beson­ders effek­tiv, weil alles wild durch­ein­an­der gera­ten kann. Aber sicher bes­ser als nichts. Eine ers­te Grobsortierung kön­nen Sie vor­neh­men, wenn Sie mit ver­schie­de­nen Kartons zum Beispiel für Rechnungen, Bescheinigungen, Versicherungsunterlagen und so wei­ter arbei­ten.
  • Hängeregistraturen und Fächermappen: Eine prak­ti­sche Fortsetzung des Schubladen-Gedankens. Auch hier kön­nen Sie lose Papiere und Notizen the­ma­tisch sor­tie­ren und den Hängeregistern oder Mappen ent­spre­chend zuord­nen. Tipp: Wenn Sie sie in Punkte wie „nach­zu­fra­gen“, „zu erle­di­gen“ oder „abzu­hef­ten“ unter­tei­len, kön­nen Sie sie immer mit sich füh­ren und als Zwischenschritt für eine wei­te­re Bearbeitung nut­zen.
  • Ordner, Ringbücher, Schnellhefter: Die „auf Dauer“ ange­leg­te Variante. Hier hat alles sei­nen fes­ten Platz und kann nicht ver­rut­schen – kön­nen Sie nach ver­schie­de­nen Kriterien sor­tie­ren und zuord­nen – sind Sie fle­xi­bel genug, auch chro­no­lo­gisch fort­zu­füh­ren und zu ergän­zen. Tipp: Nutzen Sie Einlagen, Haftnotizen („Post-It‘s“), Inhaltsverzeichnisse und so wei­ter für eine in die Tiefe gehen­de Feinstruktur.
  • Und natür­lich die elek­tro­ni­schen Versionen wie Festplatten und Laufwerksverzeichnisse („Schubladen“), Post-, Adress- oder Kalendersoftware („Register“), Dateiverzeichnisse („Ordner“), Datenbanken und so wei­ter.

Planen
Wenn Sie mit Ihrem Ablagesystem begin­nen wol­len, dann machen Sie sich am bes­ten zuerst einen Plan. Überlegen Sie, wel­che Ziele Sie haben, war­um Sie was, wo, aus wel­chem Grund und für wie lan­ge able­gen wol­len. Je genau­er Sie vor Augen haben, wohin die Reise gehen soll, des­to geziel­ter kön­nen Sie von Anfang an vor­ge­hen, Ihr Material zuord­nen und sich spä­te­re Umsortiererei spa­ren.

Machen Sie sich auch Gedanken dar­über, wel­che Arten von Ablagemöglichkeiten Ihnen und dem jewei­li­gen Einsatzzweck am ehes­ten ent­spre­chen. Checklisten für den schnel­len Zugriff wäh­rend der Arbeit könn­ten Sie zum Beispiel in einer Hängemappe in Ihrem Rollcontainer oder als Datei mit Verknüpfung auf Ihrem Desktop unter­brin­gen. Dauerhafte, nur sel­ten benö­tig­te Unterlagen sind bes­ser in einem fes­ten Aktenordner oder – um der Papierflut vor­zu­beu­gen [Link auf den Artikel „Der Traum vom papier­lo­sen Büro“] – in einem ent­spre­chen­den Dateiordner auf­ge­ho­ben.

Sortieren
Sie haben Ihren Plan? Gut. Dann kön­nen Sie jetzt sor­tie­ren. Aber bevor Sie damit anfan­gen, hier noch ein­mal mein schon öfter wie­der­hol­ter Tipp: Heben Sie nur das auf, was wirk­lich wich­tig für Sie ist. Und sam­meln Sie auch nur das, was Sie in Zukunft wahr­schein­lich noch ein­mal brau­chen wer­den bezie­hungs­wei­se was Sie sich nicht jeder­zeit wie­der besor­gen kön­nen.

Glauben Sie mir, das ist ein ganz hei­ßer Tipp, um Ihren Papierstapel mög­lichst klein und Ihre Ablage dünn zu hal­ten. Nicht nur diver­se Software-Programme ver­füh­ren, dank aus­ge­feil­ter Suchmöglichkeiten, dazu, über­flüs­si­ge Informationen zu spei­chern. Wenn Sie sich noch ein­mal die Zahlen vom Anfang die­ses Textes anse­hen, dass 80 Prozent des abge­leg­ten Materials nie wie­der her­vor­ge­holt wer­den, dann wis­sen Sie, war­um.

Wenn Sie sor­tie­ren, tun Sie das also immer am bes­ten mit die­sem Gedanken im Kopf und der Hand über Löschtaste oder Papierkorb. Was dann den Rotstift über­lebt, wird nach for­ma­len oder inhalt­li­chen Kriterien zusam­men­ge­fasst.

Tipp: Ordnen Sie nach Möglichkeit alles ein­deu­tig zu und ver­mei­den Sie Doppelungen. Nutzen Sie zur Not – wenn sich etwa meh­re­re Mitarbeiter eine Aufgabe tei­len – lie­ber gemein­sa­me Ablagesysteme.

Kriterien set­zen
Die Kriterien sind das Herzstück Ihrer Ablage und erge­ben sich aus Ihrem Ablageplan und Ihren Ablagezielen. Je nach­dem, wel­che Zwecke Sie mit Ihrem Ordnungssystem ver­fol­gen und wel­che Vorgehensweise Sie wäh­len, wei­sen Sie Ihre Daten und Papiere zu.

Ein Beispiel
Sie wol­len sich ein klei­nes Archiv mit spe­zi­el­len Fachartikeln auf­bau­en, die Sie nicht so schnell wie­der aus Internet und Co. besor­gen kön­nen. Dann könn­ten Sie Ihre Artikel nach

  • Kategorien (ver­schie­de­ne Themen)
  • chro­no­lo­gisch (ein­zel­ne Jahrgänge)
  • lokal (unter­schied­li­che Erscheinungsorte)
  • alpha­be­tisch (Themen von A – Z sor­tiert)
  • oder nume­risch (Seitenumfang) ord­nen

Sie könn­ten auch etwa Ihre Kundendaten alpha­be­tisch, lokal, nach gekauf­tem Produkt, nach erfolg­ter Kontaktart und der­glei­chen mehr ord­nen.

Oder Sie könn­ten Ihre Ablage nicht nur nach Themen und Projekten sor­tie­ren, son­dern auch nach Kriterien wie „erle­digt und noch zu erle­di­gen“, „sofort oder nächs­te Woche erle­di­gen“, „beant­wor­ten oder nach­fas­sen“.

Wichtig ist, dass Sie sich Zusammenhänge über­le­gen, nach denen Sie Ihre Unterlagen zuord­nen und grup­pie­ren wol­len. Dabei spielt es kei­ne Rolle, ob Sie die Papier- oder Dateiform bevor­zu­gen. Das Prinzip bleibt das­sel­be.

Tipp: Achten Sie dar­auf, nicht zu sehr in die Breite zu gehen. Das heißt, geben Sie nicht zu vie­le Kriterien und Ordnungsmöglichkeiten vor. Beschränken Sie sich lie­ber auf eini­ge weni­ge und arbei­ten Sie sich detail­liert mit Unterkategorien in die Tiefe vor. Umso über­sicht­li­cher wird Ihr System sein, umso weni­ger müs­sen Sie suchen.

Beschriften
Hand in Hand mit Ihrem Ordnungssystem geht auch die Benennung des­sel­ben. Beschriften Sie Ihre Daten so, dass sich der Inhalt leicht erschlie­ßen lässt und Sie alles mög­lichst ein­fach wie­der­fin­den. Bei einer Rechnung wür­de es also etwa Sinn machen, Anliegen („Rechnung“), Rechnungsnummer / Datum und Aussteller oder Empfänger der Rechnung anzu­ge­ben.

Stellen Sie sich als Härtetest dazu ruhig einen Fremden vor, der eine bestimm­te Unterlage aus Ihrer Ablage holen soll. Würde er sich zurecht­fin­den? Würde er die Logik Ihres Systems aus sei­ner Benennung ablei­ten kön­nen? Würde er etwa die Rechnung für Kunde X aus dem Jahr Y mit zwei, drei Handgriffen (Mausklicks) aus der Datenfülle fischen kön­nen, ohne die Suchfunktion ein­schal­ten zu müs­sen?

Beschriften Sie Ihre Unterlagen unmit­tel­bar, nach­dem Sie sie erstellt haben. So müs­sen Sie hin­ter­her nicht lan­ge grü­beln oder suchen. Halten Sie Datum bezie­hungs­wei­se Zeitraum mit fest und – wenn Sie Dokumente aus­dru­cken – unter Umständen auch Dateiname und Pfadangabe. So kön­nen Sie spä­ter wert­vol­le Suchzeit spa­ren.

Tipp: Wenn Sie Zahlen vor Ihre Ordnernamen schrei­ben, kön­nen Sie eine Hierarchie erzeu­gen und Prioritäten set­zen. Wenn Sie Ihre Ordner nach ein­heit­li­chen Kriterien benen­nen, kön­nen Sie die­se leich­ter zusam­men­fas­sen und in die Tiefe gehen.

Ein Beispiel wäre etwa der (Datei-) Ordner „Rechnungen“ mit den Unterordnern „2006_Rechnungen“, „2007_Rechnungen“ und so wei­ter, oder der Ordner „Kunde“ mit den Unterordnern „Kunde_Website“, „Kunde_Schulung“ pp. bezie­hungs­wei­se „Kunde_A-C“, „Kunde_D-F“ und so wei­ter. Je nach­dem, wonach Sie sor­tie­ren und zuord­nen wol­len.

Extra-Tipp: Wenn Sie eher der visu­el­le Typ sind und lie­ber mit Bildern arbei­ten, könn­ten Sie auch ver­su­chen, Ihre Ordnungsstruktur mit pas­sen­den Icons und Symbolen wie­der­zu­ge­ben. Ihrer Fantasie sind da kei­ne Grenzen gesetzt – solan­ge Sie und even­tu­ell auch ande­re sich zurecht­fin­den.

Umsetzen
Aber egal, ob mit Zahlen oder Icons, legen Sie sich auf ein System fest und hal­ten Sie sich auch dar­an. Konsequent. Nur so bleibt sie drin – die Ordnung in Ihrem Ordnungssystem.

  • Legen Sie nur das ab, was wirk­lich wich­tig ist,
  • fas­sen Sie Gleichartiges nach logi­schen Kriterien zusam­men,
  • ver­mei­den Sie Doppelungen und löschen Sie Kopien,
  • hal­ten Sie Ihre Ordnungsstruktur flach und
  • gehen Sie mit Unterordnern in die Tiefe,
  • beschrif­ten Sie alles nach­voll­zieh­bar,
  • sor­tie­ren Sie neue Unterlagen regel­mä­ßig ein und
  • neh­men Sie nicht mehr benö­tig­te wie­der her­aus,
  • spei­chern Sie alles sorg­fäl­tig ab und
  • heben Sie es griff­be­reit auf,

dann dürf­te eigent­lich nichts mehr schief gehen, müss­ten sich Informationen wie­der­fin­den und Bürochaos ver­mei­den las­sen. In die­sem Sinne: Immer ordent­lich able­gen. (tm)

Erstveröffentlichung 12.09.2007

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.