Organisiert ins Social Distancing: Die besten Tools fürs Home Office

Zwischen Küchentisch, Kinderversorgung und dem verführerischen Kühlschrank gilt es, fokussiert zu bleiben. Dabei haben Digital-Arbeiter das Glück, auf zahlreiche ausgereifte Lösungen zurückgreifen zu können, die helfen, den Überblick über die Aufgaben zu behalten und die Absprache im Team zu erleichtern.

Kommunikation und Erreichbarkeit

Wenn das „schnell mal rüber gehen“ ins Nachbarbüro zur informellen Absprache wegfällt, fehlt nicht nur die soziale Interaktion. Kurze Abstimmungen, die vor Ort nur wenige Sekunden dauern, können zu zeitfressenden Email-Schriftwechseln ausarten, die für Verwirrung und Frust sorgen. Hier helfen Messenger-Programme wie Slack oder Microsoft Teams, welche die digitalen Wege zur Kollegin um die Ecke kurz halten.

Die klar strukturierte Chatübersicht erleichtert persönliche Absprachen ebenso wie kurze Beiträge in Arbeitsgruppen. Das Teilen von Dokumenten oder Einrichten von Umfragen ist problemlos möglich.

Auch helfen Slack und Microsoft Teams bei der Anzeige des Arbeitsrhythmus. Die Kollegen sind gerade zu Tisch oder man kann selbst nicht antworten, da man in einer Konferenzschaltung ist?

Mithilfe dieser Chatprogramme kann man problemlos den eigenen Status (abwesend, beschäftigt) aktuell halten und so „unerwünschte“ Störungen vermeiden.

Tipp: Immer nur ein Chat-Programm für die Arbeit verwenden. Wer ständig zwischen Skype und Slack hin- und herspringen muss, verliert schnell den Überblick, was, wo, wann und wie kommuniziert wurde.

Auch eine präzise (Schrift-)Sprache will gelernt sein. Schnell geht in der digitalen Kommunikation der Kontext verloren und so können Dinge missverstanden werden; schließlich können die anderen nicht sehen, was man selbst gerade auf dem Schirm hat. Bei der schriftlichen Kommunikation ist also Genauigkeit essentiell und der Kontext sollte immer mit beschrieben werden. Das können beispielsweise sein:

• Die URL / die Seite
• Screenshots helfen, um ein Problem zu visualisieren
• Links zur „Karte“ im Projektmanagement-Tool
• Die Aufgabe, an der man gerade arbeitet
• Feedback vom Kunden

Video-Konferenzen

Oftmals sind Besprechungen mit dem Team so komplex und zeitkritisch, dass ein echtes Gespräch (zeitgleiche Kommunikation) unerlässlich ist.

Zwar sind Video-Konferenzen nicht dasselbe, wie mit einer Person im selben Raum zu sitzen. Jedoch lässt sich auch hierdurch eine gewisse Struktur im Arbeitsleben herstellen.

Zudem lassen sich Bildschirme und selbst erstellte Video-Präsentationen sehr einfach in Circuit (ein deutscher Anbieter), Slack, Microsoft Teams, Skype, Zoom oder Whereby teilen, jeder kann diese so mitverfolgen. Dadurch lassen sich Fragen besser veranschaulichen oder Präsentationen von allen lückenlos verfolgen.

Auch größere Meetings können gut strukturiert werden, wenn immer nur die Teilnehmenden, die gerade sprechen, ihre Mikrofone aktivieren. Das verbessert für alle die Gesprächsqualität und gibt Wortmeldungen einen klaren Rahmen.

Screenshot-Videos aufzeichnen

Zuweilen kann man ein Problem am besten erläutern, indem man dazu ein kurzes Video aufzeichnet. Nebst der Mac-App Screenflow eignet sich hierfür auch insbesondere die plattformübergreifende App Loom.

Mithilfe von Loom lassen sich unter anderem Kurzvideos erstellen, bei denen man erklärt, woran man heute gearbeitet hat. Das hilft der Zusammenarbeit im Team ungemein. Auch Projektpräsentationen lassen sich so wunderbar und detailliert übermitteln — ein tolles Tool also ebenso für die Kunden- und Projektakquise.

Projekt- und Zeitmanagement

Die eigenen Aufgaben effizient anzugehen ist vielleicht die schwierigste Aufgabe von allen. Vielleicht erinnert man sich gerade daran, noch etwas einkaufen zu müssen. Oder der ganze Tagesrhythmus verschiebt sich, weil man erst eine Stunde später anfängt zu arbeiten. Außerdem ist die Spielkonsole ist auch nur 2-3m vom Arbeitsplatz entfernt. Und dann die ganzen dystopischen News, denen man sich nur schwer entziehen kann. Alles ist nur einen Mausklick entfernt.

Die eigene Zeit- und Aufgabenorganisation kann man in einer TXT-Datei oder in Evernote auflisten.

Beim Projektmanagement mit dem Team helfen Tools wie Paymo, Trello, Hive, Monday.com, Notion und Asana, die mit übersichtlichen Zeitplänen und einer Fortschrittsanzeige daherkommen.

Wer wissen will, wie er das gesamte MS Office Paket zielorientiert zur Selbstorganisation nutzt, findet eine hilfreiche Schritt-für-Schritt-Anleitung zu Kalender-Tools und Microsofts besten To-Do-Listen-Helfern hier.

Speicherung und Datenaustausch

Aktualität und Vernetzung sind das A und O, um allen Beteiligten mobilen Zugang zu wichtigen Dokumenten zu ermöglichen. Auch permanente Synchronisation von gemeinsamen Bearbeitungsgegenständen muss jederzeit gewährleistet sein.

Hier helfen zahlreiche Cloud-Dienste wie Owncloud (ein deutscher Anbieter), Google Drive, One Drive oder Dropbox.

Für den Austausch großer Datenmengen stehen Dienste wie Safetransfer.eu (ein deutscher Anbieter), oder Wetransfer zu Auswahl. Insbesondere hinsichtlich der Datensicherheit empfiehlt es sich auch hier auf deutsche Anbieter zu setzen.

Ablenkungen, Pausen und Produktivität

Der Datenaustausch läuft, alle Teammitglieder sind gut vernetzt, doch irgendwie fehlt zu Hause der Fokus? In den eigenen vier Wänden kann es schwerfallen, einen produktiven Rhythmus zu finden.

Wer das Gefühl hat, ohne die soziale Kontrolle des Büros und die klare Struktur des Arbeitstages anfällig für Abschweifen zu sein, findet Hilfe. Mit Anwendungen wie Rescue time oder Stay Focused lässt sich monitoren, wie viel Zeit auf welcher Website verbracht wird – so sind Zeitfresser gezielt zu ermitteln.

Beliebte Ablenker wie Twitter und Facebook lassen sich hier für einen bestimmten Zeitraum blockieren. Wen im heimischen Umfeld Gedanken wie „die Fenster müssten mal geputzt werden“ plagen, der kann bei Notizsammlungen wie Evernote diese Ideen vermerken – so sind sie erst mal aus dem Kopf, aber gehen nicht verloren. Gleiches gilt auch für arbeitsbezogene To-Do-Listen oder Notizen für spätere Projekte.

Doch auch das Gegenteil kann der Fall sein: Ein Projekt brennt unter den Nägeln und man findet sich bis drei Uhr nachts am Laptop wieder? Selbst wenn mobiles Arbeiten, das ermöglicht, sollte jeder darauf Acht geben, einen dauerhaft gesunden Arbeitsrhythmus zu etablieren.

Wer früh genug Pausen einplant – zum Beispiel mit einem strukturierten Rahmentagesplan im eigenen Kalender – und diese für Bewegung oder kreative Ablenkung nutzt, erhält sich seine Konzentration für wichtige Aufgaben den ganzen Tag über und hat mehr vom wohlverdienten Feierabend.

Mobiles Arbeiten – Gewinn statt notdürftiger Ersatz

Um im Home Office zufriedenstellend zu arbeiten, ist vor allem Struktur und Kommunikation nötig. Das gilt sowohl für die eigene Arbeitsorganisation als auch für das Zusammenspiel im Team über Distanz.

Mit der bewussten Auswahl der hier vorgestellten Tools lässt sich ein übersichtlicher Rahmen stecken, der die Orientierung erleichtert und Fokus vom Wohnzimmer aus ermöglicht. Wer seinen Tag mit ausgewogenen Arbeits- und Pausenzeiten durchtaktet, bleibt konzentriert und erreichbarer Ansprechpartner zugleich.

Entscheidend ist vor allem, dass alle Teammitglieder die gleichen Tools nutzen, um Synergien zu erzeugen und Absprachen zu erleichtern. Mit der so gewonnenen Zeit lassen sich aus dem Home Office sogar neue Ideen für die Meetinggestaltung in der Zukunft ziehen, die Arbeitsabläufe effizienter machen – und so auch den Arbeitsalltag im Büro erleichtern werden!

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