Dieter Petereit 1. August 2013

Hojoki: Die fehlende Verbindung zwischen Ihren Cloud-Apps ist da!

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Kennen Sie das Gefühl? Sie springen zwischen einem halbem bis einem Dutzend Cloud-Apps hin und her und fragen sich, wann und wo genau eigentlich die Produktivität verloren ging? Aufgaben koordiniere ich über Trello, Texte und Tabellen lagern im Google Drive, kreative Projekte speichere ich in der Dropbox, Notizen wandern zu Evernote und Kurznachrichten werden via Twitter ausgetauscht. Und das ist nur ein Teil meiner Liste an täglich wichtigen Cloud-Apps. Wäre es nicht großartig, wenn man einen Dienst hätte, der alle anderen Services integrierte? Einen einzigen großen Stream, der alle relevanten Informationen aus den verschiedenen Cloud-Apps aggregierte? Soll ich Ihnen was sagen? Den gibt es schon…

hojoki-landingpage

Der Dienst, mit dem wir uns im folgenden befassen werden, heißt Hojoki. Ich wette allein der Name hat Sie bereits einige Male an diesem Dienst vorbeiziehen lassen, ohne auf die Idee zu kommen, darauf einen Gedanken zu verschwenden. In der Tat hätten Sie schon vor knapp zwei Jahren Erleichterung verspüren können, denn damals startete Hojoki. Aber gut, besser spät als nie.

Lassen Sie uns den ulkigen Namen direkt mal besprechen, dann haben wir das Thema aus dem Weg. Hojoki ist japanisch und bedeutet zu deutsch: Aufzeichnungen aus meiner Hütte. Es handelt sich um den Titel eines Buches, das im Jahre 1212 vollendet wurde und zu den Klassikern japanischer Literatur gehört. Der Titel "Aufzeichnungen aus meiner Hütte" passt, wenn man es weiß, ganz gut zu dem Leistungsumfang des Web-Services. Wichtiger noch ist indes eine der wesentlichen Metaphern des Buches, die da (frei übersetzt) lautet:

Der Strom des Flusses ist immer gleich und doch führt er niemals dasselbe Wasser.

Japanische Schulkinder kennen Hojoki im Schlaf, ich musste zunächst Wikipedia bemühen. Allerdings, wer sonst hätte das getan? In Zeiten, in denen neue Dienste an jeder Ecke lauern, sollte man schon darauf achten, sein Angebot so zu benennen, dass man daraus zumindest einfach Rückschlüsse auf den eigentlichen Sinn der Sache ziehen kann. Ratespiele spielt besser und sicherlich auch erfolgreicher der Jauch… (Hojoki ist sich indes der Problematik bewusst und versucht sich hier an einer Erläuterung)

So, dann lassen Sie uns beginnen. Schauen Sie zunächst mal das folgende Video an

http://vimeo.com/69233381

und fahren mit dieser Tour fort. Jetzt kann’s losgehen…

Hojoki: Aggregator für (fast) alle Ihrer cloud-basierten Dienste

Hojoki erledigt eine relativ trivial wirkende Aufgabe. Es aggregiert alle Dienste, die Sie ansonsten fragmentiert frequentieren, zu einem großen, umfassenden Nachrichtenstrom; fügt also die ganzen kleinen Streams zu einem zusammen. Für eine erste Idee stellen Sie sich Hojoki vielleicht einfach als eine nach innen gerichtete Version von Hootsuite oder eine gewaltig aufgebohrte Version von Yammer vor. Wenn Sie sich in der Tiefe mit Hojoki beschäftigt haben, werden Sie feststellen, dass man es eigentlich nicht wirklich mit einem anderen Dienst vergleichen kann.

Ich gebe zu, dass mich die Idee Hojokis zunächst nicht erreicht hat. Ich klickte ein bisschen hin und her, fand aber nicht so recht den Anker. Es wollte mir einfach nicht klar werden, wofür ich Hojoki benötigen könnte. Als ich dann so weit war, zumindest eine Idee vom potenziellen Nutzen zu generieren, dauerte es eine weitere Weile, bis mir der tatsächliche Wert des Dienstes für meine persönliche Produktivität klar wurde.

Jetzt, nachdem ich Hojoki etwas länger als eine Woche intensiv nutze, hänge ich am Haken. Es ist wie mit einem intelligenten Song. Erst sperrt er sich etwas gegen das Ohr, aber wenn er erst einmal drin ist, bekommt man ihn nicht mehr raus. Ich möchte wetten, dass es auch Ihnen so gehen wird, wenn Sie eine der folgenden Fragen für sich mit Ja beantworten können.

  • Sind Sie ein Power-User der Dienste Dropbox, Google Drive, Basecamp, Trello, Twitter, Google Calendar oder auch Github und Bitbucket (weitere finden Sie hier)?
  • Haben Sie sich schon mal gewünscht, Sie könnten den Informationsfluss besser steuern und wahrnehmen, ohne ständig mit X Logins zu hantieren?
  • Haben Sie sich schon gewünscht, den Designentwurf mit dem Kunden und anderen Beteiligten OHNE E-Mail, direkt als Thread am Entwurf diskutieren zu können?
  • Wäre es nützlich für Sie, wenn Sie über Änderungen an – sagen wir – Kundenlogo.psd informiert würden, ohne dass der Veränderer es Ihnen sagen muss?

Das und mehr kann Hojoki für Sie leisten. Lassen Sie mich in kurzen Worten skizzieren, wie das abläuft. So können Sie sich das mühselige Reinfrickeln sparen:

  • Sie verbinden Hojoki mit allen Diensten, die Sie nutzen (sofern Hojoki diese unterstützt)
  • Hojoki holt sämtliche Meta-Daten aus den verbundenen Diensten ab und aggregiert sie zu einem einzelnen chronologischen Stream.
  • Optional laden Sie Team-Mitglieder zu diesem Stream ein, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben.
  • Alle Elemente des Streams erhalten eine Kommentarfunktion, so dass Sie sogar Dropbox-Inhalte im Team diskutieren können.
  • Jedes Element im Stream wird mit einer Task-Funktion ausgestattet, so dass Sie etwa die besprochenen Änderungen an logo.ai an den Illustratoren als Task delegieren können. Hojoki unterrichtet Sie über die Erledigung.
  • Die meisten Kommentarvorgänge können mit den Herkunftsdiensten synchronisiert werden, so dass ein in Hojoki hinterlassener Kommentar zu einer Trello-Aktivität automatisch auch bei Trello aktualisiert wird. Auf diese Weise bleiben auch Kollegen, die nicht in Hojoki hinterlegt sind, an der Konversation beteiligt. Deren Kommentare in Trello etwa werden automatisiert in Hojoki angezeigt. Das Syncing erfolgte in meinen bisherigen Tests verzögerungsfrei. Hojoki spricht von bis zu 10 Minuten, je nach API.
  • Mobile Apps für iOS und Android sorgen dafür, dass Sie auch unterwegs kontinuierlich auf dem Laufenden bleiben, was in Ihrer Hütte so alles an Aufzeichnungen anfällt ;-)

Hojoki arbeitet mit sog. Workspaces, um Themen voneinander trennen zu können. Ich persönlich nutze Workspaces als Projekte mit unterschiedlichen Kunden und Kollaborateuren. So entspricht es meinem Workflow.

Die verwendeten Cloud-Apps werden pro Workspace mit Hojoki verknüpft. So braucht man nicht etwa Google Drive über alle Workspaces zugänglich zu machen, wenn man es gar nicht überall benötigt. Damit bleibt der einzelne Workspace schlank und fokussiert auf das Wesentliche. Der integrierte Stream pro Workspace erlaubt die Kommunikation quer über alle Dienste ohne etwaige Brüche und stellt erstmals das Projekt, nicht das Werkzeug in den Mittelpunkt des Geschehens. So habe ich das bislang noch nicht erlebt.

Der kostenlose Account Hojokis erlaubt es, beliebig viele Workspaces einzurichten und zu jedem bis zu fünf Teilnehmer (vier plus Sie) einzuladen. Das wird für viele mir bekannte Freelancer absolut ausreichend sein. Es gibt allerdings auch noch Bezahlfeatures, dazu später mehr.

Wie bereits erwähnt, dauerte es eine Weile, bis Hojoki bei mir zündete. Damit will ich indes nicht sagen, dass der Dienst schwer zu bedienen wäre. Ganz im Gegenteil funktioniert Hojoki insgesamt und auch hinsichtlich der Ersteinrichtung fast schon intuitiv.

In vier einfachen Schritten sichern Sie sich die Möglichkeit, Ihre Produktivität enorm zu steigern. Der erste Schritt besteht darin, einen Account anzulegen. Das geht auf konventionelle Weise oder unter Nutzung der Credentials aus Google+ oder Facebook. Ich entschied mich für Google+, Facebook assoziiere ich so gar nicht mit geschäftlichen Begebenheiten.

Nach dem erfolgreichen Login erstellen Sie Ihr Profil:

hojoki-step1-profile

In Schritt 2, der eigentlich Schritt 3 ist, definieren Sie Ihren ersten Workspace. Das Label des Workspace können Sie später beliebig ändern, es ist also keine besondere Sorgfalt erforderlich. Schon an dieser Stelle können Sie Team-Mitglieder einladen, müssen es aber nicht:

hojoki-step2-create-workspace

Im dritten Schritt verbinden Sie die gewünschten Apps mit dem Workspace:

hojoki-step3-connect

Was Sie hier verbinden, definiert sich natürlich ausschließlich nach dem Zweck und Ziel des Workspace. Ich nannte den initialen Workspace zunächst Hojoki-Review und benannte ihn dann in dpe um, da ich mich entschied, diesen Workspace rein als Komplettaggregator all meiner übrigen Aktivitäten zu verwenden. Da wird keiner eingeladen, hier geht es einzig und allein um meine persönliche Nachrichtenzentrale. Und, ich sage Ihnen, das ist fantastisch. So sieht ein Feed in einem Workspace beispielsweise aus:

hojoki-feed

Jedes Element des Feed kann in einer Detailansicht geöffnet werden, ganz ähnlich wie in Google+. Das ist insbesondere für Elemente mit vielen Kommentaren nützlich und hilft auch, das einzelne Element abseits des Stream-Geräusches zu fokussieren.

Ob von innerhalb des Feed oder aus der Detailansicht heraus, ein Icon steht bereit, um zum jeweiligen Herkunfts-Dienst springen zu können und das Element direkt dort zu bearbeiten.

Neben der Feed-Darstellung finden Sie am oberen Browserrand zusätzlich die Möglichkeit, sich eine Übersicht der verbundenen Dateien und der vergebenen Aufgaben anzeigen zu lassen. Gerade die Aufgaben (Tasks) sind ein Feature mit Potenzial, um gemeinsam an Dateien zu arbeiten. Delegieren Sie die Logo-Änderungen beim Kunden Maier an den Kollegen Jürgens, behält Hojoki diese Aufgabe für Sie im Auge. Ändert nun Kollege Jürgens etwas am Logo, unterrichtet Sie Hojoki über den Zeitpunkt der Änderung. Ist Jürgens fertig mit dem Task, markiert er ihn als fertig und auch darüber erhalten Sie einen Stream-Eintrag. Vergleichen Sie das mal mit der Kollaboration via E-Mail, insbesondere bei einer Vielzahl gleichzeitiger Projekte…

Einschränkend sei bemerkt, dass gerade die Task-Funktionalität momentan noch sehr rudimentär implementiert ist. So gibt es etwa keine Deadlines oder Prioritäten. Aber, finden Sie erstmal eine andere App, die in der Lage ist, Objekte wie Dateien zu Tasks zu machen oder mit solchen auszustatten. Ich kenne keine. Wie mir Lutz Gerlach von Hojoki telefonisch bestätigte, steht das Aufbohren gerade der Task-Features ganz weit oben auf der – nun – Task-Liste der Entwickler. Es soll in Bälde eine ausgewachsene Aufgabenverwaltung bereit stehen..

Hojoki: Was man beachten muss

Im Rahmen der Ersteinrichtung stößt man unweigerlich auf einige Dinge, die es zu bedenken gilt. Bevor ich dazu komme, lassen Sie mich kurz die generelle Arbeitsweise Hojokis in Erinnerung rufen.

Hojoki speichert keinerlei Dateien auf der eigenen Plattform. Es stellt lediglich Verbindungen zu anderen Diensten her und sammelt dort Meta-Daten, nicht die eigentlichen Inhalte, ein. Wenn Sie etwa Ihren Google Drive mit Hojoki verbinden, so können Sie zwar alle Dateien von Hojoki aus sehen, werden aber, sobald Sie eine öffnen wollen, zu Google Drive transferiert. In Hojoki sehen Sie ein Preview-Bild, das ist aber auch alles.

Jeder Dienst, den Sie mit Hojoki verbinden, wird voll in den Informations-Stream integriert, der bei Hojoki Feed heißt. Der Feed ist für alle Team-Mitglieder gleich. An dieser Stelle beginnen die Überlegungen.

Wollen Sie beispielsweise nicht, dass Team-Kollegen Preview-Bilder Ihrer Dateien sehen können, überlegen Sie das, bevor Sie vorschnell eine App mit dem Workspace verbinden. Immerhin können Preview-Bilder, etwa solche von Kreditkarten-Daten in einer Evernote-Notiz, die volle Information bereits beinhalten. Hier ist es besonders wichtig, dass Sie genau festlegen, welche Ordner und/oder Notebooks oder sonstige Elemente in den Workspace-Feed fließen sollen. Weniger ist mehr. Vorsicht ist besser als Nachsicht und so weiter…

Hojoki authentifiziert gegenüber den meisten Apps via OAuth. Auf diese Weise müssen Sie Hojoki nicht die Zugangsdaten überlassen, die dementsprechend dann auch nicht im Service gespeichert werden. Manche App funktioniert noch nicht via OAuth. Hier kämen Sie um die Bekanntgabe der Daten an Hojoki nicht herum. Überlegen Sie, ob Sie diese Apps dann verbinden wollen.

Ein wichtiger Punkt betrifft das Verbinden der Apps in ganz grundsätzlichem Maße. Google Drive, Dropbox, Evernote – um nur die wichtigsten zu nennen – authentifizieren Hojoki stets für den Vollzugriff. Sie können in einem weiteren Schritt die für den Feed aufzubereitenden Informationen auf bestimmte Ordner oder Evernote-Notebooks beschränken, aber Hojoki als Dienst hat dennoch volle Rechte. Mitarbeiter des Dienstes könnten theoretisch auf alle Ihre Daten Zugriff nehmen. Andererseits, Mitarbeiter von Evernote, Dropbox oder Google können das ebenfalls…

Wenn Sie Ihre Dropbox verknüpfen, stellen Sie vorab sicher, dass der Ordner, den Sie verknüpfen wollen, bereits existiert. Es gibt nämlich trotz des Vollzugriffs aus Hojoki heraus keine Möglichkeit, Ordner anzulegen. Auch an diesem Punkt wird laut Lutz Gerlach gearbeitet. Aber, nicht dass wir uns da falsch verstehen. Hierdurch wird nicht das Problem mit dem Vollzugriff gelöst.

Im Gespräch erläuterte Lutz Gerlach mir gegenüber, dass es ihnen ebenfalls weit lieber wäre, wenn es eine eingeschränktere Möglichkeit der Authentifizierung, beschränkt auf einzelne Ordner oder Notebooks gäbe. Leider seien die APIs der Diensteanbieter so nicht gestaltet. Es ist also nicht Hojoki, der Vollzugriff haben will, sondern es sind die externen Dienste, die nichts anderes anbieten können.

One more thing ;-) Wie ich bereits erwähnte, sieht der Feed für alle eingeladenen Mitglieder identisch aus. Das bedeutet jedoch nicht, dass auch alle auf die dort gezeigten Elemente Zugriff haben. Hierfür sind nach wie vor die externen Dienste zuständig. Wollen Sie den Team-Mitgliedern tatsächlich Zugriff auf Dateien Ihrer Dropbox geben, so muss das von innerhalb Dropbox erfolgen. Das gilt analog für alle übrigen Dienste.

Hojokis Premium-Angebote

Teams zwischen einem ;-) und fünf Mitgliedern können Hojoki in der Standard-Ausführung kostenfrei nutzen. Die Standard-Ausführung ist wie folgt limitiert:

  • maximal 5 Mitglieder pro Workspace
  • nur ein Account pro Cloud-App kann verbunden werden
  • Abrufe und Syncs erfolgen nicht innerhalb garantierter Zeiträume
  • Support gibt es, wie Zeit ist

Der Premium-Account für 5 Dollar plus Umsatzsteuer im Monat hebt im Wesentlichen die genannten Limitierungen auf. Besonders interessant: Sie können mehrere Accounts pro App, etwa unterschiedliche Twitter-Accounts hinterlegen. Zudem können Sie beliebig viele Kollaborateure einladen. Für das Abrufen und den Sync erhalten Sie garantierte Intervalle von längstens 15 Minuten und der Support erfolgt mit Priorität.

Organisations-Accounts werden im Laufe des August eingeführt, versicherte mir Hojokis Lutz Gerlach. Mit diesen Accounts wird es erheblich einfacher, größere Teams auf Hojoki in Gang zu setzen. Von einer zentralen Instanz aus werden Teammitglieder mit Premium-Status ausgestattet. Vor allem der Bezahlvorgang mit einer einzelnen Rechnung für alle Mitglieder, anstelle einzelner Zahlvorgänge pro Premium-Account wird Unternehmen freuen. Organisations-Account werden zudem weitere administrative Möglichkeiten erhalten, so etwa das Einbinden von und das Beschränken auf bestimmte E-Mail-Domains (analog Yammer). Preise wurden bislang nicht bekannt gegeben.

Eine Übersicht der verfügbaren Accounts finden Sie hier.

Letzte Worte

Wie ich sagte, sie haben mich. Ich werde Premium-Kunde bleiben und mich weiterhin über eine zentrale Instanz über alle weiteren Dienste unterrichtet halten. Mehrere Accounts pro App ist für mich das Killer-Kriterium, das mir den sonst hinreichenden kostenlosen Account vermiest. Noch erwähnen möchte ich auch die mobilen Apps, die mich auf den diversen Android-Geräten peinlich genau informiert halten. Für iOS gibt es sie auch, sogar iPad-optimiert. Die anderen Apps der Cloud-Dienste habe ich – genau – gelöscht.

Hojoki hat das Potenzial, mein persönlicher Produktivitäts-Hub zu werden und befindet sich bereits auf genau dem richtigen Weg. Sie sollten Hojoki definitiv eine Chance geben. Wenn Sie zunächst nur auf dem laufenden Stand der Entwicklung bleiben wollen, schauen Sie in Hojokis Entwickler-Blog.

Dieter Petereit

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design. Man findet ihn auch auf Twitter und Google+.
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4 Kommentare

  1. Das wurde aber auch mal Zeit in den ganzen Dschungel der verschiedenen Cloud Dienste für Ordnung zu sorgen und die verschiedenen Dienste miteinander zu verknüpfen. Ich will gar nicht wissen, wieviel Arbeitszeit das Ganze spart. Tolle Idee

  2. Ganz schön viel Begeisterung. Das Konzept hat sicher großes Potential von Google aufgekauft zu werden, da man so dann doch dienstübergreifend an Daten herankommt. Auch wenn die Daten nicht gespeichert werden, so kann der Datenstrom dennoch gescreent und das Ergebnis gespeichert und ausgewertet werden. Also ich vertraue alle meine Daten und Abläufe sicher nicht einem zentralen Anbieter an, solange man mich nicht dazu zwingt. Wird aber sicher noch kommen.

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