Die 7 Grundregeln für einen gelungenen Geschäftsbrief ✉️

Die Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden oder Auftraggebern geht meist per Geschäftsbrief vonstatten. Trotzdem wissen viele Unternehmer nicht, wie ein gelungener Geschäftsbrief aussehen sollte. Dieses Manko beseitige ich mit dem heutigen Beitrag.
Ob nun per Mail oder per Post; Geschäftsbriefe sind ein bedeutendes Kommunikationsmittel. Telefongespräche und E-Mails mögen bequemer sein, doch bei einer Auftragsbestätigung, beim Schreiben einer Mahnung, einer Anfrage, einer Bestellung, einer Mängelrüge oder einer Terminvereinbarung wird die schriftliche Variante bevorzugt. Nur, welche Grundregeln gibt es bei einem Geschäftsbrief überhaupt?

Viele Geschäftsleute tippen ihre Briefe schnell herunter und legen keinen großen Wert auf die richtige Grammatik oder einen ansprechenden Schreibstil. “Hauptsache, die Nachricht wird verstanden”, heißt es oftmals. Das ist ein großer Fehler! Denn die schlechte Qualität eines Geschäftsbriefes wirft ein schlechtes Licht auf den Unternehmer.

Ein gelungener Geschäftsbrief kann zu einer vorteilhaften Unternehmensidentität beitragen und so das Vertrauen potentieller Kunden wecken. Mit den folgenden Hinweisen möchte ich dir einige Denkanstöße für gelungene Geschäftsbriefe geben. Dass jeder Brief grammatikalisch und orthographisch korrekt sein muss, setze ich dabei voraus. Unsere Aufmerksamkeit richten wir deshalb allein auf den Schreibstil und einige formale Aspekte.

Vergiss das Kaufmannsdeutsch der früheren Jahrhunderte!

Während das Telefon und der E-Mail-Verkehr verhältnismäßig neue Kommunikationsmittel darstellen, hat es Geschäftsbriefe schon vor hunderten von Jahren gegeben. Leider ist das vielen Geschäftsbriefen noch anzusehen, denn sie wirken vom Schreibstil wie aus einem früheren Jahrhundert. Doch die komplizierte Ausdrucksweise, die einen höflichen und zudem intellektuellen Eindruck machen soll, ist altbacken.

Briefe sollen vielmehr kurz, direkt und freundlich sein. Sie sind als eine Art Dialog zu verstehen, in dem es darum geht, dein Anliegen klar zu formulieren. Eine Faustregel besagt, dass du nichts schreiben solltest, das du nicht auch sprechen würdest. Niemand würde zum Beispiel folgendes sagen:

• Wir nehmen höflichst Bezug auf Ihr Schreiben vom…
• In Erwartung einer baldigen Rückmeldung verbleiben wir…
• Ich bitte höflich um eine baldige Antwort
• Wir ersuchen Sie ebenso höflich wie dringend, die nachstehende Rechnung baldmöglichst zu überweisen
• Bitte setzen Sie sich bezüglich der Wegbeschreibung im Vorfeld mit uns in Verbindung

In Geschäftsbriefen sind solche Formulierungen dennoch oft zu finden. Dabei hat das „Kaufmannsdeutsch der 20er Jahre” längst ausgedient. Denn solche ausschweifenden Formulierungen schaffen Distanz zwischen Absender und Empfänger und sollten daher vermieden werden. Anstatt der oben genannten Beispiele solltest du heutzutage lieber eine direkte Ausdrucksweise wählen. Etwa so:

• Vielen Dank für Ihr Schreiben vom…
• Ich freue mich auf Ihre Antwort
• Bitte überweisen sie den Rechnungsbetrag innerhalb…
• Den Anfahrtsweg würden wir Ihnen gerne noch einmal telefonisch erklären

Ein gelungener Geschäftsbrief ist kurz gehalten. Auf überflüssige Wörter und Ausschweifungen verzichtest du konsequent. Also verwende keine:

• Eigenschaftswörter ohne Aussage (die dazugehörige Rechnung)
• Steigerungswörter (höchst erfreut, voll und ganz zufrieden, außerordentlich bemüht, größtes Anliegen)
• Füllwörter (ich denke eigentlich nicht, ich rechne durchaus mit einer besseren Bilanz)
• Floskeln (Wie es mir scheint, haben sie)
• Verhältniswörter (Wir erwarten eine Antwort seitens…, Wir schreiben Ihnen zwecks….)
• Streckzeitwörter (Ich werde dafür Sorge tragen)

Ein kurz gehaltener Brief beinhaltet auch, dass du nicht die Aussagen des Briefspartners wiederholst. Sätze wie „Sie fragten in ihrem Brief vom … nach einem Angebot und erwähnten, dass Sie….” sind unnötig. Statt alles zu wiederholen, kommst du direkt zu deiner Aussage.

Der Brief sollte angenehm zu lesen sein. Allzu viele Nebensätze erschweren das Lesen. Vermeide das also. Nach der Fertigstellung eines Briefes darfst du ruhig die Kommas rot markieren und überprüfen, ob sie wirklich nötig sind. Zwei separate Sätze lesen sich angenehmer als verschachtelte Nebensätze. Überhaupt solltest du die Satzlänge variieren. Nachdem du zwei längere Sätze geschrieben hast, lass doch einen kurzen und knackigen Satz folgen. Dies lockert den Brief auf und macht das Lesen unterhaltsamer.

Ein weiterer Tipp lautet, dass du die Wörter für das Auge des Lesers schreiben solltest. Allzu lange Wörter unterbrechen den Lesefluss. Statt „Tapeziertischoberfläche” schreibst du besser „Tapeziertisch-Oberfläche” oder die „Oberfläche des Tapeziertisches”. Die neue Rechtschreibung darfst du notfalls außer Acht lassen. Ein Wort, wie zum Beispiel „Popidol”, ist zwar korrekt geschrieben, sorgt aber auf den ersten Blick für Verwirrung. Bei dem Ausdruck „Pop-Idol” weiß hingegen jeder was gemeint ist. Die neue Rechtschreibung ist eben nicht immer vorteilhaft.

Der passende Stil

Beim Verfassen von Geschäftsbriefen kannst du dich verschiedener Stile bedienen. Zur Wahl stehen der Man-Stil, der Wir-Stil (das Unternehmen), der Ich-Stil, der Sie-Stil und der zweite Wir-Stil (Kunde & Anbieter). Der Man-Stil wird am wenigsten geschätzt. Auch der Wir-Stil (unser Unternehmen) wirkt undirekt und unpersönlich. Einen besseren Eindruck hinterlassen der Ich-Stil und der Sie-Stil, sowie der zweite Wir-Stil.

Schreibst du deinen Brief im Ich- und Sie-Stil, entsteht ein persönlicher, positiver und kundenorientierter Eindruck. Der Empfänger möchte persönlich angesprochen werden und einen Briefpartner mit Identität haben. Versteckt sich der Absender hingegen hinter dem Unternehmen (wir freuen uns, wir werden uns darum kümmern), wirkt das kaum vertrauenswürdig.

Den zweiten Wir-Stil (Kunde & Anbieter) musst du mit Vorsicht anwenden. Zwar vermittelst du dem Empfänger den Eindruck, du säßest mit ihm “im selben Boot”. Das weckt Vertrauen. Andererseits könnte sich der Empfänger durch eine möglicherweise unangebrachte Nähe auch überrumpelt fühlen. Bevor du den Wir-Stil also anwendest, überlege, ob er wirklich angebracht ist. Eine pauschal richtige Antwort gibt es darauf nicht. Es ist vielmehr eine Gefühlssache.

Der Aufbau eines Geschäftsbriefes

Jeder Brief besteht aus dem Briefkopf, dem Betreff, der Anrede, der Einleitung, dem Hauptartikel, dem Schlusssatz und der Grußformel. All das dürfte dir noch aus der Schulzeit bekannt vorkommen. Aber auch dabei gibt es gewisse Grundregeln, die oft vergessen werden.

Formale Aspekte des Geschäftsbriefs

Die naheliegendste Frage, die du wahrscheinlich als erstes stellen würdest, ist die nach Schriftart und Schriftgröße.

Eine bestimmte Schriftart sieht die DIN 5008, die das Erscheinungsbild moderner Geschäftsbriefe definiert, nicht vor. Du solltest aber trotzdem nicht auf die Idee kommen, Comic Sans zu verwenden. Immerhin willst du seriös wirken. Ich empfehle dir daher, dich entweder für Arial oder Times New Roman oder ähnliche Grundschriften, einfache Serifen- oder serifenlose Schriften, zu entscheiden.

Die Schriftgröße beträgt 12 Punkt, damit der Empfänger den Text bequem lesen kann. Bekommst du den Text ansonsten nicht auf eine Seite, darfst du ausnahmsweise auf 11 Punkt runtergehen, wenn du dir dadurch eine Folgeseite sparen kannst.

Sogar die Seitenränder sind genormt und sehen so aus:

• Der obere Seitenrand beträgt 4,5 Zentimeter.
• Der untere Seitenrand beträgt 2,5 Zentimeter.
• Der linke Seitenrand beträgt 2,5 Zentimeter.
• Der rechte Seitenrand beträgt mindestens 1,5 Zentimeter, besser 2 Zentimeter.

Den Briefkopf wirst du dir im Rahmen der Überlegungen zum Corporate Design bereits genauestens überlegt haben. Es ist erfreulich, dass die Normung hier die linke, die zentrierte und die rechtsbündige Ausrichtung deiner Absenderinformationen gleichermaßen erlaubt. Soweit du ein Logo ohne Adressinformationen einsetzt, gehört dieses in den Bereich des oberen Seitenrandes, also in den 4,5 Zentimeter breiten oberen Seitenbereich.

Soweit du ein Logo einsetzt und dieses rechts oben platziert hast, empfehle ich dir den Block mit der Absenderadresse, nebst Telefonummer und E-Mail, ebenfalls rechts unter dem Logo, aber nach den oberen 4,5 Zentimetern anzuordnen.

Die Empfängeradresse findet in diesem Fall ihren Platz linksbündig auf der Seite neben den Absenderinformationen. Wenn du einen Briefumschlag mit Adressfenster verwendest, musst du auf weitere Bedingungen achten. Damit die Empfängeradresse nämlich in just dieses Fenster passt, darf sie maximal 4,5 Zentimeter hoch sein und muss ihr unteres Ende mit dem Abstand von zehn Zentimetern zum oberen Seitenrand finden. Zudem darf sie nicht breiter als 8,5 Zentimeter sein.

Die Orts- und Datumsangabe deines Schreibens setzt du dann mit einer Leerzeile Abstand rechtsbündig unter die Empfängeradresse. Weitere zwei Leerzeilen später folgt der Betreff, den du niemals als solchen kennzeichnen solltest. Die Betreffzeile ist maximal zwei Zeilen, besser wirklich nur eine, lang. Sie kann fett und in größerer Schrift, aber maximal ein bis zwei Punkte größer als der Text gesetzt werden.

Nach dem Betreff lässt du wieder zwei Leerzeilen folgen. Jetzt findest du eine ansprechende Anrede. Mit dem klassischen „Sehr geehrte Damen und Herren” machst du dann nichts falsch, wenn du nicht weißt, wen konkret du ansprechen wirst. Ist dir das jedoch im Vorfeld klar, verwendest du natürlich den Namen der Person, an die sich der Inhalt des Schreibens richtet.

Die inhaltliche Gestaltung

Nun wird es wieder inhaltlich interessant. Die folgende Einleitung hat nicht den Sinn, mit viel Geschwafel und Umschweifungen einen neuen Rekord der Höflichkeit aufzustellen. Stattdessen solltest du lieber schnell zur Sache kommen. Dabei kann die Einleitung gar nicht kurz genug sein. Sätze folgender Art sind ausreichend:

• Hier ist nun die Auflistung der Konditionen
• Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort auf unseren Brief.
• Ich habe ihre Fragen vom … prüfen lassen. Hier nun die Antworten.
• Vielen Dank für Ihre Teilnahme an unserer Umfrage.

Eine Einleitung sollte also wirklich nur eine Einleitung sein. Die einzelnen Details erläuterst du im Hauptartikel. Genauso kurz und knackig wie die Einleitung war, sollte auch dein Schlusssatz ausfallen. Nicht ohne Grund wird von einem „Schlusssatz” statt von einem „Schlussabsatz” gesprochen. Ein Satz (maximal zwei Sätze) ist ausreichend.

Sollte dein Mitteilungsbedürfnis allzu groß sein, gehören die Informationen in den Hauptteil des Briefes. Der Schlusssatz soll den Brief hingegen zügig zu einem freundlichen Abschluss bringen. Sätze folgender Art sind zum Beispiel geeignet:

• Bei Rückfragen erreichen Sie mich unter der Telefonnummer ….
• Ich freue mich auf eine langfristige Zusammenarbeit
• Ich erwarte Ihre Antwort bis zum …
• Ich danke Ihnen für Ihr bisheriges Vertrauen.

Fehlt nur noch die Grußformel, die mit einer Leerzeile zum Textende abgesetzt wird, und unser Geschäftsbrief ist vollendet. Auch dabei gilt es, die altbackenen Grußformeln zu umgehen. Mit „vorzüglicher Hochachtung” ist nur selten angebracht. Stattdessen wähle lieber ein typisches „Mit freundlichen Grüßen”. Die Abkürzung „MfG” solltest du eher nicht verwenden, weil sie allzu salopp erscheint. Zudem wissen manche, vor allem ältere Leute nicht, was damit überhaupt gemeint ist.

Solltest du mit dem Empfänger persönlich bekannt sein, kannst du etwa „Mit freundlichen Grüßen, Ihr Max Mustermann” schreiben. Aber schreibe bitte nicht „Ihr ergebener Max Mustermann”. Denn damit wärst du wieder beim Kaufmannsdeutsch früherer Jahrhunderte angekommen.

Für die Unterschrift lässt du dir einen Platz von drei Leerzeilen nach der Grußformel. Eine weitere Leerzeile später könntest du noch ein PS anbringen. Hier findet sich häufig ein Call to Action. Sollten Anlagen erforderlich sein, bringst du das entsprechende Anlagenverzeichnis linksbündig unter dem PS am Briefende an.

Buch-Tipp

Die Verlagshäuser haben die große Bedeutung der Geschäftsbriefe erkannt und überschwemmen den Markt mit unzähligen Fachbüchern. Im Rahmen meiner Recherche für diesen Artikel habe ich mich ein wenig umgeschaut und bin auf das Werk „Geschäftsbriefe geschickt formulieren” aufmerksam geworden.

Der Vorteil dieses Buches gegenüber vielen anderen Exemplaren ist, dass die Autorin sich von theoretischem und psychologischen Geschwafel (den eh kaum einer versteht) distanziert und dem Leser einfach zu verstehende Tipps gibt. Zudem sind zahlreiche Musterbriefe enthalten, die sowohl im Privaten wie auch im Beruflichen verwendet werden können. Dabei geht die Autorin mit der Zeit und aktualisiert ihr Werk regelmäßig.

Auch dem Thema “Geschäftskorrespondenz per E-Mail” widmet sich die Autorin. Das Werk liegt inzwischen in der neunten Auflage aus dem Februar 2018 vor. Es ist erschienen im Walhalla U. Praetoria Verlag, 160 Seiten, ISBN-10: 3802933788, ISBN-13: 978-3802933783.

Die DIN 5008 zum Anfassen

Wenn du ein Beispiel für den formalen Aufbau eines Geschäftsbriefes benötigst, dann schau mal bei den DIN 5008 Richtlinien vorbei. Dort findest du PDF-Muster zum Download.

Pflichtangaben für Gewerbetreibende

Wenn du als Gewerbetreibender Geschäftsbriefe verfasst, gibt es verschiedene Pflichtangaben, auf die du nicht verzichten kannst. Diese Pflichten ergeben sich aus unterschiedlichen Gesetzen, allen voran das Handelsgesetzbuch, das GmbH-Gesetz und das Aktiengesetz. Der Vollständigkeit halber, will ich dich darauf zum Schluss ebenfalls noch hinweisen.

Ist deine Firma im Handelsregister eingetragen, muss jeder Brief deinen Firmennamen und die Rechtsform, sowie die Handelsregisternummer und das Registergericht beinhalten. Handelt es sich bei deiner Firma um eine Gesellschaft mit begrenzter Haftung (GmbH), muss der (oder die) Geschäftsführer genannt werden. Bei einer Aktiengesellschaft (AG) musst du die Vor- und Nachnamen der Vorstandsmitglieder nennen, wobei der Vorstandsvorsitzende zu kennzeichnen ist. Zudem musst du den Vorsitzenden des Aufsichtsrates nennen.

Ist deine Firma nicht im Handelsregister eingetragen, unterliegst du weniger Pflichten. Hier reicht dein Vor- und Zuname nebst Geschäftsanschrift. Betreibst du eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) führst du diesen Zusatz ebenfalls auf und nennst die Namen der Gesellschafter.

Damit bist du auf der sicheren Seite.

(Der Beitrag erschien erstmals am 22. Oktober 2009 und wurde im Original von Oliver Jensen geschrieben. Seitdem wurde der Beitrag regelmäßig aktualisiert, zuletzt am 6. Juli 2018.)
(Beitragsbild: Depositphotos)