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Dieter Petereit 10. Dezember 2008

Google Text & Tabellen – Dokumentenbackup leicht gemacht

Kein Beitragsbild

In meinem „Google Docs“-Onlinespeicher befinden sich bereits über 300 Dokumente. Die meisten davon habe ich direkt online geschrieben. Sie liegen mir also nicht als lokale Kopien vor. Etwa die Hälfte der – vornehmlich – Texte befinden sich durchaus auf irgendeinem meiner vier Arbeitsplatzrechner – bloß wo? Es wird Zeit für eine digitale Bestandsaufnahme.

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Die Problemlage

Dieser Tage überkam mich der dringende Wunsch, meinen Bestand zu sichern. Der ohnehin latent vorhandene Wunsch verstärkte sich drastisch, als ich Geschichten über Menschen las, denen Google plötzlich den Zugang sperrte. Google scheint in diesen Fällen recht rigoros, unerwartet und insofern gründlich vorzugehen, als eine schnelle Entsperrung der Accounts in der Regel wohl nicht stattfindet.

Mit der ansonsten durchaus begrüßenswerten Nonchalance stellt man sich auf den Standpunkt, dass die definitive Zuordnung eines Accounts zu einer konkreten Person insofern schwierig sei, als man eben nur ganz wenige persönliche Daten erhebe. Mittlerweile kursiert der Tipp, man möge sich die ID, die Google einem in der ersten Mail nach Eröffnung des Google-Accounts an die Zweitadresse schickt, bombensicher aufbewahren. Nur mit dieser ID sei ein einigermaßen sicherer Nachweis zu erbringen, dass man rechtmäßiger Nutzer des konkreten Accounts sei.

Wunderbar – meine ID habe ich vor über drei Jahren erhalten, seither nie wieder gebraucht und jedenfalls nicht mehr zur Hand. Zeit für ein Vollbackup, also. Meine Mails sind übrigens von Datenverlust deshalb nicht bedroht, weil ich permanent einen POP3-Client mitlaufen habe, der die Mails lokal sichert. Eine andere schöne Lösung dazu stelle ich in meinem dieser Tage erscheinenden Beitrag „Googlemail – Tuning-Tipps“ vor.

Keine integrierte Backup-Lösung bei „Google Docs“ vorhanden

Zurück zu meinem Backup des gesamten „Google Docs“-Bestandes. Grundsätzlich kann man selbstverständlich jedes Dokument im Google-Space als lokale Kopie sichern. Allerdings nur, indem man es öffnet und dann über „Datei > Datei herunterladen als > Format“ auf den Arbeitsplatzrechner speichert. Ich muss wohl nicht erwähnen, dass diese Vorgehensweise bei über 300 Dokumenten nur im äußersten Notfall, also dem Ausbleiben jeglicher Alternativen in Betracht kommen kann.

Glücklicherweise stolperte ich im immer wieder wunderbaren Web über die Site „Google Docs: Download“ von Peter Shafer. Danach gestaltete sich mein Voll-Backup als eine Angelegenheit von 10 Minuten. Hier das Rezept:

Voraussetzungen schaffen

  1. Firefox-Browser installieren, wenn noch nicht vorhanden.
  2. FF-Add-On GreaseMonkey installieren
  3. Userscript Google Docs:Download in Greasemonkey laden
  4. Download-Manager Add-On DownThemAll installieren
  5. Firefox neu starten

Vollsicherung des Google Docs-Space durchführen

Nachdem Sie die genannten Schritte ausgeführt haben, wechseln Sie zu „Google Text & Tabellen“.

gdocs-dokumentuebersicht.png

Dort wird Ihnen am rechten Bildschirmrand ein Link auffallen, der bislang nicht vorhanden war. Er ist bezeichnet mit „Download Your Documents“.

downloadyourdocuments.png

Zunächst müssen Sie die zu sichernden Dokumente jedoch auswählen. Hierzu scrollen Sie nach unten, wobei GDocs ein paar Mal nachladen wird, wenn Sie viele Dokumente abgelegt haben. Sind Sie beim letzen Dokument angekommen, wählen Sie in der Statusleiste den Link neben dem Wort „Auswählen“ an. Bei mir sieht das so aus:

alle321.png

Sind alle Docs angehakt, klicken Sie auf den bereits genannten Link „Download Your Documents“ und wählen das gewünschte Zielformat aus. Ich wähle Microsoft Office, weil ich just dabei bin, den Google-Konkurrenten „Thinkfree“ zu testen.

Sobald Sie das Format angewählt haben, präsentiert Ihnen das Script von Mr. Shafer eine neue HTML-Seite mit Download-Links zu allen Dokumenten. Diese könnten Sie jetzt einzeln anklicken und so Doc für Doc auf Ihre Platte ziehen. Hier kommt das Add-On „DownThemAll“ zum Zuge.

gdd-uebersichtsseite.png

Sie klicken nämlich lediglich irgendwo auf der Seite mit der rechten Maustaste und wählen im Kontextmenü „DownThemAll“. Im dann aufpoppenden Programmfenster haben Sie die Möglichkeit, den Speicherort festzulegen. Außerdem sollten Sie bei Filter „alle Dateien“ anhaken, weil DTA sonst Ihre Texte und Tabellen verschmäht. Nun betätigen Sie noch den Button „Starten“ und wenige Minuten später stehen Ihnen Ihre Google Docs komplett und im gewünschten Format zur Verfügung. Screenshot. Mission accomplished. ™

Dieter Petereit

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design.

11 Kommentare

  1. Sehr guter Beitrag!
    Vielen Dank!

    Eine weitere einfache Möglichkeit ist die Nutzung der Desktop Applikation BackupGoo (www.backupgoo.com). Sie ermöglicht das Backup der Inhalte verschiedener Google Services auf die lokale Festplatte (Kalendar, Kontakte, GoogleMail, Google Text und Tabellen, Google Reader…).

    Sie ist frei verfügbar und sehr einfach zu benutzen.
    Ausserdem ist BackupGoo kompatibel mit MacOS, Linux und Windows.

    Grüsse dom

  2. Danke für den OpenGoo Tip!

    Wie lange hab ich schon nach einer Google Spy Alternativ gesucht….!

  3. Vielen Dank,

    genau das hab ich gesucht!

    Danke :) :)

  4. OpenGoo werde ich mir auf jeden Fall auch einmal näher ansehen und hier zu Gesicht bringen…

  5. Wichtiger Beitrag, gerade weil Google in Hinblick auf „Wen vertraue ich meine Daten an, wenn ich Sie im Web greifbar haben möchte“ Google in letzter Zeit wirklich nicht viel Ruhm erntet.

    OpenGoo (http://www.opengoo.org/) wäre als selbst gehostete Lösung einen näheren Blick wert. Zur Zeit gibt’s zwar noch kein Spreadsheet-Modul, aber es soll zumindest schon in Planung sein.

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