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Dr. Web » Tools » Google Tabellen bereichsweise schützen (Anleitung)

Google Tabellen bereichsweise schützen (Anleitung)

  • Aktualisiert am 2. April 2023
  • Dieter Petereit von Dieter Petereit
  • Tools
  • 14 Kommentare

Google Tabellen gehören zu den verbreitesten Kollaborations-Tools in meinem Kunden- und privaten Umfeld. Kaum jemand setzt die Spreadsheet-Lösung aus Mountain View nicht ein, wobei die allermeisten Einsätze eher nicht der klassischen Tabellenkalkulation dienen. Etliche Online-Magazine, darunter wir hier bei Dr. Web, verwenden Google Tabellen zur Realisierung des Redaktionsplans. Aber, wo viele Leute Zugriff auf etwas haben, ergibt es stets Sinn, einzelne Bereiche zu schützen. Das geht jetzt auch in Google Tabellen.

gdrive.png Google Tabellen bereichsweise schützen (Anleitung)

Google Tabellen: Benannte und geschützte Bereiche

Bleiben wir beim Beispiel eines (verkürzt dargestellten) Redaktionsplans. Autoren schlagen Themen vor, Redakteure beurteilen diese Themen, erteilen Schreibaufträge oder nicht. Die Zeitschiene muss verwaltet werden. Wann ist mit dem Beitrag zu rechnen, wie ist der Status und wann soll er letztendlich veröffentlicht werden.

In einigen dieser Bereiche sind Schreibrechte für alle erforderlich, in anderen Bereichen ist es sinnvoll, den Schreibzugriff zu begrenzen und sei es teils nur, um versehentliche Änderungen zu vermeiden. So kann zum Beispiel der Bereich, der die geplanten und publizierten Beiträge darstellt, vom Schreibzugriff her auf die Personen begrenzt werden, die eben diese Planung und Publikation auch vornehmen dürfen. Und das geht so:

Man markiert als entsprechend Berechtigter oder Eigentümer des Spreadsheet einen Zellbereich, den man schützen möchte. Danach wählt man im Menü Daten den Punkt “Benannte und geschützte Bereiche”. Den findet man hier:

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menue benannte geschuetzte bereiche.png Google Tabellen bereichsweise schützen (Anleitung)

Es öffnet sich rechts in der Tabelle eine Sidebar gleichen Namens. Hier besteht nun die Möglichkeit, dem markierten Bereich einen Titel zu geben, sowie ein Häkchen bei “Schützen” zu setzen. Mit einem Klick auf “Fertig” ist die Operation zunächst beendet, allerdings sind die Berechtigungen noch manuell anzupassen. Hierzu klickt man auf das Bleistiftsymbol neben dem benannten Bereich und wählt “Berechtigungen ändern”.

bereiche sidebar.png Google Tabellen bereichsweise schützen (Anleitung)

Ein Overlay öffnet sich, in welchem nun für jedes einzelne Teammitglied die Berechtigung gewählt werden kann. Die Wahlmöglichkeiten sind überschaubar. Entweder ein Mitglied erhält die Berechtigung “Darf anzeigen” oder “Darf bearbeiten”. So sieht das aus:

berechtigungseinstellungen.png Google Tabellen bereichsweise schützen (Anleitung)

Mitglieder, die nicht über Bearbeitungsrechte verfügen, sehen den geschützten Bereich mit einer Schraffur hinterlegt, wobei die Inhalte voll einsehbar bleiben.

Google Tabellen: Bunte Rahmen und verbesserte Suchfunktion

Zeitgleich mit der Einführung der geschützten Bereiche brachte Google ein weiteres nützliches Feature. Ab sofort ist es möglich, Rahmen auch eine Rahmenfarbe oder eine Schraffur zuzuweisen. Bislang war lediglich die schwarze Umrahmung möglich. Auch diese kleine Neuerung sorgt für mehr Übersicht im Spreadsheet.

Last, not least verbesserte Google die Suchfunktionalität innerhalb von Tabellen durch die Unterstützung regulärer Ausdrücke (regular expressions). Die Eingabe von zum Beispiel ^[A-Z]+ findet alle Zellen, die mit Großbuchstaben beginnen.

Google Tabellen: Sinn der benannten Bereiche

Lassen Sie mich noch kurz auf die benannten Bereiche eingehen. Dieses Feature existiert schon länger und dient dazu, einer Zelle oder einem Zellbereich einen eindeutigen Namen zu verpassen, über den man die Zelle oder den Bereich jederzeit im Tabellenblatt referenzieren kann.

Zum Beispiel ließe sich in einer Zelle D2 der aktuell gültige Umsatzsteuersatz hinterlegen. Dann würde man die Zelle D2 etwa zum benannten Bereich “UST” umdefinieren und hätte fortan die Möglichkeit, bei Berechnungen innerhalb der Tabelle in den Formeln nicht die Zelle D2, sondern den Bereich UST anzusprechen. So wird die Formel lesbarer und bei mehrfacher Referenzierung auch weniger umständlich ansprechbar. Excel-Krieger werden diese Funktion ständig nutzen.

Dieter Petereit

Dieter Petereit

Dieter Petereit ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für Technik-affine Medien wie T3N und Dr. Web. Dieter war acht Jahre lang Chefredakteur des Dr. Web Magazins.

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14 Antworten

  1. Martin Helmut Fieber sagt:
    8. August 2012 um 19:45 Uhr

    Das war eines der Details was mir öfters im Kopf umging, sehr schön und nützlich dass das jetzt möglich ist, danke für den Artikel, mir wäre es sonst nicht aufgefallen.

    Antworten
  2. Andreas Felis sagt:
    10. August 2012 um 10:19 Uhr

    Ooooh,… ENDLICH! Super! Vielen lieben Dank für den Hinweis! Darauf warte ich schon lange! Weißt Du zufällig, ob es diesen Schreibschutz auch für Textdokumente unter Google Docs gibt?
    Beste Grüße von
    Andreas

    Antworten
    1. Dieter Petereit sagt:
      10. August 2012 um 12:31 Uhr

      Nicht bereichsweise in Google Text, nur ganze Dateien. War aber eh klar, oder?

  3. Georgij sagt:
    26. September 2012 um 10:20 Uhr

    Hey,
    Kann man den beschützen Bereich irgendwie ein wenig leserlicher abstimmen? Sodass auch user, die auf “nur anzeigen” gesetzt wurden, dennoch das Doc als ganzes ansehen können und eben auch klarer?
    Ich bin sehr froh über diese neue Funktion aber ich habe Klagen von Mitarbeitern bekommen, die sagen, dass “geschützte” Bereiche für sie nur noch schwer leserlich dargestellt sind.
    Wäre über ein Kommentar sehr froh.
    LG

    Antworten
  4. Rabben sagt:
    6. Dezember 2013 um 10:20 Uhr

    Hallo
    Wenn ich Formeln verwende und Mitarbeiter dieses Tabellenblatt ausfüllen, ist jedesmal irgend eine Formel gelöscht oder überschrieben.
    Sinnvoll wäre eine Möglichkeit, das ungewollte bearbeiten von Formelfeldern zu verhindern!

    Antworten
  5. Manfred sagt:
    23. Oktober 2014 um 14:36 Uhr

    Ich hätte eine dringende Frage zu diesem Thema: Wie kann man einen Reiter von Zugriff anderer Benutzer schützen, damit zwar die anderen Reiter für diese Benutzer sichtbar sind, aber nicht dieser eine?
    Danke!

    Antworten
    1. Dieter Petereit sagt:
      23. Oktober 2014 um 19:21 Uhr

      Ein Tabellenblatt schützen ist kein Problem. Aber ein Tabellenblatt unsichtbar machen, ist meines Wissens nicht möglich.

    2. CK sagt:
      8. Dezember 2014 um 11:42 Uhr

      Rechtsklick –> Hide Sheet

  6. Markus sagt:
    16. Januar 2015 um 11:36 Uhr

    Kann man in einem google docs spreadsheet irgendwo einstellen, dass es zwar bearbeitet werden kann aber nicht gespeichert wird? Ich würde ein spreadsheet gerne als demo verwenden, dazu soll damit “gespielt” werden können aber die Änderungen sollen eben nicht gespeichert werden.

    Antworten
  7. Anton sagt:
    4. Dezember 2017 um 13:34 Uhr

    Kann ich auch so schuetzen, dass ich selbst nicht versehentlich eine Formel überschreibe?

    Antworten
    1. Dieter Petereit sagt:
      5. Dezember 2017 um 16:40 Uhr

      Die Tabelle interessiert sich nicht dafür, wer von dem Schutz profitiert. Also ja. Du schützt einfach die entsprechenden Bereiche und kannst dann selber auch nicht mehr versehentlich editieren.

  8. Joachim sagt:
    15. Juli 2019 um 15:39 Uhr

    Hallo,
    wie kann ich einen geschützten Bereich (Zelle oder Tabellenblatt) wieder dauerhaft entsperren?

    Antworten
  9. Peter Stumpf sagt:
    14. April 2020 um 14:28 Uhr

    Kann ich auch bestimmte Bereiche einer Tabelle mit einem Passwort schützen, so das der Empfänger diesen Bereich nur sehen kann, wenn er das Passwort hat? Bei Excel geht das aber bei google Tabellen finde ich diese Funktion nicht.

    Gruß Peter

    Antworten
  10. Torsten sagt:
    24. Mai 2021 um 22:01 Uhr

    Guten Tag,
    ich habe ein kleines Problem und würde mich freuen, wenn ich hier Hilfe finden könnte.

    Mit Google Tabellen habe ich eine Liste mit ca. 600 CheckBoxen erstellt, um diese zurückzusetzen habe ich mit dem Script-Editor Apps Script ein Script eingebunden, wodurch ich für alle CheckBoxen auf einmal den Reset durchführen kann, soweit funktioniert dies auch.
    Ich habe mit der Option Zeichnen den Ausführbutton in die Tabelle gesetzt und möchte jetzt, dass der Button nicht von jedem gedrückt werden kann, also benötige ich einen Passwortschutz für diese Zeichnung, damit geht mein Problem los.
    Die Zeichnung schwebt ja augenscheinlich über der Tabelle und somit ist ein Sperren der Felder im Umkreis nutzlos.
    Haben Sie eine Idee, wie ich einen Passwortschutz für die Zeichnung einpflegen kann, bei Google kann ich einfach nichts finden was mir hilft?

    Mit freundlichen Grüßen
    Torsten

    Antworten

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