Google Tabellen bereichsweise schützen (Anleitung)

Google Tabellen gehören zu den verbreitesten Kollaborations-Tools in meinem Kunden- und privaten Umfeld. Kaum jemand setzt die Spreadsheet-Lösung aus Mountain View nicht ein, wobei die allermeisten Einsätze eher nicht der klassischen Tabellenkalkulation dienen. Etliche Online-Magazine, darunter wir hier bei Dr. Web, verwenden Google Tabellen zur Realisierung des Redaktionsplans. Aber, wo viele Leute Zugriff auf etwas haben, ergibt es stets Sinn, einzelne Bereiche zu schützen. Das geht jetzt auch in Google Tabellen.

Google Tabellen: Benannte und geschützte Bereiche

Bleiben wir beim Beispiel eines (verkürzt dargestellten) Redaktionsplans. Autoren schlagen Themen vor, Redakteure beurteilen diese Themen, erteilen Schreibaufträge oder nicht. Die Zeitschiene muss verwaltet werden. Wann ist mit dem Beitrag zu rechnen, wie ist der Status und wann soll er letztendlich veröffentlicht werden.

In einigen dieser Bereiche sind Schreibrechte für alle erforderlich, in anderen Bereichen ist es sinnvoll, den Schreibzugriff zu begrenzen und sei es teils nur, um versehentliche Änderungen zu vermeiden. So kann zum Beispiel der Bereich, der die geplanten und publizierten Beiträge darstellt, vom Schreibzugriff her auf die Personen begrenzt werden, die eben diese Planung und Publikation auch vornehmen dürfen. Und das geht so:

Man markiert als entsprechend Berechtigter oder Eigentümer des Spreadsheet einen Zellbereich, den man schützen möchte. Danach wählt man im Menü Daten den Punkt “Benannte und geschützte Bereiche”. Den findet man hier:

Es öffnet sich rechts in der Tabelle eine Sidebar gleichen Namens. Hier besteht nun die Möglichkeit, dem markierten Bereich einen Titel zu geben, sowie ein Häkchen bei “Schützen” zu setzen. Mit einem Klick auf “Fertig” ist die Operation zunächst beendet, allerdings sind die Berechtigungen noch manuell anzupassen. Hierzu klickt man auf das Bleistiftsymbol neben dem benannten Bereich und wählt “Berechtigungen ändern”.

Ein Overlay öffnet sich, in welchem nun für jedes einzelne Teammitglied die Berechtigung gewählt werden kann. Die Wahlmöglichkeiten sind überschaubar. Entweder ein Mitglied erhält die Berechtigung “Darf anzeigen” oder “Darf bearbeiten”. So sieht das aus:

Mitglieder, die nicht über Bearbeitungsrechte verfügen, sehen den geschützten Bereich mit einer Schraffur hinterlegt, wobei die Inhalte voll einsehbar bleiben.

Google Tabellen: Bunte Rahmen und verbesserte Suchfunktion

Zeitgleich mit der Einführung der geschützten Bereiche brachte Google ein weiteres nützliches Feature. Ab sofort ist es möglich, Rahmen auch eine Rahmenfarbe oder eine Schraffur zuzuweisen. Bislang war lediglich die schwarze Umrahmung möglich. Auch diese kleine Neuerung sorgt für mehr Übersicht im Spreadsheet.

Last, not least verbesserte Google die Suchfunktionalität innerhalb von Tabellen durch die Unterstützung regulärer Ausdrücke (regular expressions). Die Eingabe von zum Beispiel ^[A-Z]+ findet alle Zellen, die mit Großbuchstaben beginnen.

Google Tabellen: Sinn der benannten Bereiche

Lassen Sie mich noch kurz auf die benannten Bereiche eingehen. Dieses Feature existiert schon länger und dient dazu, einer Zelle oder einem Zellbereich einen eindeutigen Namen zu verpassen, über den man die Zelle oder den Bereich jederzeit im Tabellenblatt referenzieren kann.

Zum Beispiel ließe sich in einer Zelle D2 der aktuell gültige Umsatzsteuersatz hinterlegen. Dann würde man die Zelle D2 etwa zum benannten Bereich “UST” umdefinieren und hätte fortan die Möglichkeit, bei Berechnungen innerhalb der Tabelle in den Formeln nicht die Zelle D2, sondern den Bereich UST anzusprechen. So wird die Formel lesbarer und bei mehrfacher Referenzierung auch weniger umständlich ansprechbar. Excel-Krieger werden diese Funktion ständig nutzen.