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Dieter Petereit 31. Oktober 2008

Google Docs, Office Live Workspace und Acrobat.com

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Die Verlagerung der Nutzdatenspeicherung vom lokalen Rechner ins Internet, „in the cloud“ sagt man ja neuerdings, ist in vollem Gange. Das kommt Nutzern entgegen, die selbst oft bis ständig in the cloud, an wechselnden Einsatzorten tätig sind. Kann ich auf alle relevanten Arbeitsdaten zugreifen, sofern ich einen beliebigen Internetanschluss zur Verfügung habe, kann ich an ebenso beliebiger Stelle produktiv werden. Im Folgenden vergleiche ich die derzeit wichtigsten Online-Dienste zur Speicherung gängiger Office-Dokumente…

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In the cloud

Es gibt selbstverständlich Kritik am Cloud Computing und so mancher Einwand ist berechtigt. Mein grundsätzlicher Rat an dieser Stelle, betreiben Sie keine Datenverlagerung ins Web, wenn es für Sie nicht erforderlich ist, also keinen Zusatznutzen bringen würde. Arbeiten Sie ohnehin nur an einem einzigen Computer und nicht mit anderen Teleworkern zusammen an den gleichen Dokumenten, wäre auf den ersten Blick nicht ersichtlich, warum Ihre Arbeit im Web gespeichert werden müsste.

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Ich persönlich bin ein echter Daten-Nomade und als solcher sehr froh über die neuen Dienste. Seit langem nutze ich ausschließlich Googlemail für die Korrespondenz und Google Calendar für die Terminplanung. Nur zu Zwecken der Datensicherung synchronisiere ich beide Dienste mit meinem lokalen Outlook, das ansonsten unbenutzt bleibt.

Auch mein RSS-Reader ist online. Zwar haben Programme, wie etwa der mittlerweile kostenlose FeedDemon von Nick Bradbury ein paar tolle Funktionen und sind auch schneller als Online-Apps. Allerdings ist die ubiquitäre Verfügbarkeit der Onlinedienste, wo immer ich Internetzugang habe, für mich das absolute Killerkriterium. Seit ich über eine UMTS-Datenflat verfüge, ist dieser Aspekt noch einmal ein Stück wichtiger geworden. Hätte ich meine Daten nur auf einem stationären PC, könnte ich meinen Job heutzutage nicht mehr vernünftig erledigen.

Wohin mit den Officedaten?

Nun haben sich in den vergangenen Jahren vielerlei Dienste gebildet, die Teilaspekte der täglichen Büroarbeit abdecken. In den letzten zwei Jahren hat mir dabei besonders Google Docs zur Seite gestanden, womit ich Texte und Kalkulationstabellen erstelle. Der normale Text und die normale Tabelle benötigen in der Regel keine Sonderfunktionalitäten, wie etwa Pivotcharts oder makrobasierte Abläufe, so dass ich mit der Online-Lösung GDocs, die übrigens über die Zeit immer besser geworden ist, gut zurecht gekommen bin.

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Google Text & Tabellen -Gesamtübersicht

Die einzige noch fehlende Komponente stellt die Speicherung beliebiger Daten online dar. Google Text & Tabellen speichert die damit erstellen Daten. Zoho Office wiederum nur deren eigene Formate. Aber wo speichere ich meine PDFs oder aufwändigere Dokumente, die ich mit einem Desktop-Programm erstellt habe?

Sicherlich gibt es bereits seit Jahren WebDAV-basierte Lösungen, wie den SmartDrive bei Web.de oder das OpenExchange-Postfach bei 1&1 oder einfach ein WebDAV-Verzeichnis auf eigenem Webspace. Sowas nutze ich auch.

Der Nachteil dabei besteht darin, dass es sich tatsächlich nur um Remote-Ordner handelt. Es gibt kein Dokumentenmanagement what so ever. Keine Sortierung, keine Voransicht, kein Sharing, kein Mailing, kein Suchen, nix. Das ist – gelinde gesagt – unkomfortabel und schränkt die mobile Produktivität deutlich ein. Schon die Tatsache, jedes Dokument erst herunterladen zu müssen, nur um dann fest zu stellen, dass es doch nicht das richtige war, ist frustrierend.

Von daher war es nur eine Frage der Zeit, bis webbbasierte Dokumenten-Management-Systeme zur Verfügung gestellt werden würden. Ich war im Grunde sicher davon ausgegangen, dass Google seine Officesuite zügig auch für andere Formate, mindestens für PDF öffnen würde, um den Vorsprung vor der Konkurrenz zu nutzen. Erstaunlicherweise hat Google bis heute nicht einmal den Ansatz einer Lösung präsentiert.

Nun treten zwei bekannte Software-Riesen an, um diesen Mangel mit eigenen Lösungen zu beheben und dem Marktführer Nutzer abzujagen. Microsoft ist seit einigen Tagen mit seinem Office Live Workspace und Adobe mit dem Dienst Acrobat.com online. Beide lohnen eine nähere Betrachtung.

Microsofts Office Live

Vorab: Office Live ist tatsächlich ein reines Dokumentenmanagementsystem. Dabei ist es egal, welcher Art die hochgeladenen Dokumente sind. Von einigen Formaten kann Office Live eine Voransicht anzeigen, von vielen nicht. Acrobat.com hingegen bietet mit Buzzword auch einen, allerdings schlecht integrierten Texteditor.

Screenshot
Office Live Workspace, GDocs fast zum Verwechseln ähnlich

Technisch basiert Office Live auf HTML/CSS/AJAX und läuft sogar im Firefox unter Linux problemlos. Installiert man das kostenlose Office Live Update kann man aus anderen Office-Anwendungen wie Word, Excel et cetera direkt auf seinen Workspace lesend und schreibend zugreifen. Offive Live ist schnell, optisch ansprechend, übersichtlich und funktional. Dateien lassen sich einfach hochladen und mit anderen teilen. Es gibt eine rudimentäre Versionsverwaltung, Dateien können mit Kommentaren und Notizen versehen werden. Das Anlegen eigener Ordner, genannt Workspaces ist vorgesehen, um eine aufgabengerechte Vorsortierung zu gewährleisten.

Zwei Haken hat das Angebot: Es bietet nur 500 MB Speicherplatz und – es ist von Microsoft.

Adobes Acrobat.com

Acrobat.com ist auf den ersten Blick sympathischer. Es bietet 5 GB Speicherplatz und es ist nicht von Microsoft. Außerdem enthält es einen Texteditor und ist in der Lage, aus den hochgeladenen Dateien PDFs zu erzeugen. Ein Online-Konferenzmodul ähnlich Netmeeting ist auch an Bord.

Nachvollziehbarerweise, aber dennoch leider, basiert Acrobat.com komplett auf Flash, respektive der Servertechnologie AIR, die sich auf Clientseite eben als Flash manifestiert. Flash ist nicht wirklich schnell, nicht transparent und funktioniert unter Linux nur eingeschränkt. Hochgeladene Dateien können als Flash-Preview (nur manche Formate) betrachtet und natürlich mit anderen geteilt werden.

Screenshot
Acrobat.com -Gewöhnungsbedürftige Übersicht, die die Bezeichnung nicht rechtfertigt

Wirklich übel ist die Übersichtsseite aller hochgeladenen Dokumente. Anders als Gdocs und Office Live, die die Dokumente mit Datums- und Zeitangaben anzeigen und die üblichen Sortierfunktionen anbieten, unterlässt Acrobat.com eine aussagefähige Übersichtsdarstellung gleich ganz und bietet die untaugliche Ansicht als Thumbnails oder Liste an, wobei in der Liste keinerlei Angaben mit Ausnahme des Dokumententitels stehen. Es gibt lediglich vordefinierte Sortiermöglichkeiten, unter anderen nach Hinzufüge- respektive letztem Änderungsdatum. Allerdings erscheinen auch dann keine Datumsangaben, sondern die Dokumente werden lediglich unter einer Überschrift wie „in April“ geblockt dargestellt. Dies kann man beim besten Willen nicht als sinnvolles Dokumentenmanagement bezeichnen, zumal es auch keine Suchfunktion gibt, die diesen Mangel wenigstens lindern könnte.

Auch Buzzword ist beileibe kein großer Wurf. Erstens finden sich die damit erstellten Dokumente nicht in der Dokumentenübersicht wieder. Buzzword führt eine eigene Übersicht, die in einem separaten Fenster geöffnet wird. Da kann ich auch gleich eine separate Lösung nehmen. Zweitens sind die Funktionen in Buzzword, speziell verglichen mit dem Funktionsumfang in Google Text & Tabellen nur als rudimentär zu bezeichnen. Nicht einmal die für die schreibende Zunft wichtige Funktion „Wörter/Zeichen zählen“ gibt es.

Da man mit Flash natürlich prinzipiell jede Art von Oberfläche schaffen kann, überrascht es nicht, dass Acrobat.com das hübscheste Produkt seiner Art und angeglichen an die Oberflächen der kommenden Adobe CS4-Produktlinie ist.

Fazit

Im Ergebnis lässt sich sagen, dass derzeit Office Live die bessere Variante bietet. Dies, nicht zuletzt aufgrund der optischen Nähe, insbesondere für Nutzer von Google Text & Tabellen, die sich völlig problemlos zurechtfinden werden. Die beste Variante wäre eine Öffnung des Google-Dienstes selber für andere Dateiformate. Käme eine solche Lösung, wäre wiederum der Umstieg von Office Live problemlos machbar. Für diese Übergangszeit werde ich bei Office Live bleiben… ™

Dieter Petereit

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design.

10 Kommentare

  1. Vertrauen Sie uns, bei uns sind Ihre Daten sicher!

    OMG, wie arglos kann man nur sein?

    Das ist doch schlicht Wahnsinn !!!

    Und glaubt hier wirklich irgend jemand, das die nicht eure Verzeichnisse durchsuchen, indexieren und sich alles nützliche nehmen was die gebrauchen können?

    *Kopfschüttel*

  2. Bei acrobat.com’s Buzzword gibt es eine Wortzählfunktion: sie befindet sich rechts unten. Gleich neben der mehrsprachigen Rechtschreibprüfung.

    Die genauen Datumsangaben zu den Dokumenten in Buzzword können, nachdem das Dokument geöffnet war, mittels Klick auf das Info-Icon (Kreis mit i) angezeigt werden.

    Auch bei den hochgeladenen Dokumenten bei acrobat.com können die genauen Datumsangaben gesehen werden, sobald man z.B. den Thumbnail anklickt.

  3. @Ulf: Ja, eben. Das ist für mich keine PDF-Unterstützung. Außerdem wäre (echte) PDF-Unterstützung auch nur die halbe Miete.

    @all: Egal, ob bei Google, Zoho, Web.de, 1&1, GMX oder sonstwem. Geschäftskritische Daten bedürfen sicherer Umgebungen. Was das ist, muss jeder für sich entscheiden. Für mich sind geschäftskritische Daten jedenfalls nicht online abzulegen. Sonst kommen eventuell so Klöpse, wie der Datenskandal bei T-Mobile dabei raus.

    Ich habe jedoch auch jede Menge Daten, die nicht geschäftskritisch sind…

  4. @Bata: Ich bin auch immer wieder erstaunt, mit welcher Unbedarftheit Menschen ihre Daten irgendwo hinterlassen, sei es bei Online-Diensten oder in Social Networks.
    Da regt man sich auf über Notebook-Kontrollen bei Flügen in die USA, andererseits speichert man womöglich geschäftskritische Daten bei Google-Diensten, die ihre Server in USA aufgestellt haben.
    Naja, muss jeder selbst wissen, was er da tut.

  5. NIEMALS würde ich Dokumente bei Google speichern. Auch nicht E-Mails und welche Termine ich habe, geht Google auch nichts an.

  6. Google Docs bietet doch seit Juni schon einen PDF Upload an.
    http://googledocs.blogspot.com/2008/06/upload-your-pdfs.html

    Bisher ist allerdings kein Edit möglich, sondern es ist ein reiner Viewer. Das Limit hier sind 10MB per PDF vom eigenen Rechner und 2MB aus dem Web, insgesamt aber max 100 PDFs. (Ausserdem werden im Google-Viewer wohl nur die ersten 100 Seiten angezeigt)

  7. Ich habe trotzdem immer noch Hemmungen davor, wirklich wichtige Dokumente dort im Netz auf einem fremden Server abzulegen. Man weiss nie, wer da wirklich reinschaut :(

  8. Ich nutze schon seit längerem die Zoho.com Suite. Wirklich gut gemacht, aber die Anwendungen (Sheet, Wiki) frieren manchmal aus unergründlichen Gründen einfach ein, und dann wartet man auf seine Daten ;-)

    Tom

  9. Ich finde die Lösung von zoho.com echt cool

  10. Ähm… also bei meinem Google Account kann ich durchaus PDF hochladen, anzeigen und sogar nach Word und RTF Exportieren.

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