Vor einigen Jahren schrieben Freelancer ihre Rechnungen vielfach noch mit Word und ihr CRM bestand aus einer Sammlung von Visitenkarten, einem Notizblock und einem Tastentelefon. Mittlerweile stehen moderne Cloud-Lösungen bereit, diese Prozesse zu professionalisieren.
Versteh mich nicht falsch. Ich habe schon in den Neunzigern mit einem mehr oder weniger ausgereiften CRM-System (CRM: Customer Relationship Management, also die Verwaltung der Kundenbeziehungen) Kunden von Interessenten unterschieden. Die überwiegende Zahl der Marktteilnehmer indes arbeitete nicht so, und das zumeist aus Kostengründen.
Einer meiner erfolgreichsten Beiträge des Jahres 2008 hier bei Dr. Web befasste sich entsprechend mit der Entwicklung einer rechtssicheren Word-Vorlage für den Rechnungsdruck. Und, da werden wir uns einig sein, wer eine Word-Vorlage für die Rechnungstellung verwendet, der hat mit Sicherheit kein CRM am Start.
Damit hier die Begrifflichkeiten aber nicht vollkommen durcheinander gehen, will ich erst einmal in aller Kürze die Definitionen liefern.
Rechnungstellung, die sog. Faktura
Das Schreiben von Rechnungen ist im Grunde das Ziel jeder selbständigen Tätigkeit. Du leistet oder lieferst etwas an einen Kunden und schreibst dafür eine Zahlungsanforderung, du fakturierst deine Leistung oder Lieferung. Programme, mit denen du so etwas tun kannst, werden als Faktura-Software bezeichnet.
Heutzutage sind solche Programme zu weit mehr in der Lage als bloß etwas abzurechnen. So können die allermeisten Tools dieses Bereichs auch Angebote, Gutschriften und Mahnungen schreiben, sowie wiederkehrende Rechnungen, etwa für Abos erstellen.
Natürlich kannst du deine Kundenadressen komfortabel verwalten. Vielfach ist es sogar möglich, den Zahlungsverkehr innerhalb der Software abzubilden, vor allem, um festzustellen, ob deine Kunden gezahlt haben. Die Zusammenführung aus Rechnung und Zahlung lässt sich zumeist komfortabel an den Steuerberater ausgeben.
Bietet eine Faktura die Möglichkeit, direkt aus dem Programm heraus eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abzusetzen, verfügt sie in der Regel auch über die Fähigkeit, Eingangsrechnungen zu verwalten, die du entweder manuell oder per Scanner in die Software einlesen kannst. Damit bist du dann am oberen Ende des Featureset angelangt.
Manchmal gehen die Definitionen über Bord und Faktura-Systeme werden als Systeme für das Rechnungswesen bezeichnet. Das stimmt nur im Ansatz, denn mit Rechnungswesen bezeichnet man das gesamte betriebliche Belegwesen inklusive der Buchhaltung. Faktura ist ein System für die Rechnungstellung. Das ist zwar Teil des Rechnungswesens, aber eben nur ein kleiner.
Eine Faktura-Lösung setzt also herkömmlich da an, wo es um die Abrechnung von Leistungen geht. Damit bist du schon recht weit fortgeschritten im Prozess der Kundengewinnung. Sicherlich, du kannst auch Angebote damit schreiben, aber ein CRM-System ersetzt die Faktura nicht.
CRM, das System zur Verwaltung der Kundenbeziehungen
CRM ist eine Abkürzung. Sie steht für Customer Relationship Management. In der Übersetzung heißt das Kundenbeziehungsmanagement und hat weder was mit Tinder, noch mit Elite Partner zu tun.
Ein CRM soll vielmehr das Knüpfen und Aufrechterhalten von Bindungen zwischen potenziellen Kunden und deinem Unternehmen erleichtern. Dabei fokussiert es sich im ersten Schritt sehr stark auf die Akquisition von Kunden. Das ist auch logisch, denn das Anbahnen von Kundenbeziehungen, das Knüpfen neuer Kontakte kannst du in einer Faktura nicht abbilden. Es wäre auch etwas früh dafür.
In einem CRM erfasst du die sogenannten Leads, also Kontakte, die auf welchem Wege auch immer gewonnen hast. Diese Leads versuchst du dann systematisch zu Kunden zu machen. Dafür bedarf es der Kommunikation in jeglicher Form.
Eben diese Kommunikation bildest du über das CRM-System ab, so dass du, bei gewissenhafter Nutzung, stets genau darüber informiert bist, an welchem Punkt der Verhandlung du mit welchem Interessenten stehst.
Natürlich endet das CRM an dieser Stelle nicht, denn einmal gewonnene Kunden können und sollten immer wieder mal im Rahmen von Vertriebsaktivitäten angesprochen werden. Auch dabei hilft dir das System.
Gute CRM-Systeme bieten mindestens noch eine Aufgaben- und Terminverwaltung, manche haben sogar ausgewachsene Projektmanagementlösungen an Bord.
CRM und Faktura aus einem Guss
Wenn du bis hierhin gelesen hast, dann wird es dir vollkommen klar sein. Im Grunde ist es mehr als sinnvoll, CRM, Faktura und eventuell weitere Systeme miteinander zu verknüpfen. Aus der Sicht des Freelancers und der kleinen Agentur kann es im Grunde gar keine andere denkbare Lösung geben.
Fairerweise wollen wir aber anderen Usecases nicht ihre Sinnhaftigkeit absprechen. Immerhin gibt es schon in mittelgroßen Unternehmen strikte Trennungen zwischen den Abteilungszuständigkeiten. So ist es zumindest erklärlich, dass sich integrierte Systeme erst spät entwickelt haben.
Kommen wir damit aber zurück zu unserer kleinen Agentur. Hier kommt es darauf an, agil und flexibel zu sein. Eine Lösung, die dir hilft, Interessenten immer wieder zu Kunden zu machen und deren Projekte abzuwickeln und abzurechnen, kannst du also optimal gut gebrauchen. Dabei solltest du diese Lösung quasi sofort und ohne weitere Investitionen einsetzen können.
Die Cloud machts möglich. Faktura-Lösungen aus der Cloud kennst du schon seit etlichen Jahren. Erst seit ein/zwei Jahren verbreiten sich integrierte Anwendungen, die mehr können als nur Abrechnungsprozesse vorbereiten und abwickeln.
Moderne CRM-Anwendungen lassen sich allein mit dem Browser nutzen und stehen damit ortsunabhängig zu deiner Verfügung. Die meisten Anbieter unterstützen die mobile Nutzung zusätzlich durch die Bereitstellung leistungsfähiger Apps für die gängigen Mobil-Betriebssysteme. Bezahlt wird in der Regel relativ pauschal monatlich oder jährlich und pro Nutzer. Damit bist du flexibel und kannst dynamisch wachsen. Das System skaliert mit. Bezahlen tust du stets nur, was du auch nutzt.
In der Regel lassen sich Cloud-Lösungen zudem mit anderen Cloud-Lösungen integriert nutzen. Und wenn du mal an Dienste, wie Mailchimp oder Office 365 und die G-Suite denkst, fallen dir bestimmt eine Menge nützlicher Kooperationen zwischen den Lösungen ein.
Praxisbeispiel Teamleader
Der Markt für integrierte Systeme ist noch überschaubar. Als Beispiel für ein CRM mit Faktura und Projektmanagement soll uns heute einmal Teamleader dienen. Teamleader ist eine Software, die ihren Ursprung im EU-Ausland, genauer in Belgien hat, und sich von daher für die Anwendung unter den strengen Augen der DSGVO-Wächter in besonderem Maße eignet.
Teamleader bietet genau die beschriebene Kombination, die dir den Agenturalltag erleichtern kann. Du erhältst zum einen ein vollständiges CRM-System und zum anderen ein ebenso vollständiges Rechnungsprogramm. Hintendran hängt noch ein Projektmanagement, mit dessen Unterstützung du die Einhaltung deiner Deadlines sicherstellen kannst.
Preislich ist Teamleader modular aufgebaut. Für die CRM-Funktionalität, inklusive Angebotserstellung, Zeiterfassung, Leadmanagement, Kalenderverwaltung und zwei Benutzern, zahlst du monatlich 25 Euro bei jährlicher Abrechnung. Nimmst du Rechnungstellung hinzu, erhöht sich der Preis auf 50 Euro. In Anbetracht der Tatsache, dass stets zwei Benutzer im Paket sind, ist der Preis im Vergleich niedrig. Und in Anbetracht der Kosten, die eine Lösung auf eigener Hardware verursachen würde, brauche ich den Preis gar nicht zu dokumentieren.
Nutze einfach die Gelegenheit, Teamleader für 14 Tage kostenlos zu testen. Dafür brauchst du keine Zahlungsdaten zu hinterlegen. Es gibt somit keine Fußangel. Der Anbieter ist von seiner Lösung offenbar genauso überzeugt, wie die bislang 45.000 Nutzer des Systems es ebenfalls sind.
(Beitragsbild: Depositphotos)
