Grundregeln: So schreibst du einen gelungenen Geschäftsbrief

Oliver Jensen

arbeitet als freiberuflicher Texter und Journalist und ist für Zeitschriften, Redaktionen und...

Die Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden oder Auftraggebern geht meist per Geschäftsbrief vonstatten. Trotzdem wissen viele Unternehmer nicht, wie ein gelungener Geschäftsbrief aussehen sollte. Dieses Manko beseitige ich mit dem heutigen Beitrag.

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Ob nun per Mail oder per Post; Geschäftsbriefe sind ein bedeutendes Kommunikationsmittel. Telefongespräche und E-Mails mögen bequemer sein, doch bei einer Auftragsbestätigung, einem Angebot, einer Anfrage, einer Bestellung, einer Mängelrüge oder einer Terminvereinbarung wird die schriftliche Variante bevorzugt. Nur, welche Grundregeln gibt es bei einem Geschäftsbrief überhaupt?

Viele Geschäftsleute tippen ihre Briefe schnell herunter und legen keinen großen Wert auf die richtige Grammatik und einen ansprechenden Schreibstil. “Hauptsache die Nachricht wird verstanden”, heißt es oftmals. Großer Fehler! Denn die schlechte Qualität eines Geschäftsbriefes wirft ein schlechtes Licht auf den Unternehmer.

Ein gelungener Geschäftsbrief kann zu einer vorteilhaften Unternehmensidentität beitragen, so dass das Vertrauen der Kunden geweckt wird. Mit den folgenden Hinweisen möchte ich dir einige Denkanstöße für gelungene Geschäftsbriefe geben. Dass jeder Brief grammatikalisch und orthographisch korrekt sein muss, setze ich dabei voraus. Unsere Aufmerksamkeit richten wir auf den Schreibstil.

Vergesst das Kaufmannsdeutsch der früheren Jahrhunderte!

Während das Telefon und der E-Mail Verkehr verhältnismäßig neue Kommunikationsmittel darstellen, hat es die Geschäftsbriefe schon vor hunderten von Jahren gegeben. Leider ist das bei vielen Geschäftsbriefen noch zu erkennen, denn sie wirken vom Schreibstil wie aus einem früheren Jahrhundert. Doch die komplizierte Ausdrucksweise, die einen höflichen und zudem intellektuellen Eindruck machen soll, ist altbacken.

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Die Briefe sollen vielmehr kurz, direkt und freundlich sein. Sie sind als eine Art Dialog zu verstehen, wo es darum geht, das Anliegen klar zu formulieren. Eine Faustregel besagt, dass man nichts schreiben sollte, das man nicht auch sprechen würde. Niemand würde zum Beispiel folgendes sagen:

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– Wir nehmen höflichst Bezug auf Ihr Schreiben vom…
– In Erwartung einer baldigen Rückmeldung verbleiben wir…
– Ich bitte höflich um eine baldige Antwort
– Wir ersuchen Sie ebenso höflich wie dringend, die nachstehende Rechnung baldmöglichst zu überweisen
– Bitte setzen Sie sich bezüglich der Wegbeschreibung im Vorfeld mit uns in Verbindung

In Geschäftsbriefen sind solche Formulierungen dennoch oft zu finden. Dabei hat das “Kaufmannsdeutsch der 20er Jahre” längst ausgedient. Die ausschweifenden Formulierungen schaffen Distanz zwischen dem Absender und dem Empfänger und sollten daher vermieden werden. Anstatt der oben genannten Beispiele bevorzugt man heutzutage lieber eine direkte Ausdrucksweise:

– Vielen Dank für Ihr Schreiben vom…
– Ich freue mich auf Ihre Antwort
– Bitte überweisen sie den Rechnungsbetrag innerhalb…
– Den Anfahrtsweg würden wir Ihnen gerne noch einmal telefonisch erklären

Ein gelungener Geschäftsbrief ist kurz gehalten, so dass du auf überflüssige Wörter und Ausschweifungen verzichten kannst. Also verwende keine:

– Eigenschaftswörter ohne Aussage (die dazugehörige Rechnung)
– Steigerungswörter (höchst erfreut, voll und ganz zufrieden, außerordentlich bemüht, größtes Anliegen)
– Füllwörter (ich denke eigentlich nicht, ich rechne durchaus mit einer besseren Bilanz)
– Floskeln (Wie es mir scheint, haben sie)
– Verhältniswörter (Wir erwarten eine Antwort seitens…, Wir schreiben Ihnen zwecks….)
– Streckzeitwörter (Ich werde dafür Sorge tragen)

Ein kurz gehaltener Brief beinhaltet auch, dass du nicht die Aussagen des Briefspartners wiederholst. Sätze wie “Sie fragten in ihrem Brief vom … nach einem Angebot und erwähnten, dass Sie….” sind unnötig. Statt dass du alles wiederholst, kommst du direkt zu deiner Aussage.

Der Brief sollte angenehm zu lesen sein. Allzu viele Nebensätze erschweren das Lesen. Vermdeide das also. Nach der Fertigstellung eines Briefes darfst du ruhig die Kommas rot markieren und überprüfen, ob sie wirklich nötig sind. Zwei separate Sätze sind angenehmer als verschachtelte Nebensätze. Überhaupt solltest du die Satzlänge variieren. Nachdem du zwei längere Sätze geschrieben hast, lass doch einen kurzen und knackigen Satz folgen. Dies lockert den Brief auf und macht das Lesen unterhaltsamer.

Ein weiterer Tipp lautet, dass du die Wörter für das Auge des Lesers schreiben solltest. Allzu lange Wörter unterbrechen den Lesefluss und sind daher nicht angebracht. Statt “Tapeziertischoberfläche” schreibst du besser “Tapeziertisch-Oberfläche” oder die “Oberfläche des Tapeziertisches”. Die neue Rechtschreibung darfst du notfalls außer Acht lassen. Ein Wort, wie zum Beispiel “Popidol”, ist zwar korrekt geschrieben, sorgt aber auf den ersten Blick für Verwirrung. Bei dem Ausdruck “Pop-Idol” weiß hingegen jeder was gemeint ist. Die neue Rechtschreibung ist eben nicht immer vorteilhaft.

Der passende Stil

Geschäftsbriefe können im unterschiedlichen Stil geschrieben werden. Es gibt den Man-Stil, den Wir-Stil (das Unternehmen),den Ich-Stil, den Sie-Stil und den zweiten Wir-Stil (Kunde & Anbieter). Der Man-Stil wird am wenigsten geschätzt. Auch der Wir-Stil (unser Unternehmen) wirkt undirekt und unpersönlich. Einen besseren Eindruck machen der Ich-Stil und der Sie-Stil sowie der zweite Wir-Stil.

Wird der Brief im Ich- und Sie-Stil geschrieben, entsteht ein persönlicher, positiver und kundenorientierter Eindruck. Der Empfänger möchte persönlich angesprochen werden und einen Briefpartner mit Identität haben. Versteckt sich der Absender hingegen hinter dem Unternehmen (wir freuen uns, wir werden uns darum kümmern), wirkt das kaum vertrauenswürdig.

Den zweiten Wir-Stil (Kunde & Anbieter) musst du mit Vorsicht anwenden. Zwar vermittelst du dem Empfänger den Eindruck, du säßest mit ihm “im selben Boot”. Das weckt Vertrauen. Andererseits könnte sich der Empfänger auch überrumpelt fühlen. Bevor du den Wir-Stil also anwendest, überlege, ob er wirklich angebracht ist. Eine pauschal richtige Antwort gibt es darauf nicht. Es ist vielmehr eine Gefühlssache.

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Der Aufbau eines Geschäftsbriefes

Jeder Brief besteht aus dem Briefkopf, dem Betreff, der Anrede, der Einleitung, dem Hauptartikel, dem Schlusssatz und der Grußformel. All das dürfte dir noch aus der Schulzeit bekannt vorkommen. Aber auch dabei gibt es gewisse Grundregeln, die oft vergessen werden. Die Einleitung hat nicht den Sinn, mit viel Geschwafel und Umschweifungen einen neuen Rekord der Höflichkeit aufzustellen. Stattdessen solltest du lieber schnell zur Sache kommen. Dabei kann die Einleitung gar nicht kurz genug sein. Sätze folgender Art sind ausreichend:

– Hier ist nun die Auflistung der Konditionen
– Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort auf unseren Brief.
– Ich habe ihre Fragen vom … prüfen lassen. Hier nun die Antworten.
– Vielen Dank für Ihre Teilnahme an unserer Umfrage
.

Eine Einleitung sollte also wirklich “nur” eine Einleitung sein. Die einzelnen Details erläuterst du im Hauptartikel. Genauso kurz und knackig wie die Einleitung war, sollte auch dein Schlusssatz ausfallen. Nicht ohne Grund wird von einem “Schlusssatz” statt von einem “Schlussartikel” gesprochen. Ein Satz (maximal zwei Sätze) ist ausreichend. Sollte dein Mittelungsbedürfnis allzu groß sein, gehören die Informationen in den Hauptartikel. Der Schlusssatz soll den Brief hingegen zügig zu einem freundlichen Abschluss bringen. Sätze folgender Art sind zum Beispiel geeignet:

– Bei Rückfragen erreichen Sie mich unter der Telefonnummer ….
– Ich freue mich auf eine langfristige Zusammenarbeit
– Ich erwarte Ihre Antwort bis zum …
– Ich danke Ihnen für Ihr bisheriges Vertrauen.

Fehlt nur noch die Grußformel, und unser Geschäftsbrief ist vollendet. Auch dabei gilt es, die altbackenen Grußformeln zu umgehen. Mit “vorzüglicher Hochachtung” ist nur selten angebracht. Stattdessen wähle lieber ein typisches “Mit freundlichen Grüßen”. Die Abkürzung “MfG” solltest du eher nicht verwenden, weil es allzu salopp erscheint. Zudem wissen manche (vor allem ältere) Leute nicht, was damit überhaupt gemeint ist.

Solltest du mit dem Empfänger persönlich bekannt sein, kannst du etwa “Mit freundlichen Grüßen, Ihr Max Mustermann” schreiben. Aber schreibe bitte nicht “”Ihr ergebener Max Mustermann”. Denn damit wärst du wieder beim Kaufmannsdeutsch früherer Jahrhunderte angekommen.

Buch-Tipp

Die Verlagshäuser haben die große Bedeutung der Geschäftsbriefe erkannt und überschwemmen den Markt mit unzähligen Fachbüchern. Im Rahmen meiner Recherche für diesen Artikel habe ich mich ein wenig umgeschaut und bin auf das Werk “Geschäftsbriefe geschickt formulieren” aufmerksam geworden.

Der Vorteil dieses Buches gegenüber vielen anderen Exemplaren ist, dass die Autorin sich von theoretischem und psychologischen Geschwafel (den eh kaum einer versteht) distanziert und dem Leser einfach zu verstehende Tipps gibt. Zudem sind zahlreiche Musterbriefe enthalten, die sowohl im Privaten wie auch im Beruflichen verwendet werden können.

Auch dem Thema “Geschäftskorrespondenz per E-Mail” widmet sich die Autorin. Das Werk liegt inzwischen in der achten Auflage vom 18 Mai 2016 vor. Es ist erschienen im Walhalla U. Praetoria Verlag, 160 Seiten, ISBN-10: 3802933788, ISBN-13: 978-3802933783.

Hinweis

Wenn du den formalen Aufbau eines Geschäftsbriefes verstehen möchtest, findest du hier eine genaue Beschreibung mit Angabe der Zeilen und sämtlichen Formalitäten. (dpe)

(Der Beitrag erschien erstmals am 22. Oktober 2009 und wurde von Oliver Jensen geschrieben. Seitdem wurde der Beitrag regelmäßig aktualisiert.)

Oliver Jensen

arbeitet als freiberuflicher Texter und Journalist und ist für Zeitschriften, Redaktionen und verschiedene Firmen tätig. Bevor er diesen Werdegang einschlug, konzentrierte er sich auf die dramaturgischen Aufgaben, wobei er ein Theaterstück und Drehbücher für Kurzfilme und Showreels schrieb.

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3 Kommentare auf "Grundregeln: So schreibst du einen gelungenen Geschäftsbrief"

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Rainer Lamberts
Gast

Leider funktioniert der Link zum Aufbau eines Geschäftsbriefs nicht.
Hier eine Alternative und kostenlose Word-Vorlage:
https://www.rainer-lamberts.de/downloads.html

Ramona Kolodzeike
Gast

Hallo;
gute Formulierungsideen.
Nur ein kleiner Hinweis sei erlaubt: Die Grußformel “Mit freundlichen Grüßen ist überholt”, inzwischen sendet man “Freundliche Grüße”.
Außerdem gibt’s keine “Rückantwort” – eine Antwort ist immer “Rück-” ;)).
…ebenfalls meckern auf hohem Niveau … ;))

butterfinger
Gast

Guter und notwendiger Artikel!!

Lieber mag ich allerdings noch statt “würden wir gerne…” (wieso “würden” …? Wir wollen und werden doch, wenn der Kunde uns denn lässt…!) “erläutern wir gerne noch einmal telefonisch …” o.ä. Klingt für mich einfach noch ein bisschen mehr auf den Punkt.

… zugegeben: ist schon meckern auf hohem Niveau … ;–))) …