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Andreas Hecht 18. März 2019

Das Freiberufler-Schutzprogramm gegen zahlungsunwillige Kunden

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Jeder Freiberufler kennt die Situation: Ein Kunde beschließt, dei­ne Rechnung nicht zu bezah­len. Das ist frus­trie­rend und geht an die Nerven. Problematisch hier­bei ist, dass du in einer Situation wie die­ser nicht viel tun kannst. Das ist bedau­er­lich, aber wahr. Wenn ein Vertrag ein­sei­tig vom Kunden nicht erfüllt wird, eine vor­her fixier­te Zahlung ein­fach nicht geleis­tet wird, bleibt dir im Zweifel nur der Rechtsweg. Aber, ohne ein rechts­ver­bind­li­ches Dokument wird es schwer, den nicht zah­lungs­un­wil­li­gen Klienten erfolg­reich zu ver­kla­gen. Wenn du Webdesigner bist, kannst du den CSS-Kill-Schalter betä­ti­gen. Doch das ist nicht wirk­lich schön.

Du bist betrogen worden – was nun?

Vielleicht wirst du es nicht ger­ne hören, aber ich kann dir nur eines sagen: Lerne aus dei­nen Fehlern. Mach es beim nächs­ten Mal bes­ser. Leider ist es oft­mals das Einzige, was man tun kann. Denn nur, wenn du einen rechts­gül­ti­gen Vertrag, bezie­hungs­wei­se ein rechts­gül­ti­ges Dokument in den Händen hast, könn­test du den säu­mi­gen Klienten ver­kla­gen, einen Anwalt oder ein Inkassobüro ein­schal­ten. Wenn du jedoch ver­säumt hast, dir ein rechts­gül­ti­ges Dokument vom Kunden vor Beginn der Arbeiten unter­schrei­ben zu las­sen, hast du nur noch eine Möglichkeit.

Einen Vergleich anbieten

Ruf den säu­mi­gen Kunden an und schla­ge ihm im Zweifel einen Vergleich vor. Mach ihm deut­lich, dass du nicht nach­las­sen wirst, dein Geld ein­zu­for­dern. Bleibe wäh­rend des Gesprächs so ruhig wie nur mög­lich, denn in einem sol­chen Fall hel­fen kei­ne Gefühlsausbrüche. Schlag dem Klienten einen Prozentsatz der ursprüng­lich ver­ein­bar­ten Summe vor und wei­se ihn deut­lich dar­auf hin, dass der Betrag nur gül­tig ist, wenn er inner­halb der nächs­ten drei Tage zahlt. So hast du zwar einen Teil dei­nes Geldes in den Wind schrei­ben müs­sen, hast jedoch die ech­te Chance, über­haupt von ihm Geld zu sehen. Den Rest ver­buchst du unter “sau­blö­der Fehler”.

Nur mit Vertrag und anzahlung arbeiten

Für die Zukunft jedoch gilt es, einen Plan B zu erar­bei­ten.

Nur mit Anzahlung und Vertrag arbeiten

Sicherlich erfor­dert es etwas Verhandlungsgeschick, doch soll­test du wirk­lich nicht ohne eine ange­mes­se­ne Vorauszahlung arbei­ten. Im Idealfall soll­ten es schon 40% sein. Unter 25% soll­test du dir über­le­gen, den Auftrag abzu­leh­nen. Die Verhandlung mag unan­ge­nehm sein, ist aber sehr viel ange­neh­mer, als am Ende betro­gen zu wer­den. Sorge eben­falls für ein rechts­gül­ti­ges Dokument für den Auftrag, unter­schrie­ben von bei­den Vertragspartnern. Dann hast du im Fall eines Falles die Möglichkeit, einen Mahnbescheid zu bean­tra­gen oder ein Inkasso-Büro mit der Beitreibung der Schulden zu beauf­tra­gen.

Wähle deine Klienten weise aus

Eine wei­se Auswahl der Klienten, mit denen du arbei­ten möch­test, ist eine Grundvoraussetzung für eine ent­spann­te frei­be­ruf­li­che Tätigkeit. Wähle die Klienten so sorg­fäl­tig aus, als wenn du eine Beziehung mit ihnen ein­ge­hen woll­test. Ein kur­zes Nachdenken lässt die­sen Tipp nicht mehr selt­sam klin­gen, denn du gehst ja tat­säch­lich eine Art der Beziehung mit dei­nen Klienten ein – wenn auch nur eine Arbeitsbeziehung.

Du wirst es nicht schaf­fen, aus schlech­ten Klienten gute zu machen, das wird nie­mals funk­tio­nie­ren. Jeder ange­hen­de Kunde, der bereits am Anfang ver­rä­te­ri­sche Anzeichen erken­nen lässt, wird nur noch schlim­mer wer­den, je wei­ter das Projekt vor­an­schrei­tet. Doch das weißt du bestimmt bereits. Tue dir und dei­ner Gesundheit daher einen Gefallen und leh­ne sol­che Menschen kate­go­risch ab. Denn Prävention ist immer bes­ser als Schadensbegrenzung.

Gib deinen Klienten keinen Grund zu Ärger

Geben Sie Ihren Klienten keinen Grund, sich zu ärgern

Mal ehr­lich: Designer und ande­re Freelancer sind nun mal kei­ne edlen Jedi-Ritter und nicht auf dem Kriegspfad der Integrität unter­wegs. Selbstverständlich bist du nicht auf der Suche nach den bösen Kunden, die dir nur schlech­tes wol­len. Es gibt kei­ner­lei Entschuldigung für die Nichtzahlung, doch manch­mal schaf­fen es auch Freiberufler spie­lend, ihre Klienten zu ver­är­gern.

Oftmals ent­ste­hen gro­ße Probleme aus schlech­ter oder nicht aus­rei­chen­der Kommunikation. Daher haben wir Freelancer die Verpflichtung, gute Kommunikation zu üben und anzu­wen­den. Hier kom­men wir wie­der auf den Punkt “Beziehung” zurück. Auch in einer Beziehung zwi­schen Lebenspartnern muss aus­rei­chend und qua­li­täts­be­wusst kom­mu­ni­ziert wer­den, unter­las­sen wir dies, haben wir ernst­haf­te Probleme am Hals. Auch das wirst du bereits fest­ge­stellt haben.

Nun, in einer Arbeitsbeziehung mit einem Klienten ist das nicht anders. Kommunikation ist sehr wich­tig, set­ze nicht ein­fach etwas vor­aus, von dem du meinst, der Kunde müs­se das doch wis­sen. Lieber etwas mehr und aus­führ­li­cher kom­mu­ni­zie­ren als zu wenig.

Zuviel Selbstvertrauen schadet nur

Ein gro­ßer Punkt, mit dem du dei­ne Klienten garan­tiert ver­är­gerst, ist die Nichteinhaltung von ver­spro­che­nen Deadlines. Für einen Kunden kann das mit­un­ter auch einen Verlust von Geld bedeu­ten. Deshalb: Versprich wenig und lie­fe­re so zügig wie mög­lich. Setze Deadlines immer wei­ter in die Zukunft, als du defi­ni­tiv zur Beendigung des Projekts brau­chen wirst. Lang gefass­te Deadlines und kur­ze Lieferzeiten heißt das Geheimrezept. Immer!

Doch meis­tens läuft es genau anders her­um. Ein Designer ver­spricht einem Kunden, eine Website in nur weni­gen Tagen fer­tig­stel­len zu kön­nen. Zum ver­ab­re­de­ten Zeitpunkt kann er dann nicht lie­fern, weil eine Website nun mal Zeit braucht und nicht von heu­te auf mor­gen erstellt wer­den kann. Der Kunde ist dann natür­lich stin­kig – man kann es ihm nicht ver­den­ken.

Setze daher rea­lis­ti­sche Deadlines und über­kal­ku­lie­re die­se. Dann ent­steht auch kein Problem, wenn du mal eini­ge Tage krank sein wür­dest.

So kalkulierst du realistische Deadlines

Deadlines sind nur gut, wenn man sie ein­hal­ten kann. Sehr gut sind sie, wenn man sie unter­bie­ten kann. Das zu errei­chen ist recht ein­fach. Kalkuliere die Zeit, in der es mög­lich ist, den Auftrag zu been­den. Sei ehr­lich zu dir selbst und fin­de die exak­te Zeit her­aus. Ein Beispiel: Ein WordPress-Theme zu ent­wi­ckeln, dau­ert cir­ca 2 Wochen mit allem Drum und Dran. Das ist eine rea­lis­ti­sche Zeit, die man ein­hal­ten kann. Nehme jetzt die­se rea­lis­ti­sche Zeitvorgabe und mul­ti­pli­zie­re sie mit dem Faktor 3.

Realistische Zeit x 3 = Deadline für den Klienten

Deinem Kunden nennst du also für die Erstellung des WordPress-Themes 6 Wochen. Das ist drei­mal soviel, wie du rea­lis­tisch brau­chen wirst. Du kannst die­se Deadline also locker unter­bie­ten und den Klienten damit glück­lich machen.

Fazit

Seit ich die genann­ten Tipps sel­ber ein­set­ze, hat­te ich noch nie­mals jeman­den, der sich gewei­gert hat, mich zu bezah­len. Auch kam kei­ne Rechnung wirk­lich unge­wöhn­lich spät auf mein Konto. Vielleicht habe ich ein­fach Glück gehabt, denn auch sehr “gro­ßen” Freiberuflern kann es pas­sie­ren, dass ein Kunde nicht zah­lungs­wil­lig ist.

Shit Happens. Einige Vorsichtsmaßnahmen unter­stüt­zen jedoch das “Glück”. Ich arbei­te nie­mals für jeman­den, bei dem mein Bauchgefühl bereits bei der Auftragsbesprechung Alarm schlägt. Ich ver­zich­te dann lie­ber von vorn­her­ein auf das Geld, auf das ich sonst nach einem Haufen Arbeit wahr­schein­lich auch ver­zich­ten müss­te. Mein Seelenfrieden ist mir viel wich­ti­ger.

Auch wenn dein Bauchgefühl kei­nen Alarm schlägt, soll­test du auf der Hut bleibt und einen Vertrag mit dei­nem Kunden schlie­ßen. In die­sem Beitrag zei­gen wir dir, was dar­in min­des­tens gere­gelt wer­den soll­te. Falls sich ein poten­ti­el­ler Kunde über dei­ne Regeln beschwert, und kei­nen Einigungswillen erken­nen lässt, zei­ge ihm höf­lich die Tür.

Mach es auf kei­nen Fall so:

Newsletter #311: Miserable Men, UiDSGN, FindA.Photo, Vectr und standfeste Designer

Links zum Beitrag

(Dieser Beitrag erschien erst­mals im August 2015 und wird seit­dem aktu­ell gehal­ten. Das letz­te Update stammt vom 12. März 2019.)

Andreas Hecht

Andreas Hecht

entwickelt WordPress-Websites und bietet dir einen Website Sicherheit Service und einen Performance Service für deine Website. Außerdem ist er Spezialist für Onpage SEO und bringt Deine Website in die Top-Suchergebnisse von Google. Auf seinem Blog schreibt er über WordPress, SEO und Content SEO.

8 Kommentare

  1. Danke, das ist ein sehr wert­vol­ler Beitrag. Ich arbei­te auch nur mehr auf (zumin­dest teil­wei­se) Vorkasse.

  2. Im Grunde net­te Vorschläge. Aber wenn Geld “in den Sand setz­ten”, dann wür­de ich das Zahlungsverfahren über Creditreform vor­stel­len wol­len. Die Agentur gibt zwar die Rechnungsverfolgung an die Creditreform ab, bekommt aber sofort einen Anteil und nach Zahlung der Summe vom Kunden kommt bis 90% zurück. Mahnverfahren kom­men kaum vor, weil Creditreform auch gleich­zei­tig als Mahnverfolger dient. Und eine Negativerfahrung geht direkt in das “Ranking” des Endkunden. Die Kosten las­sen sich in der Regel ganz gut in die Kalkulation ein­rech­nen.

  3. Ist mir ganz am Anfang auch mal pas­siert. Inzwischen arbei­te ich nur noch gegen Anzahlung und mit Vertrag. Schade, dass es nicht mehr anders geht.

  4. Danke, hilf­rei­cher Text. Ich kann den Rat, eine Anzahlung zu neh­men, nur bekräf­ti­gen. Das habe ich von Anfang an gemacht (zwi­schen 30% und 50%) und es hat sich noch nie ein Kunde dar­über beschwert, egal ob spar­sa­mer Gründer oder eta­blier­ter Mittelstand. Es arbei­tet sich viel fluffi­ger, wenn man schon was bekom­men hat, und der Kunde kommt auch schnel­ler mit Material rüber, wenn er bereits Geld inves­tiert hat. Ich sage übri­gens immer “das ist nicht aus Zweifeln an Ihrer Bonität, son­dern nur wegen mei­nes Cash-Flows”. Meisten stimmt das auch. ;)

  5. Ja, ja, ein lei­di­ges Problem. Aus Erfahrung klug gewor­den, habe ich inzwi­schen einen ganz restrik­ti­ven Prozess, bevor ich einen Auftrag anneh­me. Dieser reicht vom Angebot über Auftragsbedingungen bis zur Abrechnung wird GENAUSTENS ein­ge­hal­ten. Interessenten, denen das nicht passt, wer­den halt kei­ne Kunden. Seit ich die­sen Prozess ein­set­ze, habe ich aber kei­ne Zahlungsausfälle mehr.

    • Dem kann ich nur zustim­men. Im Laufe der Zeit ist unser Werkvertrag auf zwei DIN A4 Seiten ange­wach­sen. Das Traurige ist eigent­lich nur, dass Diese Art von Daumenschrauben wegen 10% der Auftraggeber immer wie­der mal erwei­tert wer­den muss. Andererseits haben wir auch (gera­de bei grös­se­ren Kunden) die Erfahrung gemacht, dass die­se Art als sehr prof­fe­sio­nell ange­se­hen wird, weil im Werkvertrag ganz klar Rechte und Pflichten bei­der Parteien ste­hen.

  6. Sehr guter Beitrag. Vielen Dank.

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