Der Kunde will nicht zahlen — was nun?

Jeder Freiberufler kennt die Situation: Ein Kunde beschließt, deine Rechnung nicht zu bezahlen. Du hast bereits alles versucht, um dem Kunden eine Mahnung zu schreiben, ohne ihn zu verlieren. Das ist frustrierend und geht an die Nerven.

Problematisch hierbei ist, dass du in einer Situation wie dieser nicht viel tun kannst. Wenn ein Vertrag einseitig vom Kunden nicht erfüllt wird, eine vorher fixierte Zahlung einfach nicht geleistet wird, bleibt dir im Zweifel nur der Rechtsweg. Aber, ohne ein rechtsverbindliches Dokument wird es schwer, den nicht zahlungsunwilligen Klienten erfolgreich zu verklagen.

Wenn du Webdesigner bist, kannst du den CSS-Kill-Schalter betätigen:

body * { display: none !important; }

Doch das ist nicht wirklich schön.

Du bist betrogen worden – was nun?

Vielleicht wirst du es nicht gerne hören, aber ich kann dir nur eines sagen: Lerne aus deinen Fehlern. Mach es beim nächsten Mal besser. Leider ist es oftmals das Einzige, was man tun kann. Denn nur, wenn du einen rechtsgültigen Vertrag, beziehungsweise ein rechtsgültiges Dokument in den Händen hast, könntest du den säumigen Klienten verklagen, einen Anwalt oder ein Inkassobüro einschalten. Wenn du jedoch versäumt hast, dir ein rechtsgültiges Dokument vom Kunden vor Beginn der Arbeiten unterschreiben zu lassen, hast du nur noch eine Möglichkeit.

Einen Vergleich anbieten

Ruf den säumigen Kunden an und schlage ihm im Zweifel einen Vergleich vor. Mach ihm deutlich, dass du nicht nachlassen wirst, dein Geld einzufordern. Bleibe während des Gesprächs so ruhig wie nur möglich, denn in einem solchen Fall helfen keine Gefühlsausbrüche. Schlag dem Klienten einen Prozentsatz der ursprünglich vereinbarten Summe vor und weise ihn deutlich darauf hin, dass der Betrag nur gültig ist, wenn er innerhalb der nächsten drei Tage zahlt. So hast du zwar einen Teil deines Geldes in den Wind schreiben müssen, hast jedoch die echte Chance, überhaupt von ihm Geld zu sehen. Den Rest verbuchst du unter “saublöder Fehler”.

Für die Zukunft jedoch gilt es, einen Plan B zu erarbeiten.

Nur mit Anzahlung und Vertrag arbeiten

Sicherlich erfordert es etwas Verhandlungsgeschick, doch solltest du wirklich nicht ohne eine angemessene Vorauszahlung arbeiten. Im Idealfall sollten es schon 40% sein. Unter 25% solltest du dir überlegen, den Auftrag abzulehnen. Die Verhandlung mag unangenehm sein, ist aber sehr viel angenehmer, als am Ende betrogen zu werden. Sorge ebenfalls für ein rechtsgültiges Dokument für den Auftrag, unterschrieben von beiden Vertragspartnern. Dann hast du im Fall eines Falles die Möglichkeit, einen Mahnbescheid zu beantragen oder ein Inkasso-Büro mit der Beitreibung der Schulden zu beauftragen.

Wähle deine Klienten weise aus

Eine weise Auswahl der Klienten, mit denen du arbeiten möchtest, ist eine Grundvoraussetzung für eine entspannte freiberufliche Tätigkeit. Wähle die Klienten so sorgfältig aus, als wenn du eine Beziehung mit ihnen eingehen wolltest. Ein kurzes Nachdenken lässt diesen Tipp nicht mehr seltsam klingen, denn du gehst ja tatsächlich eine Art der Beziehung mit deinen Klienten ein – wenn auch nur eine Arbeitsbeziehung.

Du wirst es nicht schaffen, aus schlechten Klienten gute zu machen, das wird niemals funktionieren. Jeder angehende Kunde, der bereits am Anfang verräterische Anzeichen erkennen lässt, wird nur noch schlimmer werden, je weiter das Projekt voranschreitet. Doch das weißt du bestimmt bereits. Tue dir und deiner Gesundheit daher einen Gefallen und lehne solche Menschen kategorisch ab. Denn Prävention ist immer besser als Schadensbegrenzung.

Gib deinen Klienten keinen Grund zu Ärger

Mal ehrlich: Designer und andere Freelancer sind nun mal keine edlen Jedi-Ritter und nicht auf dem Kriegspfad der Integrität unterwegs. Selbstverständlich bist du nicht auf der Suche nach den bösen Kunden, die dir nur schlechtes wollen. Es gibt keinerlei Entschuldigung für die Nichtzahlung, doch manchmal schaffen es auch Freiberufler spielend, ihre Klienten zu verärgern.

Oftmals entstehen große Probleme aus schlechter oder nicht ausreichender Kommunikation. Daher haben wir Freelancer die Verpflichtung, gute Kommunikation zu üben und anzuwenden. Hier kommen wir wieder auf den Punkt “Beziehung” zurück. Auch in einer Beziehung zwischen Lebenspartnern muss ausreichend und qualitätsbewusst kommuniziert werden, unterlassen wir dies, haben wir ernsthafte Probleme am Hals. Auch das wirst du bereits festgestellt haben.

Nun, in einer Arbeitsbeziehung mit einem Klienten ist das nicht anders. Kommunikation ist sehr wichtig, setze nicht einfach etwas voraus, von dem du meinst, der Kunde müsse das doch wissen. Lieber etwas mehr und ausführlicher kommunizieren als zu wenig.

Zuviel Selbstvertrauen schadet nur

Ein großer Punkt, mit dem du deine Klienten garantiert verärgerst, ist die Nichteinhaltung von versprochenen Deadlines. Für einen Kunden kann das mitunter auch einen Verlust von Geld bedeuten. Deshalb: Versprich wenig und liefere so zügig wie möglich. Setze Deadlines immer weiter in die Zukunft, als du definitiv zur Beendigung des Projekts brauchen wirst. Lang gefasste Deadlines und kurze Lieferzeiten heißt das Geheimrezept. Immer!

Doch meistens läuft es genau anders herum. Ein Designer verspricht einem Kunden, eine Website in nur wenigen Tagen fertigstellen zu können. Zum verabredeten Zeitpunkt kann er dann nicht liefern, weil eine Website nun mal Zeit braucht und nicht von heute auf morgen erstellt werden kann. Der Kunde ist dann natürlich stinkig – man kann es ihm nicht verdenken.

Setze daher realistische Deadlines und überkalkuliere diese. Dann entsteht auch kein Problem, wenn du mal einige Tage krank sein würdest.

So kalkulierst du realistische Deadlines

Deadlines sind nur gut, wenn man sie einhalten kann. Sehr gut sind sie, wenn man sie unterbieten kann. Das zu erreichen ist recht einfach. Kalkuliere die Zeit, in der es möglich ist, den Auftrag zu beenden. Sei ehrlich zu dir selbst und finde die exakte Zeit heraus. Ein Beispiel: Ein Minimal WordPress-Themes zu entwickeln, dauert circa 2 bis 4 Wochen mit allem Drum und Dran. Das ist eine realistische Zeit, die man einhalten kann. Nehme jetzt diese realistische Zeitvorgabe und multipliziere sie mit dem Faktor 3.

Realistische Zeit x 3 = Deadline für den Klienten

Deinem Kunden nennst du also für die Erstellung des WordPress-Themes 6 bis 12 Wochen. Das ist dreimal soviel, wie du realistisch brauchen wirst. Du kannst diese Deadline also locker unterbieten und den Klienten damit glücklich machen.

Fazit

Seit ich die genannten Tipps selber einsetze, hatte ich noch niemals jemanden, der sich geweigert hat, mich zu bezahlen. Auch kam keine Rechnung wirklich ungewöhnlich spät auf mein Konto. Vielleicht habe ich einfach Glück gehabt, denn auch sehr “großen” Freiberuflern kann es passieren, dass ein Kunde nicht zahlungswillig ist.

Shit Happens. Einige Vorsichtsmaßnahmen unterstützen jedoch das “Glück”. Ich arbeite niemals für jemanden, bei dem mein Bauchgefühl bereits bei der Auftragsbesprechung Alarm schlägt. Ich verzichte dann lieber von vornherein auf das Geld, auf das ich sonst nach einem Haufen Arbeit wahrscheinlich auch verzichten müsste. Mein Seelenfrieden ist mir viel wichtiger.

Auch wenn dein Bauchgefühl keinen Alarm schlägt, solltest du auf der Hut bleibt und einen Vertrag mit deinem Kunden schließen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, was darin mindestens geregelt werden sollte. Falls sich ein potentieller Kunde über deine Regeln beschwert, und keinen Einigungswillen erkennen lässt, zeige ihm höflich die Tür.

Mach es auf keinen Fall so:

Links zum Beitrag

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(Dieser Beitrag erschien erstmals im August 2015 und wird seitdem aktuell gehalten. Das letzte Update stammt vom 12. März 2022.)