So machen Sie Firmenwissen für alle im Team zugänglich

Ein durchdachtes Wissensmanagement kann Unternehmen einen entscheidenden Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen und ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Doch wie kann man Wissen im Unternehmen festhalten und für alle zugänglich machen? Eine Möglichkeit, die sich in der Praxis bewährt hat, ist die Einführung eines Unternehmenswikis. In diesem Artikel erfahren Sie, was es damit auf sich hat, welche Vorteile es bringt und wie Sie es am besten einführen.

Was ist ein Firmen- bzw. Unternehmenswiki?

Die beste Art, Wissen in einem Unternehmen zu sammeln, für jeden zugänglich zu machen und dieses Wissen dann auch zu nutzen, ist mit Sicherheit das Anlegen eines Unternehmens- bzw. Firmenwikis. Analog zu öffentlichen Wikis, wie Wikipedia, kann das gesamte Unternehmenswissen auf einer zentralen Plattform gesammelt und für betreffende Personengruppen zugänglich gemacht werden. Dabei zeichnen die folgenden Merkmale ein Firmenwiki aus:

• In Unternehmenswikis soll man zur Beteiligung motiviert werden
• Firmenwikis haben spezielle Redakteure und Admins, welche die Qualität sowie die Struktur des Wikis sichern
• Aus juristischen Gründen hat man in einem Firmenwiki keinen uneingeschränkten Zugriff auf alle Inhalte (Datenschutz)
• Öffentliche Wikis lassen sich größtenteils anonym bearbeiten, Unternehmenswikis nicht
• Wikis in Unternehmen sind überwiegend hierarchisch strukturiert, öffentliche Wikis hingegen heterarchisch

Im Firmenwiki sind die Einträge, also das gesammelte Wissen, durch Verweise, Links und Tags miteinander verbunden und können entweder in klassischen Hierarchien oder in einem dynamischen Netz angeordnet werden. Darüber hinaus bietet das Wiki die Möglichkeit, Inhalte als verschiedene Medienformate wie Texte, Videos und Fotos zu speichern, je nachdem, welches Format am besten geeignet ist, um einen Sachverhalt zu veranschaulichen und zu erklären.

Im Vergleich zum Intranet, das in Unternehmen zur Vernetzung und Kommunikation genutzt wird, unterscheidet sich das Firmenwiki durch seine dezentrale Struktur und die Möglichkeit für jeden, über eine Kommentarfunktion Inhalte zu bewerten und neues Wissen und Einblicke hinzuzufügen. Zudem unterscheidet sich das Firmenwiki auch vom hierarchisch strukturierten Intranet (Drop-Down-Kommunikation), indem es eine offene und flexible Plattform für den Austausch und die Erweiterung von Wissen bietet, die für jeden editierbar bzw. kommentierbar ist.

Welche Vorteile bringt eine Wissensdatenbank?

Ein Firmenwiki, bzw. die passende Wiki-Software, hilft Unternehmen dabei…

• interne Abläufe effizienter zu machen,
• unnötige Wege und Zeit zu sparen sowie
• die Zusammenarbeit im Team und innerhalb verschiedener Abteilungen einfacher zu gestalten

Und obwohl das Anlegen einer unternehmensinternen Wissensdatenbank anfangs mit viel Aufwand verbunden ist, bringt die Wissenssammlung doch einen sehr hohen Return on Investment mit sich. Konkret lassen sich mindestens 5 Vorteile nennen, die ein Unternehmenswiki Ihrem Unternehmen bringen kann:

1. Transparenz

Jeder kann unternehmensinterne Prozesse nachverfolgen und weiß, wer für welches Anliegen die Hauptansprechperson ist.

2. Single Source of Truth

Da ein Firmenwiki Informationen nach einer Bearbeitung immer aktualisiert, liegt jede Information stets aktuell darin vor. Zudem können auch vorherige Versionen problemlos eingesehen werden.

3. Effizienzsteigerung

In einem Wiki findet man mit wenigen Klicks Antworten auf brennende Fragen. So werden Wege gespart, Mitarbeitende entlastet und Zeit wie auch Kosten eingespart.

4. Sicherheit und Datenschutz

In einem Wiki sind kritische Inhalte immer über 2-Faktor-Authentifizierung, Zugriffsrechte und passwortgeschützte Dateien sowie Ordner gesichert. So können heikle Inhalte nur von berechtigten Personen eingesehen werden.

5. Teamgeist wird gestärkt

In einem Firmenwiki kann jeder seinen Beitrag leisten und mitwirken. Diskussionsseiten, bei denen alle ihre Ideen einbringen können, schnell greifbare Umfragen zu aktuellen Themen oder die Gestaltung einer einheitlichen Projektdokumentation sind nur drei Punkte, die das Miteinander im Unternehmen stärken.

Welche Inhalte gehören in ein Firmenwiki?

Ein Firmenwiki soll optimalerweise das gesamte Unternehmenswissen abbilden und Mitarbeitenden dabei helfen, genau die Antwort auf ihre Fragen zu finden, ohne lästige E-Mails schreiben oder das Kollegium befragen zu müssen. Das bezieht sich auf alle unternehmensinternen Prozesse, Zuständigkeiten, Mitarbeiterinformationen, Unternehmensinformationen und -neuigkeiten, Produkt- und Leistungsinformationen sowie Projektinformationen.

Doch wie hält man Wissen um Aufgaben, Prozesse oder typische Fehler sinnvoll fest, sodass die Informationen allen zugänglich sind?

Die passende Struktur für ein Firmenwiki finden

Eine Wissensdatenbank kann man sich im Grunde wie einen Baum vorstellen, dessen Stamm die Login-Funktion und eine Einführung ins Wiki beinhaltet. Wenn Ihr Unternehmen aus verschiedenen Abteilungen besteht, sollten Sie für jede Abteilung einen eigenen Bereich erstellen, analog zu den Ästen eines Baumes. Es ist zudem ratsam, interne Prozesse wie Krankmeldungen, Urlaubsanträge oder Stundenaufzeichnungen von Anfang an im Unternehmenswiki zu hinterlegen. Sie bilden sozusagen die Wurzeln des Baumes.

Weitere Inhalte entwickeln sich im Laufe der Zeit wie Blätter organisch aus diesem Kern heraus. Alles, was thematisch zusammenhängt, bildet einen eigenen Zweig im Wiki. Dieser Zweig kann je nach Bedarf weiter verzweigt werden und auch Blätter wie Projektnotizen hervorbringen. Wenn bestimmte Bereiche, wie beispielsweise die Sales-Abteilung, sensible Informationen enthalten, sollten sie passwortgeschützt werden.

Was nicht sinnvoll ist, ist von Anfang an eine feste Ordnerstruktur zu erstellen, da dies den dynamischen und kollaborativen Charakter des Firmenwikis beeinträchtigen würde. Stattdessen sollten alle unternehmensrelevanten Grundlagen wie…

• eine Einführung,
• alle Abteilungen,
• Produkte und Dienstleistungen,
• Mitarbeitende und ihre Rollen,
• interne Prozesse sowie,
• verwendete Software und Hardware

…in Form von Ordnern implementiert werden. Das Wiki kann und wird dann schrittweise gemeinsam im Team erweitert.

Wie ein Unternehmenswiki am besten eingeführt wird

Mit einem durchdachten Wissensmanagement können sich Unternehmer einen entscheidenden Vorsprung vor der Konkurrenz verschaffen. Sie können schnell reagieren, wenn jemand aus dem Team ausfällt und deren Aufgaben neu verteilt werden müssen und sie sparen auch beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden Zeit und Ressourcen. Doch wie können Unternehmer das bisher Gesagte praktisch umsetzen?

Zu Beginn ist es unabdingbar, ein Bewusstsein für die Wichtigkeit eines Firmenwikis im Unternehmen, also unter den Mitarbeitenden, zu schaffen. Deshalb sollte die komplette Belegschaft von Anfang an in das Thema einbezogen werden und zur Nutzung der Datenbank motiviert werden. Das ist mit viel zielgerichteter Kommunikation verbunden. Machen Sie Ihr Personal neugierig auf die neue Form der Wissensvermittlung und bringen Sie ihnen die Vorteile näher.

Danach gilt es, alle Beteiligten für die Nutzung des Firmenwikis fit zu machen – jeder muss wissen, wie die Datenbank (also das Erstellen und Kommentieren von Beiträgen) funktioniert und welche Aufgaben damit verbunden sind. Setzen Sie auf Schulungen und gemeinsame Übungen, um die Hemmschwelle zur Nutzung möglichst gering zu halten. Danach geht es darum, das Wiki auch praktisch zu nutzen, Rollen zu definieren und Zuständigkeiten zu klären sowie die nötigen Ressourcen für die Nutzung freizustellen.

Zu guter Letzt steht das Wollen im Raum. Hier haben Ihre Mitarbeitenden idealerweise bereits eine innere Motivation, im Wiki mitzuarbeiten, entwickelt. Dazu tragen Punkte wie ein angenehm gestaltetes Look & Feel und eine nutzerfreundliche Navigation bei. Letzterer Punkt ist sozusagen ein Dauerbrenner, der auch einer stetigen Eigenrevision unterliegt.

Fazit

Ein Firmenwiki bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, wie eine effizientere Zusammenarbeit, höhere Transparenz sowie eine Stärkung des Teamgeistes. Um diese Vorteile zu nutzen, ist es jedoch wichtig, das Wiki sinnvoll zu strukturieren und alle Mitarbeitenden von Anfang an in das Thema einzubeziehen. Ein durchdachtes Wissensmanagement kann Unternehmen somit einen entscheidenden Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen.