Das gefürchtete Feedbackgespräch: Feedback geben und nehmen

Feedback oder Rückmeldungen zwischen Mitarbeitern, Vorgesetzten, Kollegen und Kunden sind eigentlich eine feine Sache. Bekommen wir dadurch doch die Möglichkeit, uns von außen zu sehen oder an Schwachstellen zu arbeiten und die Zusammenarbeit mit Kunden zu verbessern . Feedbackgespräche und Feedback können aber auch leicht ins Auge gehen. Zu sehr kann es unser Selbstbild ankratzen oder unsere Gefühle verletzen.

Im Prinzip geben wir alle kontinuierlich Feedback oder Rückmeldung. Wir können gar nicht anders, als mit unseren Äußerungen und Handlungen auf den anderen zu reagieren und ihm damit klarzumachen, wie wir die Sache sehen. Meistens passiert das allerdings eher unbewusst und ungesteuert, und wird vom anderen auch nicht immer wahrgenommen.

Deshalb gibt es auch die „instrumentalisierte“ Variante des Feedbacks, oft in eigens dafür durchgeführten Feedbackgesprächen. Ob zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten, Kollegen, manchmal auch Auftraggeber und Auftragnehmer, und anderen Formen menschlicher Zusammenarbeit.

Sinn und Zweck dieser Rückmeldungen: Arbeitsabläufe zu besprechen, Arbeitsergebnisse zu beurteilen, Missverständnisse oder Konflikte zu klären und so weiter.

Das Feedback des anderen verschafft uns eine zusätzliche Perspektive, lässt uns an Wissen und Ideen des anderen teilhaben oder an eigenen Schwachstellen arbeiten.

Eigentlich eine feine Sache. Allerdings wird Feedback auch oft nicht gern gesehen, zu sehr kann es uns unter Druck setzen, unser Selbstbild ankratzen, unsere Gefühle verletzen. Deshalb ist in einer Feedback-Situation die Einhaltung bestimmter Regeln unerlässlich. Schließlich, wie sagt man so schön, der Ton macht die Musik. Ein paar Tipps, wie man besser Feedback gibt (und nimmt), bekommst du hier.

Sinn und Zweck deines Feedbackgesprächs klären

Der Grat zwischen sinnvollem Feedback und ungebetenem, vielleicht unerwünschtem Rat ist schmal. Überlege deshalb als erstes, was du eigentlich mit deinem Feedback erreichen willst. Und was du erreichen kannst.

Beispiel: Von Feedback zu Eigenschaften und Marotten, die dich nichts angehen, sollte im Zweifelsfall lieber die Finger lassen. Genauso, wie von allem, was du auf diesem Weg voraussichtlich nicht klären kannst. Wenn du beispielsweise mit jemandem notorisch in Streit geraten. Dann würde sich vielleicht eher der Griff zu einem erfahrenen Mediator empfehlen.

Gib das Feedback erst dann, wenn du ihm Erfolgsaussichten einräumen kannst.

Gib das Feedback erst dann, wenn du ihm auch Erfolgsaussichten einräumen kannst. Alles andere kann leicht nach hinten losgehen.

Den passenden Zeitpunkt für das Feedbackgespräch wählen

Feedback ist nicht gleich Feedback und deshalb ist es schwer, einen passenden Zeitpunkt dafür zu finden. Schließlich gibt es die unterschiedlichsten Feedback-Situationen und jede hat ihre ganz eigenen Voraussetzungen und Bedingungen. Versuche es trotzdem. Denn mit dem falschen Zeitpunkt kannst du Feedback nicht nur ins Leere laufen lassen. Die Gefahr ist auch groß, erst recht Öl ins Feuer zu gießen.

Beispiel: Du willst jemandem ein Feedback zu seiner Arbeit geben, ihn vielleicht sogar loben. Dann macht es wenig Sinn, damit tagelang zu warten. Der andere braucht dein Feedback sofort, damit er seine Arbeit noch frisch im Gedächtnis hat, deine Kommentare besser zuordnen kann und vor allem seine Arbeit auch wertschätzen kann.

Oder: Du befürchtest, dass sich in deine Kommunikation Missverständnisse eingeschlichen und deine Beziehung zu anderen vergiftet haben. Auch hier gilt: Kläre die Sache so schnell wie möglich und warte nicht darauf, dass sich Unverständnis in Ärger verwandelt.

Andererseits: Wenn dein Gegenüber gerade sauer auf dich ist oder sichtlich an etwas zu knabbern hat, ist es kontraproduktiv, ihm jetzt deine Meinung aufzudrängen. Lasse ihn ein bisschen abkühlen und sich in Ruhe mit seinem Problem beschäftigen, bevor du dich dann mit deinem Feedback einschaltest.

Du siehst das Prinzip? Versuche abzuschätzen, wann man dein Feedback gebrauchen beziehungsweise vertragen kann und gebe es dann.

Auf geeignete Rahmenbedingungen für das Feedbackgespräch achten

Und wo wir gerade bei Rahmenbedingungen und Co. Sind, nicht nur die Stimmung deines Gegenübers entscheidet, wie aufnahmefähig er für dein Feedback ist und wie dieses bei ihm ankommt.

Auch du selbst kannst Einfluss auf seine Aufnahmefähigkeit nehmen:

• Nimm dir Zeit für dein Feedback. Gib es nicht, wenn du gerade mit diversen Aufgaben, Telefonaten und so weiter gleichzeitig hantierst. Das hinterlässt nicht nur einen schalen Geschmack, was deine Wertschätzung für den anderen angeht („ich bin ihm nicht einmal so wichtig, dass er …“). In der Hektik könnest du dich auch schnell im Ton vergreifen und aus einer normalen Feedback-Situation einen Streit hervorrufen.
• Achte darauf, in Ruhe und ungestört miteinander reden zu können.
• Versuche, eine entspannte Atmosphäre zu schaffen, und versetze dein Gegenüber auch nicht mit Einleitungen wie „Müller, wir müssen mal über etwas reden“ in Alarmbereitschaft.
• Ganz wichtig: Übe niemals Kritik vor versammelter Mannschaft. Dass der andere jetzt nur noch in Verteidigungshaltung ist, dürfte auf der Hand liegen. Dass dein Feedback ungut ankommt, sowieso.

Übe niemals Kritik vor versammelter Mannschaft.

Die Botschaft nett verpacken

Du hast es vielleicht selbst schon gemerkt, Kritik können wir im Allgemeinen besser wegstecken, wenn sie von positiven Dingen begleitet wird. 

Wenn du also mit deinem Feedback Kritik üben willst, dann schau, ob du nicht auch etwas Positives erwähnen kannst.

Wende die so genannte Sandwich-Methode an und verpacke negative Punkte zwischen zwei positiven.

Nenne die positiven Punkte zuerst, bevor du deine Kritik folgen lässt. Oder noch besser: Wende die so genannte Sandwich-Methode an und verpacke negative Punkte zwischen zwei positiven. So kommst du gut in das Feedbackgespräch rein und auch wieder raus und deine Kritik wird wohlwollend aufgenommen und überdacht.

Nicht verallgemeinern oder persönlich werden

Wenn uns jemand mit „Mensch, immer machst Du …“ oder „nie können wir …“ oder Ähnlichem kommt, schalten wir schnell auf Durchzug oder Abwehrmodus. Schließlich klingen solche Verallgemeinerungen verdächtig nach Großangriff und wir fühlen uns mehr als nur unfair behandelt.

Sage lieber, was du wahrnimmst, wie etwas bei dir ankommt, wie du dich fühlst. Damit machst du dem anderen klar, dass in erster Linie du ein Problem mit etwas hast. Dein Feedback ist jetzt kein Angriff mehr, sondern eine Bitte um Verständnis und Abhilfe.

Sachlich bleiben und nicht bewerten

Versuche, sachlich zu bleiben. Sage ganz konkret, was du beobachtet hast und welche Anmerkungen oder Lösungsvorschläge du dafür hast. Halte dich an die Tatsachen und bewerte oder interpretiere sie nicht.

Also kein „was Du hier machst, ist Kinderkram“ oder Ähnliches. Dein Gegenüber wird sich nur in die Defensive gedrängt sehen. Sondern lieber „Ich finde, dass Du aus dieser Aufgabe noch mehr herausholen kannst. Schau Dir doch mal an …“

Halte dich an die Tatsachen und bewerte oder interpretiere sie nicht.

Wenn du dir Vorwürfe und abfällige Bemerkungen verkneifst und stattdessen mit konkreten Beobachtungen oder vielleicht sogar Ideen arbeitest, wird dein Feedback nicht persönlich genommen, sondern als konstruktive Hilfe gesehen. So, wie es gedacht war.

Auf Wortwahl und Kinderstube achten

Nebenbei, Stichwort: abfällige Bemerkungen. Auch deine Wortwahl trägt natürlich dazu bei, wie Dein Feedback aufgenommen wird. Also am besten keine flapsigen Bemerkungen, Scherze, abgehackter Kommando-Ton oder Ähnliches in einer Feedback-Situation.

Denke daran, dass beim anderen gerade die Nerven blank liegen können. Ein falsch verstandener Scherz, Missverständnisse, Ärger über (vermeintliches) Befehle-anmaßen-Wollen und schon kann die Sache aus dem Ruder laufen.

Achte deshalb jetzt ganz besonders darauf, höflich und eindeutig zu kommunizieren. Vergiss deine gute Kinderstube nicht, dann dürfte eigentlich nichts schiefgehen.

Und wenn du selbst Feedback bekommst?

Dann gilt im Prinzip das Gleiche, nur umgekehrt:

• Höre ruhig zu und schenke dem Feedback-Geber deine volle Aufmerksamkeit. Zucke nicht gleich mit den Schultern oder schmettern du es ab, sondern lasse es wirken, gebe ihm Zeit. (Zeit und Rahmenbedingungen)

• Halte dir vor Augen, dass ein Feedback nur selten wirklich als persönlicher Angriff gemeint ist. Versuche stattdessen, sich auf die im Feedback enthaltenen Verbesserungsvorschläge und die (subjektive) Botschaft des anderen zu konzentrieren.

Wertungen und Schuldzuweisungen werden deinem Feedback-Partner nur den Mund verschließen.

• Rechtfertige dich nicht oder gehe gar auf Konfrontationskurs. Erklärungen sind okay, um konkrete Situationen besser zu verstehen. Aber Wertungen und Schuldzuweisungen werden deinem Feedback-Partner nur den Mund verschließen – und dir die Möglichkeit nehmen, aus seinem Feedback zu lernen. Sachlich bleiben und nicht bewerten.

• Bleibe höflich, frage gegebenenfalls nach, wenn du etwas nicht verstanden hast, und bedanke du dich dann beim Feedback-Geber. Sehe es so, du sind jemandem so wichtig, dass er sich die Mühe macht und die Zeit nimmt, dir ein Feedback geben zu willst. Das allein zählt. (Wortwahl und Kinderstube)

• Und zu guter Letzt: Entscheide, welche Punkte du für gerechtfertigt hältst und was du aus dem Feedback mitnehmen willst. Und dann setze es entweder um oder denke darüber nach. Was du aus Feedback machen willst, liegt ganz bei dir.

Feedbackgespräche sind nicht einfach. Für keine der Parteien. Aber sie sind auch eine Chance. Für den einen, etwas nach seinen Wünschen und Ideen verbessert zu bekommen. Und für den anderen, seine Fähigkeiten und Eigenschaften zu optimieren.