Feedback geben und nehmen

Feedback oder Rückmeldungen zwischen Mitarbeitern, Vorgesetzten, Kollegen, manchmal auch Kunden, sind eigentlich eine feine Sache. Bekommen wir dadurch doch die Möglichkeit, uns von außen zu sehen oder an Schwachstellen zu arbeiten. Feedback kann aber auch leicht ins Auge gehen. Zu sehr kann es unser Selbstbild ankratzen oder unsere Gefühle verletzen.

Im Prinzip geben wir alle kontinuierlich Feedback oder Rückmeldung. Wir können gar nicht anders, als mit unseren Äußerungen und Handlungen auf den anderen zu reagieren und ihm damit klarzumachen, wie wir die Sache sehen. Meistens passiert das allerdings eher unbewusst und ungesteuert, und wird vom anderen auch nicht immer wahrgenommen.

Deshalb gibt es auch die „instrumentalisierte“ Variante des Feedbacks, oft in eigens dafür durchgeführten Feedback-Gesprächen. Ob zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten, Kollegen, manchmal auch Auftraggeber und Auftragnehmer, und anderen Formen menschlicher Zusammenarbeit.

Sinn und Zweck dieser Rückmeldungen: Arbeitsabläufe zu besprechen, Arbeitsergebnisse zu beurteilen, Missverständnisse oder Konflikte zu klären und so weiter.

Das Feedback des anderen verschafft uns eine zusätzliche Perspektive, lässt uns an Wissen und Ideen des anderen teilhaben oder an eigenen Schwachstellen arbeiten.

Eigentlich eine feine Sache. Allerdings wird Feedback auch oft nicht gern gesehen, zu sehr kann es uns unter Druck setzen, unser Selbstbild ankratzen, unsere Gefühle verletzen. Deshalb ist in einer Feedback-Situation die Einhaltung bestimmter Regeln unerlässlich. Schließlich, wie sagt man so schön, der Ton macht die Musik. Ein paar Tipps, wie man besser Feedback gibt (und nimmt), bekommen Sie hier.

Sinn und Zweck Ihres Feedbacks klären

Der Grat zwischen sinnvollem Feedback und ungebetenem, vielleicht unerwünschtem Rat ist schmal. Überlegen Sie deshalb als erstes, was Sie eigentlich mit Ihrem Feedback erreichen wollen. Und was Sie erreichen können.

Beispiel: Von Feedback zu Eigenschaften und Marotten, die Sie nichts angehen, sollten Sie im Zweifelsfall lieber die Finger lassen. Genauso, wie von allem, was Sie auf diesem Weg voraussichtlich nicht klären können. Wenn Sie beispielsweise mit jemandem notorisch in Streit geraten. Dann würde sich vielleicht eher der Griff zu einem erfahrenen Mediator empfehlen.

Geben Sie Ihrem Feedback erst dann grünes Licht, wenn Sie ihm auch Erfolgsaussichten einräumen können. Alles andere kann leicht nach hinten losgehen.

Den passenden Zeitpunkt wählen

Feedback ist nicht gleich Feedback und deshalb ist es schwer, einen passenden Zeitpunkt dafür zu finden. Schließlich gibt es die unterschiedlichsten Feedback-Situationen und jede hat ihre ganz eigenen Voraussetzungen und Bedingungen. Versuchen Sie es trotzdem. Denn mit dem falschen Zeitpunkt können Sie Ihr Feedback nicht nur ins Leere laufen lassen. Die Gefahr ist auch groß, erst recht Öl ins Feuer zu gießen.

Beispiel: Sie wollen jemandem ein Feedback zu seiner Arbeit geben, ihn vielleicht sogar loben. Dann macht es wenig Sinn, damit tagelang zu warten. Der andere braucht Ihr Feedback sofort, damit er seine Arbeit noch frisch im Gedächtnis hat, Ihre Kommentare besser zuordnen kann und vor allem seine Arbeit auch wertschätzen kann.

Oder: Sie befürchten, dass sich in Ihre Kommunikation Missverständnisse eingeschlichen und Ihre Beziehung zum anderen vergiftet haben. Auch hier gilt: Klären Sie die Sache so schnell wie möglich und warten Sie nicht darauf, dass sich Unverständnis in Ärger verwandelt.

Andererseits: Wenn Ihr Gegenüber gerade sauer auf Sie ist oder sichtlich an etwas zu knacken hat, ist es kontraproduktiv, ihm jetzt Ihre Meinung aufzudrängen. Lassen Sie ihn ein bisschen abkühlen und sich in Ruhe mit seinem Problem beschäftigen, bevor Sie sich dann mit Ihrem Feedback einschalten.

Sie sehen das Prinzip? Versuchen Sie abzuschätzen, wann man Ihr Feedback gebrauchen beziehungsweise vertragen kann und geben Sie es dann.

Auf geeignete Rahmenbedingungen achten

Und wo wir gerade bei Rahmenbedingungen und Co. Sind, nicht nur die Stimmung Ihres Gegenübers entscheidet, wie aufnahmefähig er für Ihr Feedback ist und wie dieses bei ihm ankommt.

Auch Sie selbst können Einfluss auf seine Aufnahmefähigkeit nehmen:

• Nehmen Sie sich Zeit für Ihr Feedback. Geben Sie es nicht, wenn Sie gerade mit diversen Aufgaben, Telefonaten und so weiter gleichzeitig hantieren. Das hinterlässt nicht nur einen schalen Geschmack, was Ihre Wertschätzung für den anderen angeht („ich bin ihm nicht einmal so wichtig, dass er …“). In der Hektik können Sie sich auch schnell im Ton vergreifen und aus einer normalen Feedback-Situation den schönsten Streit machen.
• Achten Sie darauf, in Ruhe und ungestört miteinander reden zu können.
• Versuchen Sie, eine entspannte Atmosphäre zu schaffen, und versetzen Sie Ihr Gegenüber auch nicht mit Einleitungen wie „Müller, wir müssen mal über etwas reden“ in Alarmbereitschaft.
• Ganz wichtig: Üben Sie niemals Kritik vor versammelter Mannschaft. Dass der andere jetzt nur noch in Verteidigungshaltung ist, dürfte auf der Hand liegen. Dass Ihr Feedback ungut bei ihm ankommt, sowieso.

Die Botschaft nett verpacken

Sie haben es vielleicht selbst schon gemerkt, Kritik können wir im Allgemeinen besser wegstecken, wenn sie von positiven Dingen begleitet wird. Das nimmt ihnen den Stachel und versüßt.

Wenn Sie also mit Ihrem Feedback Kritik üben wollen, dann schauen Sie, ob Sie nicht auch etwas Positives zu erwähnen finden.

Nennen Sie diese Punkte dann als Einstieg zuerst, bevor Sie Ihre Kritik folgen lassen. Oder noch besser: Wenden Sie die so genannte Sandwich-Methode an und verpacken Sie negative Punkte zwischen zwei positiven. So kommen Sie gut in Ihr Feedback-Gespräch rein und auch wieder raus und Ihre Kritik wird jetzt wohlwollend aufgenommen und überdacht.

Nicht verallgemeinern oder persönlich werden

Und auch das haben Sie vielleicht schon selbst gemerkt, wenn Ihnen jemand mit „Mensch, immer machst Du …“ oder „nie können wir …“ oder Ähnlichem kommt, schalten wir schnell auf Durchzug oder Abwehrmodus.

Schließlich klingen solche Verallgemeinerungen verdächtig nach Großangriff und wir fühlen uns mehr als nur unfair behandelt.

Sagen Sie lieber, was Sie wahrnehmen, wie etwas bei Ihnen ankommt, wie Sie sich fühlen. Damit machen Sie dem anderen klar, dass in erster Linie Sie ein Problem mit etwas haben. Ihr Feedback ist jetzt kein Angriff mehr, sondern eine Bitte um Verständnis und Abhilfe.

Sachlich bleiben und nicht bewerten

Genauso, versuchen Sie, sachlich zu bleiben. Sagen Sie ganz konkret, was Sie beobachtet haben und welche Anmerkungen oder Lösungsvorschläge Sie dafür haben. Halten Sie sich an die Tatsachen und bewerten oder interpretieren Sie nicht.

Also kein „was Du hier machst, ist Kinderkram“ oder Ähnliches. Ihr Gegenüber wird sich jetzt nur wieder in die Defensive gedrängt sehen. Sondern lieber „Ich finde, dass Du hier aus dieser Aufgabe noch mehr herausholen kannst. Schau Dir doch mal an …“

Wenn Sie sich Vorwürfe und abfällige Bemerkungen verkneifen und stattdessen mit konkreten Beobachtungen oder vielleicht sogar Ideen arbeiten, wird Ihr Feedback nicht persönlich genommen, sondern als konstruktive Hilfe gesehen. So, wie es gedacht war.

Auf Wortwahl und Kinderstube achten

Nebenbei, Stichwort: abfällige Bemerkungen. Auch Ihre Wortwahl trägt natürlich dazu bei, wie Ihr Feedback aufgenommen wird. Also am besten keine flapsigen Bemerkungen, Scherze, abgehackter Kommando-Ton oder Ähnliches in einer Feedback-Situation.

Denken Sie daran, dass beim anderen gerade die Nerven blank liegen können. Ein falsch verstandener Scherz, Missverständnisse, Ärger über (vermeintliches) Befehle-anmaßen-Wollen und schon kann die Sache aus dem Ruder laufen.

Achten Sie deshalb jetzt ganz besonders darauf, höflich und eindeutig zu kommunizieren. Vergessen Sie Ihre gute Kinderstube nicht, dann dürfte eigentlich nichts schiefgehen.

Und wenn Sie selbst Feedback bekommen?

Dann gilt im Prinzip das Gleiche, nur umgekehrt:

• Hören Sie ruhig zu und schenken Sie dem Feedback-Geber Ihre volle Aufmerksamkeit. Zucken Sie nicht gleich mit den Schultern oder schmettern Sie es ab, sondern lassen Sie es wirken, geben Sie ihm Zeit. (Zeit und Rahmenbedingungen)

• Halten Sie sich vor Augen, dass ein Feedback nur selten wirklich als persönlicher Angriff gemeint ist. Versuchen Sie stattdessen, sich auf die im Feedback enthaltenen Verbesserungsvorschläge und die (subjektive) Botschaft des anderen zu konzentrieren.

• Rechtfertigen Sie sich nicht oder gehen gar auf Konfrontationskurs. Erklärungen und Kommentare sind natürlich okay, um konkrete Situationen besser zu verstehen.Aber Wertungen, Schuldzuweisungen oder Ähnliches mehr (nach dem Motto „ich kann nichts dafür; wenn Du nicht Deinem Hirngespinst von xx hinterherrennen würdest, dann …“) werden Ihrem Feedbackgeber nur den Mund verschließen – und Ihnen die Möglichkeit nehmen, aus seinem Feedback zu lernen. Sachlich bleiben und nicht bewerten.

• Bleiben Sie höflich, fragen Sie gegebenenfalls nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben, und bedanken Sie sich dann beim Feedback-Geber. Sehen Sie es so, Sie sind jemandem so wichtig, dass er sich die Mühe macht und die Zeit nimmt, Ihnen ein Feedback geben zu wollen. Das allein zählt. (Wortwahl und Kinderstube)

• Und zum guten Schluss, liefern Sie sich dem Feedback anderer nicht einfach aus. Entscheiden Sie, welche Punkte Sie für gerechtfertigt halten und was Sie aus Ihrem Feedback mitnehmen wollen. Und dann setzen Sie es um oder vergessen es. Denken Sie daran, was Sie aus Ihrem Feedback machen, liegt ganz bei Ihnen.

Feedback-Situationen sind nicht einfach. Für keine der Parteien. Aber sie sind auch eine Chance. Für den einen, etwas nach seinen Wünschen und Ideen verbessert zu bekommen. Und für den anderen, seine Fähigkeiten und Eigenschaften zu optimieren. ™

Erstveröffentlichung 11.09.2008