Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen – so klappt‘s mit dem Finanzamt

Damit Fahrten und gegebenenfalls Fahrzeug steuerlich geltend gemacht werden können, musst du allerdings wissen, wie du ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß führst, so dass es vom Finanzamt auch anerkannt wird. Wir erklären dir, worauf es ankommt.

Warum sollte ich ein Fahrtenbuch führen?

Sowohl Selbständige als auch Angestellte dürfen einen Firmenwagen auch privat nutzen. Es muss jedoch nachvollziehbar sein, welche Fahrten geschäftlich waren und welche nicht. Nur so kann ein Firmenwagen korrekt versteuert werden. Daher empfiehlt sich das Führen eines Fahrtenbuchs zur übersichtlichen Dokumentation.

Nur mit einem rechtskonformen Fahrtenbuch kannst du deinen Firmenwagen als geldwerten Vorteil versteuern.

Darüber hinaus können Ausgaben auf betrieblich bedingten Fahrten wie einer Dienstreise, also zum Beispiel Tankquittungen, von der Steuer abgesetzt werden. Damit das Fahrtenbuch rechtskonform ist, muss es einige Anforderungen erfüllen. Andernfalls läufst du Gefahr, dass das Finanzamt im Fall einer Prüfung das Buch nicht anerkennt.

Grundsätzlich gilt: Besitzt du einen Firmenwagen und nutzt diesen auch privat, musst du ein Fahrtenbuch führen. Nur so kannst du nachweisen, dass das Fahrzeug überwiegend geschäftlich genutzt wird. Wenn du umgekehrt den privaten PKW auch geschäftlich nutzt, kannst du mit Hilfe des Fahrtenbuchs die dienstlichen Wege von der Steuer absetzen.

Wie sieht ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aus?

Es kann immer passieren, dass das Finanzamt ein Fahrtenbuch prüft, um sich zu versichern, dass aufgeführte Abschreibungen berechtigt sind. Das Finanzamt wird dann sehr darauf achten, ob du das Fahrtenbuch vollständig und korrekt geführt hast. Im schlimmsten Fall müsstest du sonst Steuern nachzahlen.

Daher ist die erste Regel, wenn du ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen willst: Mache alle wichtigen Eintragungen sofort und halte jede einzelne Fahrt fest. Du darfst beispielsweise eine längere geschäftliche Tour mit Unterbrechungen nicht zu einer einzigen Fahrt zusammenfassen.

Zudem musst du bei jeder Dienstfahrt bestimmte Daten wie Grund der Fahrt, Ziel, Datum und Zeiten festhalten. Für das Erfassen einer privaten Fahrt genügt hingegen eine Angabe der Kilometerstände.

Die zweite wichtige Regel ist: Bewahre sämtliche Belege auf. Denn im Zweifelsfall wird das Finanzamt deine festgehaltenen Daten genauestens auf Lücken hin prüfen. Wer Tankbelege als Nachweis aufbewahrt, ist auf der sicheren Seite.

Tipp: Es gibt inzwischen praktische Fahrtenbuch-Apps und Tools, die dir dabei helfen, dass du Quittungen nicht verlierst, indem du sie scannst und in der App archivierst. 

Diese Angaben gehören grundsätzlich ins Fahrtenbuch:

• Grund für die Fahrt
• Datum
• Uhrzeit bei Fahrtbeginn
• Uhrzeit bei Fahrtende
• Kilometerstand bei Beginn der Fahrt
• Kilometerstand bei Fahrtende
• Ziel und Ort (hier sind auch Namen von Geschäftspartnern bzw. Kunden oder Auftraggebern anzugeben)
• Umwege (zum Beispiel aufgrund eines umfahrenen Staus)

Nachdem wir nun ausgeführt haben, auf welche Angaben es ankommt, noch ein paar Worte dazu, was du nicht machen solltest. Nachträgliche Änderungen im Fahrtenbuch sind beispielsweise nur erlaubt, wenn sie als solche kenntlich sind. Informationen solltest du nie überschreiben, sondern so durchkreuzen, dass sie noch zu lesen sind.

Darum ist auch keine gute Idee, ein Fahrtenbuch als Worddokument oder in Form einer Exceltabelle zu führen. Denn diese digitalen Dokumente kann man zu einfach nachträglich ändern, ohne dass dies auf den ersten Blick ersichtlich wird. Das Finanzamt wird ein solches Fahrtenbuch sehr wahrscheinlich nicht anerkennen.

Elektronische Fahrtenbücher

In so ziemlich jedem Schreibwarenladen bekommst du ein Fahrtenbuch, in dem du tabellarisch die vom Finanzamt verlangten Daten eintragen kannst. Doch natürlich gibt es mittlerweile auch elektronische Alternativen zum klassischen, handschriftlich geführten Fahrtenbuch. Diese können das Führen eines Fahrtenbuchs tatsächlich erleichtern und eignen sich besonders für all jene, die geschäftlich viel unterwegs sind und mehrere Fahrten am Tag machen.

Wenn du dich für ein elektronisches Fahrtenbuch entscheidest, solltest du zunächst sichergehen, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch deiner Wahl auch anerkennt. 

Lohnt sich die Ein-Prozent-Regelung statt Fahrtenbuch?

Wenn du ein Firmenfahrzeug besitzt, dir das Führen eines Fahrtenbuchs jedoch zu aufwendig erscheint, dann könnte die Ein-Prozent-Regelung eine Alternative für dich sein.

Die Ein-Prozent-Regelung ist eine pauschale Nutzwertermittlung. Der Ausgangspunkt für die Berechnungen des geldwerten Vorteils bei der Ein-Prozent-Regelung ist der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs (BLP). Ein Prozent des Listenpreises – zuzüglich des Preises für Sonderausstattungen – werden monatlich zu den Betriebseinnahmen hinzugerechnet.

Bei ab 2020 angeschafften E-Autos hingegen müssen nur 0,25 % des Bruttolistenpreises (BLP) als geldwerter Vorteil angerechnet werden. Ausnahme: Fahrzeuge, die in der Anschaffung über 60.000 EUR brutto kosten. Hier werden 0,5 % des BLP angesetzt.

Komplizierter wird es bei sogenannten Hybrid-Fahrzeugen: Hier ist die 0,5 % Regelung nur dann gültig, wenn das Auto eine Höchstemission von 50g CO²/ km nachweisen kann oder rein elektrisch mindestens 60 km zurücklegen kann (bei Anschaffung ab 2022).

Ob die Ausnahmeregelung für Hybride ab 2023 noch fortgeführt werden soll, wird zur Zeit noch im Bundeskabinett diskutiert.