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Lukas Schlömer 26. April 2010

Einnahmeüberschussrechnung: Buchhaltung für jedermann

Wer nicht ins Handelsregister ein­ge­tra­gen ist und unter­halb bestimm­ter Gewinn- und Umsatzgrenzen bleibt, ist von der dop­pel­ten kauf­män­ni­schen Buchführung befreit. Dass die ver­ein­fach­te Gewinnermittlung aus­ge­spro­chen ein­fach ist, kann man zwar nicht behaup­ten. Anlass zur Panik bie­tet die Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) aber wahr­haf­tig nicht.

Klingen Begriffe wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Soll & Haben, Inventur oder gar Summen- und Saldenlisten für Sie auch nach moder­nen Folterinstrumenten? Ist der Gedanke an betrieb­li­chen Steuer- und Buchführungspflichten gar einer der Gründe dafür, war­um Sie zögern, sich selbst­stän­dig zu machen? Lassen Sie sich bloß nicht ins Bockshorn jagen. Sie müs­sen dafür wahr­haf­tig kei­ne Bilanz-Buchhalterprüfung able­gen! Die Grundzüge des Steuerrechts und die wich­tigs­ten Gewinnermittlungsvorschriften sind weit weni­ger kom­pli­ziert, als das oft dar­ge­stellt wird.

Im Übrigen: Auskennen soll­ten Sie sich auf dem Gebiet auch dann, wenn Sie die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch neh­men wol­len. Denn ers­tens sind Grundkenntnisse die Voraussetzung dafür, dass Sie die Fragen, Empfehlungen und Tricks von Experten ver­ste­hen. Und zwei­tens kön­nen Sie die Servicekosten durch gut vor­be­rei­te­te Unterlagen erheb­lich sen­ken.

Die eigent­li­che Beratung macht näm­lich nur einen Teil der Dienstleistungen von Steuerprofis aus. Steuerberater, oder bes­ser gesagt deren Mitarbeiter, arbei­ten gera­de im Kleinkundengeschäft zu einem gro­ßen Teil schlicht als Buchführungshelfer. Mit gut sor­tier­ten Belegen, fer­ti­gen Ein- und Ausgabelisten oder lau­fend geführ­ten elek­tro­ni­schen Buchführungsunterlagen ent­las­ten Sie Ihren Steuerberater von sol­chen Routinetätigkeiten. Auf die­se Weise kann er sich auf sei­ne Kernaufgaben kon­zen­trie­ren – und Ihnen nied­ri­ge­re Honorarrechnungen schrei­ben.

EÜR: Einnahmen minus Ausgaben

Anders als bei Angestellten ste­hen die Einkünfte von Selbstständigen und Unternehmern nun ein­mal nicht von vorn­her­ein fest. Hauptfunktion der betrieb­li­chen Buchführung ist in klei­ne­ren Betrieben also die Ermittlung des steu­er­lich rele­van­ten Umsatzes und Gewinns – und damit die Rechenbasis ins­be­son­de­re für die Einkommen-, Gewerbe- oder Umsatzsteuer.

Umsatz? Gewinn?

Um Missverständnissen vor­zu­beu­gen: Mit Umsatz ist grund­sätz­lich die Summe der Nettobeträge gemeint, die Sie Ihren Kunden in Rechnung gestellt und von ihnen erhal­ten haben. Gewinn ist grob gesagt das, was von den Umsatz-Einnahmen übrig bleibt, nach­dem Sie die im glei­chen Zeitraum ange­fal­le­nen Ausgaben, also ihre betrieb­li­chen “Kosten” abge­zo­gen haben. Die ein­ge­nom­me­nen und gezahl­ten Umsatzsteuern wer­den gegen­ein­an­der auf­ge­rech­net. Die ermit­tel­te Differenz über­wie­sen sie ans Finanzamt, ein even­tu­el­les Guthaben bekom­men Sie erstat­tet.

Unterschiedliche Gewinnermittlung

Bei der Gewinnermittlung ist der Fiskus ziem­lich pin­ge­lig. Von Kaufleuten ver­langt er nor­ma­ler­wei­se eine dop­pel­te Buchführung. Dabei muss unter ande­rem jede ein­zel­ne Bewegung auf Bankkonten mit den inter­nen Aufzeichnungen abge­stimmt und regel­mä­ßig der Wert des Betriebsvermögens ermit­telt wer­den. Schlimmer noch: Umsatzsteuern sind in der Regel bereits bei Ausstellen der Rechnung fäl­lig. Ob und wann der Kunde zahlt, inter­es­siert das Finanzamt zunächst ein­mal nicht die Bohne.

All das ist bei der Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) nicht der Fall. Paragraf 4 Absatz 3 Einkommensteuergesetz (EStG) erlaubt unter bestimm­ten Umständen, “als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben anzu­set­zen” und auf den Betriebsvermögens-Vergleich, Bilanzerstellung oder kom­pli­zier­te Gewinn- und Verlustrechnungen zu ver­zich­ten. In den Genuss die­ses Privilegs kom­men die in Paragraf 18 EStG genann­ten Freiberufler und Selbstständigen sowie alle Gewerbetreibende, die nicht ins Handelsregister ein­ge­tra­gen sind. Außerdem darf bei Inanspruchnahme der ver­ein­fach­ten Buchführung der Jahresumsatz laut Paragraf 141 der Abgabenordnung nicht höher als 500.000 Euro sein und der Gewinn nicht über 50.000 Euro lie­gen. Ins Handelsregister ein­ge­tra­ge­ne Einzelunternehmer, die unter die­sen Grenzwerten blei­ben, fal­len seit Inkrafttreten des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes eben­falls die ver­ein­fach­ten Buchführungsvorschriften.

Belegsammlung und laufende Aufzeichnungen

Sofern die genann­ten Bedingungen auf Sie zutref­fen, geht die Gewinnermittlung ziem­lich unspek­ta­ku­lär von­stat­ten. Im Prinzip läuft eine Einnahmeüberschussrechnung fol­gen­der­ma­ßen ab:

  • Sie sam­meln sämt­li­che Zahlungsbelege (zum Beispiel Ein- und Ausgangsrechnungen oder Quittungen). Wichtig: Von der eher­nen Buchhalterregel “Keine Buchung ohne Beleg” dür­fen auch EÜR-Steuerpflichtige nur in Ausnahmefällen abwei­chen: Wenn eine Unterlage abhan­den­kommt, darf not­falls und aus­nahms­wei­se ein “Eigenbeleg” ange­legt wer­den.
  • Wie Sie Ihre Belegablage orga­ni­sie­ren und ob Sie Listen Ihrer Einnahmen und Ausgaben auf Papier oder im PC füh­ren, steht Ihnen völ­lig frei: Eine bestimm­te Form oder Systematik der lau­fen­den Buchführung ist nicht vor­ge­schrie­ben. Insbesondere müs­sen Sie kei­nen Abgleich Ihrer Buchführung mit Ihren Bankkonto oder Ihren Kassenbeständen vor­neh­men.
  • Am Ende des Jahres zie­hen Sie die Summe aller Ausgaben von Ihren Einnahmen ab.
  • Der ermit­tel­te Einnahmeüberschuss stellt Ihren Jahresgewinn dar, den Sie in die “Anlage G” (für Gewerbetreibende) oder “Anlage S” (für Selbstständige) der Einkommensteuererklärung ein­tra­gen.
  • Steuerpflichtige mit einem Jahresumsatz von mehr als 17.500 Euro müs­sen zusätz­lich das amt­li­che EÜR-Formular aus­fül­len (= “Anlage EÜR”). Darin fas­sen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben nach bestimm­ten Gesichtspunkten zusam­men. Ob Sie die­se Unterteilung von vorn­her­ein als Systematik Ihrer lau­fen­den Buchführung über­neh­men, bleibt Ihnen über­las­sen.
  • Schließlich müs­sen Sie noch ein Anlageverzeichnis erstel­len und ein­rei­chen, in dem die “lang­le­bi­gen” Wirtschaftsgüter im Anschaffungswert von 410 Euro auf­wärts ein­ge­tra­gen sind. Hintergrund: Ausgaben für Anlagevermögen dür­fen Sie im Anschaffungsjahr nur teil­wei­se berück­sich­ti­gen: Die müs­sen Sie in Form von “Abschreibungen” antei­lig auf ihre Nutzungsdauer ver­tei­len. Das von Jahr zu Jahr fort­ge­schrie­be­ne Anlageverzeichnis dient Ihnen und dem Finanzamt als Erinnerungsstütze dafür, wel­che Wirtschaftsgüter zu Ihrem Betriebsvermögen gehö­ren, wann sie zu wel­chem Preis ange­schafft wur­den und wel­cher Teil der Anschaffungskosten in den Vorjahren bereits steu­er­lich gel­tend gemacht wur­de.

Mehr als nur Gewinnermittlung

Sofern Sie nicht gera­de als umsatz­steu­er­li­cher Kleinunternehmer gemäß Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz gel­ten, stellt Ihre lau­fen­de Einnahmeüberschussrechnung zugleich die Basis für Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen dar. Gründer müs­sen die Differenz zwi­schen ein­ge­nom­me­ner Umsatzsteuer und gezahl­ter “Vorsteuer” in den ers­ten bei­den Jahren monat­lich an das Finanzamt mel­den und über­wei­sen.

Liegt die Summe der jähr­li­chen Umsatzsteuer-Überweisungen ans Finanzamt unter 7.500 Euro rei­chen danach vier­tel­jähr­li­che Umsatzsteuervoranmeldungen. Liegt die Umsatzsteuer-Zahllast aufs Jahr gese­hen unter 1.000 Euro, sind Voranmeldungen ganz ent­behr­lich. Ist die Summe der gezahl­ten Vorsteuer höher als die der ver­ein­nahm­ten Umsatzsteuer (zum Beispiel auf­grund hoher anfäng­li­cher Investitionen bei noch gerin­gen Umsätzen), bekom­men Sie den “Vorsteuerüberhang” vom Finanzamt erstat­tet.

Das EÜR-Formular und die Folgen

Seit dem Jahr 2005 gehört die weit­ge­hen­de Formfreiheit bei der EÜR-Gewinnermittlung der Vergangenheit an: Im Rahmen des Jahresabschlusses müs­sen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben ent­spre­chend einer ganz spe­zi­el­len Finanzamtslogik unter­glie­dern.

Die Betriebseinnahmen wer­den auf der ers­ten Seite des Vordrucks in den Zeilen 7 bis 17 ein­ge­tra­gen. Darin ist im Wesentlichen zu unter­schei­den nach …

  • umsatz­steu­er­pflich­ti­gen und umsatz­steu­er­frei­en Einnahmen,
  • dar­auf ange­fal­le­nen Umsatzsteuer-Einnahmen von Kunden,
  • vom Finanzamt erstat­te­ten Umsatzsteuerzahlungen,
  • Einnahmen aus dem Verkauf von Anlagevermögen,
  • dem Wert von Privatentnahmen (vor allem pri­va­te Kfz- und Telefonnutzung) sowie
  • der Auflösung von Rücklagen.
Seite 1 des EÜR-Formulars

Seite 1 des EÜR-Formulars

Die Unterteilung der Betriebsausgaben auf den Seiten 1 und 2 des Vordrucks ist da schon kom­pli­zier­ter. Bei einem selbst­stän­di­gen Webdesigner oder ähn­li­chen Solo-Unternehmern im Dienstleistungsbereich kommt in der Regel trotz­dem nur eine über­schau­ba­re Zahl von Positionen in Betracht:

  • an ande­re Dienstleister gezahl­te Honorare (= “bezo­ge­ne Leistungen”),
  • Abschreibungen (“Absetzung für Abnutzung”, AfA),
  • Kfz-Kosten,
  • Raumkosten (Büromiete oder Kosten für hei­mi­sches Arbeitszimmer),
  • Schuldzinsen,
  • Geschenke / Bewirtung,
  • Reisekosten,
  • Porto-, Telefon, Büromaterial,
  • Fortbildung, Fachliteratur,
  • Rechts- und Steuerberatung, Buchführung,
  • an Kunden bezahl­te Vorsteuer,
  • ans Finanzamt abge­führ­te Umsatzsteuer sowie
  • even­tu­ell die Bildung von Rücklagen.

Wenn Ihnen die­se Unterteilung für Ihre inter­nen Zwecke genügt, kön­nen Sie die Gliederung selbst­ver­ständ­lich gleich als Systematik Ihrer inter­nen Aufzeichnungen und Ihrer Belegablage über­neh­men. Falls Sie mit einem kom­mer­zi­el­len Buchhaltungsprogramm, einer Freeware oder selbst gebas­tel­ten Tabellen arbei­ten, die anders geglie­dert sind, stellt das aber auch kein Problem dar. Sie soll­ten ledig­lich dar­auf ach­ten, dass am Jahresende die Zuordnung Ihrer eige­nen “Sachkonten” zu den pas­sen­den Zeilen des EÜR-Formulars ohne grö­ße­ren Aufwand mög­lich ist.

Inzwischen ver­fü­gen alle kom­mer­zi­el­len Programme über die Möglichkeit, die inter­nen Sachkonten mit der neu­en EÜR-Systematik zu ver­knüp­fen. Auf die­se Weise behal­ten Sie im lau­fen­den Jahr die wich­tigs­ten Ertrags- und Kostenpositionen im Auge und sor­gen erst beim Jahresabschluss dafür, dass die vom Finanzamt gefor­der­te Übersicht aus­ge­druckt wird. Dabei müs­sen Sie übri­gens nicht die amt­li­chen Vordrucke ver­wen­den. Es genügt, wenn die erstell­te Auswertung sich an der amt­li­chen Systematik ori­en­tiert. Das Gesetz ver­langt die Informationen “nach amt­li­chem Formular”, nicht “auf amt­li­chem Formular”.

Die Abschreibung, das unbekannte Wesen

Am schwers­ten tun sich Buchhaltungs-Laien erfah­rungs­ge­mäß mit den berühmt-berüch­tig­ten Abschreibungen, die offi­zi­ell als “Absetzung für Abnutzung” (AfA) bezeich­net wer­den. Betriebswirtschaftlich ergibt die Verteilung des tech­ni­schen und wirt­schaft­li­chen Wertverlusts von Anschaffungen auf meh­re­re Jahre im Prinzip durch­aus Sinn. Während eine Ausgabe von 500 Euro für die Büromiete oder die Werbeanzeige einen zeit­na­hen Beitrag zum Gewinn des lau­fen­den Jahres leis­tet, wird der eben­so teu­re Schreibtisch in den meis­ten Fällen eini­ge Jahre lang zum Einsatz kom­men.

Unter Verursachungsgesichtspunkten ist es also durch­aus sinn­voll, die Kosten für den Schreibtisch auf meh­re­re Geschäftsjahre zu ver­tei­len. Dass der Fiskus den Abzug von Ausgaben für “Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens” nur teil­wei­se gestat­tet, obwohl das Geld ja sofort und in vol­ler Höhe abfließt, ist hin­ge­gen kei­nes­wegs selbst­ver­ständ­lich (wenn auch inter­na­tio­nal üblich). Immerhin schreibt der Staat sei­ne eige­nen Investitionen vom Kindergartenneubau bis zur Mittelstreckenrakete grund­sätz­lich im Jahr der Anschaffung in vol­ler Höhe ab.

Demgegenüber klingt die betriebs­ge­wöhn­li­che Nutzungsdauer von zum Beispiel 13 Jahren bei Büromöbeln wie ein Hohn. Von den 500 Euro für den erwähn­ten Schreibtisch dür­fen Sie stan­dard­mä­ßig pro Jahr also gera­de ein­mal 1/13 abset­zen, das sind rund 38,50 Euro. Immerhin: Bei PCs und ande­rer “leicht ver­derb­li­cher” Bürotechnik beträgt die amt­li­che Nutzungsdauer inzwi­schen nur noch drei Jahre.

Was betriebs­ge­wöhn­lich ist, legt das Finanzministerium in soge­nann­ten AfA-Tabellen von “A” wie “Abfüllanlage” bis “Z” wie “Zapfanlage” fest. Wer im Einzelfall eine kür­ze­re Nutzungsdauer nach­wei­sen kann, darf ein Wirtschaftsgut aber zum Glück auch schnel­ler abschrei­ben.

Davon abge­se­hen nimmt der Fiskus durch Veränderung der AfA-Konditionen und die Gewährung von Sonderabschreibungen Einfluss auf das Investitionsverhalten der Unternehmen. Zuletzt ist die Obergrenze der degres­si­ven Abschreibung für die Jahre 2009 und 2010 auf das Dreifache des linea­ren Abschreibungssatzes, maxi­mal 25 Prozent ange­ho­ben wor­den.

Linear oder degressiv?

Dadurch ist die “Absetzung in fal­len­den Jahresbeiträgen” (=degres­si­ve Abschreibung) gegen­über der übli­chen “Absetzung in glei­chen Jahresbeiträgen” wie­der wesent­lich inter­es­san­ter gewor­den:

  • Bei der stan­dard­mä­ßi­gen linea­ren Abschreibung wird der Wertverlust gleich­mä­ßig über die betriebs­ge­wöhn­li­che Nutzungsdauer ver­teilt. Bei einer fünf­jäh­ri­gen Nutzungsdauer ent­spricht das pro Jahr jeweils 20 Prozent der Anschaffungskosten.
  • Bei der degres­si­ven Abschreibung wird ein fes­ter Prozentsatz nur im ers­ten Jahr auf den Anschaffungspreis und dann auf den nach und nach fal­len­den Restwert ange­wen­det. Dadurch sinkt der anfangs ver­gleichs­wei­se hohe Abschreibungsbetrag von Jahr zu Jahr.

Liegt der Höchstsatz der degres­si­ven Abschreibung bei 25 Prozent, dann ist der anfäng­li­che Abschreibungsbetrag ab einer fünf­jäh­ri­gen Nutzungsdauer höher als bei der linea­ren Abschreibung, die in dem Fall ja nur 20 Prozent beträgt. Wer die Ausgaben für Investitionen mög­lichst früh von der Steuer abset­zen will, ist in dem Fall anfangs also mit der degres­si­ven Abschreibung bes­ser bedient. Sobald der degres­si­ve Abschreibungsbetrag nied­ri­ger ist als der auf die ver­blie­be­ne Laufzeit ver­teil­te Restwert, dür­fen Sie erfreu­li­cher­wei­se zur linea­ren Abschreibungsmethode wech­seln.

Zusätzlich kom­pli­ziert wird die Abschreibungsberechnung dadurch, dass der Abschreibungsbetrag im Anschaffungsjahr monats­ge­nau ermit­telt wer­den muss. Nur bei Kauf im Januar darf der vol­le Betrag ange­setzt wer­den. Bei spä­te­rer Anschaffung ver­rin­gert sich die AfA pro Monat um ein Zwölftel der Jahresabschreibung. Wird das Fahrzeug bei­spiels­wei­se im April gekauft, dür­fen also nur 9 / 12 der Jahres-AfA ange­setzt wer­den.

Tipp: Weiterführende Informationen zum Thema Abschreibungen fin­den Sie bei Dr. Web unter der Überschrift “Abschreibungen: Zumutung oder Segen?

Der Teufel im Detail

Sie sehen: Um eine Geheimwissenschaft han­delt es sich noch nicht ein­mal bei den gefürch­te­ten Abschreibungen. Andererseits: Selbst wenn man weiß, was sich hin­ter den wich­tigs­ten Einnahmen- und Ausgabenarten ver­birgt und wie sie berech­net wer­den, kennt man längst noch nicht die sich dahin­ter ver­ber­gen­den steu­er­li­chen Spezialvorschriften – die sich zu allem Überfluss auch noch lau­fend ändern.

So dür­fen Sie, um ein ein­fa­ches Beispiel zu nen­nen, die Kosten für Geschenke und Bewirtung von Geschäftsfreunden nur teil­wei­se und bis zu einer bestimm­ten Höhe steu­er­min­dernd gel­tend machen. Wer bei der Gewinnermittlung kei­ne Fehler machen will, muss sich mit ver­gleichs­wei­se hohem Aufwand auf dem Laufenden hal­ten – oder der Unterstützung eines Steuerexperten ver­si­chern.

Alternative: Ausgaben-Pauschalen

Vereinfachte Buchführungsvorschriften schön und gut: Angesichts der oft über­schau­ba­ren Umsätze und Gewinne von selbst­stän­di­gen Dienstleistern ist der zeit­li­che Aufwand für die Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen unver­hält­nis­mä­ßig hoch. Immerhin: Für man­che Branchen und Berufe gibt es Möglichkeiten der pau­scha­len Gewinn- und Umsatzsteuerberechnung. Mehr dazu im Beitrag “Steuerpauschalen: Buchhaltung für Dummies” (Teil 1: Umsatzsteuer, Teil 2: Einkommensteuer).

Links zum Thema:

  • Die wich­tigs­ten Gesetzesvorschriften über die ver­ein­fach­ten Buchführungspflichten für Selbstständige und (Klein-) Gewerbetreibende fin­den sich in den § 4 Abs.3 Einkommensteuergesetz, § 141 Abgabenordnung sowie § 60 Abs.4 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung.
  • Im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung fin­den Sie das direkt am Bildschirm aus­füll­ba­re EÜR-Formular für das jahr 2009.
  • Die AfA-Tabellen mit der betriebs­ge­wöhn­li­chen Nutzungsdauer “Allgemein ver­wend­ba­rer Anlagegüter (AV)” fin­den Sie gleich neben­an.
  • Die Liste der Vorsteuer-Durchschnittsätze fin­den Sie in der regel­mä­ßig aktua­li­sier­ten Anlage zu den Paragrafen 69 und 70 der Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung (UStDV).
  • Wer eine brauch­ba­re EÜR-Freeware sucht, soll­te einen Blick auf Easy Cash & Tax und OpenOffice EÜR wer­fen: Beide Produkte unter­stüt­zen das amt­li­che EÜR-Formular und sind auch sonst den meis­ten hand­ge­strick­ten Tabellen-Lösungen vor­zu­zie­hen.
  • Einige brauch­ba­re Buchführungs-Tools bie­tet auch das Softwarepaket für Gründer und jun­ge Unternehmen, das vom Bundeswirtschaftsministerium mitt­ler­wei­le bereits in der Version 9 zur Verfügung gestellt wird.
  • Zwei kom­mer­zi­el­le EÜR-Lösungen stel­len wir in den Dr.Web-Beiträgen “WISO Mein Büro & WISO Selbstständig” sowie “Büro Easy” vor.
  • Es geht aber auch noch ohne PC: Selbst im Computer-Zeitalter fin­den Sie im Bürofachhandel Kladden, mit denen sich die EÜR pro­blem­los erle­di­gen lässt (“Amerikanisches Journal”): Bei einer über­schau­ba­ren Zahl von Geschäftsvorfällen sind Sie auf die­se Weise mit Ihrer Buchführung unter Umständen sogar schnel­ler fer­tig als mit so man­cher Software.

Lukas Schlömer

Lukas Schlömer ist ein pseudonymer Autor, der unter diesem Namen ausschließlich für Dr. Web schreibt.

4 Kommentare

  1. OpenOffice.org EÜR gibt es nicht mehr. Das Nachfolgeprojekt ist Jes – Die Java-EÜR: http://www.jes-eur.de/

    Bitte den Hinweis & Link im Artikel anpas­sen!

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