Einnahmeüberschussrechnung: Buchhaltung für jedermann

Wer nicht ins Handelsregister eingetragen ist und unterhalb bestimmter Gewinn- und Umsatzgrenzen bleibt, ist von der doppelten kaufmännischen Buchführung befreit. Dass die vereinfachte Gewinnermittlung ausgesprochen einfach ist, kann man zwar nicht behaupten. Anlass zur Panik bietet die Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) aber wahrhaftig nicht.

Klingen Begriffe wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Soll & Haben, Inventur oder gar Summen- und Saldenlisten für Sie auch nach modernen Folterinstrumenten? Ist der Gedanke an betrieblichen Steuer- und Buchführungspflichten gar einer der Gründe dafür, warum Sie zögern, sich selbstständig zu machen? Lassen Sie sich bloß nicht ins Bockshorn jagen. Sie müssen dafür wahrhaftig keine Bilanz-Buchhalterprüfung ablegen! Die Grundzüge des Steuerrechts und die wichtigsten Gewinnermittlungsvorschriften sind weit weniger kompliziert, als das oft dargestellt wird.

Im Übrigen: Auskennen sollten Sie sich auf dem Gebiet auch dann, wenn Sie die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch nehmen wollen. Denn erstens sind Grundkenntnisse die Voraussetzung dafür, dass Sie die Fragen, Empfehlungen und Tricks von Experten verstehen. Und zweitens können Sie die Servicekosten durch gut vorbereitete Unterlagen erheblich senken.

Die eigentliche Beratung macht nämlich nur einen Teil der Dienstleistungen von Steuerprofis aus. Steuerberater, oder besser gesagt deren Mitarbeiter, arbeiten gerade im Kleinkundengeschäft zu einem großen Teil schlicht als Buchführungshelfer. Mit gut sortierten Belegen, fertigen Ein- und Ausgabelisten oder laufend geführten elektronischen Buchführungsunterlagen entlasten Sie Ihren Steuerberater von solchen Routinetätigkeiten. Auf diese Weise kann er sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren – und Ihnen niedrigere Honorarrechnungen schreiben.

EÜR: Einnahmen minus Ausgaben

Anders als bei Angestellten stehen die Einkünfte von Selbstständigen und Unternehmern nun einmal nicht von vornherein fest. Hauptfunktion der betrieblichen Buchführung ist in kleineren Betrieben also die Ermittlung des steuerlich relevanten Umsatzes und Gewinns – und damit die Rechenbasis insbesondere für die Einkommen-, Gewerbe- oder Umsatzsteuer.

Umsatz? Gewinn?

Um Missverständnissen vorzubeugen: Mit Umsatz ist grundsätzlich die Summe der Nettobeträge gemeint, die Sie Ihren Kunden in Rechnung scheiben: So machst Du es richtig gestellt und von ihnen erhalten haben. Gewinn ist grob gesagt das, was von den Umsatz-Einnahmen übrig bleibt, nachdem Sie die im gleichen Zeitraum angefallenen Ausgaben, also ihre betrieblichen “Kosten” abgezogen haben. Die eingenommenen und gezahlten Umsatzsteuern werden gegeneinander aufgerechnet. Die ermittelte Differenz überwiesen sie ans Finanzamt, ein eventuelles Guthaben bekommen Sie erstattet.

Unterschiedliche Gewinnermittlung

Bei der Gewinnermittlung ist der Fiskus ziemlich pingelig. Von Kaufleuten verlangt er normalerweise eine doppelte Buchführung. Dabei muss unter anderem jede einzelne Bewegung auf Bankkonten mit den internen Aufzeichnungen abgestimmt und regelmäßig der Wert des Betriebsvermögens ermittelt werden. Schlimmer noch: Umsatzsteuern sind in der Regel bereits bei Ausstellen der Rechnung fällig. Ob und wann der Kunde zahlt, interessiert das Finanzamt zunächst einmal nicht die Bohne.

All das ist bei der Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) nicht der Fall. Paragraf 4 Absatz 3 Einkommensteuergesetz (EStG) erlaubt unter bestimmten Umständen, “als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben anzusetzen” und auf den Betriebsvermögens-Vergleich, Bilanzerstellung oder komplizierte Gewinn- und Verlustrechnungen zu verzichten. In den Genuss dieses Privilegs kommen die in Paragraf 18 EStG genannten Freiberufler und Selbstständigen sowie alle Gewerbetreibende, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind. Außerdem darf bei Inanspruchnahme der vereinfachten Buchführung der Jahresumsatz laut Paragraf 141 der Abgabenordnung nicht höher als 500.000 Euro sein und der Gewinn nicht über 50.000 Euro liegen. Ins Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer, die unter diesen Grenzwerten bleiben, fallen seit Inkrafttreten des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes ebenfalls die vereinfachten Buchführungsvorschriften.

Belegsammlung und laufende Aufzeichnungen

Sofern die genannten Bedingungen auf Sie zutreffen, geht die Gewinnermittlung ziemlich unspektakulär vonstatten. Im Prinzip läuft eine Einnahmeüberschussrechnung folgendermaßen ab:

• Sie sammeln sämtliche Zahlungsbelege (zum Beispiel Ein- und Ausgangsrechnungen oder Quittungen). Wichtig: Von der ehernen Buchhalterregel “Keine Buchung ohne Beleg” dürfen auch EÜR-Steuerpflichtige nur in Ausnahmefällen abweichen: Wenn eine Unterlage abhandenkommt, darf notfalls und ausnahmsweise ein “Eigenbeleg” angelegt werden.
• Wie Sie Ihre Belegablage organisieren und ob Sie Listen Ihrer Einnahmen und Ausgaben auf Papier oder im PC führen, steht Ihnen völlig frei: Eine bestimmte Form oder Systematik der laufenden Buchführung ist nicht vorgeschrieben. Insbesondere müssen Sie keinen Abgleich Ihrer Buchführung mit Ihren Bankkonto oder Ihren Kassenbeständen vornehmen.
• Am Ende des Jahres ziehen Sie die Summe aller Ausgaben von Ihren Einnahmen ab.
• Der ermittelte Einnahmeüberschuss stellt Ihren Jahresgewinn dar, den Sie in die “Anlage G” (für Gewerbetreibende) oder “Anlage S” (für Selbstständige) der Einkommensteuererklärung eintragen.
• Steuerpflichtige mit einem Jahresumsatz von mehr als 17.500 Euro müssen zusätzlich das amtliche EÜR-Formular ausfüllen (= “Anlage EÜR”). Darin fassen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben nach bestimmten Gesichtspunkten zusammen. Ob Sie diese Unterteilung von vornherein als Systematik Ihrer laufenden Buchführung übernehmen, bleibt Ihnen überlassen.
• Schließlich müssen Sie noch ein Anlageverzeichnis erstellen und einreichen, in dem die “langlebigen” Wirtschaftsgüter im Anschaffungswert von 410 Euro aufwärts eingetragen sind. Hintergrund: Ausgaben für Anlagevermögen dürfen Sie im Anschaffungsjahr nur teilweise berücksichtigen: Die müssen Sie in Form von “Abschreibungen” anteilig auf ihre Nutzungsdauer verteilen. Das von Jahr zu Jahr fortgeschriebene Anlageverzeichnis dient Ihnen und dem Finanzamt als Erinnerungsstütze dafür, welche Wirtschaftsgüter zu Ihrem Betriebsvermögen gehören, wann sie zu welchem Preis angeschafft wurden und welcher Teil der Anschaffungskosten in den Vorjahren bereits steuerlich geltend gemacht wurde.

Mehr als nur Gewinnermittlung

Sofern Sie nicht gerade als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer gemäß Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz gelten, stellt Ihre laufende Einnahmeüberschussrechnung zugleich die Basis für Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen dar. Gründer müssen die Differenz zwischen eingenommener Umsatzsteuer und gezahlter “Vorsteuer” in den ersten beiden Jahren monatlich an das Finanzamt melden und überweisen.

Liegt die Summe der jährlichen Umsatzsteuer-Überweisungen ans Finanzamt unter 7.500 Euro reichen danach vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen. Liegt die Umsatzsteuer-Zahllast aufs Jahr gesehen unter 1.000 Euro, sind Voranmeldungen ganz entbehrlich. Ist die Summe der gezahlten Vorsteuer höher als die der vereinnahmten Umsatzsteuer (zum Beispiel aufgrund hoher anfänglicher Investitionen bei noch geringen Umsätzen), bekommen Sie den “Vorsteuerüberhang” vom Finanzamt erstattet.

Das EÜR-Formular und die Folgen

Seit dem Jahr 2005 gehört die weitgehende Formfreiheit bei der EÜR-Gewinnermittlung der Vergangenheit an: Im Rahmen des Jahresabschlusses müssen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben entsprechend einer ganz speziellen Finanzamtslogik untergliedern.

Die Betriebseinnahmen werden auf der ersten Seite des Vordrucks in den Zeilen 7 bis 17 eingetragen. Darin ist im Wesentlichen zu unterscheiden nach …

• umsatzsteuerpflichtigen und umsatzsteuerfreien Einnahmen,
• darauf angefallenen Umsatzsteuer-Einnahmen von Kunden,
• vom Finanzamt erstatteten Umsatzsteuerzahlungen,
• Einnahmen aus dem Verkauf von Anlagevermögen,
• dem Wert von Privatentnahmen (vor allem private Kfz- und Telefonnutzung) sowie
• der Auflösung von Rücklagen.

Die Unterteilung der Betriebsausgaben auf den Seiten 1 und 2 des Vordrucks ist da schon komplizierter. Bei einem selbstständigen Webdesigner oder ähnlichen Solo-Unternehmern im Dienstleistungsbereich kommt in der Regel trotzdem nur eine überschaubare Zahl von Positionen in Betracht:

• an andere Dienstleister gezahlte Honorare (= “bezogene Leistungen”),
• Abschreibungen (“Absetzung für Abnutzung”, AfA),
• Kfz-Kosten,
• Raumkosten (Büromiete oder Kosten für heimisches Arbeitszimmer),
• Schuldzinsen,
• Geschenke / Bewirtung,
• Reisekosten,
• Porto-, Telefon, Büromaterial,
• Fortbildung, Fachliteratur,
• Rechts- und Steuerberatung, Buchführung,
• an Kunden bezahlte Vorsteuer,
• ans Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer sowie
• eventuell die Bildung von Rücklagen.

Wenn Ihnen diese Unterteilung für Ihre internen Zwecke genügt, können Sie die Gliederung selbstverständlich gleich als Systematik Ihrer internen Aufzeichnungen und Ihrer Belegablage übernehmen. Falls Sie mit einem kommerziellen Buchhaltungsprogramm, einer Freeware oder selbst gebastelten Tabellen arbeiten, die anders gegliedert sind, stellt das aber auch kein Problem dar. Sie sollten lediglich darauf achten, dass am Jahresende die Zuordnung Ihrer eigenen “Sachkonten” zu den passenden Zeilen des EÜR-Formulars ohne größeren Aufwand möglich ist.

Inzwischen verfügen alle kommerziellen Programme über die Möglichkeit, die internen Sachkonten mit der neuen EÜR-Systematik zu verknüpfen. Auf diese Weise behalten Sie im laufenden Jahr die wichtigsten Ertrags- und Kostenpositionen im Auge und sorgen erst beim Jahresabschluss dafür, dass die vom Finanzamt geforderte Übersicht ausgedruckt wird. Dabei müssen Sie übrigens nicht die amtlichen Vordrucke verwenden. Es genügt, wenn die erstellte Auswertung sich an der amtlichen Systematik orientiert. Das Gesetz verlangt die Informationen “nach amtlichem Formular”, nicht “auf amtlichem Formular”.

Die Abschreibung, das unbekannte Wesen

Am schwersten tun sich Buchhaltungs-Laien erfahrungsgemäß mit den berühmt-berüchtigten Abschreibungen, die offiziell als “Absetzung für Abnutzung” (AfA) bezeichnet werden. Betriebswirtschaftlich ergibt die Verteilung des technischen und wirtschaftlichen Wertverlusts von Anschaffungen auf mehrere Jahre im Prinzip durchaus Sinn. Während eine Ausgabe von 500 Euro für die Büromiete oder die Werbeanzeige einen zeitnahen Beitrag zum Gewinn des laufenden Jahres leistet, wird der ebenso teure Schreibtisch in den meisten Fällen einige Jahre lang zum Einsatz kommen.

Unter Verursachungsgesichtspunkten ist es also durchaus sinnvoll, die Kosten für den Schreibtisch auf mehrere Geschäftsjahre zu verteilen. Dass der Fiskus den Abzug von Ausgaben für “Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens” nur teilweise gestattet, obwohl das Geld ja sofort und in voller Höhe abfließt, ist hingegen keineswegs selbstverständlich (wenn auch international üblich). Immerhin schreibt der Staat seine eigenen Investitionen vom Kindergartenneubau bis zur Mittelstreckenrakete grundsätzlich im Jahr der Anschaffung in voller Höhe ab.

Demgegenüber klingt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von zum Beispiel 13 Jahren bei Büromöbeln wie ein Hohn. Von den 500 Euro für den erwähnten Schreibtisch dürfen Sie standardmäßig pro Jahr also gerade einmal 1/13 absetzen, das sind rund 38,50 Euro. Immerhin: Bei PCs und anderer “leicht verderblicher” Bürotechnik beträgt die amtliche Nutzungsdauer inzwischen nur noch drei Jahre.

Was betriebsgewöhnlich ist, legt das Finanzministerium in sogenannten AfA-Tabellen von “A” wie “Abfüllanlage” bis “Z” wie “Zapfanlage” fest. Wer im Einzelfall eine kürzere Nutzungsdauer nachweisen kann, darf ein Wirtschaftsgut aber zum Glück auch schneller abschreiben.

Davon abgesehen nimmt der Fiskus durch Veränderung der AfA-Konditionen und die Gewährung von Sonderabschreibungen Einfluss auf das Investitionsverhalten der Unternehmen. Zuletzt ist die Obergrenze der degressiven Abschreibung für die Jahre 2009 und 2010 auf das Dreifache des linearen Abschreibungssatzes, maximal 25 Prozent angehoben worden.

Linear oder degressiv?

Dadurch ist die “Absetzung in fallenden Jahresbeiträgen” (=degressive Abschreibung) gegenüber der üblichen “Absetzung in gleichen Jahresbeiträgen” wieder wesentlich interessanter geworden:

• Bei der standardmäßigen linearen Abschreibung wird der Wertverlust gleichmäßig über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Bei einer fünfjährigen Nutzungsdauer entspricht das pro Jahr jeweils 20 Prozent der Anschaffungskosten.
• Bei der degressiven Abschreibung wird ein fester Prozentsatz nur im ersten Jahr auf den Anschaffungspreis und dann auf den nach und nach fallenden Restwert angewendet. Dadurch sinkt der anfangs vergleichsweise hohe Abschreibungsbetrag von Jahr zu Jahr.

Liegt der Höchstsatz der degressiven Abschreibung bei 25 Prozent, dann ist der anfängliche Abschreibungsbetrag ab einer fünfjährigen Nutzungsdauer höher als bei der linearen Abschreibung, die in dem Fall ja nur 20 Prozent beträgt. Wer die Ausgaben für Investitionen möglichst früh von der Steuer absetzen will, ist in dem Fall anfangs also mit der degressiven Abschreibung besser bedient. Sobald der degressive Abschreibungsbetrag niedriger ist als der auf die verbliebene Laufzeit verteilte Restwert, dürfen Sie erfreulicherweise zur linearen Abschreibungsmethode wechseln.

Zusätzlich kompliziert wird die Abschreibungsberechnung dadurch, dass der Abschreibungsbetrag im Anschaffungsjahr monatsgenau ermittelt werden muss. Nur bei Kauf im Januar darf der volle Betrag angesetzt werden. Bei späterer Anschaffung verringert sich die AfA pro Monat um ein Zwölftel der Jahresabschreibung. Wird das Fahrzeug beispielsweise im April gekauft, dürfen also nur 9 / 12 der Jahres-AfA angesetzt werden.

Tipp: Weiterführende Informationen zum Thema Abschreibungen finden Sie bei Dr. Web unter der Überschrift “Abschreibungen: Zumutung oder Segen?”

Der Teufel im Detail

Sie sehen: Um eine Geheimwissenschaft handelt es sich noch nicht einmal bei den gefürchteten Abschreibungen. Andererseits: Selbst wenn man weiß, was sich hinter den wichtigsten Einnahmen- und Ausgabenarten verbirgt und wie sie berechnet werden, kennt man längst noch nicht die sich dahinter verbergenden steuerlichen Spezialvorschriften – die sich zu allem Überfluss auch noch laufend ändern.

So dürfen Sie, um ein einfaches Beispiel zu nennen, die Kosten für Geschenke und Bewirtung von Geschäftsfreunden nur teilweise und bis zu einer bestimmten Höhe steuermindernd geltend machen. Wer bei der Gewinnermittlung keine Fehler machen will, muss sich mit vergleichsweise hohem Aufwand auf dem Laufenden halten – oder der Unterstützung eines Steuerexperten versichern.

Alternative: Ausgaben-Pauschalen

Vereinfachte Buchführungsvorschriften schön und gut: Angesichts der oft überschaubaren Umsätze und Gewinne von selbstständigen Dienstleistern ist der zeitliche Aufwand für die Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen unverhältnismäßig hoch. Immerhin: Für manche Branchen und Berufe gibt es Möglichkeiten der pauschalen Gewinn- und Umsatzsteuerberechnung. Mehr dazu im Beitrag “Steuerpauschalen: Buchhaltung für Dummies” (Teil 1: Umsatzsteuer, Teil 2: Einkommensteuer).

Links zum Thema:

• Die wichtigsten Gesetzesvorschriften über die vereinfachten Buchführungspflichten für Selbstständige und (Klein-) Gewerbetreibende finden sich in den § 4 Abs.3 Einkommensteuergesetz, § 141 Abgabenordnung sowie § 60 Abs.4 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung.
• Im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung finden Sie das direkt am Bildschirm ausfüllbare EÜR-Formular für das jahr 2009.
• Die AfA-Tabellen mit der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer “Allgemein verwendbarer Anlagegüter (AV)” finden Sie gleich nebenan.
• Die Liste der Vorsteuer-Durchschnittsätze finden Sie in der regelmäßig aktualisierten Anlage zu den Paragrafen 69 und 70 der Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung (UStDV).
• Wer eine brauchbare EÜR-Freeware sucht, sollte einen Blick auf Easy Cash & Tax und OpenOffice EÜR werfen: Beide Produkte unterstützen das amtliche EÜR-Formular und sind auch sonst den meisten handgestrickten Tabellen-Lösungen vorzuziehen.
• Einige brauchbare Buchführungs-Tools bietet auch das Softwarepaket für Gründer und junge Unternehmen, das vom Bundeswirtschaftsministerium mittlerweile bereits in der Version 9 zur Verfügung gestellt wird.
• Zwei kommerzielle EÜR-Lösungen stellen wir in den Dr.Web-Beiträgen “WISO Mein Büro & WISO Selbstständig” sowie “Büro Easy” vor.
• Es geht aber auch noch ohne PC: Selbst im Computer-Zeitalter finden Sie im Bürofachhandel Kladden, mit denen sich die EÜR problemlos erledigen lässt (“Amerikanisches Journal”): Bei einer überschaubaren Zahl von Geschäftsvorfällen sind Sie auf diese Weise mit Ihrer Buchführung unter Umständen sogar schneller fertig als mit so mancher Software.