Erfolgreich Besprechungen führen

Immer, wenn Menschen zusammenarbeiten und sich abstimmen wollen, müssen sie sich dazu besprechen. Egal, ob sie gemeinsam an einer Webseite basteln oder im Konzern arbeiten. Diese Besprechungen haben aber auch einen schlechten Ruf und erweisen sich oft als zu Recht gefürchteter Zeitfresser. Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, wie Sie mit einer guten Organisation dennoch erfolgreich Besprechungen führen können.

Besprechungen sind an und für sich eine feine Sache. Nicht nur für große Unternehmen, wo man sie als Meetings kennt. Auch Einzel- und Kleinunternehmer oder der berühmte Otto-Normal-Verbraucher können von ihnen profitieren. So wie jeder, der etwas mit anderen gemeinsam macht und sich über Fortschritte, Probleme und weitere Vorgehensweise abstimmen möchte.

Besprechungen haben aber auch einen schlechten Ruf. Denn nur allzu oft kosten sie Zeit, ohne auch nur ansatzweise entsprechende Ergebnisse zu produzieren. Besprechungen sind deshalb ein ganz heißer Anwärter für die Liste der beliebtesten Zeitfresser.

Viele Besprechungen kosten nur deshalb Zeit, weil sie schlecht organisiert sind und ineffizient geführt werden.

Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, wie Sie erfolgreicher Besprechungen führen.

1. Notwendigkeit überprüfen
Setzen Sie keine Besprechung an, die nicht wirklich notwendig ist. Wenn Sie Zeit sparen wollen, ist das der Einspar-Faktor Nummer Eins. Überprüfen Sie, ob Sie Ihr Anliegen nicht auch unter vier Augen klären oder direkt als Aufgabe weiterreichen können. Warum sich zum Beispiel regelmäßig die Köpfe über Marketing-Strategien heißreden, wenn Sie jemanden im Team haben, der sich damit schwerpunktmäßig befasst? Gelegentliche Ideen-Workshops können Sie ja trotzdem noch veranstalten.

2. Ziele festlegen
Keine Besprechung ohne klares Ziel: Legen Sie vorher immer ein konkretes und messbares Ziel fest. Also etwa: „Maßnahmen, um unsere Akquise zu verbessern“ oder „wen sollen wir mit dem Design unserer neuen Webseite beauftragen“? Wenn Sie nur mit vagen Plänen wie „mal sehen, ob jemandem etwas zu verbessern einfällt“ in Ihre Besprechung gehen, haben Sie gute Karten, daraus eine Marathon-Sitzung ohne nennenswerte Ergebnisse zu machen.

3. Inhaltlich vorbereiten
Stimmen Sie alle inhaltlich auf die Besprechung ein, indem Sie ihnen zwei, drei Tage vorher die angestrebten Ziele, wichtige Informationen und so weiter mitteilen. Dazu können Sie eine Rund-Mail rausjagen, Arbeitspapiere verteilen oder auch ein Mäppchen zentral auslegen. Hauptsache, jeder hat die Möglichkeit – und auch den sanften Druck -, sich mit der anstehenden Besprechung zu beschäftigen. So können Sie den Einstieg relativ knapp halten.

4. Pünktlich anfangen
An der Uni gilt zwar das „akademische Viertel“ als schick, aber wenn Sie mit Ihrer Besprechung warten, bis alle eingetrudelt sind, könnte Ihre knappe Zeit schon mal gefährlich zur Neige gehen. Fangen Sie deshalb pünktlich an, ob Sie vollzählig sind oder nicht. Tipp: Legen Sie die wichtigsten Themen gleich an den Anfang Ihres Treffens oder lassen Sie notorisch Unpünktliche ein paar Euro Strafe in die Kaffeekasse zahlen.

5. Tagesordnung abarbeiten
Ein häufig unterschätztes Mittel, um Besprechungen zügig durchzuführen: Die Tagesordnung. Nichts wirkt motivierender, als Ablauf und vor allem Ende einer Aufgabe schwarz auf weiß vor Augen zu haben. Das ist wie bei einem Bahn-Fahrplan, wenn Sie eine Station nach der nächsten abhaken können.

In diesem Sinne: Beginnen Sie zum Beispiel um 14.10 Uhr mit der Analyse (Stärken und Schwächen) Ihrer Website. Machen Sie um 14.40 Uhr ein Brainstorming, wie man die Schwäche x ausgleichen könnte. Und so weiter, und so fort.

Sollte ein Punkt mehr Zeit in Anspruch nehmen, können Sie immer noch überlegen, ob Sie dafür eine extra Besprechung ansetzen, etwas anderes streichen oder ihn als Aufgabe direkt weiterreichen. So können alle sehen, wo sie gerade im Plan sind und wie viel Zeit ihnen noch zur Verfügung steht. Und Sie verringern die Gefahr von Endlos-Diskussionen mit panischem Blick auf die Uhr kurz vor anvisiertem Schluss.

6. Straff durchmoderieren
Das ist die Voraussetzung, um Ihre Tagesordnung auch umgesetzt zu bekommen: Eine straffe Moderation. Wenn Sie hilflos zwischen den Parteien und Themen hin und her treiben, haben Dauerredner, notorische Abschweifer und Co. leichtes Spiel. Versuchen Sie ausufernde, mit Glaubenseifer geführte Debatten etwa über die persönliche Lieblings-Software zu meiden, und stattdessen eine zielorientierte Diskussion zu führen.

Dazu können Sie zum Beispiel

• bei fehlenden Informationen das Thema sofort auf die nächste Sitzung verschieben, statt das Risiko einzugehen, diese gemeinsam zu erörtern
• für jedes Thema eine maximale Besprechungsdauer festlegen und danach konsequent zum nächsten übergehen
• jedem Teilnehmer eine bestimmte Redezeit zuweisen und Vielredner zur Not einfach unterbrechen
• wenn Teilnehmer sich festbeißen, die bisherigen Ergebnisse zusammenfassen und an dieser Stelle abbrechen
• wenn die Gruppe zu keinem Ergebnis zu kommen droht, das Thema verschieben und weitere Fakten und Argumente einholen
• oder aber die jeweiligen Standpunkte klären und dann selbst entscheiden.

Nebenbei: Wenn es in Ihrer Besprechung hoch hergehen sollte, dann können Sie die Gemüter ein bisschen abkühlen, indem jeder Teilnehmer den Standpunkt seines Vorredners im ersten Satz wiederholen muss – und zwar so, dass dieser sich auch richtig verstanden fühlt und bestätigend nickt. Erst dann dürfen die eigenen Argumente folgen.

Und noch etwas: Zwischenrufe und Neben-Debatten können Sie eindämmen, indem Sie mit Symbolen wie einem Redestab oder Ähnlichem arbeiten. Nur, wer gerade diesen Redestab hat, darf etwas sagen.

Wenn Sie als Moderator diese Regeln vorher bekanntgeben und konsequent darauf achten, dass sie eingehalten werden, müssten sie den meisten bald in Fleisch und Blut übergehen.

7. Pausen einbauen
Was sich auf den ersten Blick widersinnig anhört, um Zeit zu sparen, kann doch genau dazu beitragen. Denn kurze (!) Pausen zwischen den einzelnen Themenblöcken laden den Akku der Teilnehmer wieder auf und verbessern die Konzentration. So kommen Sie im Endeffekt schneller zu einem Ergebnis, als wenn sich alle mühsam aufrechthalten oder gedankliche Endlosschleifen drehen.

Und: Wenn sich Ihre Gruppe festgebissen hat oder in Rage geraten ist, können Pausen die Gemüter wieder beruhigen und so ebenfalls zu einer schnelleren Lösung verhelfen.

8. Ergebnisse visualisieren
Nutzen Sie die Möglichkeit zu visualisieren. Warum etwas lang und breit erklären, wenn Sie die Fakten einprägsam auf Flipcharts oder Folien darstellen und mit Grafiken untermauern können? Das verhindert umständliches Nachfragen und spart Zeit.

9. Umsetzung sicherstellen
Vergessen Sie den letzten Schritt nicht, um auch wirklich von Ihrer Besprechung zu profitieren: Klären Sie genau, wer was bis wann zu erledigen hat, beziehungsweise halten Sie schriftlich fest, worauf Sie sich geeinigt haben. Je konkreter und detaillierter Sie das tun, desto leichter fällt es allen, die Ergebnisse Ihrer Besprechung auch umzusetzen.

Denn eine klare To-do-Liste beugt nicht nur Missverständnissen und Fehlern vor. Sie gibt auch allen einen Fahrplan an die Hand, den man nur noch abzuarbeiten braucht. Die eigentliche Denkleistung haben Sie ja bereits mit der Besprechung erbracht. Die Zeit, die Sie das gekostet hat, war so eine gute Investition.

Erstveröffentlichung 30.06.2008