Elektronische Signatur: Rechtssichere Unterschriften ohne Papier, aber mit Eversign

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren...

Formulare, Verträge, Erklärungen, Empfangsbekenntnisse, Registrierungen – all das erfordert Unterschriften. In der globalen Wirtschaft ist aber die räumliche Nähe, die früher ganz selbstverständlich das Umfeld einer Unterzeichnung war, meist nicht herzustellen. Alternativen müssen her.

Das mit den Unterschriften heutzutage…

Gerade bei Verträgen ist es auch zukünftig unumgänglich, unterschriebene Exemplare auf beiden Vertragsseiten nachweisen zu können. Das ist vielfach schon eine formalrechtliche Notwendigkeit. Stets aber ist es eine Frage von Beweissicherheit. Was man schwarz auf weiß hat, das kann man getrost nach Hause tragen.

Wenn du einen Vertrag über eine digitale Dienstleistung schließt, ist es allerdings wenig praktikabel, den Anbieter zwecks Unterschrift zu besuchen oder umgekehrt. Auch der Postweg, der zwar zulässig wäre, ist nicht das Mittel der Wahl, denn er dauert im Zweifel zu lang. Das Hin- und Herschicken von PDFs per E-Mail mit nachfolgendem Ausdruck, Setzen der Unterschrift, erneutem Einscannen und Rücksendung per E-Mail geht zwar schneller, ist aber umständlich und am Ende nicht so rechtssicher wie ein Verfahren, das den Richtlinien der EU, entspricht. Der gesamte Verkehr zwischen Plattform und Teilnehmern wird von Eversign mit 256-Bit-SSL-Verschlüsselung abgewickelt.

Zudem hat eine dezidierte Signaturplattform den Vorteil, dass das Verfahren geordnet innerhalb eines eigens dafür konzipierten Programmes läuft. Plattformen für die Abwicklung digitaler Unterschriften bieten ausgefeilte Werkzeuge, nicht nur für die Erstellung der Texte, sondern auch für die Verwaltung der Unterschreibenden, sowie die eigentliche Abwicklung des Prozesses. Das ist alles in allem wesentlich komfortabler als die Arbeit mit Drucker, Stift und Scanner.

Eversign, Signaturplattform aus Österreich

Eine Plattform, die das elektronische Signieren besonders einfach macht, ist Eversign aus Österreich. Eversign hält sich nicht nur an die EU-Richtlinie eiDAS, sondern auch an das US-amerikanische Äquivalent. Verfahren mit diesem Grad an Compliance gelten weltweit als rechtssicher. Eversign ist so weltweit einzusetzen und bietet international Rechtssicherheit und Rechtsschutz.

Einschub: „Elektronische Signaturen sind vollkommen überflüssig”

Gerne wird schon an dieser Stelle von Kritikern eingewendet, solches sei völlig überflüssig, immerhin gelte zumeist, in Deutschland jedenfalls, das Prinzip der Vertragsfreiheit, was unter anderem bedeutet, dass man Verträge auf beliebige Weise schließen kann. Zur Not reicht ein Handschlag oder ein bekritzelter Fetzen Klopapier. Hauptsache sei, der Wille der Vertragsparteien käme zum Ausdruck.

Das stimmt zwar, ist aber seit jeher der Umsatzgarant für die Anwaltszunft. Denn im Zweifel müssen Willenserklärungen vor Gericht bewiesen werden können. Da sieht es mit der mündlichen Vereinbarung mit Handschlag traditionell am übelsten aus, wenn nicht gerade eine Handvoll aussagebereiter Zeugen diesem Unterfangen beigewohnt haben.

Selbst die Unterschrift als solche wird immer wieder gerne bestritten. Der vermeintliche Unterzeichner bestreitet schlicht, dass die Unterschrift die seinige sei. Wenn er es darauf angelegt hat, sorgte er schon bei Unterschrift dafür, dass sie seiner tatsächlichen nur mäßig ähnelte. Im Zweifel müssen es Sachverständige klären, die auch nicht unfehlbar sind.

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Klar, im Falle eines einvernehmlichen Verlaufs brauchst du keine Beweise, keine Zeugen, keine technischen Lösungen. Wer allerdings so durchs Leben geht, wird früher oder später Schiffbruch erleiden. An einer sauberen Dokumentation dessen, was man so unterschrieben hat oder sich unterschreiben ließ, sollte also jedermann vitales Interesse hegen.

Eversign bildet den gesamten Prozess ab und macht ihn einfach und transparent

Eversign ist eine Lösung, die sich mit dem Verfahren insgesamt beschäftigt. Wenn du Unternehmer bist, der viel mit Verträgen arbeitet, werden es tendenziell immer dieselben Verträge sein, die du schließt. Dafür legst du in Eversign Vertragsvorlagen an, die du dann immer neu individualisierst und unterschreiben lässt. Auch das Hochladen bereits vorhandener eigener Unterlagen als PDF ist vorgesehen. Du musst das Rad nicht neu erfinden.

Verschiedene Vertragsvorlagen erleichtern den Abschluss. (Bildquelle: Eversign)

Egal, ob du die Unterlagen nun im komfortablen Eversign-Editor erstellst oder deine PDF-Vorlagen hochlädst. Die Vorbereitung der Unterschriften erfolgt in identischer Weise. Hierzu platzierst du Signaturfelder an den entsprechenden Stellen deiner Dokumente. Hier wirst du später die Unterschriften finden.

Dabei unterstützt das System zusätzlich zur rein elektronischen Signatur auch das Unterzeichnen per Touchscreen auf handelsüblichen Geräten, wie dem iPad oder dem iPhone. Diese Art der Unterzeichnung ist klassisch für alle Arten von Verträgen, die über die Ladentheke abgeschlossen werden, wie etwa Mitgliedsverträge in Fitness- oder anderen Sportzentren oder manche Versicherungsverträge – eben alle Vereinbarungen, in denen der Kunde persönlich für eine Unterschrift zur Verfügung steht.

Moderne Touchscreen-Devices werden unterstützt. (Bildquelle: Eversign)

Im Falle, dass Verträge über Stadt- und Landesgrenzen oder sonstige räumliche Trennungen hinweg geschlossen werden, sorgt Eversign ebenso zuverlässig für die Einholung der schriftlichen Einverständnisse. Dabei ist das System in der Lage, etwaige Dienstwege oder sonstige hierarchische Unterschriftsreihenfolgen zu beachten und die Unterlagen jeweils erst dann dem nächsten Unterzeichner vorzulegen, wenn derjenige, der zuvor unterschreiben musste, dies auch getan hat.

Das System legt dabei einen detaillierten Audit Trail an. Das bedeutet, dass jede Handhabung des jeweiligen Dokumentes penibel genau protokolliert und als Historie am Datensatz mitgeführt wird. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann was mit dem Dokument getan hat.

Da Eversign voll responsiv funktioniert, kann der Dienst sowohl auf mobilen, wie auch auf Desktop-Geräten ohne Einschränkungen genutzt werden. So ist es sogar möglich, einen Vertrag von unterwegs auf den Weg zu bringen. Häufiger dürfte allerdings sein, dass potenzielle Unterzeichner dies mobil erledigen.

Responsiv gestaltet, unterstützt Eversign alle Geräteklassen. (Bildquelle: Eversign)

Dabei benötigen die Unterzeichner generell nicht etwa einen Eversign-Account. Sie erhalten einfach einen Link vom Anfordernden, mit dem sie dann direkt zum Dokument gelangen. Hier können sie dann umstandslos den Unterschriftsprozess durchführen oder die Unterschrift rundheraus ablehnen.

Eversign: skalierbar, gut integriert, gut dokumentiert

Alle Dokumente werden in der Eversign-Cloud gespeichert. Wer das nicht möchte, legt etwa Verfallsdaten an, zu denen die Dokumente rückstandsfrei gelöscht werden. Es ist jederzeit möglich, die unterzeichneten Unterlagen als PDF herunterzuladen. Zudem arbeitet Eversign an der Integration verschiedenster Cloud-Speicher, darunter Dropbox, Box und Google Drive.

Eversign skaliert nach deinen Bedürfnissen. Bist du ein Freelancer, der seine Designverträge darüber abwickeln will, ist der Dienst genauso geeignet, wie für das Unternehmen, das mit etlichen Teams und unterschiedlichen Produkten auf Kundenfang geht. Es ist alles eine Frage der Anforderungen. Arbeitest du etwa mit Teams, können diese jeweils ihre eigenen Vertragspools verwalten, so dass das Gesamtportfolio übersichtlich bleibt.

Beliebig viele Unterzeichner können definiert werden. (Bildquelle: Eversign)

Um Eversigns Featureset vollumfänglich nutzen zu können, greifst du auf ein sehr ausführliches Help-Center zu, das dir sicherlich alle Fragen zum Service beantworten wird. Ein kleiner Wermutstropfen dabei ist, dass Eversign insgesamt bislang nur in englischer Sprache zur Verfügung steht, obwohl der Betreiber in Österreich beheimatet ist. Man geht wohl davon aus, dass in der heutigen Geschäftswelt keiner mehr ohne Englischkenntnisse ist.

Eversign preislich

Wenn du Eversign erst einmal kennenlernen möchtest, wird es dich freuen, zu hören, dass es einen Lite-Tarif gibt, der kostenlos nutzbar ist. Er ist beschränkt auf fünf Dokumente im Monat und erlaubt auch nur einen Bearbeiter. Vorlagen kannst du nicht nutzen. Für den designenden Freelancer könnte allerdings schon der Tarif sein, der völlig ausreichend ist. Denn mehr als fünf Verträge im Monat macht wohl kein Einzelkämpfer und für ein einfaches Logo wirst du wohl keinen Vertrag abschließen.

Brauchst du mehr, kommst du in den Preisbereich zwischen 9,99 und 79,99 US-Dollar im Monat. Dafür gibt es dann erweiterte Funktionalitäten, wie etwa das persönliche Unterzeichnen oder die Integrationen von Drittanbietern, sowie die Nutzung unterschiedlich vieler Templates oder die beschriebene Team-Funktion. Reichen die vorkonfektionierten Pakete nicht aus, freuen sich die Betreiber von Eversign, dir ein individuelles Angebot machen zu dürfen.

Meine fünfzig Cent

Dienste wie Eversign werden in der Zukunft stark an Bedeutung gewinnen. Geschäftsabschlüsse werden immer unpersönlicher, zugleich immer globaler. Die Beweisbarkeit nimmt tendenziell ab, weil es außerhalb der eigentlichen Vertragsunterlagen keinen Kontext mehr gibt, der ergänzend hinzugezogen werden könnte. Da gibt es zu Eversign und Co. keine sichere Alternative.

Arbeitest du mit Verträgen, solltest du bereits jetzt mit der Zeit gehen und die Abwicklung digitalisieren. Irgendwann wirst du es sowieso müssen und Verwaltungsaufwand weniger papierlastig abzuwickeln, hat noch nie geschadet.

Mache dir also selbst ein Bild der Leistungsfähigkeit von Eversign und lege dir einen Account dort an. Du musst außer einer gültigen E-Mail-Adresse zunächst nichts von dir preisgeben, schon gar nicht musst du eine Zahlungsmethode hinterlegen. Da kennen wir beide weniger unkomplizierte Dienstleister, oder?

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design. Man findet ihn auch auf Twitter und Google+.

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1 Kommentar auf "Elektronische Signatur: Rechtssichere Unterschriften ohne Papier, aber mit Eversign"

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Kia Kahawa
Gast

Danke für den Artikel! Sowas sollte definitiv in gewisser Weise Pflicht werden und diese 1-Klick-Käufe “aus Versehen” ablösen. Als etwas Optionales halte ich das für eine Spielerei, die nützlich sein kann, aber irgendwie nicht exakt so zielführend ist wie gebraucht.