Dr. Web Klassiker: Wie du mit E-Mail-Bergen klar kommst

E-Mail ist für arbeitende Menschen längst zu einer Belastung geworden. Zu viel Post, zu viele Mails, zu viel zu tun, kurzum: Chaos im Mailprogramm. Muss alles nicht sein, wenn man sich vernünftig organisiert. Dr. Web gibt Tipps für hartgesottene Fälle.

Punkt 1: Erkläre deinen Bankrott

Sollte dein Posteingang bereits überquellen, Dutzende oder gar Hunderte von Mails seit Wochen auf Antworten warten, hilft nur die Radikalkur. Da du diese Mails sowieso nie abarbeiten wirst, kann gelöscht werden. Und zwar der komplette Posteingang.

Erkläre deinen Email-Bankrott. Am besten sicherst du deine Daten und setzt das Mailprogramm komplett neu auf. So wie du es im Fall eines Festplattendefektes tun müsstest.

Die alten Daten müssen aufgehoben werden, deshalb die Sicherheitskopie. Das ist aus steuerlichen oder juristischen Gründen oft nötig – hier kommt es natürlich drauf an, worum es in der Post ging.

Punkt 2: Der Spam muss weg

Solltest du trotz Spamfilter unter ständigen Belästigungen gelitten haben, muss auch hier eine radikale Lösung her, bevor es mit der Arbeit weitergeht. Du hast zwei Möglichkeiten:

1. Besorg dir eine neue E-Mail-Adresse, die du fortan ausschließlich verwendest. Teile Freunden, Geschäftspartnern und Kunden diese Adresse mit. Achte zukünftig darauf, die Mailadresse nicht online weiterzugeben, also etwa in Foren, Gewinnspielen, Formularen, denn von dort aus gelangen Adressen in den Spamkreislauf. Erscheint eine E-Mail-Adresse ein einziges Mal uncodiert auf einer Webseite, ist einem der Spam sicher.
2. Arbeite mit einer Whitelist. Wie der Name schon andeutet, geht man hier den umgekehrten Weg zur üblichen Spambekämpfung. Bei derselben werden als Spam erkannte Absender auf eine schwarze Liste (Blacklist) gesetzt und fortan als Müll behandelt. Das funktioniert gut, kennt aber Grenzen. Spammer tricksen die Methoden immer wieder aus, neue Absender werden nicht sofort erkannt.

   Das Whitelisting funktioniert umgekehrt. Dein Mailprogramm behandelt alle eingehende Post wie Spam, es sei denn, es handelt sich um einen Adsender, den du zuvor auf einer „weißen“ Liste notiert hast. Auch diese Methode hat Nachteile, denn nicht jeder kann dich per Mail erreichen. Spam bekommst du damit allerdings garantiert keinen mehr. Was infrage kommt, hängt vom Einsatzzweck und deiner Tätigkeit ab. Radikale Lösungen sind Notwehr, kein Tagesgeschäft.

Punkt 3: Zukünftige Probleme verhindern

Beherzige zwei einfache Regeln:

1. Bearbeite wichtige Mails sofort. Alles andere hat Zeit. Nur eben diese Mails nicht. Allerdings, nur wenige Mails sind wirklich wichtig.
2. Es gibt Dinge, die besser am Telefon oder persönlich besprochen werden.

Punkt 4: Investiere in deine Technik

Nutze die Möglichkeit, zwei oder drei Monitore an einem Rechner zu betreiben. Einer dieser Bildschirme ist dann für das E-Mail-Programm reserviert. Das klingt nach zusätzlichem Streß. Das muss aber keineswegs so sein. Denn so kann man seine Produktivität deutlich steigen. Man wird nicht gestört und hat trotzdem alles im Blick. Eine Wohltat für viele.

Geschrieben werden E-Mails nach wie vor auf dem Hauptmonitor. Es gibt einen Unterschied zum Einzelmonitorbetrieb. Lässt man sich nämlich von einer Alarmfunktion, die neue Mails anzeigt, nerven, löst das immer Streß aus. Ganz anders, wenn man neue Mails quasi aus dem Augenwinkel heraus eintreffen sieht.

Sobald die gerade durchgeführte Tätigkeit abgeschlossen ist, also zum Beispiel der Satz zu Ende geschrieben wurde, wirft man einen Blick auf den Mail-Monitor und entscheidet, ob die eingegangene Post einer sofortigen Behandlung bedarf. Gib dieser Methode mal eine Chance und probier es aus.

Punkt 5: Der E-Mail-freie Tag

Nimm dir einmal die Woche von deinem Posteingang frei. Große Firmen machen das bereits vor und verordnen ihren Mitarbeitern einen E-Mail-freien Freitag, den sogenannten zero email Friday. Der kann mehrere Effekte haben.

Einerseits wird der E-Mail-Streß – sofern immer noch vorhanden – wenigstens alle vier Arbeitstage einmal ausgesetzt. Andererseits lernt man andere Kommunikationswege wieder mehr schätzen und bleibt auch in der Übung. Schließlich soll es Kollegen geben, die nur wenige Tische auseinander sitzen, aber nie ein Wort miteinander wechseln – alles wird per E-Mail geregelt.

Alle Maßnahmen zusammen, auch wenn man einige davon als pure Notwehr bezeichnen muss, sind dazu geeignet, auch den stressigsten Posteingang nachhaltig trockenzulegen. Ein entspanntes, aber effektives Arbeiten ist nämlich auch mit elektronischer Post möglich.

Erstveröffentlichung 23.01.2008, zuletzt bearbeitet am 30.01.2019.

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