Dokumente sind die Eckpfeiler der Geschäftstätigkeit eines jeden Unternehmens. Deren ordnungsgemäße Verwaltung und ihrer Arbeitsabläufe ist der Schlüssel zur Gewährleistung eines reibungslosen, effizienten und effektiven Geschäftsbetriebs.
Diese Aufgabe wird durch spezielle IT-Systeme, die eigens dafür geschaffen wurden, die tägliche Arbeit mit der digitalen Dokumentation zu rationalisieren, erheblich erleichtert. Ein hochwertiges, modernes und funktionales Dokumentenmanagementsystem ist eine der besten Investitionen, die ein Unternehmen heutzutage tätigen kann, wenn es täglich mit Dokumenten arbeitet.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine moderne Unternehmenssoftware, die entwickelt wurde, um das Konzept des elektronischen Dokumenten-Workflows zu verwirklichen. Es setzt die Digitalisierung von Papierdokumenten und die Speicherung ihrer Ressourcen in einem digitalen Archiv voraus, das auf der Ebene des DMS-Klassensystems zugänglich ist.
Das Hauptziel von Dokumentenmanagementsystemen in Unternehmen ist die Vereinfachung des Informations-, Daten- und Dokumentenflusses sowie aller damit verbundenen Aufgaben, die im Unternehmen anfallen, wie z.B. Mahnungen so zu schreiben, dass du deine Kunden nicht verlierst.
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems vereinfacht die Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung des Dokumentenumlaufs erheblich und sorgt dafür, dass sie schneller und effizienter ablaufen.
Ein DMS-System ermöglicht es, die Umlaufwege von Dokumenten zu verkürzen, so dass eine bestimmte Akte sofort an die richtige und zuständige Person weitergeleitet wird. Die Software für die Verwaltung von Unternehmensunterlagen ermöglicht Dir außerdem den schnellen Zugriff auf eine bestimmte Akte oder Datei und die Suche nach Dokumenten anhand verschiedener Kriterien. Seine Einführung in einem Unternehmen rationalisiert die tägliche Arbeit mit Dokumenten und Akten und macht sie einfacher, zuverlässiger und weniger fehleranfällig.
Welche Eigenschaften sollte das perfekte Dokumentenmanagementsystem haben?
Die enorme Popularität elektronischer Dokumenten-Workflows hat dazu geführt, dass auf dem Markt für Unternehmens-IT-Lösungen zahlreiche Dokumentenmanagementsysteme mit den unterschiedlichsten Funktionen und Arbeitsabläufen angeboten werden.
Es gibt jedoch einige spezifische Merkmale, die ein DMS aufweisen muss, damit Du es als eine Lösung betrachten kannst, in die es sich lohnt zu investieren, sie zu kaufen und im Unternehmen zu implementieren.
Dokumentmanagementsystem
Die 4 Prüfpunkte bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems
1. Wie läuft die Erfassung von Dokumenten?
Heute liegen Informationen oft schon in elektronischer Form vor. Gleichzeitig gibt es nach wie vor eine Vielzahl an Papier-basierten Dokumenten, welche digitalisiert werden müssen.
Während elektronische Dokumente von einem Dokumentenmanagementsystem automatisch erfasst werden, müssen eingehende Papierdokumente wie z. B. Rechnungen zunächst über einen Dokumentenscanner digitalisiert und im System richtig zugeordnet und abgelegt werden.
Eine DMS speichert dabei alle eingehenden Dokumente in einem zentralen, elektronischen Archiv, auf das Deine Mitarbeiter über das Netzwerk zugreifen können. Die Metadaten der Dokumente werden dabei in der Datenbank abgespeichert und erleichtern später die Suche nach dem richtigen Dokument. Typischerweise enthalten die Metadaten dann etwa das Erstellungsdatum, den Dokumenttyp, sowie bestimmte Schlagwörter und werden einer bestimmten Kategorie zugeordnet. Je nach System ist auch der Volltext des Dokuments bereits maschinensuchbar abgespeichert.
2. Sind die Informationen sofort und strukturiert verfügbar?
Dokumentmanagementsystem
Anhand der Metadaten findet das Dokumentenmanagementsystem das archivierte Dokument jederzeit wieder. Dieser Vorgang dauert nur wenige Sekunden. Dafür braucht so ein DMS eine zuverlässige Texterkennung sowie eine integrierte Volltextsuche, da die Dokumente sonst nur anhand der abgespeicherten Metadaten wiedergefunden werden können.
Dank des Dokumentenmanagementsystems kannst Du also die relevanten Informationen zur rechten Zeit am rechten Ort wiederfinden. Und je mehr relevante Informationen zur rechten Zeit verfügbar sind, desto eher kannst Du als Unternehmer die richtigen Entscheidungen treffen.
3. Gibt es ein automatisiertes Workflow Management?
Auch die Dokumentenübermittlung zwischen den jeweiligen Abteilungen erfolgt Dank eines DMS rein digital. Hierfür lassen sich sogenannte Workflows definieren, nachdem das Dokumentenmanagementsystem aufgrund bestimmter Eigenschaften die Dokumente automatisiert an die nächsten Sachbearbeiter und Abteilungen weiterleitet.
Diese automatisierten Prozesse lassen sich beliebig weiterführen, sodass je nach Workflow auch komplexe, bestehende Unternehmensprozesse nachgebildet werden können.
Dabei sind die Workflows keineswegs als starre Vorgabe zu sehen. Ein gutes DMS erlaubt auch sogenannte Ad-hoc-Workflows, sodass gegebenenfalls Dokumente abseits der vorgefertigten Pfade verarbeitet werden können.
4. Gibt es eine revisionsbasierte Archivierung?
Ferner können auch im laufenden Prozesses alle berechtigten Mitarbeiter auf das Dokument zugreifen, selbst wenn sie nicht unmittelbar Teil des Workflows sind. Dabei werden die Dokumente, ähnlich wie bei WordPress, nicht direkt bearbeitet, sondern nur eine Kopie des Dokuments, sodass keine Versionskonflikte entstehen. Das hilft den Mitarbeitern auf die jeweils aktuellste Dokumentenversion bzw. auf eine bestimmte Dokumenten-Revision zuzugreifen, ohne dass es zu Fehlern durch den gleichzeitigen Zugriff und die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments kommt.
Und auf das Original-Dokument bzw. auf die ursprüngliche Version kann jederzeit zugegriffen werden, sodass hierdurch auch etwaigen Aufbewahrungspflichten ggf. dem Finanzamt genüge getan wird.
Fazit
Ein hochwertiges, zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem sollte auf modernen, entwicklungsfähigen Technologien basieren und nur mit den besten Standards für die Erstellung von IT-Lösungen für Unternehmen arbeiten.
Ein hervorragendes Beispiel dafür sind die Low-Code-Plattformen, die im Unternehmensumfeld immer beliebter werden. Dabei handelt es sich um innovative Plattformlösungen zur Automatisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen, deren wesentliche Funktion der elektronische Fluss von Aufgaben und Dokumenten, der so genannte Workflow, ist.
Zu den Vorteilen eines effizienten Dokumentenmanagementsystems gehören auch seine umfassende Funktionalität, seine Flexibilität und seine hohen Sicherheitsstandards sowie die Möglichkeit, den Dokumentenfluss zu kontrollieren.
Darüber hinaus sollte die Software sowohl die Entwicklung und Pflege neuer Prozessszenarien, als auch die Möglichkeit ihrer effizienten Modifikation erlauben, da dies dem Unternehmen eine systematische Anpassung der implementierten Dokumenten-Workflows an seine aktuellen Bedürfnisse ermöglicht.
Bei der Digitalagentur Deines Vertrauens erhältst Du einen fachmännischen Überblick über die passenden Dokumentenmanagementsysteme für Dein Unternehmen.
