Zum Inhalt wechseln
Dr. Web Logo seit 1997.
  • Beste Agenturen
  • Magazin
  • Beste Agenturen
  • Magazin
Dr. Web Logo seit 1997.
  • Kontakt
  • Anmeldung
  • Newsletter
  • Beste Agenturen
  • Magazin
Menü
  • Beste Agenturen
  • Magazin
Suche
Agenturpartner werden →
Dr. Web » Software » Dokumentenmanagementsysteme – welche Software ist heute eine Investition wert?
Sponsored Post

Dokumentenmanagementsysteme – welche Software ist heute eine Investition wert?

Facebook Icon. facebook Twitter Icon. twitter Xing Icon. xing Linkedin Icon. linkedin Whatsapp Icon. whatsapp
  • Keine Kommentare
Lesedauer: 4 Minuten
  • von Markus Seyfferth
  • 2. Januar 2022

Dokumente sind die Eckpfeiler der Geschäftstätigkeit eines jeden Unternehmens. Deren ordnungsgemäße Verwaltung und ihrer Arbeitsabläufe ist der Schlüssel zur Gewährleistung eines reibungslosen, effizienten und effektiven Geschäftsbetriebs.

Diese Aufgabe wird durch spezielle IT-Systeme, die eigens dafür geschaffen wurden, die tägliche Arbeit mit der digitalen Dokumentation zu rationalisieren, erheblich erleichtert. Ein hochwertiges, modernes und funktionales Dokumenten­management­system ist eine der besten Investitionen, die ein Unternehmen heutzutage tätigen kann, wenn es täglich mit Dokumenten arbeitet.

Was ist ein Dokumenten­management­system (DMS)?

Ein Dokumenten­management­system ist eine moderne Unternehmenssoftware, die entwickelt wurde, um das Konzept des elektronischen Dokumenten-Workflows zu verwirklichen. Es setzt die Digitalisierung von Papierdokumenten und die Speicherung ihrer Ressourcen in einem digitalen Archiv voraus, das auf der Ebene des DMS-Klassensystems zugänglich ist.

Das Hauptziel von Dokumenten­management­systemen in Unternehmen ist die Vereinfachung des Informations-, Daten- und Dokumentenflusses sowie aller damit verbundenen Aufgaben, die im Unternehmen anfallen, wie z.B. Mahnungen so zu schreiben, dass du deine Kunden nicht verlierst.

Die Einführung eines Dokumenten­management­systems vereinfacht die Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung des Dokumentenumlaufs erheblich und sorgt dafür, dass sie schneller und effizienter ablaufen.

Ein DMS-System ermöglicht es, die Umlaufwege von Dokumenten zu verkürzen, so dass eine bestimmte Akte sofort an die richtige und  zuständige Person weitergeleitet wird. Die Software für die Verwaltung von Unternehmensunterlagen ermöglicht Dir außerdem den schnellen Zugriff auf eine bestimmte Akte oder Datei und die Suche nach Dokumenten anhand verschiedener Kriterien. Seine Einführung in einem Unternehmen rationalisiert die tägliche Arbeit mit Dokumenten und Akten und macht sie einfacher, zuverlässiger und weniger fehleranfällig.

Welche Eigenschaften sollte das perfekte Dokumenten­management­system haben?

Dokumentenmanagement­­systeme auf dem Laptop. Mann hält seinen Daumen nach oben.
Daumen hoch für die Digitalisierung von Dokumenten.

Die enorme Popularität elektronischer Dokumenten-Workflows hat dazu geführt, dass auf dem Markt für Unternehmens-IT-Lösungen zahlreiche Dokumenten­management­systeme mit den unterschiedlichsten Funktionen und Arbeitsabläufen angeboten werden.

Es gibt jedoch einige spezifische Merkmale, die ein DMS aufweisen muss, damit Du es als eine Lösung betrachten kannst, in die es sich lohnt zu investieren, sie zu kaufen und im Unternehmen zu implementieren.
Dokumentmanagementsystem

Die 4 Prüfpunkte bei der Auswahl eines Dokumenten­management­systems

1. Wie läuft die Erfassung von Doku­menten­?

Heute liegen Informationen oft schon in elektronischer Form vor. Gleichzeitig gibt es nach wie vor eine Vielzahl an Papier-basierten Dokumenten, welche digitalisiert werden müssen.

Während elektronische Dokumente von einem Dokumentenmanagementsystem automatisch erfasst werden, müssen eingehende Papierdokumente wie z. B. Rechnungen zunächst über einen Dokumentenscanner digitalisiert und im System richtig zugeordnet und abgelegt werden.

Eine DMS speichert dabei alle eingehenden Dokumente in einem zentralen, elektronischen Archiv, auf das Deine Mitarbeiter über das Netzwerk zugreifen können. Die Metadaten der Dokumente werden dabei in der Datenbank abgespeichert und erleichtern später die Suche nach dem richtigen Dokument. Typischerweise enthalten die Metadaten dann etwa das Erstellungsdatum, den Dokumenttyp, sowie bestimmte Schlagwörter und werden einer bestimmten Kategorie zugeordnet. Je nach System ist auch der Volltext des Dokuments bereits maschinensuchbar abgespeichert.

2. Sind die Informationen sofort und strukturiert verfügbar?

Dokumentmanagementsystem
An­hand der Metadaten fin­det das Dokumenten­management­system das archi­vierte Doku­ment jeder­zeit wie­der. Die­ser Vor­gang dau­ert nur wenige Sekun­den. Dafür braucht so ein DMS eine zuverlässige Texterkennung sowie eine integrierte Volltextsuche, da die Dokumente sonst nur anhand der abgespeicherten Metadaten wiedergefunden werden können.

Dank des Dokumenten­manage­ment­systems kannst Du also die relevanten Infor­mati­onen zur rechten Zeit am rechten Ort wiederfinden. Und je mehr relevante Informationen zur rechten Zeit verfügbar sind, desto eher kannst Du als Unternehmer die richtigen Entscheidungen treffen.

Ein großer Stapel mit Dokumenten sollte nicht Teil eines Dokumentenmanagementsystems.
Bildquelle: Pexels

3. Gibt es ein automatisiertes Workflow Management?

Auch die Dokumentenübermittlung zwischen den jeweiligen Abteilungen erfolgt Dank eines DMS rein digital. Hierfür lassen sich sogenannte Workflows definieren, nachdem das Dokumentenmanagementsystem aufgrund bestimmter Eigenschaften die Dokumente automatisiert an die nächsten Sachbearbeiter und Abteilungen weiterleitet.

Diese automatisierten Prozesse lassen sich beliebig weiterführen, sodass je nach Workflow auch komplexe, bestehende Unternehmensprozesse nachgebildet werden können.

Dabei sind die Workflows keineswegs als starre Vorgabe zu sehen. Ein gutes DMS erlaubt auch sogenannte Ad-hoc-Workflows, sodass gegebenenfalls  Dokumente abseits der vorgefertigten Pfade verarbeitet werden können.

4. Gibt es eine revisionsbasierte Archivierung?

Ferner können auch im laufenden Prozesses alle berechtigten Mitarbeiter auf das Dokument zugreifen, selbst wenn sie nicht unmittelbar Teil des Workflows sind. Dabei werden die Dokumente, ähnlich wie bei WordPress, nicht direkt bearbeitet, sondern nur eine Kopie des Dokuments, sodass keine Versionskonflikte entstehen. Das hilft den Mitarbeitern auf die jeweils aktuellste Dokumentenversion bzw. auf eine bestimmte Dokumenten-Revision zuzugreifen, ohne dass es zu Fehlern durch den gleichzeitigen Zugriff und die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments kommt.

Und auf das Original-Dokument bzw. auf die ursprüngliche Version kann jederzeit zugegriffen werden, sodass hierdurch auch etwaigen Aufbewahrungspflichten ggf. dem Finanzamt genüge getan wird.

Fazit

Ein hochwertiges, zukunftssicheres Dokumenten­management­system sollte auf modernen, entwicklungsfähigen Technologien basieren und nur mit den besten Standards für die Erstellung von IT-Lösungen für Unternehmen arbeiten.

Ein hervorragendes Beispiel dafür sind die Low-Code-Plattformen, die im Unternehmensumfeld immer beliebter werden. Dabei handelt es sich um innovative Plattformlösungen zur Automatisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen, deren wesentliche Funktion der elektronische Fluss von Aufgaben und Dokumenten, der so genannte Workflow, ist.

Zu den Vorteilen eines effizienten Dokumenten­management­systems gehören auch seine umfassende Funktionalität, seine Flexibilität und seine hohen Sicherheitsstandards sowie die Möglichkeit, den Dokumentenfluss zu kontrollieren.

Darüber hinaus sollte die Software sowohl die Entwicklung und Pflege neuer Prozessszenarien, als auch die Möglichkeit ihrer effizienten Modifikation erlauben, da dies dem Unternehmen eine systematische Anpassung der implementierten Dokumenten-Workflows an seine aktuellen Bedürfnisse ermöglicht.

Bei der Digitalagentur Deines Vertrauens erhältst Du einen fachmännischen Überblick über die passenden Dokumenten­management­systeme für Dein Unternehmen.

Markus Seyfferth

Markus Seyfferth

ist seit 2019 Geschäftsführer & WordPress-Entwickler bei Dr. Web. Zuvor war er sechs Jahre lang Vorstand des Smashing Magazine, im Rahmen dessen er u.a. das Online-Marketing, die Betreuung der Werbekunden sowie diverse Online-Projekte geleitet hat.

Werde ein Sponsor. Kontaktiere uns →

Kostenloses SEO-Tool

Agenturpartner

werbeagentur held traunstein logo

HELD Werbeagentur

Traunstein

4eck Media Webdesign Agentur Wahren an der Müritz.

4eck Media GmbH & Co. KG

Waren (Müritz)

Fotografie Jennifer Klüpfel

Bodenheim

Webdesign Doerrer Frankfurt.

Webdesign DOERRER

Frankfurt am Main

Logo der Frankfurter Webdesign Agentur Nextblick.

NEXTBLICK Internetagentur Frankfurt

Frankfurt am Main

Alle Agenturpartner

Lust auf mehr?

Symbolbild in einem Laptop eingebettet. Zu sehen ist ein Mitarbeiter einer Digitalagentur.
Digitalisierung

Digitalagentur finden

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der passenden Digitalagentur, mit Agenturempfehlungen und wichtigen Hintergrundinformationen in unserer FAQ.

→
Junger Mann, der in einer SEO-Agentur arbeitet arbeitet und in die Kamera lächelt.
SEO

SEO Agentur finden

Hier finden Sie eine geeignete SEO Agentur. Sie möchten eine bessere Sichtbarkeit Ihrer Website in Google & Co., mehr Traffic, höhere Conversions, mehr Umsatz? Eine professionelle SEO Agentur unterstützt Sie maßgeblich bei der Erreichung dieser wichtigen Ziele.

→
Inhaber einer WordPress-Agentur, am Tisch sitzt und in die Kamera schaut.
WordPress

WordPress Agentur finden

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl Ihrer WordPress Agentur, mit Agenturempfehlungen und wichtigen Hintergrundinformationen in unserer FAQ.

→

Schreibe einen Kommentar Antworten abbrechen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Dr. Web Logo weiss.
Fachmagazin für Online-Marketing. Seit 1997. Wissen, Software, Dienstleister: Wir bringen die Digitalisierung Ihres Unternehmens praxisnah voran. ✅

Agentur nach Schwerpunkt finden

  • Als Agentur eintragen
  • Beste Agenturen finden
  • Die besten Digitalagenturen
  • Die besten SEO Agenturen
  • Die besten Webdesign Agenturen
  • Die besten Werbeagenturen
  • WordPress Agentur finden
  • Als Agentur eintragen
  • Beste Agenturen finden
  • Die besten Digitalagenturen
  • Die besten SEO Agenturen
  • Die besten Webdesign Agenturen
  • Die besten Werbeagenturen
  • WordPress Agentur finden

Für Unternehmer: Finden Sie Ihre Agentur in…

  • Aachen
  • Augsburg
  • Basel
  • Bamberg
  • Bayreuth
  • Bergisch-Gladbach
  • Berlin
  • Bern
  • Bielefeld
  • Bochum
  • Bonn
  • Bremen
  • Chemnitz
  • Darmstadt
  • Dortmund
  • Dresden
  • Duisburg
  • Düsseldorf
  • Essen
  • Esslingen
  • Flensburg
  • Frankfurt
  • Freiburg
  • Gelsenkirchen
  • Gießen
  • Goslar
  • Hamburg
  • Hamm
  • Hannover
  • Heidelberg
  • Ingolstadt
  • Innsbruck
  • Karlsruhe
  • Kassel
  • Köln
  • Leipzig
  • Leverkusen
  • Ludwigsburg
  • Mainz
  • Mannheim
  • München
  • Münster
  • Nürnberg
  • Offenburg
  • Oldenburg
  • Osnabrück
  • Passau
  • Pforzheim
  • Potsdam
  • Regensburg
  • Reutlingen
  • Rosenheim
  • Rostock
  • Salzburg
  • Starnberg
  • Stuttgart
  • Tübingen
  • Wien
  • Wiesbaden
  • Wuppertal
  • Würzburg
  • Zürich
  • Aachen
  • Augsburg
  • Basel
  • Bamberg
  • Bayreuth
  • Bergisch-Gladbach
  • Berlin
  • Bern
  • Bielefeld
  • Bochum
  • Bonn
  • Bremen
  • Chemnitz
  • Darmstadt
  • Dortmund
  • Dresden
  • Duisburg
  • Düsseldorf
  • Essen
  • Esslingen
  • Flensburg
  • Frankfurt
  • Freiburg
  • Gelsenkirchen
  • Gießen
  • Goslar
  • Hamburg
  • Hamm
  • Hannover
  • Heidelberg
  • Ingolstadt
  • Innsbruck
  • Karlsruhe
  • Kassel
  • Köln
  • Leipzig
  • Leverkusen
  • Ludwigsburg
  • Mainz
  • Mannheim
  • München
  • Münster
  • Nürnberg
  • Offenburg
  • Oldenburg
  • Osnabrück
  • Passau
  • Pforzheim
  • Potsdam
  • Regensburg
  • Reutlingen
  • Rosenheim
  • Rostock
  • Salzburg
  • Starnberg
  • Stuttgart
  • Tübingen
  • Wien
  • Wiesbaden
  • Wuppertal
  • Würzburg
  • Zürich

Aus unserem Magazin

  • Allgemein
  • Buchhaltung
  • Content Marketing
  • Design
  • Digitalisierung
  • E-Business
  • E-Commerce
  • E-Mail-Marketing
  • Finanzen
  • Freelancer
  • Hosting
  • HTML
  • HTML/CSS
  • Inspiration
  • IT Sicherheit
  • JavaScript & jQuery
  • Jobs & Karriere
  • Online-Marketing
  • Programmierung
  • Public Relations
  • Rechtliches
  • Responsive Design
  • SEA – Suchmaschinenwerbung
  • SEO
  • Showcases
  • Social-Media-Marketing
  • Tipps, Tricks & Tutorials
  • Tools
  • UX Design
  • VPN
  • Webdesign
  • WordPress
  • Allgemein
  • Buchhaltung
  • Content Marketing
  • Design
  • Digitalisierung
  • E-Business
  • E-Commerce
  • E-Mail-Marketing
  • Finanzen
  • Freelancer
  • Hosting
  • HTML
  • HTML/CSS
  • Inspiration
  • IT Sicherheit
  • JavaScript & jQuery
  • Jobs & Karriere
  • Online-Marketing
  • Programmierung
  • Public Relations
  • Rechtliches
  • Responsive Design
  • SEA – Suchmaschinenwerbung
  • SEO
  • Showcases
  • Social-Media-Marketing
  • Tipps, Tricks & Tutorials
  • Tools
  • UX Design
  • VPN
  • Webdesign
  • WordPress

Rechtliches

  • Datenschutzerklärung
  • Geschäftsbedingungen (AGB)
  • Impressum
  • Kontakt
  • Privatsphäre-Einstellungen ändern
  • Historie der Privatsphäre-Einstellungen
  • Einwilligungen widerrufen
  • Nach oben ↑
  • Datenschutzerklärung
  • Geschäftsbedingungen (AGB)
  • Impressum
  • Kontakt
  • Privatsphäre-Einstellungen ändern
  • Historie der Privatsphäre-Einstellungen
  • Einwilligungen widerrufen
  • Nach oben ↑