So erledigst du deine Aufgaben zeitsparend mit Getting Things Done (GTD)

Es gibt viele Gründe, mit seiner Zeit nicht auskommen und Aufgaben nicht bewältigen zu können. Eine unkontrollierte Flut von Gedanken an noch zu erledigende Dinge gehört dazu. Denn sie blockiert unser Gehirn und kostet uns Zeit. Die Zeit- und Selbstmanagement-Methode „Getting Things Done“ verschafft Abhilfe.

Wenn du mit deiner Zeit nicht zu Rande kommst und in Aufgaben ertrinkst, kann das viele Ursachen haben. Eine davon ist besonders heimtückisch, weil scheinbar harmlos. Es sind die zahlreichen, fast beiläufigen Gedanken an all die Dinge, die du noch zu erledigen hast.

• „Ich muss noch den Bericht schreiben.“
• „Mein Drucker braucht eine neue Patrone.“
• „Kaufe ich mir nun ein neues Notebook oder nicht?“
• „Ich muss noch die Unterlagen für die Steuererklärung sortieren.“
• „Mist. Die Stromrechnung ist schon wieder gestiegen. Ich sollte was tun.“

Und dergleichen mehr…

Gedanken dieser Art gehen uns tagtäglich zu Hunderten durch den Kopf. In ihnen verbergen sich Aufgaben und Teilaufgaben, die nicht nur wieder verloren zu gehen drohen, wenn wir sie nicht festhalten. Nein, dieses ständige Zerren an unserer Aufmerksamkeit kann uns auch dermaßen blockieren, dass wir uns auf anstehende Tätigkeiten nicht mehr konzentrieren können. Ganz zu schweigen davon, dass viele bei einem derart drohend aufragenden Aufgabenberg am liebsten die Beine in die Hand nehmen und türmen würden.

Der Managementtrainer und –berater David Allen hat sich diesen unterschwelligen Gedankenstrom vorgeknöpft. Seine Methode Getting Things Done (GTD) verfolgt ein einziges Ziel:

Diese unerledigten Dinge („lose Enden“) zu erfassen, aus dem Kopf herauszuholen und in konkrete, machbare To-Dos umzuwandeln. Auf diese Weise machst du deine Aufgaben dingfest und kannst sie im Rahmen zu bewältigender Häppchen abarbeiten. Gleichzeitig kann dein Gehirn seine gut gemeinte, aber auch kräftezehrende permanente Erinnerungsleistung einstellen und sich beruhigt den Tagesaufgaben widmen.

So steigst du in die GTD-Technik ein:

Schritt Eins: Lückenlos erfassen

„Lose Enden“, so nennt Allen den gedanklichen Overhead in deinem Hirn, sind ein bisschen mehr als nur klassische Aufgaben. Während jeder einen Punkt wie „ich muss noch den Bericht schreiben“ wohl als Aufgabe verstehen würde, könnten sich bei der Stromrechnung die Geister scheiden.

Dennoch: Beides sind Dinge, die wir noch erledigen wollen oder müssen. Beides sind Dinge, die uns beschäftigen und unsere Aufmerksamkeit fordern. Um beides sollten wir uns kümmern, wenn wir nicht in Stress geraten oder unzufrieden werden wollen.

Der erste Schritt bei GTD lautet deshalb: Alles, aber auch wirklich alles zu erfassen, was in irgendeiner Weise erledigt werden muss. Also nicht nur alles, was einen Termin hat oder wichtig zu sein scheint. Denn anders als bei anderen Zeitmanagement-Methoden geht es bei GTD nicht darum, Prioritäten zu setzen und Aufgaben zu bewerten. Es geht darum, deinen Kopf freizukriegen und alle „ich sollte mal …“ konsequent anzugehen.

Das kann eine berufliche Aufgabe sein. Aber genauso gut auch der Ärger über die ständig steigenden Stromrechnungen. Das kann eine offene Kaufentscheidung sein, die du mit dir herumschleppst („Notebook kaufen“). Aber ebenso gut auch die Planung für deinen nächsten Urlaub. Ja, sogar die vielen kleinen Dinge des Lebens, wie Toner für den Drucker zu besorgen oder deine Jacke aus der Reinigung zu holen, gehören dazu.

Alles ist bei GTD gleich wichtig. Denn solange es nicht erledigt ist, zieht alles in immer neuen Kreisen durch deinen Kopf, blockiert kostbaren Speicherplatz oder geht ganz verloren.

Schritt Zwei: Eindeutig formulieren

Es reicht aber nicht, deine Aufgaben nur zu erfassen. Du musst sie auch so formulieren, dass dir klar wird, was du damit tun willst und wie die nächsten Schritte aussehen.

Bei der Tonerkartusche wäre das also zum Beispiel: Morgen nach der Arbeit beim Computerladen xy vorbeischauen. Am besten gleich mehrere Kartuschen mitnehmen, dann habe ich immer etwas da. Sobald die nächste Kartusche aufgebraucht ist, diese gleich herauslegen und eine neue besorgen.

Oder bei der Stromrechnung: Alte Abrechnungen vergleichen und Gründe für die gestiegene Rechnung suchen. Höherer Verbrauch, Preisanstieg beim Anbieter. Wenn höherer Verbrauch, dann nach Ursachen suchen. Alte Geräte, die zu Stromfressern geworden sind. Neue Geräte, die hinzugekommen sind. Mehr Zeit, die ich mit Strom verbrauchenden Geräten verbringe. Wenn Preisanstieg beim Anbieter, dann nach Lösungen suchen. Nach weiteren Anbietern recherchieren, Einsparmöglichkeiten beim alten Anbieter erfragen. Und so weiter, und so fort.

Je genauer du formulierst, desto besser. Zum einen musst du deinen Kopf nicht schon wieder damit beschäftigen, dir Gedanken über die Umsetzung zu machen. Alles, was du zu tun hast, steht jetzt schwarz auf weiß auf Papier oder deinem bevorzugten Digitalplaner. Zum anderen steigen aber auch deine Chancen, die Dinge zu verwirklichen.

So ist deine Aufgabe keine bedrohliche Größe mehr, die im Hintergrund lauert. Sondern sie besteht aus einer Reihe kleiner Schritte, die, für sich gesehen, allesamt machbar scheinen. Das sollte dir den Motivationskick geben, ihnen auch bis zum Ziel zu folgen.

Schritt Drei: Nachvollziehbar abspeichern

Du hast deine Aufgaben lückenlos erfasst und eindeutig formuliert? Prima. Deine „losen Enden“ haben damit gute Karten, dein Gehirn nicht mehr zu verstopfen. Wenn du noch mit einem letzten Schritt nachhilfst. Speichere sie so ab, dass dein Unterbewusstsein darauf vertrauen kann, sie jederzeit wiederzufinden, ohne sich selbst immer daran erinnern zu müssen. Erst dann kann es wirklich loslassen.

Suche dir also externe Gedächtnisspeicher, die dein Gehirn für glaubhaft und sicher hält. Die Voraussetzung dafür ist, dass du auf diese Speicher sofort Zugriff hast, sie regelmäßig durchgehen und problemlos bedienen kannst.

Digitale Helfer, wie Kalender und Aufgabenverwaltungs-Tools können dabei helfen. Bedingung ist das allerdings nicht. Ganz im Gegenteil. Bei GTD geht es nicht um die Technik, sondern um das Prinzip.

Solltest du lieber mit einem Stapel kleiner Papierzettel oder auch einem einzigen Ringbuch arbeiten und hier deine Aufgaben aufschreiben wollen, ist das kein Problem. Wichtig ist nur, dass du dir ein festes System zulegst, in welchem du festlegst, was du wo und wie festhalten willst. Dann musst du dich noch konsequent daran halten.

Umsetzen

Natürlich kostet es erst einmal Zeit, sich ein solches System zu erarbeiten. Und sicher auch so manchen Versuch und Irrtum. Vielleicht bist du von der Idee eines einzigen großen Aufgabenbuchs begeistert und stellst hinterher fest, dass du deine „losen Enden“ lieber nach beruflich und privat sortieren und zum Beispiel in Arbeitszimmer und Küche aufbewahren solltest. Oder du legst dir Tageslisten zu, nur um zu merken, dass dir Aufgabenlisten eher liegen.

Probiere einfach etwas aus. Wenn du den Bogen erst einmal heraus und dich an dein System gewöhnt hast, läuft die Sache wie von selbst.

Dinge aus dem Kopf holen: Schreibe alles auf, was dir an unerledigten Dingen durch den Kopf geht. Ohne Wertung oder Priorität. Wichtig ist erst einmal nur, alles möglichst vollständig zu erfassen, um so deinen Kopf frei zu bekommen. Lege Listen an, füttere deinen Rechner oder fülle Notizbücher. Was auch immer. Das „Wo“ ist nicht so wichtig. Es geht um das „Was“.

Dinge von außen erfassen: Erfasse auch alles, was von außen auf dich zukommt. Also etwa E-Mails mit Arbeitsaufträgen vom Chef, der Brief mit der Stromrechnung, um die du dich kümmern wolltest. Lege dazu entsprechende Eingangskörbe, Ordner in deinem E-Mail-Programm und ähnliches mehr an. Bearbeite diese Eingangskörbe am besten täglich.

Nach verschiedenen Kategorien ordnen: Gehe dein gesammeltes Material durch und ordne es nach verschiedenen Kategorien. Versuche, dir so genau wie möglich klarzumachen, worum es geht und wie der nächste Schritt aussieht. Entscheide dann, was du mit welchem Anliegen tun willst. Lege nichts wieder in den Eingangskorb zurück. Ist es irrelevant? Dann wirf es weg.

Ist es zwar relevant, aber im Augenblick nicht machbar? Dann packe es ins Archiv und sieh gelegentlich nach, ob du es in Angriff nehmen könntest.

Kann es jemand besser als du? Dann leite es weiter beziehungsweise ordne es einer entsprechenden To-Do-Liste zu.

Kannst du es in wenigen Minuten selbst machen? Dann erledige es. Das ist die sogenannte Zwei-Minuten-Regel.

Ist es zwar machbar, dauert aber länger als zwei Minuten und besteht aus mehr als einem Arbeitsschritt? Dann ist es ein „Projekt“, das weitere Überlegungen erfordert. Halte es fürs erste in einer eigenen Projektliste fest.

Anmerkung: Relevant und irrelevant stehen hier nicht für „wichtig“ oder „unwichtig“, denn, wie gesagt, GTD bewertet Vorgänge nicht. Es geht eher darum, ob ein Vorgang eine Handlung erfordert / ermöglicht oder nicht.

Ein Projekt planen: Ein Projekt ist bei GTD alles, was länger als zwei Minuten dauert und mehr als einen Arbeitsschritt braucht. Also der Kauf einer Tonerkartusche genauso wie die Planung für den nächsten Urlaub. Alles ist gleich wichtig, denn alles beansprucht deine Aufmerksamkeit. Deshalb will auch alles mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden.

Starte damit, dass du dir Sinn und Zweck des Projekts vor Augen führst. Warum machst du das? Nur so kannst du dir ein klares Ergebnis vorstellen und und dieses anvisieren.

Sammle dann Ideen, wie du dieses Ergebnis erreichen kannst. Wandele die Ideen in einzelne To-Dos um. Und schreibe zum Schluss das anvisierte Ziel und den oder die nächsten Schritte so konkret und positiv formuliert wie möglich auf.

Beispiel:

Mein Drucker soll heute Abend eine neue Kartusche haben. Dazu muss ich mir die Marke meiner Kartusche notieren, damit ich sie nicht vergesse. Unter Umständen sollte ich etwas eher Feierabend machen, nach der Arbeit beim Computerladen vorbeigehen, mir eine Kartusche kaufen und nach dem Abendessen die alte durch die neue Kartusche ersetzen.

Bevor du jetzt einen Schreck bekommst. Natürlich musst du nicht alles derart detailliert aufschreiben. Dinge, die selbstverständlich sind, wie etwa, die Kartusche im Laden auch zu kaufen, brauchst du nicht gesondert festzuhalten.

Dennoch ist es ganz nützlich, einen solchen Prozess einmal in allen Einzelheiten zu durchdenken und mit verbindlichen To-Dos zu belegen. Denn sonst könnte es dir passieren, dass du a) im Computerladen stehst und die Marke deiner Kartusche vergessen hast, b) vor geschlossener Ladentür stehst, c) die neue Kartusche zwar gekauft, aber auch in den nächsten Tagen nicht eingebaut hast und dergleichen mehr.

Formuliere so positiv wie möglich, denn Gedanken wie „Mist, meine Steuererklärung wartet noch auf mich“ sind nicht gerade dazu angetan, deine Motivation zu erhöhen. Versuche es stattdessen mit einem „Zu dem und dem Termin werde ich meine Steuererklärung machen. Vielleicht bekomme ich noch etwas erstattet oder zumindest habe ich dann erst einmal Ruhe.“

Ein Projekt organisieren: Schwarz auf weiß würde deine Planung von oben etwa so aussehen. Du hast einen Vorgang als Projekt erkannt und schreibst ihn auf deine Projektliste. Danach brainstormst du zu Ziel und nächsten Schritten, sammelst Material. Deine Ergebnisse weist du je nach Inhalt entsprechenden „Listen“ zu.

Beispiel: Konkrete Termine könntest du in deinen Terminkalender eintragen. Einzelne Aufgaben könntest du auf „Aufgabenlisten“ (Telefonieren, Recherchieren, Besorgen) oder „Kontextlisten“ (Besorgungen für Freds Geburtstagsparty, und dergleichen mehr) verteilen. Dinge, die du nicht innerhalb der nächsten Zeit erledigen kannst, könnten zum Beispiel auf „Erinnerungslisten“ wandern. Vorhaben, die du weiterreichen willst, auf „Delegierungslisten“. Daneben wären auch Listen für regelmäßige Routinetätigkeiten, langfristige Ziele und anderes mehr möglich.

Wie du diese Listen genau benennst und in welcher Form du sie führst, ist nicht so wichtig. Vielleicht arbeitest du in der Tat buchstäblich mit Listen und sammelst diese in Hängeregistern oder Wiedervorlagemappen. Vielleicht sind dir Karteikarten oder Notizbücher lieber, vielleicht Terminverwaltungsprogramme und andere Software. Entscheidend ist, dass das System zu dir passt und dir leicht von der Hand geht. Sonst hast du das letzte Mal freiwillig zu deinen Listen gegriffen.

Regelmäßig kontrollieren: Eine Liste taugt nur, wenn sie aktuell gehalten wird. Und auch dein Kopf kann deinen externen Gedächtnisspeichern nur voll vertrauen, wenn diese alles zum richtigen Zeitpunkt und ohne Probleme wiedergeben können. Erst dann kann dein Gehirn wirklich loslassen, hat GTD seinen Zweck erfüllt.

Kontrolliere deshalb regelmäßig dein System. Überprüfe zum Beispiel ein- bis mehrmals täglich deinen Terminkalender auf anstehende Termine und streiche Erledigtes. Gehe mindestens einmal täglich deine Aufgaben- und Kontextlisten durch. Knöpfe dir deine Erinnerungslisten vielleicht einmal in der Woche vor. Auch hier hängt der Rhythmus von dir selbst ab. Halte es so, wie es deinem Aufwand entspricht und womit du dich wohlfühlst, sprich: Wobei du die nötige Gelassenheit entwickeln kannst, alles im Griff zu haben.

Und da den meisten von uns bei allem guten Willen dennoch das eine oder andere durch die Lappen geht, schlägt David Allen noch eine regelmäßige Wochendurchsicht vor.
Auch hier sind wieder Termin-, Aufgaben- und Kontextlisten dran. Zusätzlich ist die Wochendurchsicht aber auch eine gute Gelegenheit, Eingangskörbe zu überprüfen, nächste Schritte für deine aktuellen Projekte festzulegen, vielleicht Zwischenergebnisse zu dokumentieren, neue Ziele anzuvisieren, und anderes mehr.

Oder mit anderen Worten: Die wöchentliche Durchsicht ist das Großreinemachen für dein GTD. Wobei ähnlich wie im wirklichen Leben gilt: Je sorgfältiger und routinierter du in dessen Handhabung wirst, desto weniger Arbeit mit dem Hausputz.

Material zulegen: GTD erfordert, wie gesagt, keine große technische Unterstützung. Das „Wo“ (also die Hilfsmittel) ist längst nicht so wichtig wie das „Was“ (das heißt, das dahintersteckende Prinzip). Aber alle, die GTD einmal ausprobieren wollen, können sich zum Beispiel folgende „Erstausstattung“ zulegen:

• Eingangskörbe, Notizbücher und so weiter, um alles zu sammeln, was erledigt werden muss
• Projektlisten, um alles aufzuschreiben, was ein Projekt ist, also länger als zwei Minuten dauert und mehr als einen Arbeitsschritt braucht
• Ordner, Mappen oder Ähnliches, um Ideen und Material für umfangreichere Projekte anzulegen
• Terminkalender, Aufgaben- oder Kontextlisten; das heißt, Listen, die sich auf projektübergreifende Aufgaben beziehen oder aber die nächsten Schritte eines einzigen Projekts erfassen
  Beispiel: Aufgabenliste „Besorgungen“ im Gegensatz zur Kontextliste „Anschaffungen für Freds Geburtstagsparty“
• Erinnerungslisten, Archivmöglichkeiten oder Ähnliches für alles, was du im Augenblick nicht zuordnen oder bearbeiten kannst

Fortgeschrittene können dann tiefer in die Materie einsteigen und sich mit Spezialmaterial amüsieren. Aber das ist wieder ein anderes Thema…

Zusammenfassung

Halte alles fest, was dir an unerledigten Dingen und „man müsste mal” durch den Kopf geht.Entscheide, was du damit machen willst. Nimmt es nur wenige Minuten in Anspruch, dann erledige es sofort. Sonst suchst du womöglich länger nach dem richtigen Speicherort, als die Sache selbst dauern würde (sogenannte Zwei-Minuten-Regel).

Dauert es länger, dann formuliere so eindeutig und zielorientiert wie möglich. Löse ein anvisiertes Vorhaben in notwendige nächste Schritte auf. Speichere diese To-Dos narrensicher ab. Sorge dafür, dass du jederzeit Zugriff auf deine Aufgaben und Termine hast. Nur so kann sich dein Gehirn von seiner Last trennen, beruhigt aufatmen und konzentriert an der Umsetzung arbeiten.

(Artikelbild: Pixabay)

(Der Beitrag erschien erstmalig im Januar 2008 und wurde seitdem regelmäßig aktualisiert und inhaltlich der Entwicklung angepasst, zuletzt am 25. Januar 2019.)