Das mit den Unterschriften heutzutage…
Gerade bei Verträgen ist es auch zukünftig unumgänglich, unterschriebene Exemplare auf beiden Vertragsseiten nachweisen zu können. Das ist vielfach schon eine formalrechtliche Notwendigkeit. Stets aber ist es eine Frage der Beweissicherheit. Was man schwarz auf weiß hat, das kann man getrost nach Hause tragen.
Wenn du einen Vertrag über eine digitale Dienstleistung schließt, ist es wenig praktikabel, den Anbieter zwecks Unterschrift zu besuchen oder umgekehrt. Auch der Postweg, der zwar zulässig wäre, ist nicht das Mittel der Wahl, denn er dauert im Zweifel zu lang.
Das Hin- und Herschicken von PDFs per E-Mail mit nachfolgendem Ausdruck, Setzen der Unterschrift, erneutem Einscannen und Rücksendung per E-Mail geht zwar schneller, ist aber umständlich und am Ende nicht so rechtssicher wie ein Verfahren, das den Richtlinien der EU, entspricht.
Zudem hat eine dezidierte Signaturplattform den Vorteil, dass das Verfahren geordnet innerhalb eines eigens dafür konzipierten Programmes läuft. Plattformen für die Abwicklung digitaler Unterschriften bieten ausgefeilte Werkzeuge, nicht nur für die Erstellung der Texte, sondern auch für die Verwaltung der Unterschreibenden, sowie die eigentliche Abwicklung des Prozesses. Das ist alles in allem wesentlich komfortabler als die Arbeit mit Drucker, Stift und Scanner.
„Digitale Signaturen sind vollkommen überflüssig”
Gerne wird an dieser Stelle von Kritikern eingewendet, die digitale Signatur sei völlig überflüssig. Immerhin gelte in Deutschland das Prinzip der Vertragsfreiheit. Das bedeutet unter anderem, dass man Verträge auf beliebige Weise schließen kann. Zur Not reicht ein Handschlag oder ein bekritzelter Bierdeckel. Hauptsache sei, der Wille der Vertragsparteien käme zum Ausdruck.
Das stimmt zwar, ist aber seit jeher der Umsatzgarant für die Anwaltszunft. Denn im Zweifel müssen Willenserklärungen vor Gericht bewiesen werden können. Da sieht es mit der mündlichen Vereinbarung mit Handschlag traditionell am übelsten aus, wenn nicht gerade eine Handvoll aussagebereiter Zeugen diesem Unterfangen beigewohnt haben.
Selbst die Unterschrift als solche wird immer wieder gerne bestritten. Der vermeintliche Unterzeichner bestreitet schlicht, dass die Unterschrift die seinige sei. Wenn er es darauf angelegt hat, sorgte er schon bei Unterschrift dafür, dass sie seiner tatsächlichen nur mäßig ähnelte. Im Zweifel müssen es Sachverständige klären, die auch nicht unfehlbar sind.
Klar, im Falle eines einvernehmlichen Verlaufs brauchst du keine Beweise, keine Zeugen, keine technischen Lösungen. Wer so durchs Leben geht, wird früher oder später Schiffbruch erleiden. An einer sauberen Dokumentation dessen, was man so unterschrieben hat oder sich unterschreiben ließ, sollte also jedermann vitales Interesse hegen.
Yousign macht Vertragsunterzeichnungen einfach und transparent
Eine Plattform, die das digitale Signieren besonders einfach macht, ist Yousign aus Frankreich.
Yousign ist eine Lösung, die sich mit dem Verfahren insgesamt beschäftigt. Wenn du Agenturinhaber, werden es tendenziell ähnliche Verträge sein, die du schließt.
Im Falle, dass Verträge über Stadt- und Landesgrenzen oder sonstige räumliche Trennungen hinweg geschlossen werden, sorgt Yousign ebenso zuverlässig für die Einholung der schriftlichen Einverständnisse.
Das System legt dabei einen detaillierten Audit Trail an. Das bedeutet, dass jede Handhabung des jeweiligen Dokumentes penibel genau protokolliert und als Historie am Datensatz mitgeführt wird. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann was mit dem Dokument getan hat.
Da Yousign voll responsiv funktioniert, kann der Dienst sowohl auf mobilen, wie auch auf Desktop-Geräten ohne Einschränkungen genutzt werden. So ist es sogar möglich, einen Vertrag von unterwegs auf den Weg zu bringen. Häufiger dürfte es sein, dass potenzielle Unterzeichner dies mobil erledigen.
Dabei benötigen die Unterzeichner generell nicht etwa einen Yousign-Account. Sie erhalten einfach einen Link vom Anfordernden, mit dem sie dann direkt zum Dokument gelangen. Hier können sie dann umstandslos den Unterschriftsprozess durchführen oder die Unterschrift rundheraus ablehnen.
Yousign: skalierbar, gut integriert, gut dokumentiert
Alle Dokumente werden in der Yousign-Cloud gespeichert. Es ist jederzeit möglich, die unterzeichneten Unterlagen als PDF herunterzuladen.
Yousign skaliert nach deinen Bedürfnissen. Bist du ein Freelancer, der seine Designverträge darüber abwickeln will, ist der Dienst genauso geeignet, wie für das Unternehmen, das mit etlichen Teams und unterschiedlichen Produkten auf Kundenfang geht. Es ist alles eine Frage der Anforderungen. Arbeitest du etwa mit Teams, können diese jeweils ihre eigenen Vertragspools verwalten, so dass das Gesamtportfolio übersichtlich bleibt.
Um Yousigns Featureset vollumfänglich nutzen zu können, greifst du auf ein sehr ausführliches Help-Center zu, das dir sicherlich alle Fragen zum Service beantworten wird.
Fazit
Dienste wie Yousign werden in der Zukunft stark an Bedeutung gewinnen. Geschäftsabschlüsse werden immer unpersönlicher, zugleich immer globaler. Die Beweisbarkeit nimmt tendenziell ab, weil es außerhalb der eigentlichen Vertragsunterlagen keinen Kontext mehr gibt, der ergänzend hinzugezogen werden könnte. Da gibt es zu Yousign und Co. keine sichere Alternative.
Arbeitest du mit Verträgen, solltest du bereits jetzt mit der Zeit gehen und die Abwicklung digitalisieren. Irgendwann wirst du es sowieso müssen und Verwaltungsaufwand weniger papierlastig abzuwickeln, hat noch nie geschadet.
