Wahrscheinlichkeit und Häufigkeit von Betriebsprüfungen sind in Klein- und Kleinstunternehmen vergleichsweise gering. Entsprechend wenig Erfahrung haben Freelancer aber auch im Umgang mit Steuerprüfern. Weitgehend unbekannt sind die elektronischen Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltungen. Und das, obwohl die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) schon seit über fünf Jahren in Kraft sind.
Wahrscheinlichkeit und Häufigkeit von Betriebsprüfungen sind in Klein- und Kleinstunternehmen vergleichsweise gering. Entsprechend wenig Erfahrung haben Freelancer aber auch im Umgang mit Steuerprüfern. Weitgehend unbekannt sind die elektronischen Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltungen. Und das, obwohl die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) schon seit über fünf Jahren in Kraft sind.
Seit 2006 ist die „digitale Betriebsprüfung“ zum Normalfall geworden. Grund genug, sich auch als Freelancer mit den speziellen Aufbewahrungspflichten für elektronische Geschäftsunterlagen zu beschäftigen. So muss insbesondere sichergestellt sein, dass Daten
- jederzeit in unverändertem Zustand verfügbar sind,
- auf Anforderung unverzüglich lesbar gemacht werden und
- maschinell ausgewertet werden können!
Sie müssen im Ernstfall auf eigene Kosten dafür sorgen, dass der Betriebsprüfer die benötigten Unterlagen auf Ihrem Computer eigenhändig oder mit Ihrer Unterstützung einsehen kann. Alternativ darf er auch die Herausgabe steuerlich relevanter Dokumente auf Datenträgern verlangen. Worauf Sie dabei im Einzelfall achten müssen, entnehmen Sie der kürzlich aktualisierten Frage- und Antwortsammlung des Bundesfinanzminsteriums (PDF, 232 KB).
Wer die steuerrechtlichen Anforderungen und die Technologien zur Datenaufbewahrung noch genauer kennen möchte, sollte einen Blick in den kostenlosen 46-seitigen Bitkom-„Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung“ (PDF) werfen. Der IT-Branchenverband stellt darüber hinaus eine Rechtsprechungsübersicht (PDF) zum Thema GDPdU bereit (36 KB).
