Die Zeit im Griff: Wie Sie Termine einhalten und pünktlicher werden

An der Uni war es beliebt: Das akademische Viertel, die erlaubte Unpünktlichkeit. Aber in Job wie Privatleben kann es große Nachteile bedeuten, nicht in die Gänge zu kommen und chronisch zu spät von einer Aufgabe zur nächsten zu hasten. Sparen Sie sich diesen Stress. Lernen Sie, wie Sie Termine pünktlich einhalten und Ihre Zeit besser im Griff haben. Hier habe ich einige Anregungen für Sie.

1. Machen Sie sich klar: Pünktlichkeit ist kein Luxus

Pünktlichkeit ist kein Luxus. Das wird einem spätestens dann klar, wenn der Chef einen grillt, die Stechuhr mit Strafminuten winkt oder die Freundin es satt hat, ständig zu warten, und sich einen neuen Partner sucht.

Wer mit seiner Zeit nicht haushalten kann und permanent zu spät kommt, kann beruflich empfindlich leiden, privat anecken und sich gehörig unter Druck setzen. Halten Sie sich solche Nachteile klar vor Augen. Umso eifriger werden Sie diesem Stress entgehen und pünktlicher werden wollen.

2. Beugen Sie Ihrer Vergesslichkeit vor

Unpünktlichkeit kann viele Ursachen haben. Ganz in seiner Tätigkeit aufzugehen und alles um sich herum zu vergessen wie der sprichwörtliche zerstreute Professor, ist eine Ursache.

Wenn es Ihnen auch so geht, denken Sie sich eine möglichst narrensichere Methode aus, sich doch noch an Ihre Termine zu erinnern. Lassen Sie sich von Termin-Software mit Piepton an Ihre Verpflichtungen erinnern. Stellen Sie sich einen ordinären Küchenwecker. Arbeiten Sie mit Handy-Alarm oder Organizer. Schreiben Sie alle Termine unübersehbar auf Zettel oder Kalender und und.

Sie dürften selbst am besten wissen, welche Methode bei Ihnen ziehen könnte. Probieren Sie im Zweifelsfall einfach mehrere aus.

Extra-Tipp: Wenn möglich, lassen Sie sich auch gern helfen. Vielleicht können Sie „hilfreiche Geister“ aus Sekretariat oder Assistenz einschalten. Vielleicht macht ein Büro- oder Erinnerungsservice Sinn. Vielleicht sind auch Freunde oder Bekannte bereit, Sie bei wichtigen Terminen zu unterstützen.

3. Üben Sie, den Zeitbedarf realistisch einzuschätzen

Mancher vergisst als „zerstreuter Professor“ die Zeit und geht gar nicht los. Andere sind zwar guten Willens, kommen aber nicht pünktlich an. Ursache ist oft eine zu optimistische Zeitplanung.

Ja, mag sein, dass Sie in guten Zeiten nur zehn Minuten mit dem Rad zur Firma brauchen. Aber was ist, wenn Sie heftigen Gegenwind haben oder der Verkehr auf den Straßen allen Bemühungen um ein flottes Vorankommen spottet?

Ja, mag sein, dass Sie die Tagespunkte Ihres Meetings in einer halben Stunde geklärt haben und sich der nächsten Aufgabe zuwenden können. Aber können das die anderen Beteiligten auch?

Gehen Sie lieber von großzügig bemessenen Durchschnittszeiten statt theoretisch möglichen Bestwerten aus. Denken Sie auch an Murphys Gesetz „Was schief gehen kann, geht schief“ und planen Sie gegebenenfalls Puffer mit ein.

4. Fangen Sie keine neuen Aufgaben an, wenn die Zeit knapp wird

In die Falle bin ich früher gern getappt: Nach dem Motto „Eines geht noch“ habe ich neue Aufgaben angefangen, auch wenn absehbar war, dass sie in der mir bis zum nächsten Termin zur Verfügung stehenden Zeit kaum zu schaffen waren. Mit dem Ergebnis, dass ich entweder die Aufgabe unterbrechen musste oder Gefahr lief, den Termin zu versäumen.

Sparen Sie sich diesen Stress. Lassen Sie solche Aufgaben sein und verbringen Sie die verbleibende Zeit bis zu Ihrem Termin lieber mit dem einen oder anderen Lückenfüller.

Es gibt viele kleine Tätigkeiten, die nur wenige Minuten beanspruchen und gut für solche Gelegenheiten genutzt werden können:

• Checken Sie Ihre eMails, sortieren Sie grob vor, löschen Sie, was gelöscht werden kann, und beantworten Sie, was nur wenige Sätze erfordert.
• „Springen“ Sie im Eiltempo durch Blogs oder Webseiten, verschaffen Sie sich einen Überblick und kopieren oder markieren Sie gegebenenfalls Artikel, die Sie später in Ruhe lesen wollen.
• Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre To-do-Listen, streichen Sie, was Sie schon erledigt haben und ergänzen Sie mit neuen Aufgaben.
• Oder bereiten Sie sich gleich in Gedanken auf den nächsten Termin vor.

5. Bestrafen Sie sich mit ´nem Fünfer für die Kaffeekasse

Manche Belegschaften führen sie, um ihren Umgangston zu verbessern, und lassen jedem Fluch einen Euro für die Kaffeekasse folgen. Das gleiche Prinzip können Sie und Ihr Team nutzen, um sich gegenseitig zu mehr Pünktlichkeit zu erziehen.

Kommt einer von Ihnen zu spät zur Sitzung? Ab mit den Euros in die Kaffeekasse. Oder auch: Der letzte räumt den Raum auf und macht den Abwasch. Zumindest mich würde der Abwasch motivieren, beim nächsten Mal besonders pünktlich zu sein. Etwas, was ich definitiv nicht so schnell vergessen würde.

6. Suchen Sie nach den wahren Ursachen

Bei so manchem helfen allerdings weder Handy-Alarm, noch Zeitplanung oder Kaffeekasse weiter: Wenn die Ursache für das ständige Zuspätkommen tiefer, in der eigenen Persönlichkeit begründet liegt.

Zwei Beispiele dafür werden Sie gleich kennen lernen. Lassen Sie sich davon anregen und suchen Sie nach den wahren Ursachen, warum man Sie nicht zu mehr Pünktlichkeit bewegen kann. Nur so können Sie an den richtigen Schaltstellen ansetzen und Ihr Verhalten langfristig ändern, statt an Symptomen herumzukurieren.

7. Lernen Sie, Ihre Zeit selbstbestimmt zu planen und einzuhalten

Ich hatte es schon unter Punkt 4 erwähnt. Wer sich mit zu vielen Aufgaben für einen zu kurzen Zeitraum eindeckt, wird schnell Schwierigkeiten bekommen, gelassen – und pünktlich – die anstehenden Termine wahrzunehmen.

Handelt es sich nur um eine Fehlplanung, können Sie gegensteuern und für Abhilfe sorgen. Haben Sie aber zu viel zu tun, weil Sie nicht „nein“ sagen und Tätigkeiten ablehnen können, dann hilft Ihnen auch die beste Zeit- und Lückenplanung nicht weiter. Im Gegenteil, je besser Ihr Zeitmanagement, desto mehr Aufgaben dürften auf Sie einstürzen.

Da hilft nur eines: An den Ursachen anzusetzen, selbstbewusst Ihre Bedürfnisse zu vertreten, und zu lernen, „nein“ zu sagen. Nur dann werden Sie Ihre Zeit selbstbestimmt planen, einhalten – und pünktlich sein können.

8. Meiden Sie den Drang, sich selbst zu inszenieren

Und, seien wir ehrlich, auch das gibt es: Menschen, die chronisch zu spät kommen, ihre eigene und die Zeit der anderen strapazieren, um sich in gewisser Weise selbst zu inszenieren.

Manchmal tun sie es, um beachtet zu werden. (Der große Auftritt aller, die das grelle Scheinwerferlicht genießen.) Manchmal tun sie es, um sich wichtig zu fühlen. (Nach der Devise: „Ich bin so wichtig, dass alle anderen auf mich warten müssen.“) Und manchmal tun sie es, um ihren Mitmenschen ihre vermeintliche Macht spüren zu lassen. („Ich bin der Chef, das Alpha-Tier, der große Kunde. Ich bestimme, wann eine Aufgabe begonnen oder eine Sitzung eröffnet werden kann.“)

Aber eine solche Verhaltensweise kann Ihnen nicht nur finanziell zum Nachteil gereichen, die Belegschaft frustrieren oder Ihnen das Image anhängen, „schwierig“ zu sein. Sie ist auch nicht mehr zeitgemäß.

Überfüllte Wartezimmer beim Arzt sind heute kein Zeichen mehr für dessen Beliebtheit und Qualität, sondern lassen im Gegenteil an seiner Praxisorganisation zweifeln. Der Chef, der unabkömmlich sein und seine Mitarbeiter von sich abhängig machen will, wirft Fragen zu seiner Führungskompetenz auf – wenn er sich nicht einmal selbst managen kann. Und der Einzelne, der über den Dingen stehen und seine Souveränität demonstrieren will, wirkt schnell nur noch gehetzt und gestresst.

Womit wir wieder beim Anfang wären: Pünktlichkeit ist nur selten ein Luxus, aber oft die Möglichkeit, seine Zeit besser im Griff zu haben. ™