Die Zeit im Griff: Wie Sie Termine einhalten und pünktlicher werden

An der Uni war es beliebt: Das aka­de­mi­sche Viertel, die erlaub­te Unpünktlichkeit. Aber in Job wie Privatleben kann es gro­ße Nachteile bedeu­ten, nicht in die Gänge zu kom­men und chro­nisch zu spät von einer Aufgabe zur nächs­ten zu has­ten. Sparen Sie sich die­sen Stress. Lernen Sie, wie Sie Termine pünkt­lich ein­hal­ten und Ihre Zeit bes­ser im Griff haben. Hier habe ich eini­ge Anregungen für Sie.

1. Machen Sie sich klar: Pünktlichkeit ist kein Luxus

Pünktlichkeit ist kein Luxus. Das wird einem spä­tes­tens dann klar, wenn der Chef einen grillt, die Stechuhr mit Strafminuten winkt oder die Freundin es satt hat, stän­dig zu war­ten, und sich einen neu­en Partner sucht.

Wer mit sei­ner Zeit nicht haus­hal­ten kann und per­ma­nent zu spät kommt, kann beruf­lich emp­find­lich lei­den, pri­vat anecken und sich gehö­rig unter Druck set­zen. Halten Sie sich sol­che Nachteile klar vor Augen. Umso eif­ri­ger wer­den Sie die­sem Stress ent­ge­hen und pünkt­li­cher wer­den wol­len.

2. Beugen Sie Ihrer Vergesslichkeit vor

Unpünktlichkeit kann vie­le Ursachen haben. Ganz in sei­ner Tätigkeit auf­zu­ge­hen und alles um sich her­um zu ver­ges­sen wie der sprich­wört­li­che zer­streu­te Professor, ist eine Ursache.

Wenn es Ihnen auch so geht, den­ken Sie sich eine mög­lichst nar­ren­si­che­re Methode aus, sich doch noch an Ihre Termine zu erin­nern. Lassen Sie sich von Termin-Software mit Piepton an Ihre Verpflichtungen erin­nern. Stellen Sie sich einen ordi­nä­ren Küchenwecker. Arbeiten Sie mit Handy-Alarm oder Organizer. Schreiben Sie alle Termine unüber­seh­bar auf Zettel oder Kalender und und.

Sie dürf­ten selbst am bes­ten wis­sen, wel­che Methode bei Ihnen zie­hen könn­te. Probieren Sie im Zweifelsfall ein­fach meh­re­re aus.

Extra-Tipp: Wenn mög­lich, las­sen Sie sich auch gern hel­fen. Vielleicht kön­nen Sie „hilf­rei­che Geister” aus Sekretariat oder Assistenz ein­schal­ten. Vielleicht macht ein Büro- oder Erinnerungsservice Sinn. Vielleicht sind auch Freunde oder Bekannte bereit, Sie bei wich­ti­gen Terminen zu unter­stüt­zen.

3. Üben Sie, den Zeitbedarf realistisch einzuschätzen

Mancher ver­gisst als „zer­streu­ter Professor” die Zeit und geht gar nicht los. Andere sind zwar guten Willens, kom­men aber nicht pünkt­lich an. Ursache ist oft eine zu opti­mis­ti­sche Zeitplanung.

Ja, mag sein, dass Sie in guten Zeiten nur zehn Minuten mit dem Rad zur Firma brau­chen. Aber was ist, wenn Sie hef­ti­gen Gegenwind haben oder der Verkehr auf den Straßen allen Bemühungen um ein flot­tes Vorankommen spot­tet?

Ja, mag sein, dass Sie die Tagespunkte Ihres Meetings in einer hal­ben Stunde geklärt haben und sich der nächs­ten Aufgabe zuwen­den kön­nen. Aber kön­nen das die ande­ren Beteiligten auch?

Gehen Sie lie­ber von groß­zü­gig bemes­se­nen Durchschnittszeiten statt theo­re­tisch mög­li­chen Bestwerten aus. Denken Sie auch an Murphys Gesetz „Was schief gehen kann, geht schief” und pla­nen Sie gege­be­nen­falls Puffer mit ein.

4. Fangen Sie keine neuen Aufgaben an, wenn die Zeit knapp wird

In die Falle bin ich frü­her gern getappt: Nach dem Motto „Eines geht noch” habe ich neue Aufgaben ange­fan­gen, auch wenn abseh­bar war, dass sie in der mir bis zum nächs­ten Termin zur Verfügung ste­hen­den Zeit kaum zu schaf­fen waren. Mit dem Ergebnis, dass ich ent­we­der die Aufgabe unter­bre­chen muss­te oder Gefahr lief, den Termin zu ver­säu­men.

Sparen Sie sich die­sen Stress. Lassen Sie sol­che Aufgaben sein und ver­brin­gen Sie die ver­blei­ben­de Zeit bis zu Ihrem Termin lie­ber mit dem einen oder ande­ren Lückenfüller.

Es gibt vie­le klei­ne Tätigkeiten, die nur weni­ge Minuten bean­spru­chen und gut für sol­che Gelegenheiten genutzt wer­den kön­nen:

• Checken Sie Ihre eMails, sor­tie­ren Sie grob vor, löschen Sie, was gelöscht wer­den kann, und beant­wor­ten Sie, was nur weni­ge Sätze erfor­dert.
• „Springen” Sie im Eiltempo durch Blogs oder Webseiten, ver­schaf­fen Sie sich einen Überblick und kopie­ren oder mar­kie­ren Sie gege­be­nen­falls Artikel, die Sie spä­ter in Ruhe lesen wol­len.
• Überprüfen und aktua­li­sie­ren Sie Ihre To-do-Listen, strei­chen Sie, was Sie schon erle­digt haben und ergän­zen Sie mit neu­en Aufgaben.
• Oder berei­ten Sie sich gleich in Gedanken auf den nächs­ten Termin vor.

5. Bestrafen Sie sich mit ´nem Fünfer für die Kaffeekasse

Manche Belegschaften füh­ren sie, um ihren Umgangston zu ver­bes­sern, und las­sen jedem Fluch einen Euro für die Kaffeekasse fol­gen. Das glei­che Prinzip kön­nen Sie und Ihr Team nut­zen, um sich gegen­sei­tig zu mehr Pünktlichkeit zu erzie­hen.

Kommt einer von Ihnen zu spät zur Sitzung? Ab mit den Euros in die Kaffeekasse. Oder auch: Der letz­te räumt den Raum auf und macht den Abwasch. Zumindest mich wür­de der Abwasch moti­vie­ren, beim nächs­ten Mal beson­ders pünkt­lich zu sein. Etwas, was ich defi­ni­tiv nicht so schnell ver­ges­sen wür­de.

6. Suchen Sie nach den wahren Ursachen

Bei so man­chem hel­fen aller­dings weder Handy-Alarm, noch Zeitplanung oder Kaffeekasse wei­ter: Wenn die Ursache für das stän­di­ge Zuspätkommen tie­fer, in der eige­nen Persönlichkeit begrün­det liegt.

Zwei Beispiele dafür wer­den Sie gleich ken­nen ler­nen. Lassen Sie sich davon anre­gen und suchen Sie nach den wah­ren Ursachen, war­um man Sie nicht zu mehr Pünktlichkeit bewe­gen kann. Nur so kön­nen Sie an den rich­ti­gen Schaltstellen anset­zen und Ihr Verhalten lang­fris­tig ändern, statt an Symptomen her­um­zu­ku­rie­ren.

7. Lernen Sie, Ihre Zeit selbstbestimmt zu planen und einzuhalten

Ich hat­te es schon unter Punkt 4 erwähnt. Wer sich mit zu vie­len Aufgaben für einen zu kur­zen Zeitraum ein­deckt, wird schnell Schwierigkeiten bekom­men, gelas­sen – und pünkt­lich – die anste­hen­den Termine wahr­zu­neh­men.

Handelt es sich nur um eine Fehlplanung, kön­nen Sie gegen­steu­ern und für Abhilfe sor­gen. Haben Sie aber zu viel zu tun, weil Sie nicht „nein” sagen und Tätigkeiten ableh­nen kön­nen, dann hilft Ihnen auch die bes­te Zeit- und Lückenplanung nicht wei­ter. Im Gegenteil, je bes­ser Ihr Zeitmanagement, des­to mehr Aufgaben dürf­ten auf Sie ein­stür­zen.

Da hilft nur eines: An den Ursachen anzu­set­zen, selbst­be­wusst Ihre Bedürfnisse zu ver­tre­ten, und zu ler­nen, „nein” zu sagen. Nur dann wer­den Sie Ihre Zeit selbst­be­stimmt pla­nen, ein­hal­ten – und pünkt­lich sein kön­nen.

8. Meiden Sie den Drang, sich selbst zu inszenieren

Und, sei­en wir ehr­lich, auch das gibt es: Menschen, die chro­nisch zu spät kom­men, ihre eige­ne und die Zeit der ande­ren stra­pa­zie­ren, um sich in gewis­ser Weise selbst zu insze­nie­ren.

Manchmal tun sie es, um beach­tet zu wer­den. (Der gro­ße Auftritt aller, die das grel­le Scheinwerferlicht genie­ßen.) Manchmal tun sie es, um sich wich­tig zu füh­len. (Nach der Devise: „Ich bin so wich­tig, dass alle ande­ren auf mich war­ten müs­sen.”) Und manch­mal tun sie es, um ihren Mitmenschen ihre ver­meint­li­che Macht spü­ren zu las­sen. („Ich bin der Chef, das Alpha-Tier, der gro­ße Kunde. Ich bestim­me, wann eine Aufgabe begon­nen oder eine Sitzung eröff­net wer­den kann.”)

Aber eine sol­che Verhaltensweise kann Ihnen nicht nur finan­zi­ell zum Nachteil gerei­chen, die Belegschaft frus­trie­ren oder Ihnen das Image anhän­gen, „schwie­rig” zu sein. Sie ist auch nicht mehr zeit­ge­mäß.

Überfüllte Wartezimmer beim Arzt sind heu­te kein Zeichen mehr für des­sen Beliebtheit und Qualität, son­dern las­sen im Gegenteil an sei­ner Praxisorganisation zwei­feln. Der Chef, der unab­kömm­lich sein und sei­ne Mitarbeiter von sich abhän­gig machen will, wirft Fragen zu sei­ner Führungskompetenz auf – wenn er sich nicht ein­mal selbst mana­gen kann. Und der Einzelne, der über den Dingen ste­hen und sei­ne Souveränität demons­trie­ren will, wirkt schnell nur noch gehetzt und gestresst.

Womit wir wie­der beim Anfang wären: Pünktlichkeit ist nur sel­ten ein Luxus, aber oft die Möglichkeit, sei­ne Zeit bes­ser im Griff zu haben. (tm)