Heike Thormann 6. November 2007

Die Top 10 Zeitfresser

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Zeitfresser stehlen unsere Zeit und fressen an unseren Tagen. Aber Zeitfresser sind auch oft nur eine Folge von Unwissenheit oder unbemerkt eingeschlichenen Routinen. Nutzen Sie die folgende Hitliste und machen Sie Ihre ganz persönlichen Widersacher ausfindig.

Wenn die Zeitfresser um gehen …

… dann bleibt vom Tag nicht mehr besonders viel Rest, könnte man vielleicht sagen. Oder auch, dann hört die Arbeit nicht auf, wird man die Aufgaben nicht mehr los, sieht man das Ende des Tages auf sich zukommen und ist immer noch nicht weiter.

Zeitfresser stehlen. Sie stehlen Ihre Zeit und fressen an Ihren Tagen. Bis nichts mehr übrig bleibt. Außer einer Frage. Der Frage, was Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben. Wo all die Stunden hin sind, die Ihnen am Morgen noch zur Verfügung standen. Ohne dass Sie guten Gewissens entsprechende Ergebnisse und – jetzt kommt das entscheidende Wort – sinnvolle Tätigkeiten vorweisen könnten.

Nutzen Sie die folgenden Top10-Zeitfresser und gehen Sie auf die Jagd. Spüren Sie diese auf – Muster und Verhaltensweisen, mit denen Sie sich Ihre Arbeit erschweren. Decken Sie es auf – mangelndes Know-how und Wissen, aufgrund dessen Sie Ihre Aufgaben nicht so effizient erledigen, wie Sie das vielleicht gerne wollen.

Und wenn Sie sich bei einem Zeitfresser ertappt haben? Dann lernen Sie durch die Abfragen, worauf es ankommt, wenn Sie ihnen einen Maulkorb umbinden wollen. Besonders hartgesottene Fälle können auch schon mal in Deckung gehen. Aber jetzt erst einmal: Auf zu den Top 10 Zeitfressern.

1. Keine oder unklare Ziele und Prioritäten haben
Kennen Sie Ihre kurz- und langfristigen Ziele, so dass Sie Prioritäten setzen und fokussiert darauf zuarbeiten können? Sind Ihnen Ihre Aufgaben klar und wissen Sie, wie Sie sie ohne viel Versuch und Irrtum bewältigen können? Planen Sie Ihre Aufgaben, so dass Sie sie in einer logischen und zeitsparenden Reihenfolge abarbeiten können? Halten Sie Ihre Planung schriftlich fest, damit Sie Ihr Gedächtnis entlasten, nichts vergessen und sich nicht verzetteln können?

2. Zu viel auf einmal machen wollen
Können Sie Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden und sich auf das Wesentliche konzentrieren? Sind Sie in der Lage, Störungen auszuschalten und Ihre Aufgaben in Ruhe eine nach der anderen zu erledigen? Können Sie Überforderung vorbeugen und rechtzeitig einen Schnitt machen? Nutzen Sie Medien und Kommunikationsmittel maßvoll und gezielt, ohne sich im Blätter- und Datenwald zu verlieren?

3. Nicht nein sagen können
Können Sie nein sagen und Aufgaben ablehnen, die Sie nicht machen können oder wollen? Können Sie zu Ihren Grenzen stehen, sich nicht aus falschem Pflichtgefühl oder dem Wunsch heraus, es allen recht zu machen und zu gefallen, um Kopf und Kragen bringen? Achten Sie darauf, nicht zu hohe Erwartungen zu schüren, die Sie dann vielleicht doch nicht erfüllen können?

4. Unentschlossen hin und her pendeln
Können Sie Alternativen abwägen, Entscheidungen treffen und dann konsequent umsetzen? Können Sie ein gewisses Risiko akzeptieren, um Fehler nicht um jeden Preis vermeiden zu wollen und damit entscheidungsunfähig zu werden? Haben Sie Ihren Perfektionismus einigermaßen im Griff, um Aufgaben wirklich beenden und abhaken zu können? Nebenbei: Perfektionismus ist natürlich auch ein Zeitfresser par excellence.

5. Aufgaben vor sich her schieben
Sind Sie in der Lage, sich selbst zu motivieren und Interesse für eine Aufgabe zu entwickeln? Gehen Sie rechtzeitig und nach Plan vor, um keine wertvolle Zeit zu verlieren und kurz vor Toresschluss in Panik verfallen zu müssen? Können Sie am Ball bleiben, Ihre Aufgaben konsequent zu Ende bringen und fristgerecht erledigen?

6. Nicht ungestört arbeiten können
Ist es Ihnen möglich, sich Zeiten freizuhalten, in denen Sie ruhig und ungestört arbeiten können, ohne von Telefonaten, eMails, Kunden oder Kollegen unterbrochen zu werden? Beschränken Sie Small-Talk auf das zeitlich Akzeptable und können Sie Besuchern, die „nur auf einen Sprung“ bei Ihnen vorbeischauen, freundlich aber bestimmt Grenzen setzen? Gehen Sie geduldig und konzentriert an eine Sache heran, um nicht immer wieder neu ansetzen zu müssen, womöglich den roten Faden und damit Zeit zu verlieren?

7. Zu viel oder ineffizient kommunizieren
Versuchen Sie, Besprechungen so kurz wie möglich zu halten, gehen Sie nach einer klaren Struktur vor, beziehungsweise meiden Sie überflüssige Meetings gleich ganz? Achten Sie darauf, so eindeutig und präzise wie möglich zu kommunizieren, um Missverständnisse oder Fehlinterpretationen so gut es geht ausschließen zu können? Hören Sie sorgfältig zu, um alle wichtigen Informationen aufnehmen und sich häufiges Nachfragen sparen zu können?

8. Alles selbst machen wollen
Nutzen Sie die Arbeitskraft anderer und können Sie Aufgaben abgeben, ohne alles selbst machen zu wollen? Sind Sie in der Lage, Ihre „Zuarbeiter“ und Teams sinnvoll zu steuern und zu koordinieren? Achten Sie auf ausreichende Informationen, damit man Ihre Arbeiten auch nach Ihren Wünschen umsetzen kann, Sie nicht Zeit mit Nachbesserungen verlieren?

9. Im Papierchaos ertrinken
Können Sie die Flut an hereinkommenden Aufgaben und Papieren bändigen, in ein vernünftiges System bringen und planvoll abarbeiten? Haben Sie Ablage und Dokumente im Griff, um keine Zeit mit Suchen verschwenden zu müssen? Können Sie Arbeitsplatz und Büro organisieren und Ordnung halten, um nicht durch das tägliche Chaos demotiviert zu werden?

10. In Informationsflut verlieren
Wissen Sie, wie Sie möglichst zeitsparend und gezielt an Informationen herankommen? Können Sie Sinnvolles von weniger Sinnvollem unterscheiden, sich auf einzelne Aspekte beschränken und nicht alle Fakten wissen wollen? Sind Sie in der Lage, Ihren Medienkonsum bewusst zu steuern, ohne sich von Internet, Fernsehen und Co. berieseln zu lassen?

11. Und dann waren da noch …

  • Halten Sie alles Wichtige schriftlich fest und führen Sie Checklisten oder Ähnliches, um Ihr Gedächtnis zu entlasten, wiederkehrende Vorgänge schnell zur Hand zu haben?
  • Arbeiten Sie nach Ihrem biologischen Tagesrhythmus und können Ihre Aufgaben nach Ihrem persönlichen Leistungsvermögen erledigen?
  • Können Sie unbelastet arbeiten, ohne durch Sorgen, Konflikte oder Ähnlichem abgelenkt zu werden und den Kopf für Ihre Aufgaben buchstäblich nicht frei zu haben?

Und dergleichen mehr.

Gegen Zeitfresser angehen
Wenn dem nicht so sein sollte, haben Sie erstklassige Kandidaten für Zeitfresser gefunden. Setzen Sie hier an und verschaffen Sie sich das nötige Know-how, um es in Zukunft besser machen zu können.

Führen Sie dazu auch Protokoll und hinterfragen Sie Ihre Gewohnheiten. Mancher Zeitfresser ist weniger eine Folge von Unkenntnis als von unbemerkt eingeschlichenen Mustern und Routinen. Wenn Sie sich diese bewusst machen, haben Sie schon den ersten Schritt zur Verbesserung Ihres Arbeitsverhaltens getan.

Vielleicht können Sie sich für einige Stunden oder gar Tage „Inseln“ schaffen, in denen Sie ungestört Ihren Aufgaben nachgehen können.

Übrigens: Nicht immer muss sich ein Zeitfresser als negativ erweisen. Drehen Sie den Spieß doch einfach um und verwenden Sie ihn für Ihre eigenen Zwecke. Nehmen Sie zum Beispiel ein Buch, das Sie schon immer mal lesen wollten, auf eine längere Bahnfahrt mit. Oder überbrücken Sie die Wartezeit auf einen Kundentermin damit, dass Sie ein wenig in Ihren Notizen aufräumen. Auf diese Weise können Sie „toten Raum“ sinnvoll nutzen und zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen.

Wenn Sie nicht gleich eine Pause einlegen und wieder auftanken wollen. Dagegen ist schließlich auch nichts einzuwenden. ™

Erstveröffentlichung 06.11.2007

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.
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