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Heike Thormann 6. November 2007

Die Top 10 Zeitfresser

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Zeitfresser steh­len unse­re Zeit und fres­sen an unse­ren Tagen. Aber Zeitfresser sind auch oft nur eine Folge von Unwissenheit oder unbe­merkt ein­ge­schli­che­nen Routinen. Nutzen Sie die fol­gen­de Hitliste und machen Sie Ihre ganz per­sön­li­chen Widersacher aus­fin­dig.

Wenn die Zeitfresser um gehen …

… dann bleibt vom Tag nicht mehr beson­ders viel Rest, könn­te man viel­leicht sagen. Oder auch, dann hört die Arbeit nicht auf, wird man die Aufgaben nicht mehr los, sieht man das Ende des Tages auf sich zukom­men und ist immer noch nicht wei­ter.

Zeitfresser steh­len. Sie steh­len Ihre Zeit und fres­sen an Ihren Tagen. Bis nichts mehr übrig bleibt. Außer einer Frage. Der Frage, was Sie eigent­lich den gan­zen Tag gemacht haben. Wo all die Stunden hin sind, die Ihnen am Morgen noch zur Verfügung stan­den. Ohne dass Sie guten Gewissens ent­spre­chen­de Ergebnisse und – jetzt kommt das ent­schei­den­de Wort – sinn­vol­le Tätigkeiten vor­wei­sen könn­ten.

Nutzen Sie die fol­gen­den Top10-Zeitfresser und gehen Sie auf die Jagd. Spüren Sie die­se auf – Muster und Verhaltensweisen, mit denen Sie sich Ihre Arbeit erschwe­ren. Decken Sie es auf – man­geln­des Know-how und Wissen, auf­grund des­sen Sie Ihre Aufgaben nicht so effi­zi­ent erle­di­gen, wie Sie das viel­leicht ger­ne wol­len.

Und wenn Sie sich bei einem Zeitfresser ertappt haben? Dann ler­nen Sie durch die Abfragen, wor­auf es ankommt, wenn Sie ihnen einen Maulkorb umbin­den wol­len. Besonders hart­ge­sot­te­ne Fälle kön­nen auch schon mal in Deckung gehen. Aber jetzt erst ein­mal: Auf zu den Top 10 Zeitfressern.

1. Keine oder unkla­re Ziele und Prioritäten haben
Kennen Sie Ihre kurz- und lang­fris­ti­gen Ziele, so dass Sie Prioritäten set­zen und fokus­siert dar­auf zuar­bei­ten kön­nen? Sind Ihnen Ihre Aufgaben klar und wis­sen Sie, wie Sie sie ohne viel Versuch und Irrtum bewäl­ti­gen kön­nen? Planen Sie Ihre Aufgaben, so dass Sie sie in einer logi­schen und zeit­spa­ren­den Reihenfolge abar­bei­ten kön­nen? Halten Sie Ihre Planung schrift­lich fest, damit Sie Ihr Gedächtnis ent­las­ten, nichts ver­ges­sen und sich nicht ver­zet­teln kön­nen?

2. Zu viel auf ein­mal machen wol­len
Können Sie Wichtiges von Unwichtigem unter­schei­den und sich auf das Wesentliche kon­zen­trie­ren? Sind Sie in der Lage, Störungen aus­zu­schal­ten und Ihre Aufgaben in Ruhe eine nach der ande­ren zu erle­di­gen? Können Sie Überforderung vor­beu­gen und recht­zei­tig einen Schnitt machen? Nutzen Sie Medien und Kommunikationsmittel maß­voll und gezielt, ohne sich im Blätter- und Datenwald zu ver­lie­ren?

3. Nicht nein sagen kön­nen
Können Sie nein sagen und Aufgaben ableh­nen, die Sie nicht machen kön­nen oder wol­len? Können Sie zu Ihren Grenzen ste­hen, sich nicht aus fal­schem Pflichtgefühl oder dem Wunsch her­aus, es allen recht zu machen und zu gefal­len, um Kopf und Kragen brin­gen? Achten Sie dar­auf, nicht zu hohe Erwartungen zu schü­ren, die Sie dann viel­leicht doch nicht erfül­len kön­nen?

4. Unentschlossen hin und her pen­deln
Können Sie Alternativen abwä­gen, Entscheidungen tref­fen und dann kon­se­quent umset­zen? Können Sie ein gewis­ses Risiko akzep­tie­ren, um Fehler nicht um jeden Preis ver­mei­den zu wol­len und damit ent­schei­dungs­un­fä­hig zu wer­den? Haben Sie Ihren Perfektionismus eini­ger­ma­ßen im Griff, um Aufgaben wirk­lich been­den und abha­ken zu kön­nen? Nebenbei: Perfektionismus ist natür­lich auch ein Zeitfresser par excel­lence.

5. Aufgaben vor sich her schie­ben
Sind Sie in der Lage, sich selbst zu moti­vie­ren und Interesse für eine Aufgabe zu ent­wi­ckeln? Gehen Sie recht­zei­tig und nach Plan vor, um kei­ne wert­vol­le Zeit zu ver­lie­ren und kurz vor Toresschluss in Panik ver­fal­len zu müs­sen? Können Sie am Ball blei­ben, Ihre Aufgaben kon­se­quent zu Ende brin­gen und frist­ge­recht erle­di­gen?

6. Nicht unge­stört arbei­ten kön­nen
Ist es Ihnen mög­lich, sich Zeiten frei­zu­hal­ten, in denen Sie ruhig und unge­stört arbei­ten kön­nen, ohne von Telefonaten, eMails, Kunden oder Kollegen unter­bro­chen zu wer­den? Beschränken Sie Small-Talk auf das zeit­lich Akzeptable und kön­nen Sie Besuchern, die „nur auf einen Sprung“ bei Ihnen vor­bei­schau­en, freund­lich aber bestimmt Grenzen set­zen? Gehen Sie gedul­dig und kon­zen­triert an eine Sache her­an, um nicht immer wie­der neu anset­zen zu müs­sen, womög­lich den roten Faden und damit Zeit zu ver­lie­ren?

7. Zu viel oder inef­fi­zi­ent kom­mu­ni­zie­ren
Versuchen Sie, Besprechungen so kurz wie mög­lich zu hal­ten, gehen Sie nach einer kla­ren Struktur vor, bezie­hungs­wei­se mei­den Sie über­flüs­si­ge Meetings gleich ganz? Achten Sie dar­auf, so ein­deu­tig und prä­zi­se wie mög­lich zu kom­mu­ni­zie­ren, um Missverständnisse oder Fehlinterpretationen so gut es geht aus­schlie­ßen zu kön­nen? Hören Sie sorg­fäl­tig zu, um alle wich­ti­gen Informationen auf­neh­men und sich häu­fi­ges Nachfragen spa­ren zu kön­nen?

8. Alles selbst machen wol­len
Nutzen Sie die Arbeitskraft ande­rer und kön­nen Sie Aufgaben abge­ben, ohne alles selbst machen zu wol­len? Sind Sie in der Lage, Ihre „Zuarbeiter“ und Teams sinn­voll zu steu­ern und zu koor­di­nie­ren? Achten Sie auf aus­rei­chen­de Informationen, damit man Ihre Arbeiten auch nach Ihren Wünschen umset­zen kann, Sie nicht Zeit mit Nachbesserungen ver­lie­ren?

9. Im Papierchaos ertrin­ken
Können Sie die Flut an her­ein­kom­men­den Aufgaben und Papieren bän­di­gen, in ein ver­nünf­ti­ges System brin­gen und plan­voll abar­bei­ten? Haben Sie Ablage und Dokumente im Griff, um kei­ne Zeit mit Suchen ver­schwen­den zu müs­sen? Können Sie Arbeitsplatz und Büro orga­ni­sie­ren und Ordnung hal­ten, um nicht durch das täg­li­che Chaos demo­ti­viert zu wer­den?

10. In Informationsflut ver­lie­ren
Wissen Sie, wie Sie mög­lichst zeit­spa­rend und gezielt an Informationen her­an­kom­men? Können Sie Sinnvolles von weni­ger Sinnvollem unter­schei­den, sich auf ein­zel­ne Aspekte beschrän­ken und nicht alle Fakten wis­sen wol­len? Sind Sie in der Lage, Ihren Medienkonsum bewusst zu steu­ern, ohne sich von Internet, Fernsehen und Co. berie­seln zu las­sen?

11. Und dann waren da noch …

  • Halten Sie alles Wichtige schrift­lich fest und füh­ren Sie Checklisten oder Ähnliches, um Ihr Gedächtnis zu ent­las­ten, wie­der­keh­ren­de Vorgänge schnell zur Hand zu haben?
  • Arbeiten Sie nach Ihrem bio­lo­gi­schen Tagesrhythmus und kön­nen Ihre Aufgaben nach Ihrem per­sön­li­chen Leistungsvermögen erle­di­gen?
  • Können Sie unbe­las­tet arbei­ten, ohne durch Sorgen, Konflikte oder Ähnlichem abge­lenkt zu wer­den und den Kopf für Ihre Aufgaben buch­stäb­lich nicht frei zu haben?

Und der­glei­chen mehr.

Gegen Zeitfresser ange­hen
Wenn dem nicht so sein soll­te, haben Sie erst­klas­si­ge Kandidaten für Zeitfresser gefun­den. Setzen Sie hier an und ver­schaf­fen Sie sich das nöti­ge Know-how, um es in Zukunft bes­ser machen zu kön­nen.

Führen Sie dazu auch Protokoll und hin­ter­fra­gen Sie Ihre Gewohnheiten. Mancher Zeitfresser ist weni­ger eine Folge von Unkenntnis als von unbe­merkt ein­ge­schli­che­nen Mustern und Routinen. Wenn Sie sich die­se bewusst machen, haben Sie schon den ers­ten Schritt zur Verbesserung Ihres Arbeitsverhaltens getan.

Vielleicht kön­nen Sie sich für eini­ge Stunden oder gar Tage „Inseln“ schaf­fen, in denen Sie unge­stört Ihren Aufgaben nach­ge­hen kön­nen.

Übrigens: Nicht immer muss sich ein Zeitfresser als nega­tiv erwei­sen. Drehen Sie den Spieß doch ein­fach um und ver­wen­den Sie ihn für Ihre eige­nen Zwecke. Nehmen Sie zum Beispiel ein Buch, das Sie schon immer mal lesen woll­ten, auf eine län­ge­re Bahnfahrt mit. Oder über­brü­cken Sie die Wartezeit auf einen Kundentermin damit, dass Sie ein wenig in Ihren Notizen auf­räu­men. Auf die­se Weise kön­nen Sie „toten Raum“ sinn­voll nut­zen und zwei Fliegen mit einer Klappe schla­gen.

Wenn Sie nicht gleich eine Pause ein­le­gen und wie­der auf­tan­ken wol­len. Dagegen ist schließ­lich auch nichts ein­zu­wen­den. (tm)

Erstveröffentlichung 06.11.2007

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.

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