Die Betriebsprüfung

Wenn sich das Finanzamt zu einer Betriebsprüfung anmeldet, verfallen die meisten Unternehmer erst einmal in Panik. Doch eine solche Prüfung wiegt bei weitem nicht so schwer, wie häufig angenommen wird. Sofern man gut vorbereitet und über den genauen Ablauf informiert ist, braucht man keine Bange zu haben.

Laut Paragraph 193 der Abgabenordnung ist eine Betriebsprüfung (Fachbezeichnung: Außenprüfung) bei allen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieben zulässig, um die gesamten steuerlich relevanten Sachverhalte zu überprüfen. Simpel ausgedrückt: Das Finanzamt wird nachprüfen, ob die Steuern ordnungsgemäß abgeführt wurden. Viele Freiberufler und Selbstständige denken bei Betriebsprüfungen erst einmal an größere Unternehmen und halten es für unwahrscheinlich, selber davon betroffen zu sein. Im Laufe der Zeit wird man aber eines Besseren belehrt und das Finanzamt meldet plötzlich eine Außenprüfung an.

Warum ausgerechnet ich?
Wie häufig der ungeliebte Besuch vom Finanzamt ansteht, hängt zunächst einmal von der Größe des Unternehmens ab. Je höher die Einnahmen sind, desto häufiger möchte das Finanzamt auch eine Betriebsprüfung durchführen. Selbständige werden einer der folgenden Größen zugeordnet:

– Kleinstbetrieb: Bis zu 145.000 Euro Jahresumsatz beziehungsweise bis zu 30.000 Euro steuerlicher Gewinn. Eine Betriebsprüfung soll im Schnitt alle 53 Jahre stattfinden.

– Kleinbetrieb: Mehr als 145.000 Euro Jahresumsatz beziehungsweise mehr als 30.000 Euro steuerlicher Gewinn. Eine Betriebsprüfung soll im Schnitt alle 21 Jahre stattfinden.

– Mittelbetrieb: Mehr als 700.000 Euro Jahresumsatz beziehungsweise mehr als 111.000 Euro steuerlicher Gewinn. Eine Betriebsprüfung soll im Schnitt alle 11 Jahre stattfinden.

– Großbetrieb: Mehr als 3,7 Millionen Euro Jahresumsatz beziehungsweise mehr als 485.000 Euro steuerlicher Gewinn. Eine Betriebsprüfung soll jährlich stattfinden.

Da sich die meisten Selbständigen den ersteren beiden Größenordnungen zuordnen, mag man nur selten mit einer Prüfung rechnen. Großer Fehler, tatsächlich steht der „Onkel“ vom Finanzamt nämlich weit häufiger vor der Tür als die Liste vermuten lässt. Grund ist zunächst einmal das Losverfahren. Die Unternehmer sollen die Häufigkeit der Betriebsprüfung nicht genau abschätzen können, und deshalb werden weitere Prüfungen nach dem Zufallsprinzip bestimmt.

Darüber hinaus kann das Finanzamt einen Prüfungsbedarf erkennen und aus diesem Grund eine außerplanmäßige Betriebsprüfung veranlassen. Rechtsanwalt Dr. Grunewald gab in Svenja Hoferts „Praxisbuch für Freiberufler“ bekannt, aus welchen Gründen das Finanzamt einen Prüfungsbedarf erkennen könnte:

• Die Umsätze waren in den letzten Jahren sehr schwankend.
• In den letzten Jahresabschlüssen kam es ständig zu Verlusten.
• Bei den letzten Jahresabschlüssen erfolgten hohe Privatentnahmen oder Privateinlagen.
• Es gibt geschäftliche Auslandskontakte nach Luxemburg oder in die Schweiz (die sogenannten Steuerparadiese).
• Eine Betriebsprüfung fand in den vergangenen Jahren schon einmal statt und hatte hohe Nachzahlungen zur Folge.
• Geschäftspartner wurden bereits geprüft und dabei erfolgte die Erstellung von Kontrollmitteilungen.
• Die Einkommenssteuerbescheide stehen unter dem Vorbehalt der Nachprüfungen.

Aufgrund des Losverfahrens und des eventuellen Prüfungsbedarfs müssen Selbstständige und Freiberufler quasi ständig mit einer Betriebsprüfung rechnen.

Wie bereite ich mich auf die Prüfung vor?
Spätestens zwei Wochen im Voraus wird man über die anstehende Betriebsprüfung informiert. Nur, wenn der Unternehmer im Verdacht steht und die Ankündigung den Prüfungszweck gefährden könnte, fällt die zweiwöchige Frist weg. Tatsächlich geschieht dies aber eher selten.

Während der zweiwöchigen Frist sollte die betroffene Person noch einmal genaustens prüfen, ob die Angaben zu den Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben wirklich nach bestem Gewissen gemacht wurden. Sollte man nämlich Fehler gemacht haben, vielleicht sogar vorsätzlich Steuern hinterzogen haben, kann während der zweiwöchigen Frist eine Selbstanzeige erstattet werden, sodass es lediglich zu einer Steuernachzahlung kommt, nicht aber zu einer Strafverfolgung.

Rein rechtlich steht es einem zu, nach Bekanntgabe der anstehenden Prüfung Einspruch einzulegen. Von diesem Recht sollte man aber keinen Gebrauch machen. Denn grundsätzlich gilt: Wer Einspruch einlegt, scheint etwas verbergen zu wollen und landet stark im Fokus des Finanzamtes. Sollte aber zur Prüfungszeit ein Urlaub anstehen oder eine zuständige Person (zum Beispiel der Buchhalter) nicht vor Ort sein können, darf man mit dieser Begründung gern einen späteren Termin beantragen.

Abschließend sollte man darüber nachdenken, ob man für die Betriebsprüfung einen Steuerberater hinzuziehen möchte. Dies wäre nicht nur für die Vorbereitung (strategische Beratung, Abklärung von problematischen Prüfungsschwerpunkten et cetera) sondern auch im Verlaufe der Betriebsprüfung vorteilhaft. Damit die Kosten nicht allzu hoch ausfallen, sollte man den Steuerberater aber nicht für die gesamte Prüfung engagieren. Wirklich gebraucht wird er nur bei der abschließenden Schlussbesprechung (später dazu mehr). Ist der Steuerberater am entscheidenden Tag nicht verfügbar, wäre dies Grund genug, um eine Verschiebung des abschließenden Gesprächs zu beantragen.

Die Betriebsprüfung beginnt
Die Betriebsprüfung findet für gewöhnlich im Geschäftsraum und zur normalen Geschäftszeit statt. Steht nicht genügend Platz zur Verfügung oder werden die Arbeitsabläufe durch die Prüfung gestört, darf man um eine Verlegung bitten. Als Alternative eignet sich dann der eigene Wohnraum oder das Büro des Steuerberaters.

Auch, wenn einem der Besuch des Steuerprüfers nicht sehr gelegen kommt, darf man in ihm kein Feindbild sehen. Genau genommen ist er nämlich kein Gegner sondern ein neutraler Analysierer der steuerlichen Verhältnisse. Dies geht aus Paragraph 199 der Abgabenordnung hervor, wonach der Außenprüfer die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse zugunsten oder zuungunsten des Steuerpflichtigen prüft. Das heißt, eine Betriebsprüfung kann nicht nur eine Steuernachzahlung sondern auch eine Rückerstattung zur Folge haben. Grund genug also, um den Außenprüfer bei seiner Arbeit zu unterstützen und ihm einen geeigneten Arbeitsplatz (mit Telefon, Fax und Internet-Zugang) zur Verfügung zu stellen. Die Kosten für die Telekommunikation und Internet-Nutzung dürfte man dem Finanzamt in Rechnung stellen, doch meist fallen die Kosten so gering aus, dass sich dies kaum lohnt. Außerdem wird man beim Finanzamt nicht gerade beliebter, wenn man bei Kleinstbeträgen auf das eigene Recht pocht und eine Erstattung fordert.

Nachdem der Beginn der Prüfung dokumentiert wurde, wie es im Paragraph 198 der Abgabenordung vorgeschrieben ist, begutachtet der Außenprüfer die Buchführung. Liegt lediglich eine Einnahme-/Überschussrechnung vor, müssen die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nachvollziehbar sein. Ärgerlich wird es, wenn die Buchführung nicht ordnungsgemäß geführt wurde. Der Unternehmer ist nämlich dazu verpflichtet, die Buchführung so zu führen, dass sich ein Dritter schnell einen Überblick verschaffen kann. Wurde diese Anforderung nicht erfüllt, darf der Prüfer den Gewinn schätzen, was häufig eine Nachzahlung zur Folge hat.

Sofern die Buchhaltung keine Mängel aufweist, werden als nächstes einzelne Geschäftsvorfälle geprüft. Vorzugsweise in Bereichen, bei denen es in der Vergangenheit schon einmal Probleme gab oder in denen häufig geschummelt wird. Die Bewirtungskosten, die Reisekosten und der Geschäftswagen wird besonders gern geprüft.

Achtung: Ein verbreiteter Fehlgedanke ist, dass bei einer Betriebsprüfung lediglich das vergangene Geschäftsjahr kontrolliert wird. Denn in den meisten Fällen werden die vergangenen 3 Jahre geprüft.

Die Schlussbesprechung
Die Schlussbesprechung findet nicht unmittelbar nach der Betriebsprüfung statt. Ein neuer Termin wird festgelegt und der Unternehmer wird spätestens eine Woche vor der Besprechung darüber informiert. Beide Parteien haben grundsätzlich das Recht auf solch ein abschließendes Gespräch. Das Finanzamt wird darauf bestehen, wenn es durch die Prüfung Änderungen der Besteuerungsgrundlagen gegeben hat. Anderenfalls würde das Finanzamt auf die Schlussbesprechung verzichten. Ob man wiederum selber darauf bestehen möchte, bleibt jedem selbst überlassen.

Wichtig ist aber, auf die Schlussbesprechung gut vorbereitet zu sein. Denn nur in den seltensten Fällen erscheint der Prüfer zum Gespräch allein. Ein fachkundiger Experte vom Finanzamt ist zumeist seine Begleitung. Sollte man den beiden Herren vom Amt allein gegenüber sitzen, womöglich noch unwissend im Steuerbereich sein, könnte das Gespräch sehr unangenehm werden. Aus diesem Grund wäre ein Steuerberater an der eigenen Seite zu empfehlen.

Sinn und Zweck der Schlussbesprechung ist es, strittige Punkte abzuklären und direkt eine Lösung (Nachzahlung, Erstattung et cetera) zu finden. Sofern sich beide Parteien einig sind, gilt die Betriebsprüfung als abgeschlossen und der Geprüfte erhält einen Abschlussbericht. Wird aber keine Einigung erzielt, müsste der Fall vor Gericht verhandelt werden. ™