Der PKW als Betriebsausgabe

Nicht nur Angestellte benötigen einen PKW, um zu Ihrer Arbeitsstelle zu gelangen. Auch Freiberufler und Selbstständige sind auf ihr Fahrzeug angewiesen; sei es nun für Kundenbesuche oder für die Fahrten zum eigenen Büro. Drängt sich also die Frage auf, ob und in welchem Maße die Ausgaben für das Auto steuerlich geltend gemacht werden dürfen.

Die gute Nachricht vorweg: Freiberufler und Selbstständige haben tatsächlich die Möglichkeit, die PKW-Ausgaben gewinnreduzierend zu nutzen. Sollte das Auto ausschließlich beruflich genutzt werden, könnte man die Ausgaben sogar in voller Höhe per Abschreibung über 6 Jahre geltend machen. Doch wer kann sich schon den Luxus leisten, für berufliche und für private Anliegen ein separates Auto zu halten? Sicherlich nur die Wenigsten. Stattdessen erfüllt das einzig vorhandene Auto sowohl einen beruflichen als auch einen privaten Zweck. Ein Teil der Ausgaben kann dennoch als Betriebsausgabe verbucht werden. Auf welche Art und Weise dies aber geschieht, wird vom eigenen individuellen Fall abhängig gemacht. Man unterscheidet zwischen der Ein-Prozent-Regel, dem Nachweis per Fahrtenbuch und der Verbuchung nach Kilometern. Letzteres ist am einfachsten: Für jeden gefahrenen Kilometer, der einem beruflichen Anliegen dient, macht man 30 Cent als Betriebsausgabe geltend.

Beispiel: Wir besuchen einen Kunden und legen eine Fahrstrecke von 30 Kilometer zurück. Angerechnet wird sowohl die Hinfahrt als auch die Rückfahrt, sodass wir insgesamt 18 Euro (60 x 30 Cent) von der Steuer absetzen dürfen.

Ein wenig anders sieht es bei der Fahrt zum Büro aus. Die 30-Cent-Regel darf zwar ebenfalls angewandt werden, jedoch nur für die Entfernungskilometer. Damit ist die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gemeint; nicht die Hin- und Rückfahrt.
Unabhängig davon, ob es sich um eine Fahrt zur Arbeitsstätte oder einen Geschäftsausflug handelt,  muss jede Fahrt mit Streckenlänge und Zweck notiert werden. Steuerlich relevant sind lediglich die vollendeten Kilometer. Angefangene Kilometer werden also nicht berücksichtigt.

Ohnehin ist diese Regelung nicht für alle Selbstständige und Freiberufler geeignet. Denn die Anschaffungskosten des PKWs werden in keinster Weise berücksichtigt. Bei der Ein-Prozent-Regel sieht dies ganz anders aus. Man kann den Wagen und die entstehenden Kosten in voller Höhe geltend machen und auch die Umsatzsteuer absetzen. Dass der Wagen auch Privat genutzt wird, lässt das Finanzamt jedoch nicht außer Acht. Monat für Monat muss man einen Prozent des PKW-Listenpreises dem Gewinn hinzurechnen, und 0,03 Prozent des Listenpreises kommen bei Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte je Entfernungskilometer und je Monat noch hinzu. Dass wir den Wagen vielleicht durch Rabatte oder als Gebrauchtwagen günstiger bekommen haben, spielt keine Rolle.

Beispiel: Wir kaufen uns ein Auto mit einem Listenpreis von 24.500 Euro. Daher müssen wir zunächst einmal 245 Euro (ein Prozent des Listenpreises) je Monat unserem Gewinn hinzurechnen. Der Weg zur Arbeitsstätte beträgt dazu noch 20 Kilometer, sodass weitere 147 Euro (0,03 Prozent des Listenpreises mal 20) hinzu gerechnet werden müssen

Wegen der Gewinnmaximierung kann es steuerlich also auch zum Nachteil werden. Nur wenn ein verhältnismäßig niedriger Listenpreis vorliegt, fährt man mit der Ein-Prozent-Regel günstig. Um diese Variante zu nutzen, muss man dem Finanzamt beweisen, dass der Wagen überwiegend (also mindestens zu 51 Prozent) beruflich genutzt wird. Dies funktioniert über den so genannten Drei-Monats-Nachweis. Das heißt: Über einen Zeitraum von drei Monaten muss man alle Fahrten aufzeichnen, und nur wenn daraus hervorgeht, dass die PKW-Nutzung hauptsächlich beruflich war, darf die Ein-Prozent-Regel angesetzt werden.

Interessant für alle Langzeiturlauber ist, dass wenn man über einen vollen Monat ohne Auto verreist war, der eine Prozent im betreffenden Monat nicht hinzugerechnet werden muss. Selbiges trifft zu, wenn man wegen einem Krankenhausaufenthalt oder einer Krankheit über einen Monat nicht fahr-fähig war. Das Finanzamt verlangt aber einen Nachweis dafür (ärztliche Bescheinigung bzw. Flug- oder Bahntickets).

Die dritte Variante ist das Führen eines Fahrtenbuches. In diesem Fall muss jede einzelne Fahrt mit der Anzahl der gefahrenen Kilometer, dem Abfahrts- und dem Ankunftsort und dem Zweck der Fahrt notiert werden. Kurios aber wahr: Das Fahrtenbuch darf nicht per Computerdatei geführt werden sondern nur handschriftlich. Der Grund für diese Regelung ist, dass das Aufzeichnen der Fahrten zeitnah (also direkt nach Beendigung der Fahrt) geschehen soll. Eine lose Zettelansammlung wird aber ebenfalls nicht akzeptiert, denn das Fahrtenbuch muss gebunden sein. Im Handel sind vorgefertigte Fahrtenbücher zu finden, die die Anforderungen des Finanzamtes erfüllen. Ebenso erhältlich sind Fahrtenbuch Softwares (zum Beispiel WISO Fahrtenbuch). Diese sind aber lediglich für die Auswertung angedacht und ersetzen nicht das handschriftliche Exemplar.

Es ist wichtig, dass das Fahrtenbuch lückenlos und korrekt geführt wird. Selbst bei dem kleinsten Fehler muss man damit rechnen, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt und stattdessen eine Schätzung vornimmt. Und diese muss nicht unbedingt zugunsten des Selbstständigen ausfallen.

Bei der Auswertung des korrekt geführten Fahrtbuches kann man letztendlich herausfinden, wieviel Prozent der PKW-Nutzung wirklich beruflich war. Und exakt dieser Prozentsatz der PKW-Gesamtkosten kann steuerlich geltend gemacht werden. Dies rentiert sich besonders bei einer hohen beruflichen Nutzung und bei PKWs, die einen hohen Listenpreis haben und daher für die Ein-Prozent-Regelung ungeeignet sind.