Spaces. Smartes Cloud Hosting für anspruchsvolle Webprojekte. Loslegen und Spaces testen. Von Mittwald.
Dieter Petereit 4. Juni 2009

Collabtive – Projektmanagement zum Selberhosten

Für ver­teil­te Teams und deren Kunden kann, je nach Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware essen­ti­ell sein. Zweckmäßigerweise wird in die­sen Fällen Teamkollaboration über das welt­wei­te Netz koor­di­niert wer­den. Zu die­sem Zweck gibt es eine gan­ze Reihe von Onlinediensten, allen vor­an Basecamp, die genau die­se Aufgabe zu erfül­len ver­spre­chen. Der Haken: Man gibt inter­ne Informationen auf frem­den Servern ab. Mit Collabtive steht nun eine Software für den eige­nen Webspace bereit.

Basics

Collabtive wird in deut­schen Landen ent­wi­ckelt, unter­stützt aber mitt­ler­wei­le über 25 Sprachen. Aktuell ist die Version 0.5.5. Die Entwicklung des Systems geht rela­tiv zügig von­stat­ten, betrach­tet man das recht klei­ne Team mit nur einem Hauptentwickler. Dass Collabtive Betasoftware ist erkennt man indes im Wesentlichen nur an der Versionsnummer. Die vor­han­de­ne Funktionalität gibt nur mäßi­gen Anlass zur Kritik. Dazu spä­ter mehr.

Um Collabtive in Betrieb zu neh­men, benö­ti­gen Sie einen Webspace, der min­des­tens mit PHP 5.x und MySQL 4 aus­ge­stat­tet ist. Mit einer Größe von rund 10 MB und 1.700 Einzeldateien ist Collabtive schmal genug, um es ohne Einplanen grö­ße­rer Arbeitszeitverluste zwi­schen­durch instal­lie­ren zu kön­nen.

Die Installation ist zügig erle­digt. Zunächst laden Sie sich das Paket von der Projektsite oder einem der Mirrors her­un­ter, ent­pa­cken es und schi­cken es per FTP auf den eige­nen Webspace. Vor dem Aufruf des Installationsscriptes emp­fiehlt sich noch, die Ordner files und templates_c, sowie die config.php unter /config/standard/ beschreib­bar zu machen. Ebenso soll­ten Sie bereits eine MySQL-Datenbank ange­legt und die Konfigurationsdaten parat lie­gen haben.

Der Aufruf der Installation muss per direk­tem Aufruf des zustän­di­gen Scripts, also etwa www.domain.tld/install.php erfol­gen. Collabtive erkennt ein etwai­ges Installationserfordernis nicht selbst, son­dern wirft statt­des­sen eine Fehlermeldung aus. Für den Einsteiger mag das bereits ein mas­si­ves Problem sein, erfah­re­ne Installateure wer­den sich davon nicht schre­cken las­sen.

Der ers­te Installationsscreen prüft kurz die wesent­li­chen Systemerfordernisse und for­dert die Datenbankinformationen an, im zwei­ten Screen wird der ers­te User, gleich­zei­tig auch Admin ange­legt und im drit­ten Screen erfolgt ledig­lich noch die Bestätigung des erfolg­rei­chen Vollzugs mit samt Link zum Loginscreen.

01-install.gif

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Nach dem Abschluss der Installation soll­ten Sie noch die Schreibrechte von der config.php ent­fer­nen.

Die Verwaltung des Systems

loginscreen.png

Nach dem ers­ten Login lan­det man auf einer Übersichtsseite, die Arbeitsplatz genannt wird. Auf die­sem Arbeitsplatz wer­den Ihnen spä­ter in einer Übersicht all ihre Projekte und Aufgaben inklu­si­ve Kalenderübersicht, sowie Ihre Nachrichten ange­zeigt wer­den. Der fol­gen­de Screenshot zeigt mei­nen Arbeitsplatz aus dem Produktiveinsatz.

arbeitsplatz.gif

Für den Anfang sind die Menüpunkte unter Verwaltung für Sie beson­ders wich­tig, als da wären Projekt-, Benutzer- und Systemverwaltung. In der Systemverwaltung ste­hen Ihnen ver­schie­de­ne wesent­li­che Einstellungen zum Gesamtsystem zur Verfügung.

menueleiste.png

Hier ändern Sie den Text, der ober­halb des Arbeitsplatzes ange­zeigt wird, sie set­zen die Sprache und Zeitzone und kon­fi­gu­rie­ren einen User und ein Passwort für den Schutz des RSS-Feeds, mit dem Sie sich per­ma­nent über den Status Ihrer Projekte und Aufgaben unter­rich­ten las­sen kön­nen.

systemverwaltung.gif

Weiterhin kön­nen Sie an die­ser Stelle einen Basecamp-Import durch­füh­ren. Das sieht aller­dings nach grö­ße­rer Kompatibilität aus, als tat­säch­lich dahin­ter steckt und ist nicht ohne Fallstricke. Zunächst ist zu beach­ten, dass der Import wirk­lich zuver­läs­sig nur unter dem Standardtheme funk­tio­niert. Dann ist zu berück­sich­ti­gen, dass der Importer nicht die gan­zen Kommentare, die Sie in Basecamp zur Kommunikation über Aufgaben und Milestones genutzt haben, über­nimmt.

Und als Letztes muss man wis­sen, dass Basecamp Passwörter nicht expor­tiert. Diese Vorgehensweise führt dazu, dass Sie nach dem Basecampimport zwar impor­tier­te Projekte sehen, die­se aber nicht öff­nen kön­nen, weil Sie die­sen zwangs­läu­fig noch nicht zuge­ord­net sein kön­nen. So kom­men Sie zwar noch auf die Idee, sich mal mit einem Basecamp-Nutzernamen anzu­mel­den, ste­hen aber, da dies schei­tert, ziem­lich rat­los da. An die­ser Stelle müs­sen Sie ein­fach wis­sen, dass Collabtive anstel­le des feh­len­den Passworts für impor­tier­te User deren E-Mailadressen ein­trägt. Dann klappt´s auch mit dem Login.

Ebenfalls unter dem Punkt Systemverwaltung legen Sie fest, ob und in wel­cher Art und Weise E-Mails vom System ver­sen­det wer­den sol­len. PHP mail() dürf­te in der Regel die Methode der Wahl sein. Absendername und Absenderadresse sind frei kon­fi­gu­rier­bar.

In der Benutzerverwaltung legen Sie Ihre Teammitglieder an. Diese wei­sen Sie spä­ter Projekten zu und haben dann die Möglichkeit kon­kre­te Aufgaben kon­kre­ten Teammitgliedern zuzu­wei­sen. Mittlerweile bie­tet Collabtive auch ein aus­rei­chend aus­ge­feil­tes Rollenmanagement, mit des­sen Hilfe man den Zugriff ein­zel­ner Teammitglieder oder -grup­pen auf der Basis der wesent­li­chen Tätigkeitsbereche steu­ern kann.

benutzerverwaltung.gif

rollenmanagement.png

Projektverwaltung und -ausführung

Unter dem Punkt Projektverwaltung erhal­ten Sie eine Übersicht der lau­fen­den, wie auch der erle­dig­ten Projekte. Hier fügen Sie neue Projekte hin­zu, bear­bei­ten vor­han­de­ne, kön­nen löschen oder als erle­digt mar­kie­ren. All die­se Möglichkeiten haben Sie auch unter dem Punkt “Meine Projekte” im Arbeitsplatz, sofern Sie der Administrator und allen Projekten zuge­wie­sen sind. Zumindest letz­te­rer Punkt wird nicht immer erfüllt sein, wes­halb auch für den Administrator der Projektverwaltungsbereich eine wich­ti­ge Rolle im Tagesgeschäft spielt.

projekteinzeluebersicht.gif

Legen Sie ein Projekt an, öff­net sich eine Bearbeitungsmaske, die Sie so im System immer wie­der vor­fin­den wer­den. Durch die kon­sis­ten­te Bedienung sind auch weni­ger erfah­re­ne User schnell mit Collabtive ver­traut zu machen.

projekt-hinzufuegen.gif

Fügen Sie nun also ein Projekt hin­zu, haben Sie nicht nur die Möglichkeit, eine Beschreibung zum Titel zu erfas­sen. Sie kön­nen auch fest­le­gen, wann das Projekt ins­ge­samt fäl­lig ist, also abge­schlos­sen sein muss und Sie wei­sen vor­han­de­ne Benutzer dem Projekt zu. Deshalb immer erst Benutzer und danach Projekte anle­gen, sonst packen Sie jedes Projekt mehr­mals an.Erfassen Sie zusätz­lich ein Budget am Projekt, sowie Stundensätze bei den Benutzern und ver­don­nern die­se zur Zeiterfassung mit Collabtive, kön­nen Sie eine Art mit­lau­fen­der Nachkalkulation Ihrer Projekte füh­ren.

Die Zeiterfassung steht nur in der Einzelansicht des jewei­li­gen Projektes zur Verfügung und ist ledig­lich eine Eingabemaske. Es ist damit nicht mög­lich, in der Art eines Timers mit Start und Stop Zeiten zu erfas­sen. Die Eingabe wird ledig­lich dadurch ver­ein­facht, dass Start- und Endezeiten per Klick auf einen Button aus der Systemzeit über­nom­men wer­den. Zeiterfassung fin­det stets auf­ga­ben­be­zo­gen statt.

zeiterfassung-maske.png

Innerhalb eines Projektes unter­schei­det Collabtive zwi­schen Milestones und Aufgaben. Dabei sind Milestones Teilergebnisse im Projektverlauf, zu deren Erreichung die Erledigung von Aufgaben erfor­der­lich ist. Aufgaben wer­den in Listen kumu­liert und dann gesam­melt einem Milestone zuge­ord­net. Aufgabenlisten kön­nen jedoch auch ohne Zuordnung zu einem Milestone im Projekt geführt wer­den.

Nicht mög­lich ist es hin­ge­gen, Einzelaufgaben direkt einem Milestone zuzu­ord­nen oder sie außer­halb von Listen zu füh­ren. Eine Aufgabe ist also stets Teil einer Liste. Jede ein­zel­ne Aufgabe wird einem Benutzer zuge­wie­sen, der für die Erledigung ver­ant­wort­lich ist. Derzeit ist es noch nicht mög­lich, eine Aufgabe meh­re­ren Benutzern zuzu­wei­sen, was jedoch nach Aussage des Hauptentwicklers im Collabtive-Forum bald mög­lich sein soll.

Kommunikationsfeatures und Filesharing

Grundsätzlich ist Collabtive ein rela­tiv gesprä­chi­ges System. Voraussetzung ist die kor­rek­te Konfiguration des E-Mail-Systems, wie wei­ter oben beschrie­ben. Ist die­se Voraussetzung erfüllt, hält Collabtive alle Projektbeteiligten mit auto­ma­ti­sier­ten Systemmeldungen über deren jewei­li­gen Projektstatus auf dem Laufenden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Bereich “Nachrichten” zur Projektkommunikation zu ver­wen­den. Gibt man der Nachricht den Bezug zu einem Milestone mit, wird die sich ent­spin­nen­de Konversation in der Milestone-Übersicht mit ange­zeigt. Man kann jedoch auch unab­hän­gig von Milestones Nachrichten ver­sen­den. Um den Empfängerkreis muss man sich nicht küm­mern. Alle Nachrichten zu einem Projekt wer­den stets per Mail an alle ver­teilt, die dem Projekt zuge­wie­sen sind. Über die Möglichkeit, Nachrichten zu beant­wor­ten, ent­steht ein foren­ar­ti­ger Thread, der den Gesprächsverlauf abbil­det. Überdies kön­nen an Nachrichten Dateien aus dem System ange­hängt oder neue hoch­ge­la­den und bei­gefügt wer­den.

nachricht-hinzufuegen_0.gif

Bei drin­gen­dem Kommunikationsbedarf kann ein inte­grier­tes Instant Messaging, vul­go Chat ver­wen­det wer­den. Über Sprechblasensymbole in der Benutzer Online-Liste der rech­ten Sidebar kön­nen 1:1-Chats mit der gewünsch­ten Person initi­iert wer­den. Es ist der­zeit nicht mög­lich, mit meh­re­ren Personen gleich­zei­tig zu chat­ten. Außerdem gibt es kein Chatprotokoll. Über Collabtive geführ­te Gespräche sind also voll­kom­men flüch­tig, wes­halb man im Grunde bes­ser direkt zum Telefon oder einem aus­ge­wach­se­nen IM-Client grei­fen soll­te.

chat-fenster.gif

Nutzer des Frost-Semplates sehen übri­gens kein Sprechblasensymbol neben den Usernamen, kön­nen mit­hin nicht ohne wei­te­res einen Chat initi­ie­ren. Hier hat man wohl beim Grafikdesign nicht auf­ge­passt. Die Funktionalität ist zwar da, aber nicht sicht­bar. Bewegen Sie die Maus in der Zeile mit dem Usernamen nach rechts. Irgendwann erscheint ein Quicktipp namens “Chat”. Das Standardtemplate lässt den Verwender in die­ser Hinsicht nicht im Trüben fischen.

chat-possible-but-not-visible.png

chat-possible-standard.png

Weiterhin bie­tet Collabtive eine Filesharingfunktionalität, die jedoch nur im Bereich der “Nachrichten” nen­nens­wer­ten Nutzen erfährt. Ansonsten steht der Dateibereich recht unab­hän­gig neben dem sons­ti­gen System. Derzeit ist für mich in der jet­zi­gen Implementation nicht zuletzt daher kein ech­ter Nutzen erdenk­lich. Vor allem dadurch, dass es kei­ne Kollaborationsmöglichkeiten whatsoever gibt, ist die Verteilung von Dateien auf ande­re Weise, zB Google Docs sicher­lich die bes­se­re Variante. Ich kann nicht sagen, inwie­weit es ein gene­rel­les Problem dar­stellt, ich aller­dings hat­te mas­si­ve Probleme mit der Uploadfunktionalität. Erst als ich von Hand einen Ordner namens Tmp im Root (!) mei­nes Webspace ange­legt hat­te, war ich in der Lage, dann auch pro­blem­los, Dateien hoch zu laden.

dateiupload.png

Was Collabtive zumindest derzeit nicht kann

Collabtive ist ein viel­ver­spre­chen­des und davon auch schon recht viel hal­ten­des System. Dennoch gibt es neben den bes­ser anzu­bin­den­den Teilkomponenten, vor allem im Dateienbereich, eini­ge ein­fach feh­len­de Funktionen, die Collabtive gut zu Gesicht stün­den, um letzt­lich eine völ­lig über­zeu­gen­de Software für jeden Projektbedarf wer­den zu kön­nen.

Hierzu gehört das Killerfeature von Basecamp zu jedem Element, egal auf wel­cher Ebene, in WordPress-Manier kom­men­tie­ren zu kön­nen. Auf die­se Weise befin­den sich aktu­ells­te Projektinformationen stets am betref­fen­den Vorgang. Das ist ein wesent­lich bes­se­rer Ansatz als der in Collabtive ver­folg­te des weit­ge­hend abge­kop­pel­ten Nachrichtenbereiches, der ledig­lich an Milestones ange­glie­dert ist, wäh­rend der Hauptkommunikationsbedarf eher bei den Aufgaben bestehen wird.

Ebenfalls schmerz­lich feh­lend sind Funktionen, die dem Teamleiter das Leben erleich­tern wür­den. So ist es nicht mög­lich, sich als Team-, respek­ti­ve Projektleiter anzei­gen zu las­sen, wel­cher Mitarbeiter noch wel­che Aufgaben in wel­chen Projekten offen oder erle­digt hat. So könn­te die Arbeitsbelastung und etwai­ge Freiräume der Mitarbeiter oder auch nur der ord­nungs­ge­mä­ße Gesamtfortschritt des Teams sinn­voll über­wacht wer­den. Hierzu wür­de auch ein Zeiterfassungsreport über alle Mitarbeiter gehö­ren. All das kann Collabtive aktu­ell nicht. Übergreifende Reports in wel­cher Hinsicht auch immer gibt es nicht. Teamleiter müss­ten sich die erfor­der­li­chen Steuerungsinformationen quer über die Projekte und Mitarbeiter von Hand zusam­men suchen.

Eher als Bug wür­de ich den Umstand bezeich­nen, dass sich eine ein­mal durch Erledigung der letz­ten Aufgabe als erle­digt mar­kier­te Aufgabenliste nicht auto­ma­tisch wie­der eröff­net, wenn ihr eine neue Aufgabe zuge­wie­sen wird. Das ist inso­fern bedeut­sam als eine sol­che Aufgabe nicht sicht­bar wird, da die zuge­hö­ri­ge Liste geschlos­sen bleibt. Eine so hin­zu­ge­füg­te Aufgabe kann nicht über­wacht wer­den.

Außerdem gibt es kei­ne aus Desktopsoftwares bekann­ten Auswertungen wel­cher Art auch immer, die man in papier­ner Form zur Abstimmung mit den Projektpartnern ver­wen­den könn­te, von Gantt etc. ganz zu schwei­gen.

Fazit: Collabtive basiert auf der letz­ten frei­en Version von activeCollab und bie­tet inso­fern schon ein­mal die rich­ti­ge Richtung in Sachen Projektmanagement. Der Hauptentwickler jedoch hat ganz offen­sicht­lich kei­ne tief­ge­hen­den Kenntnisse des fach­li­chen Projektverwaltens. Anders ist es nicht zu erklä­ren, dass nahe­zu belie­big Funktionalitäten rund um den Kernbereich ange­dockt wur­den, wäh­rend wirk­lich wich­ti­ge und nütz­li­che Funktionen nicht ein­mal in der Roadmap ver­tre­ten sind. Dennoch ist Collabtive – trotz aller Schwächen – dann für den Produktiveinsatz zu emp­feh­len, wenn man mit eben die­sen Schwächen leben kann. Ich kann es.

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Folgend noch eine Screenshotgalerie mit allen Bildern aus dem Beitrag und eini­gen mehr:
Dieter Petereit

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design.

12 Kommentare

  1. @Uwe: Das klingt nach einem Problem mit den Schreibberechtigungen auf die Ordnerstruktur. Versuchen Sie es mal mit einem 777 auf die oben genann­ten Ordner.

  2. nach auf­ruf der install.php bekom­me ich nur einen wei­ßen Bildschirm ange­zeigt.
    Schade, hät­te Collabtive ger­ne genau­er getes­tet.

    Gruß Uwe

  3. Ja es gibt auch von der BITE GmbH eine Projektmanagement Software wel­che auf dem eige­nen Server betrie­ben wer­den kann.
    vgl.
    http://www.b-ite.de/projektmanagement-software/projektmanagement-software.html

    bzw.
    http://www.projektmanagement-software-projektverwaltung.de/

    Gruss Hubert

  4. Ich kann “trac” sehr emp­feh­len! Es ist open source und besteht aus Wiki, Subversion Codeverwaltung und Ticketsystem, wel­che her­vor­ra­gend mit­ein­an­der har­mo­nie­ren!
    Außerdem gibt es jede Menge hilf­rei­cher Addons und Erweiterungen.
    http://trac.edgewall.org/

  5. Für ZUsammenarbeit ist Drupal opti­mal. Da gibt es ver­mut­lich auch Module für PM, habe ich aller­dings bis­her noch nicht gese­hen.

  6. Ein etwas ande­res Konzept gibt es hier: http://www.shareyourwork.org
    Im Unterschied zu vie­len Projekt Management Plattformen geht es hier um die Frage: “Welche Geschäftsprozesse will ich in einem Projekt bear­bei­ten?” und “Wie sol­len Teams zusam­men­ar­bei­ten?” Im Vordergrund steht also der Workflow. Die Nutzung ist kos­ten­los und über einen OpenID Account ohne Anmeldung sofort mög­lich.

  7. Ich kann openGoo emp­feh­len.. ide­al, open source und mehr­spra­chig.

  8. Okay, hat sich erle­digt.

  9. Ja, gibt es: z.B. http://www.phprojekt.com/ oder auch http://www.egroupware.org. Welches bes­ser ist, kann ich nicht sagen.

  10. @André Nitz
    Ok, die emp­feh­lung ist Klasse aber für mei­nem Umfang etwas zu teu­er ^^
    Aber wer­de es mir für die Zukunft vor­mer­ken, dan­ke­schön!

  11. @IrealiTY: Ja, und ich möch­te dir da auch ger­ne eins emp­feh­len! Ich nut­ze schon seit knapp 1,5 Jahren das Projektmanagement-Tool “ActiveCollab” (activecollab.com).

    Ich jedoch kei­ne Open-Source und muss gekauft wer­den. Persönlich bin ich jedoch mehr als nur von die­sem System über­zeugt da alles Komponenten wirk­lich abso­lut gut zusam­men­ar­bei­ten und es vie­le gute Weiterentwicklungen gibt.

    Schau’s dir ein­fach mal an :)

  12. Schöner Artikel, aber gibt es noch ande­re Projektmanagement auf dem eige­nen Server?

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