Dieter Petereit 4. Juni 2009

Collabtive – Projektmanagement zum Selberhosten

Für verteilte Teams und deren Kunden kann, je nach Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware essentiell sein. Zweckmäßigerweise wird in diesen Fällen Teamkollaboration über das weltweite Netz koordiniert werden. Zu diesem Zweck gibt es eine ganze Reihe von Onlinediensten, allen voran Basecamp, die genau diese Aufgabe zu erfüllen versprechen. Der Haken: Man gibt interne Informationen auf fremden Servern ab. Mit Collabtive steht nun eine Software für den eigenen Webspace bereit.

Basics

Collabtive wird in deutschen Landen entwickelt, unterstützt aber mittlerweile über 25 Sprachen. Aktuell ist die Version 0.5.5. Die Entwicklung des Systems geht relativ zügig vonstatten, betrachtet man das recht kleine Team mit nur einem Hauptentwickler. Dass Collabtive Betasoftware ist erkennt man indes im Wesentlichen nur an der Versionsnummer. Die vorhandene Funktionalität gibt nur mäßigen Anlass zur Kritik. Dazu später mehr.

Um Collabtive in Betrieb zu nehmen, benötigen Sie einen Webspace, der mindestens mit PHP 5.x und MySQL 4 ausgestattet ist. Mit einer Größe von rund 10 MB und 1.700 Einzeldateien ist Collabtive schmal genug, um es ohne Einplanen größerer Arbeitszeitverluste zwischendurch installieren zu können.

Die Installation ist zügig erledigt. Zunächst laden Sie sich das Paket von der Projektsite oder einem der Mirrors herunter, entpacken es und schicken es per FTP auf den eigenen Webspace. Vor dem Aufruf des Installationsscriptes empfiehlt sich noch, die Ordner files und templates_c, sowie die config.php unter /config/standard/ beschreibbar zu machen. Ebenso sollten Sie bereits eine MySQL-Datenbank angelegt und die Konfigurationsdaten parat liegen haben.

Der Aufruf der Installation muss per direktem Aufruf des zuständigen Scripts, also etwa www.domain.tld/install.php erfolgen. Collabtive erkennt ein etwaiges Installationserfordernis nicht selbst, sondern wirft stattdessen eine Fehlermeldung aus. Für den Einsteiger mag das bereits ein massives Problem sein, erfahrene Installateure werden sich davon nicht schrecken lassen.

Der erste Installationsscreen prüft kurz die wesentlichen Systemerfordernisse und fordert die Datenbankinformationen an, im zweiten Screen wird der erste User, gleichzeitig auch Admin angelegt und im dritten Screen erfolgt lediglich noch die Bestätigung des erfolgreichen Vollzugs mit samt Link zum Loginscreen.

01-install.gif

02-install-erster-user.png

03-install-abgeschlossen.png

Nach dem Abschluss der Installation sollten Sie noch die Schreibrechte von der config.php entfernen.

Die Verwaltung des Systems

loginscreen.png

Nach dem ersten Login landet man auf einer Übersichtsseite, die Arbeitsplatz genannt wird. Auf diesem Arbeitsplatz werden Ihnen später in einer Übersicht all ihre Projekte und Aufgaben inklusive Kalenderübersicht, sowie Ihre Nachrichten angezeigt werden. Der folgende Screenshot zeigt meinen Arbeitsplatz aus dem Produktiveinsatz.

arbeitsplatz.gif

Für den Anfang sind die Menüpunkte unter Verwaltung für Sie besonders wichtig, als da wären Projekt-, Benutzer- und Systemverwaltung. In der Systemverwaltung stehen Ihnen verschiedene wesentliche Einstellungen zum Gesamtsystem zur Verfügung.

menueleiste.png

Hier ändern Sie den Text, der oberhalb des Arbeitsplatzes angezeigt wird, sie setzen die Sprache und Zeitzone und konfigurieren einen User und ein Passwort für den Schutz des RSS-Feeds, mit dem Sie sich permanent über den Status Ihrer Projekte und Aufgaben unterrichten lassen können.

systemverwaltung.gif

Weiterhin können Sie an dieser Stelle einen Basecamp-Import durchführen. Das sieht allerdings nach größerer Kompatibilität aus, als tatsächlich dahinter steckt und ist nicht ohne Fallstricke. Zunächst ist zu beachten, dass der Import wirklich zuverlässig nur unter dem Standardtheme funktioniert. Dann ist zu berücksichtigen, dass der Importer nicht die ganzen Kommentare, die Sie in Basecamp zur Kommunikation über Aufgaben und Milestones genutzt haben, übernimmt.

Und als Letztes muss man wissen, dass Basecamp Passwörter nicht exportiert. Diese Vorgehensweise führt dazu, dass Sie nach dem Basecampimport zwar importierte Projekte sehen, diese aber nicht öffnen können, weil Sie diesen zwangsläufig noch nicht zugeordnet sein können. So kommen Sie zwar noch auf die Idee, sich mal mit einem Basecamp-Nutzernamen anzumelden, stehen aber, da dies scheitert, ziemlich ratlos da. An dieser Stelle müssen Sie einfach wissen, dass Collabtive anstelle des fehlenden Passworts für importierte User deren E-Mailadressen einträgt. Dann klappt´s auch mit dem Login.

Ebenfalls unter dem Punkt Systemverwaltung legen Sie fest, ob und in welcher Art und Weise E-Mails vom System versendet werden sollen. PHP mail() dürfte in der Regel die Methode der Wahl sein. Absendername und Absenderadresse sind frei konfigurierbar.

In der Benutzerverwaltung legen Sie Ihre Teammitglieder an. Diese weisen Sie später Projekten zu und haben dann die Möglichkeit konkrete Aufgaben konkreten Teammitgliedern zuzuweisen. Mittlerweile bietet Collabtive auch ein ausreichend ausgefeiltes Rollenmanagement, mit dessen Hilfe man den Zugriff einzelner Teammitglieder oder -gruppen auf der Basis der wesentlichen Tätigkeitsbereche steuern kann.

benutzerverwaltung.gif

rollenmanagement.png

Projektverwaltung und -ausführung

Unter dem Punkt Projektverwaltung erhalten Sie eine Übersicht der laufenden, wie auch der erledigten Projekte. Hier fügen Sie neue Projekte hinzu, bearbeiten vorhandene, können löschen oder als erledigt markieren. All diese Möglichkeiten haben Sie auch unter dem Punkt „Meine Projekte“ im Arbeitsplatz, sofern Sie der Administrator und allen Projekten zugewiesen sind. Zumindest letzterer Punkt wird nicht immer erfüllt sein, weshalb auch für den Administrator der Projektverwaltungsbereich eine wichtige Rolle im Tagesgeschäft spielt.

projekteinzeluebersicht.gif

Legen Sie ein Projekt an, öffnet sich eine Bearbeitungsmaske, die Sie so im System immer wieder vorfinden werden. Durch die konsistente Bedienung sind auch weniger erfahrene User schnell mit Collabtive vertraut zu machen.

projekt-hinzufuegen.gif

Fügen Sie nun also ein Projekt hinzu, haben Sie nicht nur die Möglichkeit, eine Beschreibung zum Titel zu erfassen. Sie können auch festlegen, wann das Projekt insgesamt fällig ist, also abgeschlossen sein muss und Sie weisen vorhandene Benutzer dem Projekt zu. Deshalb immer erst Benutzer und danach Projekte anlegen, sonst packen Sie jedes Projekt mehrmals an.Erfassen Sie zusätzlich ein Budget am Projekt, sowie Stundensätze bei den Benutzern und verdonnern diese zur Zeiterfassung mit Collabtive, können Sie eine Art mitlaufender Nachkalkulation Ihrer Projekte führen.

Die Zeiterfassung steht nur in der Einzelansicht des jeweiligen Projektes zur Verfügung und ist lediglich eine Eingabemaske. Es ist damit nicht möglich, in der Art eines Timers mit Start und Stop Zeiten zu erfassen. Die Eingabe wird lediglich dadurch vereinfacht, dass Start- und Endezeiten per Klick auf einen Button aus der Systemzeit übernommen werden. Zeiterfassung findet stets aufgabenbezogen statt.

zeiterfassung-maske.png

Innerhalb eines Projektes unterscheidet Collabtive zwischen Milestones und Aufgaben. Dabei sind Milestones Teilergebnisse im Projektverlauf, zu deren Erreichung die Erledigung von Aufgaben erforderlich ist. Aufgaben werden in Listen kumuliert und dann gesammelt einem Milestone zugeordnet. Aufgabenlisten können jedoch auch ohne Zuordnung zu einem Milestone im Projekt geführt werden.

Nicht möglich ist es hingegen, Einzelaufgaben direkt einem Milestone zuzuordnen oder sie außerhalb von Listen zu führen. Eine Aufgabe ist also stets Teil einer Liste. Jede einzelne Aufgabe wird einem Benutzer zugewiesen, der für die Erledigung verantwortlich ist. Derzeit ist es noch nicht möglich, eine Aufgabe mehreren Benutzern zuzuweisen, was jedoch nach Aussage des Hauptentwicklers im Collabtive-Forum bald möglich sein soll.

Kommunikationsfeatures und Filesharing

Grundsätzlich ist Collabtive ein relativ gesprächiges System. Voraussetzung ist die korrekte Konfiguration des E-Mail-Systems, wie weiter oben beschrieben. Ist diese Voraussetzung erfüllt, hält Collabtive alle Projektbeteiligten mit automatisierten Systemmeldungen über deren jeweiligen Projektstatus auf dem Laufenden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Bereich „Nachrichten“ zur Projektkommunikation zu verwenden. Gibt man der Nachricht den Bezug zu einem Milestone mit, wird die sich entspinnende Konversation in der Milestone-Übersicht mit angezeigt. Man kann jedoch auch unabhängig von Milestones Nachrichten versenden. Um den Empfängerkreis muss man sich nicht kümmern. Alle Nachrichten zu einem Projekt werden stets per Mail an alle verteilt, die dem Projekt zugewiesen sind. Über die Möglichkeit, Nachrichten zu beantworten, entsteht ein forenartiger Thread, der den Gesprächsverlauf abbildet. Überdies können an Nachrichten Dateien aus dem System angehängt oder neue hochgeladen und beigefügt werden.

nachricht-hinzufuegen_0.gif

Bei dringendem Kommunikationsbedarf kann ein integriertes Instant Messaging, vulgo Chat verwendet werden. Über Sprechblasensymbole in der Benutzer Online-Liste der rechten Sidebar können 1:1-Chats mit der gewünschten Person initiiert werden. Es ist derzeit nicht möglich, mit mehreren Personen gleichzeitig zu chatten. Außerdem gibt es kein Chatprotokoll. Über Collabtive geführte Gespräche sind also vollkommen flüchtig, weshalb man im Grunde besser direkt zum Telefon oder einem ausgewachsenen IM-Client greifen sollte.

chat-fenster.gif

Nutzer des Frost-Semplates sehen übrigens kein Sprechblasensymbol neben den Usernamen, können mithin nicht ohne weiteres einen Chat initiieren. Hier hat man wohl beim Grafikdesign nicht aufgepasst. Die Funktionalität ist zwar da, aber nicht sichtbar. Bewegen Sie die Maus in der Zeile mit dem Usernamen nach rechts. Irgendwann erscheint ein Quicktipp namens „Chat“. Das Standardtemplate lässt den Verwender in dieser Hinsicht nicht im Trüben fischen.

chat-possible-but-not-visible.png

chat-possible-standard.png

Weiterhin bietet Collabtive eine Filesharingfunktionalität, die jedoch nur im Bereich der „Nachrichten“ nennenswerten Nutzen erfährt. Ansonsten steht der Dateibereich recht unabhängig neben dem sonstigen System. Derzeit ist für mich in der jetzigen Implementation nicht zuletzt daher kein echter Nutzen erdenklich. Vor allem dadurch, dass es keine Kollaborationsmöglichkeiten whatsoever gibt, ist die Verteilung von Dateien auf andere Weise, zB Google Docs sicherlich die bessere Variante. Ich kann nicht sagen, inwieweit es ein generelles Problem darstellt, ich allerdings hatte massive Probleme mit der Uploadfunktionalität. Erst als ich von Hand einen Ordner namens Tmp im Root (!) meines Webspace angelegt hatte, war ich in der Lage, dann auch problemlos, Dateien hoch zu laden.

dateiupload.png

Was Collabtive zumindest derzeit nicht kann

Collabtive ist ein vielversprechendes und davon auch schon recht viel haltendes System. Dennoch gibt es neben den besser anzubindenden Teilkomponenten, vor allem im Dateienbereich, einige einfach fehlende Funktionen, die Collabtive gut zu Gesicht stünden, um letztlich eine völlig überzeugende Software für jeden Projektbedarf werden zu können.

Hierzu gehört das Killerfeature von Basecamp zu jedem Element, egal auf welcher Ebene, in WordPress-Manier kommentieren zu können. Auf diese Weise befinden sich aktuellste Projektinformationen stets am betreffenden Vorgang. Das ist ein wesentlich besserer Ansatz als der in Collabtive verfolgte des weitgehend abgekoppelten Nachrichtenbereiches, der lediglich an Milestones angegliedert ist, während der Hauptkommunikationsbedarf eher bei den Aufgaben bestehen wird.

Ebenfalls schmerzlich fehlend sind Funktionen, die dem Teamleiter das Leben erleichtern würden. So ist es nicht möglich, sich als Team-, respektive Projektleiter anzeigen zu lassen, welcher Mitarbeiter noch welche Aufgaben in welchen Projekten offen oder erledigt hat. So könnte die Arbeitsbelastung und etwaige Freiräume der Mitarbeiter oder auch nur der ordnungsgemäße Gesamtfortschritt des Teams sinnvoll überwacht werden. Hierzu würde auch ein Zeiterfassungsreport über alle Mitarbeiter gehören. All das kann Collabtive aktuell nicht. Übergreifende Reports in welcher Hinsicht auch immer gibt es nicht. Teamleiter müssten sich die erforderlichen Steuerungsinformationen quer über die Projekte und Mitarbeiter von Hand zusammen suchen.

Eher als Bug würde ich den Umstand bezeichnen, dass sich eine einmal durch Erledigung der letzten Aufgabe als erledigt markierte Aufgabenliste nicht automatisch wieder eröffnet, wenn ihr eine neue Aufgabe zugewiesen wird. Das ist insofern bedeutsam als eine solche Aufgabe nicht sichtbar wird, da die zugehörige Liste geschlossen bleibt. Eine so hinzugefügte Aufgabe kann nicht überwacht werden.

Außerdem gibt es keine aus Desktopsoftwares bekannten Auswertungen welcher Art auch immer, die man in papierner Form zur Abstimmung mit den Projektpartnern verwenden könnte, von Gantt etc. ganz zu schweigen.

Fazit: Collabtive basiert auf der letzten freien Version von activeCollab und bietet insofern schon einmal die richtige Richtung in Sachen Projektmanagement. Der Hauptentwickler jedoch hat ganz offensichtlich keine tiefgehenden Kenntnisse des fachlichen Projektverwaltens. Anders ist es nicht zu erklären, dass nahezu beliebig Funktionalitäten rund um den Kernbereich angedockt wurden, während wirklich wichtige und nützliche Funktionen nicht einmal in der Roadmap vertreten sind. Dennoch ist Collabtive – trotz aller Schwächen – dann für den Produktiveinsatz zu empfehlen, wenn man mit eben diesen Schwächen leben kann. Ich kann es.

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Folgend noch eine Screenshotgalerie mit allen Bildern aus dem Beitrag und einigen mehr:

Dieter Petereit

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design. Man findet ihn auch auf Twitter und Google+.
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21 Kommentare

  1. @Uwe: Das klingt nach einem Problem mit den Schreibberechtigungen auf die Ordnerstruktur. Versuchen Sie es mal mit einem 777 auf die oben genannten Ordner.

  2. nach aufruf der install.php bekomme ich nur einen weißen Bildschirm angezeigt.
    Schade, hätte Collabtive gerne genauer getestet.

    Gruß Uwe

  3. Ja es gibt auch von der BITE GmbH eine Projektmanagement Software welche auf dem eigenen Server betrieben werden kann.
    vgl.
    http://www.b-ite.de/projektmanagement-software/projektmanagement-software.html

    bzw.
    http://www.projektmanagement-software-projektverwaltung.de/

    Gruss Hubert

  4. Ich kann „trac“ sehr empfehlen! Es ist open source und besteht aus Wiki, Subversion Codeverwaltung und Ticketsystem, welche hervorragend miteinander harmonieren!
    Außerdem gibt es jede Menge hilfreicher Addons und Erweiterungen.
    http://trac.edgewall.org/

  5. Für ZUsammenarbeit ist Drupal optimal. Da gibt es vermutlich auch Module für PM, habe ich allerdings bisher noch nicht gesehen.

  6. Ein etwas anderes Konzept gibt es hier: http://www.shareyourwork.org
    Im Unterschied zu vielen Projekt Management Plattformen geht es hier um die Frage: „Welche Geschäftsprozesse will ich in einem Projekt bearbeiten?“ und „Wie sollen Teams zusammenarbeiten?“ Im Vordergrund steht also der Workflow. Die Nutzung ist kostenlos und über einen OpenID Account ohne Anmeldung sofort möglich.

  7. Ich kann openGoo empfehlen.. ideal, open source und mehrsprachig.

  8. Okay, hat sich erledigt.

  9. Ja, gibt es: z.B. http://www.phprojekt.com/ oder auch http://www.egroupware.org. Welches besser ist, kann ich nicht sagen.

  10. @André Nitz
    Ok, die empfehlung ist Klasse aber für meinem Umfang etwas zu teuer ^^
    Aber werde es mir für die Zukunft vormerken, dankeschön!

  11. @IrealiTY: Ja, und ich möchte dir da auch gerne eins empfehlen! Ich nutze schon seit knapp 1,5 Jahren das Projektmanagement-Tool „ActiveCollab“ (activecollab.com).

    Ich jedoch keine Open-Source und muss gekauft werden. Persönlich bin ich jedoch mehr als nur von diesem System überzeugt da alles Komponenten wirklich absolut gut zusammenarbeiten und es viele gute Weiterentwicklungen gibt.

    Schau’s dir einfach mal an :)

  12. Schöner Artikel, aber gibt es noch andere Projektmanagement auf dem eigenen Server?

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