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Betriebliches E-Business

Das sind die 5 wichtigsten Cloud-Tools für dein digitales Business

Du bist ein Geschäftsmensch. Das heißt, alles, was du tust, läuft nach der Maxime „maximale Kosteneffizienz“. Anders ausgedrückt: wenn du für etwas Geld ausgibst, muss es sich auf jeden Fall für dein Unternehmen bezahlt machen, gern doppelt und dreifach.

Perfekt. Denn genau das ist es, was praktisch alle business-zentrierten Cloud-Tools dieser Welt vereint: Sie machen es dir leichter, dein Unternehmen auf kostengünstige Weise zu leiten – und haben als nette Dreingabe auch noch das Zeug, dein Stresslevel zu reduzieren. Doch auf welche cloudbasierten Helferlein solltest du deinen Blick zuerst richten? In diesem Artikel verraten wir es dir.

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Echtzeit-Chat

Die Erfahrung zeigt eines ziemlich deutlich: Man kann seine Produktinformationen so knackig und umfangreichend schreiben, wie man will. Man kann eine völlig erschöpfende FAQ-Seite erstellen und auf jeder Seite einen gut sichtbaren Button platzieren, der dorthin führt – dennoch wird es immer Kunden geben, die Fragen haben.

Dann stehst du an einem Scheideweg. Denn da gibt es jemand, ganz gleich ob potenzieller Neu- oder Bestandskunde, der Hilfe braucht. Und er will sie sofort und auf die einfachst-mögliche Art und Weise, sonst geht er zu einem Konkurrenten.

Das willst du verhindern. Dazu solltest du dir ein Echtzeit-Chat-Tool auf der Seite implementieren. Vergleiche aber, was die Anbieter liefern. Manche haben zwar kostenlose Basis-Angebote; bei denen ist aber oft die Maximalzahl monatlicher Chats beschränkt. Sowas willst du nicht. Allerdings sprechen wir hier von normalen Live-Chats mit Menschen an beiden Enden. Was das Thema Chatbots anbelangt, solltest du deutlich vorsichtiger vorgehen – denn obwohl die chattende KI dir natürlich das Leben leichter machen kann, gibt es je nach Kundenstamm auch deutliche Reserviertheit.

Mein Rat: Implementiere zunächst einen normalen Live-Chat und prüfe anhand seines Erfolgs, ob du auf KI aufrüsten willst.


Bonus: mit Chatwoot gibt es eine brauchbare Open-Source-basierte Alternative zu Zendesk, FreshChat, Intercom & co.

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Automatische Belegerfassung

Gibt es Gewerbetreibende, die wirklich mit Lust und Laune an die buchhalterische Arbeit gehen? Bei den meisten ist es doch eher eine ungeliebte Aufgabe. Und was haben ungeliebte Aufgaben so an sich? Man versucht, sie möglichst schnell hinter sich zu bringen – was natürlich dem Fehlerpotenzial nicht eben zuträglich ist.

Das willst du vermeiden? Dann überlege, ob du nicht zumindest die Belegerfassung in ein cloudbasiertes Tool auslagern möchtest. Das Unternehmen sevDesk hat da etwas im Programm: Du musst dann einfach nur per Smartphone-App Belege abfotografieren. Die dahinterstehenden Algorithmen digitalisieren den Beleg nicht nur, sondern füllen zwischen Datum, Rechnungsnummer und Umsatzsteuerbetrag auch noch alles selber aus – im Prinzip musst du nichts weiter tun, als ein Foto zu schießen.

Netter Nebeneffekt: Du brauchst dir keine Gedanken mehr um „Zettelwirtschaft“ zu machen. Sobald ein Beleg erstellt wird, knippst du ihn einfach und bist fertig. Das macht es auch noch einfacher, im laufenden Geschäftsalltag Buchhaltung zu betreiben, anstatt sich dafür immer Zeit freischaufeln zu müssen.

Bonus: Was Sevdesk kann und was nicht haben wir uns genauer in diesem Artikel angeschaut.

Zeiterfassung

Du hast Angestellte, auch wenn es sich nur um eine minijobbende Hilfskraft handelt? Bereits dann greifen bei dir sämtliche Verpflichtungen, die der EuGH erst vor wenigen Monaten erlassen hat. Simpel ausgedrückt: Du musst von jedem, der für dich arbeitet, präzise die Arbeitszeit erfassen, damit du sowohl nachweisen kannst, dass du die Mindestlohn-Vorgaben einhältst, wie, dass du dich nicht der Beschäftigung von Schwarzarbeitern schuldig machst.

Auch hierfür gibt es eine Riege von Cloud-Tools wie Harvest oder Clockodo. Sie eint, dass sie es unheimlich einfach machen, eine sehr präzise Zeiterfassung zu betreiben. Gestartet und gestoppt wird meist per simplem Button; Herumrechnen und sonstige Eingaben sind nicht notwendig, das macht alles das Cloud-Tool.

Bonus: die Helferlein machen es dir ungleich leichter, die vorgeschriebene Mindest-Aufbewahrungszeit von zwei Jahren zu gewährleisten.

Mind-Mapping

Nicht nur, aber vor allem in der Gründerphase lebt ein Unternehmen davon, dass sein Betreiber Ideen hat. Viele Ideen. Verrückte Ideen. Waghalsige Ideen. Nicht alle davon mögen letztendlich von Erfolg gekrönt sein. Doch jeder Gedankenschnipsel kann sich im Nachhinein als entscheidendes Bit auf dem Weg zu großem Erfolg erweisen…

…nun, zumindest dann, wenn solche Geistesblitze auch so festgehalten werden, dass sie jederzeit wieder auffindbar sind und man auch eine Ahnung hat, in welchem Zusammenhang sie stehen. Das bringt uns zu einer weiteren Tool-Gruppe: Die, die es ermöglicht, Mindmaps zu erstellen und zu sortieren. Bekannt und beliebt ist zwar Mindmeister, aber mittlerweile gibt es auch hier viel gute und im Basis-Tarif nicht minder kostenlose Konkurrenz.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Die wichtigsten Mindmaps sind immer dabei, können jederzeit editiert werden und liegen nicht im entscheidenden Moment im Büro, während man selbst gerade auf der Couch liegt. Achte deshalb auch darauf, dass du einen Anbieter wählst, der nicht ausschließlich online zur Verfügung steht (ein Knackpunkt beim erwähnten Mindmeister). Besser ist es, wenn du eine App hast, in der du im Zweifelsfall auch offline arbeiten kannst – gute Ideen sind schließlich nicht immer an das Vorhandensein einer Netzverbindung gekoppelt.

Datenspeicherung

iCloud, Dropbox, Adobe Documents & Co, oder ein stationäres Backup (NAS): Ich hoffe wirklich, dass du in deinem Unternehmen eine Form von Backup aufgebaut hast, durch die sämtliche deiner Datenströme laufen. Denn falls mal etwas an deinem Rechner passiert, sind so wenigstens nicht alle Dinge weg.

Aber: Eine NAS sollte für den auf Sicherheit bedachten Unternehmer nur ein Grundbaustein sein. Denn wenn bei der die Hardware mal aus irgendeinem Grund versagt, kann nur noch ein Datenrettungs-Unternehmen helfen – und selbst das nicht mit letzter Sicherheit.

Ganz simpel ausgedrückt: Du willst, dass deine wichtigsten Daten auch dann noch jederzeit abgerufen werden können, wenn wirklich sämtliche nur denkbaren Technik-Katastrophen gleichzeitig auftreten. Dazu brauchst du einen Cloudspeicher wie z.B. Dropbox Business.

Auch hier ist die Anbietervielfalt mittlerweile enorm. Allerdings solltest du nicht nur auf die altbekannte Formel „Anzahl Nutzer und Gigabyte pro monatlich zu bezahlendem Euro“ schauen. Viel, viel wichtiger ist, dass es ein Anbieter ist, dem du vertrauen kannst. Achte dazu auf folgendes:

  • Der Anbieter hat bei Usern einen guten Ruf – schau aber nicht nur auf die Reviews auf der Unternehmensseite, sondern recherchiere tiefer im Netz.
  • Es ist auf jeden Fall eine HTTPS-Seite – das sind aber heute praktisch alle.
  • Der Anbieter offeriert eine sogenannte Multi-Faktor-Authentifizierung. Die ist ungleich sicherer als nur ein Passwort.

Bedenke immer: Auf diesem Cloudspeicher sollen sich die wichtigsten Inhalte deines Unternehmens befinden. Da sollte dir kein Recherche-Aufwand zu groß sein.

Bildquelle: Unsplash.com © Roberto Nickson

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