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clockodo: Umfangreiche Zeiterfassung für Freiberufler und Selbständige

Zeit ist Geld. Vor allem, wer selbständig ist, weiß um die Richtig- und Wichtigkeit dieses Satzes. Aber Zeiterfassung wird gerade bei Selbständigen, die keine festen Arbeitszeiten haben und täglich an mehreren Projekten arbeiten, häufig vernachlässigt. Denn auch Zeiterfassung ist letztendlich mit Arbeit verbunden. Schließlich müssen Zeiten nicht nur genau dokumentiert, sondern dann eindeutig Kunden beziehungsweise Projekten zugeordnet werden. Mit clockodo gelingt dir eine professionelle und schnelle Zeiterfassung im Handumdrehen. Sie eignet sich für Freiberufler, wie für Selbständige mit mehreren Mitarbeitern gleichermaßen.
clockodo ist eine Cloud-Anwendung aus dem Hause clickbits GmbH, einer Software-Schmiede aus dem westfälischen Unna, die inzwischen über eine weitere Niederlassung im bayrischen Fürth verfügt. Nach eigenen Angaben konnte clickbits bereits mehrere Tausend Kunden von ihrer Zeitverwaltungslösung clockodo überzeugen und gehört damit zu den führenden Cloud-Dienstleistern der Branche. Seit mittlerweile sieben Jahren schreibt clickbits mit clockodo eine Erfolgsgeschichte.

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Kunden, Projekte, Leistungen und Stundensätze anlegen

Hast du dich bei clockodo angemeldet, kannst du den Dienst zwei Wochen lang kostenlos und uneingeschränkt testen. Dazu stehen dir nach der Registrierung Beispieldaten zur Verfügung, die du aber per Klick schnell löschst.

Überblick über die letzten 7 Tage (Screenshot: D. Petereit)

Um effizient Zeiten zu erfassen und abrechnen zu können, legst du zunächst in den Stammdaten Kunden und Projekte an. Die Projekte sind dabei jeweils einem Kunden zugewiesen. Für jedes Projekt legst du optional ein Budget fest. Dabei entscheidest du, ob das Budget zwingend eingehalten werden muss oder ob es sich nur um einen Richtwert handelt.

Um einzelne Leistungen für ein Projekt – wie Konzeption, Gestaltung –, aber auch nicht abrechenbare Arbeiten wie Akquise und Buchhaltung erfassen zu können, legst du in den Stammdaten zusätzlich einzelne Leistungen an.

Kunden und Projekte verwalten (Screenshot: D. Petereit)

Im letzten Schritt hinterlegst du deine Stundensätze. Neben einem Standard-Stundensatz gestattet dir clockodo, individuelle Stundensätze für einzelne Projekte und Leistungen festzulegen. So entscheidest du ganz individuell, welche Leistungen du bei welchem Projekt mit welchem Stundensatz abrechnest.

Stundensätze verwalten (Screenshot: D. Petereit)

Zeiterfassung mit clockodo: manuell oder automatisch, im Browser oder mit App

Die Hauptaufgabe von clockodo – nämlich die Zeiterfassung – funktioniert ganz simpel und auf mehreren Wegen. Sitzt du vor deinem Desktop-Rechner, startest du die Zeiterfassung im Browser über ein Popup, welches clockodo dir öffnet. Hier wählst du aus einer Liste das Projekt sowie eine Leistung, die du erbringen wirst, und startest die Stoppuhr. Optional gibst du noch eine Beschreibung für die anstehende Tätigkeit an. Ob du das Popup mit der Stoppuhr geöffnet lässt oder schließt, spielt keine Rolle. Die Uhr läuft weiter, bis du sie ausdrücklich stoppst.

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Browser-Popup (Screenshot: D. Petereit)

Falls du mal vergessen hast, eine Zeit zu erfassen, trägst du diese einfach nachträglich manuell ein. Dies machst du, indem du Anfangs- und Endzeit für ein Projekt und eine Leistung eingibst. Du kannst aber ebenso ganz pauschal einen Geldbetrag eintragen. Auf diese Weise hast du die Möglichkeit, zusätzliche Aufwendungen, die sich nicht zeitlich erfassen lassen, in die Projektabrechnung mit einzubeziehen.

Neben der Webapp zur Zeiterfassung bietet clockodo Apps für dein Androidgerät oder iPhone an. Sogar klassische Desktopanwendungen für Windows und MacOS stehen zum Herunterladen bereit. Aussehen und Funktionalität der Webapp sowie der Desktop- und Mobilapps sind identisch. Du kannst problemlos zwischen den einzelnen Anwendungen hin- und herwechseln.

Zeiteinträge manuell erfassen (Screenshot: D. Petereit)

Laufende Stoppuhren werden dir überall angezeigt. So kannst du die Zeiterfassung für eine Arbeit mit der App etwa auf deinem iPhone starten und später mit der Windows-Anwendung beenden. Die Desktop-Anwendungen haben jedoch noch ein besonderes Feature. Sie erkennen, wenn du mal eine Zeit lang nicht am Rechner beschäftigt warst und fragen dich bei deiner Rückkehr, ob die Zeit, in der keine Mausbewegungen und Tastatureingaben festgestellt wurden, als Arbeitszeit für das Projekt berücksichtigt werden soll.

Dieses Feature ist sehr hilfreich, wenn du öfter mal vergisst, die Zeiterfassung zu stoppen. Aber grundsätzlich ist es ohnehin jederzeit möglich, erfasste Zeiten nachträglich anzupassen.

Die Berichte: Zeit, Umsatz und mehr

Die ganze Zeiterfassung nützt natürlich nichts, wenn sie später nicht ausgewertet werden kann. Hier stellt dir clockodo Berichte zur Verfügung, die dir Auskunft darüber geben, wie lange du woran gearbeitet und wie viel Umsatz du dadurch generiert hast. Die Berichte sind über einen ausgewachsenen Baukasten modular anpassbar und können so auf deine spezifischen Bedarfe zugeschnitten werden.

Projektbericht (Screenshot: D. Petereit)

Für einen vorher festgelegten Zeitraum informierst du dich dann etwa darüber, wie lange du an einzelnen Kunden und Projekten gesessen hast. Du kannst dir aber auch anzeigen lassen, wie sich die Zeit auf die einzelnen Leistungen oder Arbeitstage verteilt hat.

Dazu wird dir jeweils ein Kreis- sowie ein Balkendiagramm angezeigt. Auf dem Kreisdiagramm siehst du sehr schön die Verteilung der Kunden, Projekte und Leistungen. Das Balkendiagramm zeigt dir die Verteilung bezogen auf einzelne Arbeitstage an.

Interessant sind natürlich vor allem die Projektberichte. Hier siehst du sehr schnell, wie viele Stunden du für ein Projekt gearbeitet und wieviel Umsatz du gemacht hast. Bei budgetierten Projekten zeigt dir ein Fortschrittsbalken an, zu wieviel Prozent das Budget bereits erschöpft ist.

Aussagekräftige Projektberichte (Screenshot: D. Petereit)

Für jedes Projekt wird dir zudem die Effizienz als Prozentwert ausgegeben. Dieser verrät dir, wie das Verhältnis von abrechenbarer zu nicht abrechenbarer Zeit ist. Oft werden Präsentationen und Kundengespräche nicht berechnet. Je mehr Zeit du für diese Dinge aufwendest, desto schlechter wird der Effizienzwert für ein Projekt. Das verschlechtert dann natürlich deinen effektiven Stundensatz, den dir clockodo ebenfalls für jedes Projekt ausrechnet.

Du erhältst also mit den Berichten einen sehr umfangreichen allgemeinen, sowie einen projekt- und kundenbezogenen Überblick über die erfasste Zeit. Und da Zeit – wie anfangs bereits festgestellt – immer Geld ist, informiert dich clockodo über den generierten Umsatz.

Mitarbeiter und das Arbeiten im Team

Wer Mitarbeiter beschäftigt oder projektbezogen zusammen mit anderen im Team arbeitet, findet zusätzlich die Möglichkeit, Mitarbeiter anzulegen und diese in die Zeiterfassung für Kunden und Projekte zu integrieren. So behältst du Budgets für ein Projekt sehr viel besser im Blick. Denn jeder Mitarbeiter erfasst selbst seine geleistete Zeit für ein Projekt. Budgetüberschreitungen können so im Vorfeld festgestellt und bei entsprechendem Controlling sehr einfach verhindert werden. Das kommt letztendlich dem Kunden entgegen. Dann nämlich, wenn Nachverhandlungen zum Budget bereits sehr früh angegangen oder durch gezieltes Umsteuern sogar ganz vermieden werden können.

Mitarbeiter hinzufügen und verwalten (Screenshot: D. Petereit)

Da clockodo ein webbasierter Dienst ist, spielt es keine Rolle, wo deine Mitarbeiter arbeiten. Wer also als Freiberufler in einem Team zusammen mit anderen Freischaffenden arbeitet, behält trotzdem Zeiten und Budgets immer im Auge – und das zeitnah.

Aber auch Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, profitieren von den Mitarbeiterfunktionen von clockodo. Denn neben der Arbeitszeiterfassung funktioniert sogar die Urlaubsverwaltung darüber. So vergibst du für deine Mitarbeiter Zeit- und Urlaubskontingente und genehmigst Urlaubsanträge, die ebenfalls über clockodo gestellt werden können. Bequem fügst du Feiertage für einzelne Bundesländer deinem Kalender hinzu, ohne diese manuell einpflegen zu müssen. Auch Krankheitsausfälle dokumentierst du mit clockodo nachvollziehbar.

Verschiedene Beschäftigungsarten und ganze Branchen, in denen der Mindestlohn gezahlt wird, sind gesetzlich verpflichtet, Arbeitszeiten ganz exakt zu erfassen und diese Aufzeichnungen zu behördlichen Kontrollzwecken aufzubewahren. Regelungen des Mindestlohngesetzes gelten auch für Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen. clockodo genügt diesen gesetzlichen Anforderungen in vollem Umfang.

Ebenso erlaubt clockodo das Führen von Stundenkonten für deine Mitarbeiter. So behältst du den Überblick über die hoffentlich nicht vorhandene Diskrepanz zwischen den Soll- und den Ist-Stunden deiner Arbeitnehmer.

Rechtevergabe: Inhaber, Manager und Mitarbeiter

Als Inhaber hast du die Hoheit über deinen Account bei clockodo. So fügst du neben Mitarbeitern, die in erster Linie Zeiten erfassen und für ihre eigene Arbeitszeit Berichte erstellen lassen können, auch Manager hinzu. Diese haben das Recht, eigene Kunden und Projekte an- sowie Budgets festzulegen. Ebenso kannst du weitere sogenannte Inhaber hinzufügen, die dann wie du selbst Komplettzugriff auf deinen Account haben.

Rechteübersicht (Screenshot: D. Petereit)

Bei Mitarbeitern entscheidest du individuell, auf welche Kunden und Projekte diese Zugriff haben und welche Berichte und Umsätze sie einsehen sollen. So baust du eine granulare Berechtigungsstruktur, die sehr flexibel auf deine Anforderungen passt.

Rechnungen erstellen mit anderen Diensten

Am Ende eines Projektes wird abgerechnet – und das ja in der Regel im wörtlichen Sinne. Zwar kann clockodo selbst keine Rechnungen erstellen, unterstützt aber direkt mehr als ein Dutzend entsprechender Dienste, darunter easybill, FastBill, lexoffice, sevDesk, billomat, debitoor und andere. So verknüpfst du deinen clockodo-Account ganz einfach mit einem bestehenden Account bei einem Online-Rechnungsdienst und erstellst für abgeschlossene Projekte Rechnungen über einen dieser Dienste.

Arbeitest du für die Lohnabrechnung mit sage Software, kannst du die Zeiterfassungsdaten von clockodo unkompliziert zur Grundlage deiner Abrechnungen machen.

clockodo mit Rechnungsdienst verknüpfen (Screenshot: D. Petereit)

Über eine REST-API hast du zudem die Möglichkeit, eigene Anbindungen selbst zu programmieren.

clockodo: Preise und Fazit

Nach der zweiwöchigen Testphase kostet dich clockodo pro Mitarbeiter 6,50 Euro im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Solltest du mehr als zehn Mitarbeiter verwalten müssen, wird es dich freuen, dass clockodo ab dem elften Mitarbeiter nur noch 3,50 Euro kostet. Die Zahlung erfolgt per PayPal, Lastschrift oder Kreditkarte. Die Preise gelten bei jährlicher Zahlung, bei monatlicher Zahlung erhöht sich der Preis für die ersten zehn Nutzer um 50 Cent.

Wenn du von Anwendungen zur Zeiterfassung wie Mite, Tempo oder Toggl zu clockodo wechseln möchtest, importierst du dort gespeicherte Daten ganz einfach nach clockodo. Der CSV-Import von Kunden-, Projekt- und Leistungsübersichten ist ebenso möglich, wie der Export dieser Daten nebst der Zeiterfassungsdaten.

clockodo ist ein umfangreiches und dennoch einfach zu bedienendes Werkzeug zur Zeiterfassung. Es hat nicht nur Kunden und Projekte im Blick, sondern hilft dir zudem, den Überblick über Budgets, Effizienz und Mitarbeiter zu behalten. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und auf Deutsch sowie in vielen anderen Sprachen nutzbar.

Natürlich ist clockodo DSGVO-konform. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung brauchst du natürlich trotzdem. Diesen schließt du im Backend von clockodo unproblematisch per Klick ab. Beruhigend zu wissen: clockodo läuft ausschließlich auf Servern in Deutschland.

(Beitragsbild: Depositphotos)

1 Kommentar zu “clockodo: Umfangreiche Zeiterfassung für Freiberufler und Selbständige”

Ich persönlich habe relativ viele kleinere und verschiedene Aufgaben, sodass es etwas komplexer ist, dies bei Sammelrechnungen zu dokumentieren. Daher verwende ich eine ganz simple Zeitmessung: WatchTheClock. Nach der Messung notiere ich mir das dann anschließend mit Text, welche Aufgaben ausgeführt wurden.
Ansonsten finde ich die Windows-App WorkingHours ganz ansprechend und kann mit mehreren Geräte mittels OneDrive oder Google Drive synchronisiert werden.

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