Büro Hardware ist ein Kostenfaktor. Großunternehmen leasen sich, was sie brauchen, so hat man immer das Neuste, ohne allzu viel Kapital in die Hand nehmen zu müssen. Kleine Unternehmen sind klüger und sparen, sogar das Leasing der Großen kann man für sich nutzen.
Aber das ist noch nicht alles, preisbewusste Kleinunternehmen müssen nicht viel ausgeben.
1. Kaufen Sie gebraucht
Das nennt man refurbished, was so viel wie renoviert bedeutet, man könnte auch sagen generalüberholt. Die Geräte werden grundüberholt, repariert, gereinigt und aktualisiert.
Damit lässt sich viel sparen, denn die neuste Technik braucht man in der Regel gar nicht. Markengeräte von Apple oder Businessmaschinen von Dell sind teuer, aber beliebt bei großen Unternehmen, und die sind es, die ihre geleasten Geräte in großer Stückzahl wieder abgeben, die werden dann von den Renovierern gekauft, aufgefrischt und zurück in den Markt gebracht.
Sie kriegen ein 5 oder 6 Jahre altes Dell Notebook, das einmal 2 oder 3.000 EUR gekostet hat nun für vielleicht 4 oder 500,- EUR. Es funktioniert einwandfrei und es gibt sogar Garantie drauf. Klar, es hat Gebrauchsspuren, Kratzer, Dellen, aber die haben Neugeräte eben auch, wenn sie eine Weile benutzt werden, auch Ihre eigenen.
Nach meiner Erfahrung fährt man sogar besser im Vergleich zu Discountpreisen neuer Geräte. Ein gleichwertiges neues Gerät von Billiganbieter HP kostet Sie etwa das gleiche, ohne Gebrauchsspuren und mit längerer Gewährleistung. Aber da ist alles aus dünnem Plastik, es ist nicht wirklich wertig und sieht nach kurzer Zeit schlechter aus als der betagte Dell.
Wo kriegt man das? Anfangs waren es spezialisierte Firmen, die das Geschäft etabliert haben, inzwischen machen es viele große Händler. Längst gibt es Refurbished auch bei Amazon (nennt sich dort Renewed), NBB, Dell oder Apple. Das hat sich also durchgesetzt, für viele zählt der Nachhaltigkeitsgedanke, andere sparen gern. Darauf spezialisierte Anbieter sind Refurbed oder Rebuy.
An diese Firmen können Sie übrigens auch überzählige oder nicht mehr benötigte Büro Hardware verkaufen und damit ein bisschen Geld wieder zurückholen. Ich habe das bereits mehrfach ausprobiert und fand sowohl das Verfahren als auch die ausgezahlten Taler als ausgesprochen fair.
2. Lahme Büro Hardware aufrüsten
Alte Geräte flott machen. Desktop PCs bauen Sie mehr RAM und eine SSD ein, wo vorher nur eine HDD Platz hatte, das macht die alte Kiste zu Schnäppchenpreisen wieder flott. SSDs sind technisch weiter entwickelt, sie kommen ohne mechanische Teile aus. Dann hält sie noch einmal drei Jahre durch.
Die Kosten halten sich in Grenzen, rechnen Sie 60-90 EUR für eine 1TB SSD; zusätzliche 8 Gigabyte RAM dürften um die 30,- bis 50,- EUR liegen. Bei der Gelegenheit nicht vergessen, Lüfter und Luftdurchlässe abzusaugen und zu reinigen, denn nicht abgeführte Hitze kann die Performance des Rechenknechts erheblich mindern.
Mit Notebooks ist es der beengten Platzverhältnisse wegen schwieriger, es passen nicht alle Teile und nicht überall kommt man ran, es ist aber nicht grundsätzlich unmöglich.
3. Defekte Geräte können womöglich repariert werden
In jeder Stadt gibt es Computer-Läden, die weiterhelfen können. Das sind nicht Media Markt und Co., sondern kleine Bastelshops, die helfen gern. Manche reparieren übrigens auch Handys. Je nachdem, was versagt hat, kann sich eine Reparatur preislich lohnen. Achten Sie darauf, dass ein weggegebener Rechner keine wichtigen Daten enthält oder die verschlüsselt sind.
4. Rechner teilen
Ein PC kann mehrere Benutzer haben, die sich ihn teilen. Sie können nicht gleichzeitig am Gerät arbeiten, wohl aber im Wechsel, zum Beispiel im Schichtbetrieb oder wenn sich zwei Halbtagskräfte einen Vollzeitjob teilen.
5. Bring Your Own Device
Eine neumodische angelsächsische Idee, die Leute kommen mit ihren eigenen Geräten zur Arbeit. Gestellt wird nichts. Der Vorteil: Jeder hat genau das, was er braucht und sich wünscht, die Firma muss nichts mehr einkaufen. Der Mitarbeiter kümmert sich selbst um alles und erhält einen angemassenen Zuschuss zum Gehalt. Dass er seine Ausrüstung auch privat nutzen darf, versteht sich von selbst.
Das Problem an der Sache sind Risiken durch Viren und Angriffe, mangelnde Wartung, der Mitarbeiter ist schließlich selbst verantwortlich, und natürlich der Datenschutz, denn wir sind hier in der EU. Wenn der Mitarbeiter Kundendaten auf dem Rechner speichert und mit denen nach Hause marschiert, dann ist das möglicherweise ein Problem.
Weniger kostenbewusst sind …
Mietgeräte gibt es heute für alle Gelegenheiten, selbst privat, aber das geht schnell ins Geld. Also besser gut nachrechnen. Leasing oder Ratenkauf von Büro Hardware schont zwar die Liquidität, sind unterm Strich aber teurer. Mieten sollte man nur für den kurzen Bedarf, dann lohnt es sich, aber nicht Geräte in einem kleinen Betrieb, die jahrelang halten sollen.
Am teuersten wird es, wenn einem Mitarbeiter sämtliche Wünsche erfüllt werden, denn wer will nicht das Beste und Neueste auf seinem Schreibtisch haben, wenn er es sich schon aussuchen darf?
🛠️Werkstatt
Das Stockfoto stammt aus der Datenbank von Depositphotos @stefanocarella.
