Im folgenden Beitrag stellen wir dir eine Übersicht professioneller Online-Tools für die Buchhaltung (oder Teilbereiche davon) vor, die speziell für Freiberufler und kleine Unternehmen konzipiert sind. Denn wie schon Benjamin Franklin ein paar Jahre vor der Geburt des Internets wusste: „Nur zwei Dinge auf dieser Welt sind uns sicher: Der Tod und die Steuer.” Wir befassen uns heute aber nicht mit dem Tod, sondern mit Buchhaltungssoftware.
Welcher Freiberufler oder kleine Selbstständige kennt diese ungeliebten Aufgaben nicht: Rechnungen schreiben, Buchhaltung erledigen, Mahnungen schreiben und dabei stets die Bankgeschäfte im Blick behalten. Auch wenn diese Aufgaben kein Geld verdienen, so geht doch kein Weg an ihnen vorbei, denn sie sorgen dafür, dass du im Geschäft bleibst. Leider gibt es kein Werkzeug, welches dir all diese Arbeiten komplett abnimmt. Es finden sich indes einige Online-Tools, mit deren Hilfe du die ungeliebten Aufgaben effektiver und zeitsparender erledigen kannst.
Mittlerweile gibt es Online-Tools für jeden Zweck, so auch für Einnahmen- und Ausgabenrechnung, Rechnungsein- und -ausgang, Belegerfassung, Kunden- und Projektverwaltung, Zeiterfassung und vieles mehr. Jedes dieser Tools hat seine Berechtigung, seine Stärken und Schwächen. Manches Hilfsmittel deckt nur einen bestimmten Bereich ab – wie zum Beispiel die Steuererklärung – aber erledigt diese eine Aufgabe dafür sehr gut. Andere Tools wiederum bieten einen erweiterten Funktionsumfang. Doch schau selbst:
- Erstellung von Angeboten & Rechnungen
- ELSTER-Schnittstelle, Datev-Schnittstelle
- Online-Banking mit Kontenabgleich
- Kundenverwaltung (CRM)
- Warenwirtschaftssystem sowie Shop-Anbindung
- Integrierte EÜR und GuV
- Online-Banking mit Kontenabgleich
- Kundenverwaltung (CRM) mit Zeiterfassung
- Verwaltung von Lieferanten und Produktionsaufträgen
- Anbindung an Shop-Systeme über Drittanbieter-PlugIns
- Buchhaltung selbst erledigen
- rechtssichere Rechnungen schreiben
- automatische Belegerkennung
- Kontaktdatenverwaltung von Kunden und Lieferanten
- Automatische Belegerkennung
- Banking-Funktion
- Datev-Anbindung
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Einhaltung der Arbeitspausen
- keine eigene Rechnungsstellung
- Über 15 Partner-Apps
- kostenloses Designpaket ab Plus-Tarif
- Anbindung an viele Shop-Lösungen wie Shopify, Amazon, WooCommerce & Co.
- Viele Lösungen zur Automatisierung in der Bestellabwicklung
- Bis zu drei Rechnungen pro Monat kostenlos
- Wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen
- Export für den Steuerberater
- Rechnungen mit integriertem Bezahllink
- Anbindung ans Online-Banking
- FastBill informiert dich über Zahlungseingänge und überfällige Zahlungen.
- geführte private Steuererklärung in Interviewform
- Abbildung einer Vielzahl an komplexer Einzelfälle
- Bezahlung pro Steuererklärung
- Mit Fachexpertise der Haufe Group unterlegt
- komplette Unternehmensorganisation in einem Tool
- alle Daten und Dokumente immer aktuell in der Cloud verfügbar
- mit Mobile-Apps unterwegs Zugriff via Smartphone und Tablet
- komplette ERP-Software
- Rechnung schreiben und Ausgabenerfassung auch am Smartphone
- Integration von Zahlungsanbietern wie PayPal oder Sumup im Programm möglich
- Ausgaben- und Belegerfassung mit automatischer Kategorisierung
- Bankintegration und Zahlungsabgleich
- Angebot mit 1 Klick in Rechnung umwandeln
- Konto-Umsätze werden automatisch eingelesen (auch PayPal)
- über 30 Schnittstellen (z.B. zapier, PayPal, DATEV, shopify usw.)
- automatische Updates zu geänderten Steuervorschriften
- kostenloser Account bis 5 Kunden
- Mobile App
- Online-Bezahlung durch Kunden realisierbar
- Zeiterfassung
- Anbindung verschiedener Online-Shop-Systeme
- Belegdigitalisierung und -verwaltung
- Mobile App für iOS und Android
- optionale Erweiterungsmodule für noch mehr Funktionen
- GoBD-gerechte Buchhaltung für Nicht-Buchhalter
- UStVA und EÜR auf Knopfdruck und direkte Abgabe bei Elster
- digitale Belegerfassung und Ablage per App
- Arbeitszeit-, Projekt- und Kundenverwaltung
Alle Fragen und Antworten zur Finanzbuchhaltung auf einen Blick
Was ist Buchhaltung?
Innerhalb der Organisation eines größeren Unternehmens ist die “Buchhaltung” diejenige Abteilung, die für die Buchführung verantwortlich ist und als Hauptaufgabe alle Geschäftsvorfälle lückenlos und chronologisch erfasst. Einzelunternehmer müssen die Buchhaltung neben ihren Kernaufgaben oft selbst mitverantworten.
In kleineren Betrieben erledigt eine Person nicht nur die Buchhaltung, sondern ist noch mit weiteren innerbetrieblichen Verwaltungsaufgaben betraut. Buchführung (Tätigkeit) und Buchhaltung (Unternehmenseinheit) haben also eine unterschiedliche Bedeutung. Im allgemeinen Sprachgebrauch hat sich jedoch der Begriff Buchhaltung durchgesetzt.
Die Buchhaltung eines Unternehmen untergliedert sich in verschiedene Teilbereiche, die ganz oder größtenteils in einem einzigen Buchhaltungstool abgebildet sind und mit dessen Hilfe erledigt werden können.
Was versteht man unter einer Finanzbuchhaltung?
Als Teilbereich des betrieblichen externen Rechnungswesens verantwortet die Finanzbuchhaltung (Abk.: FiBu) als Abteilung eines Unternehmens die Verbuchung aller Geschäftsvorfälle (Aufwendungen und Erträge) einer Firma, die in Zahlen messbar sind, einen Zahlungsstrom auslösen.
In größeren Unternehmen mit einem entsprechenden Volumen an Geschäftsvorfällen ist die Abteilung Finanzbuchhaltung noch einmal untergliedert in Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung. Umgangssprachlich ist oft nur von Buchhaltung die Rede.
Sämtliche Geschäftsvorfälle sind lückenlos zu dokumentieren. Es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Den gesetzlichen Rahmen bildet der § 239 HGB (Führung der Handelsbücher), aus dem hervorgeht, dass der “Kaufmann” zu einer vollständigen, richtigen, zeitgerechten und geordneten Buchführung verpflichtet ist, und, das steht im Paragraphen 243 Abs. 1 HGB, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu beachten hat.
Bin ich zur Finanzbuchhaltung verpflichtet?
Aus §238 HGB ergibt sich eine Buchführungspflicht für jeden Kaufmann, der seine Bücher so zu führen hat, dass sich ein sachverständiger Dritter, wie z.B. der Sachbearbeiter des Finanzamts oder der Kreditsachbearbeiter einer Bank, innerhalb einer zumutbaren Zeit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens verschaffen kann.
Ist jeder Selbständige automatisch ein Kaufmann? Nein! Nur wer seine Firma in das Handelsregister eingetragen hat, also entweder eingetragener Kaufmann (e.K.) ist, eine Kapitalgesellschaft (AG, UG, GmbH) oder eine Personengesellschaft (OHG, KG, GmbH & Co. KG) gegründet hat, ist per se Buchführungspflichtig. Des Weiteren ergeben sich aus $141 AO (Abgabenordnung) für alle anderen Gewerbetreibenden, also auch Einzelunternehmer oder Angehörige einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) die Verpflichtung zur regelmäßigen Jahresabschlüssen, wenn der Umsatz im Kalenderjahr 600.000 € übersteigt bzw. der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr mehr als 60.000 € beträgt.
Doch unabhängig von gesetzlichen Anforderungen sollte jeder Selbständige, jeder Unternehmer, ein großes Eigeninteresse daran haben seine Geschäftsvorfälle so zu erfassen, dass sie ihm als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen dienen.
Wenn ich nicht weiß, wie es um meine Firma finanziell bestellt ist, dann kann es zu ungedeckten Investitionen (Ausgaben, die nicht durch Geldmittel oder einen Kredit gedeckt sind) kommen und die Firma dadurch in eine existenzielle Schieflage geraten, da der Unternehmer keinen exakten Überblick über die Kosten- und Einnahmensituation seiner Firma hat. Z.B. weil er keine Rückstellung für die quartärlich abzuführende Umsatzsteuer gebildet hat und das Finanzamt ihn in Zahlungsverzug setzt, oder er von seiner Gemeinde einen Säumniszuschlag aufgebrummt bekomme, weil kein Geld mehr für seine Gewerbesteuervorauszahlung auf dem Konto liegt und der Dispositionskredit schon ausgeschöpft ist.
Was sollte ich bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware beherzigen?
Ich würde auf jeden Fall erst einmal die monatliche Zahlungsweise wählen und den verlockenden Angeboten für eine Jahresvorauszahlung widerstehen. So kannst du für wenig Geld testen, ob du mit dem Tool zurecht kommst und du mit dem Support zufrieden bist. Wir sind bei Tools schon so manches Mal einer Anfangsbegeisterung erlegen, haben das Tool rabattiert ein Jahr im Voraus bezahlt, und waren dann nach kurzer Zeit total frustriert. Diesen Fehler wollen wir dir ersparen.
Willst du selbst Geschäftsvorfälle buchen, solltest du so früh wie möglich prüfen, ob die DATEV-Schnittstelle einen wirklich reibungslosen Datenaustausch mit deinem Steuerberater ermöglicht, der Steuerberater also die Daten in sein System überführen kann und so für dich hoffentlich eine Kostenersparnis herausspringt, weil du die Konten für die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und die Umsatzsteuervoranmeldung schon bebucht hast und der Steuerberater dadurch einen geringeren Zeitaufwand hat. In der Praxis setzen Steuerberatungskanzleien noch häufig auf analoge Prozesse und verlangen ausgedruckte Belege, obwohl diese größtenteils digital angeliefert werden, und selbst wenn du die Konfektionierung selbst machst wird es für dich womöglich nicht billiger… Also am besten gleich im Vorfeld mit dem Steuerberater abklären, ob er zu einem elektronischen Datenaustausch bereit ist. Eventuell ist das mit einmaligen Set-Up-Kosten verbunden.
Setze bevorzugt auf einen bereits etablierten Anbieter mit großem Kundenstamm, der schon einige Jahre auf dem Markt besteht, als auf ein Start-Up, das mit einer unausgereiften Software debüttiert und eventuell wieder verschwindet, wenn das Venture Capital ausbleibt.
Was ist die vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchführung ist kein Hexenwerk. Dein Job: alle Ein- und Ausgangsrechnungen eines Monats oder Quartals chronologisch abzulegen und sie gesammelt dem Steuerberater zu übergeben. Selbst wenn dir die meisten Belege digital vorliegen, verlangen (noch) die meisten Steuerberater ein gedrucktes Belegpaket von dir. Dies tun sie teils aus alter prädigitaler Gewohnheit, und weil die Steuerfachkraft wahrscheinlich tatsächlich schneller deine Belege kontieren kann, wenn sie neben ihrer Tastatur einen Belegstapel liegen hat.
Falls der Steuerberater keine Buchhaltungspauschale erhebt sondern nach Zeit abrechnet, bringt dir die Ausdruckerei vielleicht sogar eine Kostenersparnis. Für das Kontieren benötigt dein Steuerberater die Bankgirokontoauszüge und ggf. den eines Zahlungsdienstleisters wie PayPal oder Stripe.
Anhand der Kontoauszüge kannst du schön abhaken, dass du kein Beleg vergisst. Meistens verlangt der Steuerberater noch eine CSV-Datei der Auszüge und importiert diese in sein DATEV-System. Das spart ebenfalls Zeit, denn das DATEV-Programm macht vor allem bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen zuverlässige Buchungsvorschläge, welche die Buchhaltungskraft nur noch bestätigen muss. Führst du eine Kasse für Barzahlungen? Diese Belege will dein Steuerberater ebenfalls sehen. Es gilt der Grundsatz “Keine Buchung ohne Beleg”. Ist z.B. ein Tankbeleg nicht mehr auffindbar, so musst du einen so genannten Ersatzbeleg/Eigenbeleg ausstellen. Für Überträge auf dein Privatgirokonto, dein Unternehmerlohn, braucht es keinen Beleg. Da ist der Auszug Beleg genug.
Der Steuerberater kontiert nun deine durch die Belege dokumentierten Geschäftsvorfälle und verbucht diese anhand eines Kontenplans auf passende Aufwands- und Ertragskonten. Willst du dich doch mehr in die Buchführung hineinknien, so kannst du auf die Belege bereits eine Kontonummer angeben, also selbst einen Buchungsvorschlag machen. Das Kosteneinsparpotenzial ist jedoch minimal oder gar nicht gegeben, da wiederkehrende Buchungen entweder sowieso schon “automatisch” verbucht werden, oder die Buchhaltungskraft deinen Buchungsvorschlag gegenprüfen muss, was auch Zeit kostet.
Nachdem alle Kontierungen erledigt sind, lässt der Steuerberater die Umsatzsteuer-Zahllast ermitteln und weist diese zur Begleichung an das Finanzamt an. Er generiert und schickt dir zudem eine digitale → Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), aus der zum Beispiel das Monatsergebnis und das vorläufige Jahresergebnis vor Steuern hervorgeht.
Kann nicht mein Steuerberater die komplette Buchhaltung für mich erledigen?
Um die Buchhaltung und Steuerzahlungen kommt kein Unternehmen herum. Hast du an deine Kunden im abgelaufenen Kalenderjahr Rechnungen mit einem Umsatzsteueranteil von mehr als 7.500 € ausgestellt, dann verpflichtet dich dein Finanzamt sogar zur Abgabe einer monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung, und zwar spätestens bis zum 10. Tag des Folgemonats.
Die Zahllast, also die positive Differenz zwischen der von dir in Rechnung gestellten Umsatzsteuer und der in den Kreditorenrechnungen enthaltenen, abziehbaren Vorsteuer, musst du ohne vorherige Aufforderung an das Finanzamt überweisen, sonst brummen sie dir einen Verspätungszuschlag auf.
Damit dein Steuerberater für dich die Voranmeldung machen kann, braucht er natürlich alle deine Ein- und Ausgangsrechnungen des abgelaufenen Monats. Steuerberatungskanzleien bieten in der Regel neben Steuerberatungsleistungen und der Erstellung eines steuerrechtlichen Jahresabschlusses auch einen Buchhaltungsservice an. Doch selbst wenn du die Buchhaltung komplett an deinen Steuerberater auslagerst, musst du trotzdem die vorbereitende Buchhaltung erledigen.
Welche Vorteile habe ich durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware?
Ein gutes Buchhaltungstool unterstützt dich bei der rechtskonformen Buchhaltung und hilft dir dabei, dass dir keine Fehler unterlaufen, wie z.B. einen falschen Mehrwertsteuersatz benutzen, einen wichtigen Bestandteil einer Rechnung vergessen, nicht rechtzeitig eine Mahnung versenden, eine Rechnungsnummer doppelt vergeben.
Zum Funktionsumfang einer professionellen Buchhaltungslösung sollten folgende Features gehören:
- eine Liste deiner offenen Kundenrechnungen (Offene-Posten-Liste, siehe Kreditorenbuchhaltung),
- das Mahnwesen,
- die Liquiditätsplanung,
- Kunden- und Lieferanten-Datenverwaltung,
- das Schreiben von Rechnungen und Angeboten,
- die Digitalisierung von Papierbelegen mit Buchungsvorschlägen,
- Umsatzsteueranmeldungen an das Finanzamt (falls du das selbst machst und nicht dein Steuerberater),
- die Möglichkeit deine individuell gestaltete Rechnungs- und Angebotsvorlage zu verwenden,
- eventuell eine integrierte Zeiterfassung,
- eine Online-Banking-Schnittstelle,
- die Führung eines Kassenbuchs für die unvermeidlichen Barzahlungen,
- eine tagesaktuelle Einnahmen-Überschuss-Rechnung,
- eine Schnittstelle zum Datenaustausch mit deinem Steuerberater, der in der Regel mit einem DATEV-System arbeitet,
- eine API/Schnittstelle, um andere Tools wie z.B. ein externes Zeiterfassungssystem oder eine Lösung, die dir hilft digital vorliegende Belege automatisiert in dein Buchhaltungsprogramm zu beamen.
Alles das benutzt du ganz einfach und auf Knopfdruck? Von wegen!
Wie für jedes komplexe Tool musst du Zeit und Energie in die Einarbeitung stecken und darfst dich nicht entmutigen lassen, wenn etwas auf Anhieb nicht klappt. Gerade in der Einarbeitungszeit ist es dabei besonders wichtig, dass der Toolanbieter deines Vertrauens einen schnell antwortenden Support anbietet, der dir wirklich weiterhilft und dich nicht nur mit Antwortvorlagen abspeist. Ganz ohne Buchhaltungskenntnisse und das Eintauchen in einen Kontenplan zur Buchung der Geschäftsvorfälle geht es nicht. Es sei denn, du benutzt nur einen Teil der Funktionen, beschränkst dich z.B. auf die Rechnungsstellung und das Mahnwesen, und überlässt die Verbuchung der Belege und die Kommunikation mit dem Finanzamt deinem Steuerberater.
Buchhaltung ist gerade für kleine Unternehmen, die keine eigene Buchhaltungsabteilung unterhalten können, eine zwar unumgängliche und doch oft als lästig empfundene Daueraufgabe. Du verdienst dein Geld ja mit deinen Kernkompetenzen wie Webdesign, Übersetzungen oder Haare schneiden. Da ist die Auslagerung der Buchhaltungsarbeit an einen Experten oft die bessere Wahl und du beschränkst dich am besten nur auf die -> vorbereitende Buchhaltung. Zumal du in der Regel sowieso nicht um die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater herumkommst, der für dich den Jahresabschluss, und meistens noch deine private Steuererklärung, erstellt.
Die Nutzung des vollen Funktionsumfangs eines Buchhaltungsprogramms macht für dein Unternehmen also nur Sinn, wenn du dir die Einstellung einer Fachkraft wie einen Bilanzbuchhalter leisten kannst, oder falls du auf einen externen Buchhaltungsservice setzt, der Datenaustausch mit deinem Steuerberater reibungslos klappt.
Kreditorenbuchhaltung: was ist das?
In der Kreditorenbuchhaltung geht es um Zahlungsausgänge. Die Kreditorenbuchhaltung ist die Unterabteilung bzw. eine wichtige Teilaufgabe der Finanzbuchhaltung. Hier dreht sich alles um die von Dienstleistern und Lieferanten eingehenden Rechnungen. Im Fachjargon werden Dienstleister und Lieferanten auch als Kreditoren bezeichnet. Ein Kreditor gibt dem Unternehmen einen “Kredit” in Form einer Leistung, wie z.B. die Lieferung einer Ware, und erstellt hierfür eine Rechnung, die der Unternehmer (Debitor, Schuldner) innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels zu begleichen hat. Für jeden Kreditor legt der Kreditorenbuchhalter in seinem Buchhaltungstool einen so genannten Kreditorenstamm an, einen Datensatz, in dem er z.B. die Adressdaten hinterlegt, die Kontoverbindung, den Ansprechpartner für Rückfragen, die Umsatzsteuernummer, den Steuerschlüssel (19 %, 7 %), das vereinbarte Zahlungsziel, oder ein etwaiges Skonto, also ein prozentualer Preisnachlass, den der Lieferant gewährt, falls der Rechnungsempfänger innerhalb einer festgesetzten Frist die Rechnung begleicht.
Sobald eine Rechnung auf dem Tisch oder im Mailpostfach des Kreditorenbuchhalters landet, versieht er diese mit einem Eingangsstempel und einer fortlaufenden Nummer, sodass er z.B. bei einer Reklamation des Lieferanten dokumentieren kann, dass die Rechnung erst mit mehrtägiger Verspätung einging. Nach der Dokumentation des Rechnungseingangs steht die sachliche Prüfung der Rechnung an. Diese Prüfung erfolgt oft in Zusammenarbeit mit einem entsprechenden Fachmitarbeiter, z.B. aus dem Warenlager, der anhand der Bestell- und Lieferscheine die vollständige Lieferung der Ware überprüft. Ist die Ware in der gewünschten Menge und Qualität geliefert worden? Stehen auf der Rechnung die ausgehandelten Preise? Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung visiert der Buchhalter die Rechnung mit seinem Namenskürzel, setzt einen “grünen Haken” dahinter.
Die sachlich korrekte Rechnung wird nun kontiert, d.h. der Buchhalter bestimmt, auf welchen Konten dieser Geschäftsvorfall gebucht wird. Um die Kontierung zu beschleunigen, können bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen im Kreditorenkonto die zu bebuchenden Aufwandskonten einmalig hinterlegt werden; das spart Zeit und erhöht die Konsistenz. Die vom Lieferanten in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer verbucht der Buchhalter als Vorsteuer, die von der Umsatzsteuer Zahllast des Unternehmens abgezogenen wird. Die in Kreditorenrechnungen enthaltene Steuer ist somit ein durchlaufender Posten und ergebnisneutral.
Nach der Kontierung geht die Rechnung in den Zahlungslauf. Zum Job der Kreditorenbuchhaltung gehört die fristgerechte Bezahlung der Eingangsrechnungen. In der Buchhaltungssoftware hinterlegte Skonti stellen sicher, dass bei vorfälliger Bezahlung Preisnachlässe automatisch gezogen werden. Bei einem größeren Buchungsvolumen landen die zu bezahlenden Rechnungen zunächst auf einer Zahlungsvorschlagsliste und werden nach dem Vieraugenprinzip final freigegeben. Rechnungen bis zu einer bestimmten Höhe kann der Buchhalter vielleicht selbst freigeben, bei größeren Beträgen muss ggf. der Fachabteilungsleiter grünes Licht geben oder der Geschäftsführer. Die Bezahlung der Rechnung erfolgt heutzutage fast ausschließlich elektronisch. Taugliche Buchhaltungstools bieten eine Online-Banking-Schnittstelle an, mit der die Hausbank angebunden ist, und Zahlungsvorgänge somit innerhalb des Tools abgewickelt werden können.
In einer idealen Welt begleichen alle Kunden rechtzeitig ihre Rechnungen und die Firma hat immer genügend Geld um ihrerseits alle Kreditorenrechnungen rechtzeitig zu bezahlen. Doch der Unternehmensalltag kann von diesem Ideal abweichen. Kunden verschieben womöglich die Bezahlung, weil sie die Leistung noch nicht als vollständig erbracht erachten und Nachbesserung verlangen. Oder es gibt gleich einen ganzen Zahlungsausfall, weil der Kunde Insolvenz anmelden musste. Der Unternehmer muss die Liquidität seines Unternehmens immer im Blick haben und ist bei drohenden Zahlungsausfällen gezwungen, die Bezahlung bestimmter Rechnungen nach hinten zu verschieben, um z.B. die Gehälter seiner Mitarbeiter auszuzahlen. Die Daten aus der Buchhaltungssoftware bilden hierbei eine wichtige Entscheidungsgrundlage.
Wenden wir uns nach diesem kleinen Exkurs in das Liquiditätsmanagement wieder einer einzelnen Rechnung zu. Diese wird natürlich nicht nach der Bezahlung geschreddert, sondern wie alle Buchhaltungsunterlagen mindestens 10 Jahre aufbewahrt. Eine systematische Ablage der Eingangsrechnung ist in einem Buchhaltungstool automatisch gewährleistet. Bei einer möglichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt erfolgt die Übermittlung der Buchungsvorgänge elektronisch.
Was ist die Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung hat die Zahlungseingänge im Blick, ohne die kein Unternehmen auf Dauer existieren kann. Erbringt eine Digitalagentur z.B. eine Leistung in Form der Erstellung einer Website für einen Neukunden, für sagen wir 15.000 € netto, so entsteht eine Forderung in dieser Höhe gegenüber dem Kunden. Die Begleichung der Forderung kann in drei Teilzahlungen untergliedert sein, z.B. ein Drittel der Summe nach Auftragsannahme, ein weiteres Drittel bei Lieferung einer testfähigen Version, und die Schlussrechnung nach erfolgreichem Launch. In einer größeren Agentur mit entsprechendem Kundenstamm kümmert sich eine eigene Unterabteilung der Finanzbuchhaltung um Vorgänge wie diese. Der Debitorenbuchhalter legt die Debitorenstammdaten an und sorgt in Abstimmung mit dem Projektleiter dafür, dass die Teilrechnungen zeitnah nach Projektfortschritt gestellt werden.
Die Debitorenbuchhaltung bewirtschaftet den Forderungsbestand, die Summe aller noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen (Liste der offenen Posten). Sie stellt sicher, dass die Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden und leitet bei Zahlungsverzug das Mahnverfahren ein. Hier ist wieder eine enge Abstimmung mit der Fachabteilung erforderlich, denn eine ungerechtfertigte Mahnung, z.B. weil der Projektleiter wegen Leistungsverzug einen Zahlungsaufschub eingeräumt hat, geht zu Lasten der Kundenzufriedenheit. Lässt es die Verhandlungsmacht des Unternehmens zu, dann sind sehr kurze Zahlungsfristen wie Zahlung nach Erhalt der Rechnung oder innerhalb von 7 Werktagen anzustreben. Die Kundenseite dagegen möchte in der Regel möglichst großzügige Zahlungsziele eingeräumt bekommen. Eine unbezahlte Rechnung ist im Reklamationsfall ein Faustpfand, z.B. wenn nach dem Launch im Livebetrieb größere Bugs aufploppen und von der Agentur noch gefixt werden müssen.
Ein gutes Forderungsmanagement ist für die Liquidität des Unternehmens von zentraler Bedeutung und ab einem gewissen Kundenvolumen ohne ein Buchhaltungstool nicht zu leisten. Kurze Zahlungsziele, sofortige Rechnungsstellung nach abgenommenem Meilenstein, ein mehrstufiges, bei entsprechendem Massengeschäft automatisiertes Mahnwesen, sind wichtige Eckpfeiler eines effizienten Forderungsmanagements. Sobald ein Zahlungseingang erfolgt, verschwindet die Rechnung von der Offene Posten Liste (OPOS). Ein gutes Buchhaltungstool unterstützt dich beim Abgleich deiner offenen Posten mit den Zahlungseingängen. Auf der OPOS steht der Name des Kunden, die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum und der Brutto-/Netto-Betrag. Überfällige Forderungen sind farblich gekennzeichnet. Die “Bank”, die Zahlungseingänge, sollten möglichst täglich gebucht werden. Peinlich wird es, wenn eine Mahnung raus geht, obwohl der Kunde bereits bezahlt hat…
Die aggregierte Auswertung des Zahlungsverhaltens der Kunden und ein Forecast der zu erwartenden Zahlungseingänge liefern wichtige Informationen für die Unternehmensplanung, wie z.B die Liquiditätsplanung und das Controlling. Bei verschlechterer Zahlungsmoral der Kunden muss ggf. zur Aufrechterhaltung der Liquidität das Bankobligo erhöht werden. Und bleibt der Ist-Nettoumsatz hinter den Erwartungen zurück, wird vielleicht in Abstimmung mit der Geschäftsführung eine Marketingkampagne zur Gewinnung von Neukunden auf den Weg gebracht. Buchhaltung ist also nicht nur lästiger Papierkram, sondern ein A und O erfolgreicher Unternehmensführung.
Fazit & Tipps
Der Steuerberater macht die monatliche Buchführung für dich und du musst lediglich deine Belege chronologisch geordnet abgeben. Sammelst du diese Belege fortlaufend und legst sie zum Beispiel konsequent in einem Ablagekorb ab, kommt zum Monatsanfang nicht so viel Stress auf und du hast deinen Part in kurzer Zeit erledigt.
Die Kosten für den Steuerberater sind unumgänglich und fallen regelmäßig an. Du solltest sie also in deiner Liquiditätsplanung unbedingt berücksichtigen. Ein Steuerberater um die Ecke anzuheuern ist insofern praktisch, als dass du ihm die Belege persönlich vorbeibringen kannst und nicht noch zusätzlich Porto bezahlen musst oder Gefahr läufst, dass die Belege auf dem Postweg verloren gehen.
Und weil die Steuer generell so ein sensibles Thema ist macht es Sinn, wenn man seinem Steuerbeichtvater des Vertrauens mal unkompliziert persönlich gegenübertreten kann, ohne dafür gleich reisen zu müssen.
5 Antworten
Wir sind ganz zufrieden mit sevDESK. Leider wurde die Android App für das CRM deaktiviert.
Egal ob Freiberufler oder Unternehmen mit Angestellten: Wer die Infrastruktur zur Abwicklung seiner Finanzen an Fremdanbieter auslagert, kann nicht ganz bei Verstand sein. Neben den offensichtlichen datenschutzrechtlichen Problemen der Angestellten und/oder Kunden lässt man selbst seine Hosen komplett runter.
Das mindeste was man hier erwarten kann, sind ganz viele E-Mails mit supertollen extrem günstigen Sonderangeboten für dies und jenes Tool oder verschiedensten Dienstleistungen. Im großen Pool aller Nutzer eines solchen Dienstes landet man auch schnell in irgendeinem Schubfach, für das sich vielleicht der Shareholder des jeweiligen Anbieters für eins seiner anderen Projekte interessiert, und so weiter. Ganz abgesehen davon, dass BND und NSA fleißig mitschreiben.
Finanzen macht man offline (oder zumindest auf der höchst eigenen Infrastruktur), denn das geht niemanden etwas außer einen selbst an!
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Noch ein Tipp: https://app.smallinvoice.com/
Sitz in der Schweiz, kostenlos und verwaltet auch wiederkehrende Rechnungen kostenlos.