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Ruth Schilling 14. Januar 2010

Betriebswirtschaft für Webworker und Co. – Controlling und Kostenrechnung – Teil 3

Kein Unternehmen kann lang­fris­tig bestehen, wenn es kei­nen Gewinn erwirt­schaf­tet. Diese Aussage ist tri­vi­al und Sie wer­den sicher­lich sofort zustim­men. Aber sind Sie mit Ihrem Unternehmen noch in der Gewinnzone? Wie oft kon­trol­lie­ren Sie das? Wie haben Sie Ihre Preise kal­ku­liert und wann das letz­te Mal Ihre Kalkulation über­prüft?

Controlling nur für die Großen?

Controlling-Abteilungen fin­den sich zwin­gend in Großunternehmen. Bereits in mit­tel­stän­di­schen Unternehmen ist Controlling ein Feld, das sehr oft der Steuerberater irgend­wie mit abzu­de­cken hat. Sie als Kleinunternehmer den­ken viel­leicht: „Wozu brau­che ich das über­haupt? Ich bekom­me doch sowie­so alles haut­nah mit.“

Hier kontrolliert der Chef noch selbst

Natürlich mer­ken Sie, ob Sie Aufträge haben oder nicht. Was Sie aber viel­leicht nicht immer rich­tig bemer­ken ist, ob Sie an Ihren Aufträgen wirk­lich Geld ver­die­nen oder sogar in Einzelfällen Defizite pro­du­zie­ren. Controlling kann aller­dings nur da statt­fin­den, wo eine Messgröße defi­niert wur­de. Woran also mes­sen Sie Ihren Erfolg?

Zielsetzung formulieren

Hier kom­men wie­der die Unternehmensziele zum Einsatz, deren Wichtigkeit Sie in Teil 1 der Serie bereits ken­nen gelernt haben. Haben Sie für sich noch kei­ne kla­ren Ziele defi­niert, dann neh­men Sie das in Angriff. Um sich über Ihre Zielsetzung klar zu wer­den, ist es am sinn­volls­ten, zunächst ein­mal den IST-Zustand anzu­schau­en.

Erster Schritt: IST-Analyse

Falls Sie das noch nicht tun, füh­ren Sie unbe­dingt eine Zeiterfassung ein.  Protokollieren Sie, wie lan­ge Sie an Kundenaufträgen tat­säch­lich arbei­ten und ver­glei­chen Sie die­sen Zeitaufwand mit dem im Angebot kal­ku­lier­ten. Dazu gibt es kos­ten­lo­se Tools wie bei­spiels­wei­se timeEdition http://www.timeedition.com/de/index.html.

Nicht produktive Zeiten

Halten Sie eben­falls fest, wie vie­le Stunden Sie für Nebenarbeiten benö­ti­gen, die Sie nicht direkt in Rechnung stel­len kön­nen, die aber natür­lich in Ihrem Stundensatz ein­kal­ku­liert sein müs­sen.

Verwaltung

Als Einzelkämpfer schrei­ben Sie selbst Ihre Rechnungen, kau­fen Bedarfsmaterialien selbst ein, gehen selbst ans Telefon und die Buchführung erle­di­gen Sie wohl mög­lich auch selbst. Falls ein Mitarbeiter die­se Jobs für Sie erle­digt, wis­sen Sie ziem­lich genau, was Sie das kos­tet. Aber, wie rech­nen Sie Ihren eige­nen Zeitaufwand? Auf jeden Fall wird hier Arbeitszeit ver­braucht, die Sie in Ihre Preiskalkulation ein­be­zie­hen müs­sen.

Kundenakquise

Auch die Zeit, die Sie oder ein Mitarbeiter auf­wen­det, um Kunden zu gewin­nen, muss in den nor­ma­len Stundensatz ein­ge­rech­net wer­den. Da geht es nicht nur um die tat­säch­li­chen Kosten für Werbung son­dern auch um Fahrtzeiten, Kundengespräche, Angebotserstellung, Zeitaufwand für den Besuch von Abendveranstaltungen, um Kunden zu gewin­nen.

Putzen und Ölen

Ölen müs­sen Sie heu­te noch in den sel­tens­ten Fällen, aber so hieß frü­her beim Maschinenführer der Zeitaufwand für die täg­li­che Instandhaltung des Arbeitsgeräts. Auch für Computerarbeiter fal­len Instandhaltungszeiten an: Die Tastatur oder der Monitor wol­len mal gerei­nigt, die Festplatte auf­ge­räumt, die Daten geback­upt wer­den.

Aktualisierungen von Software und Hardware

Die regel­mä­ßi­ge Aktualisierung von Hard- und Software gehört dann schon zu den grö­ße­ren Posten, die in län­ge­ren Zeitabständen ins Gewicht fal­len. Aber auch hier soll­ten Sie den Zeitaufwand nicht unter­schät­zen, son­dern mit in Ihre Stundenkalkulation ein­be­zie­hen.

Recherche- und Fortbildungsaufwand

Wie vie­le Wochenstunden reser­vie­ren Sie für Recherche und Fortbildung? In vie­len Bereichen liegt der Fortbildungsaufwand bei 20 %. Das bedeu­tet, dass Sie allein um in Ihrem Feld immer up-to-date zu sein, min­des­tens 8 Arbeitsstunden pro Woche auf­wen­den.

Da Sie real wahr­schein­lich mehr als 40 Stunden pro Woche arbei­ten, sind auch die Fortbildungszeiten ent­spre­chend län­ger. Hinzu kom­men oft­mals noch Gebühren für Kurse und Seminare oder für Fachliteratur, Zugänge zu Fachforen und ähn­li­ches.

Tatsächlich abrechenbare Arbeitszeit

Wenn Sie nun die Zeit für all die­se not­wen­di­gen Vor- und Nebenarbeiten von Ihrer Arbeitszeit abzie­hen, die Sie dem Kunden tat­säch­lich in Rechnung stel­len kön­nen, kom­men Sie viel­leicht nur noch auf 20–30 Wochenstunden. Wenn Sie dann noch 10 Tage Urlaub, 10 Tage Krankheit abzie­hen, kön­nen Sie für die Kalkulation Ihres Stundensatzes 960 bis 1440 pro­duk­ti­ve Arbeitsstunden pro Jahr anset­zen.

Was muss nun mit dieser produktiven Arbeitszeit erwirtschaftet werden?

Betriebliche Fixkosten

Zu den betrieb­li­chen Fixkosten gehö­ren die Miete für die Büroräume oder auch Leasinggeräte, Gebühren für Heizung, Wasser, Strom, Telefon, Mobiltelefon, Fax, Internet, Betriebshaftpflicht und alle wei­te­ren Kosten, die auch dann ent­ste­hen, wenn Sie kei­ne Umsätze erzie­len.

Gemeinkosten

Zu den Gemeinkosten gehö­ren alle Kosten, die durch die Geschäftstätigkeit ent­ste­hen. Also Kosten für Büromaterialien, Verbindungskosten für Internet/Telefonie – kommt aber nur zum Tragen, wenn Sie kei­ne Flatrate nut­zen, son­dern Telefon- und Internettarife mit Grundgebühr und Tarifeinheiten, Kosten für Fortbildungsmaßnahmen und so wei­ter.

Lohnkosten

Wenn Sie Mitarbeiter beschäf­ti­gen, fal­len Lohnkosten und Lohnnebenkosten an. Sie sind ver­pflich­tet für Ihre Mitarbeiter die Lohn- und Kirchensteuer sowie Sozialversicherungen abzu­füh­ren. Die Sozialversicherungen zah­len zur Hälfte Sie als Arbeitgeber, die ande­re Hälfte zahlt der Arbeitnehmer. Außerdem sind Sie ver­pflich­tet, Ihre Mitarbeiter – auch gering­fü­gig Beschäftigte – bei der für Sie zustän­di­gen Berufsgenossenschaft gegen Unfall zu ver­si­chern.

Lebenshaltungskosten

Um Ihren Stundensatz zu ermes­sen, müs­sen Sie natür­lich auch Ihren Unternehmerlohn mit ein­rech­nen. Das geht am ein­fachs­ten, indem Sie Ihre Lebenshaltungskosten kal­ku­lie­ren. Was benö­ti­gen Sie monat­lich zum Leben und Wohnen inklu­si­ve aller Nebenkosten sowie für Lebensversicherung und für pri­va­te Rücklagen.

Kranken- und Rentenversicherung

Als Unternehmer müs­sen Sie sich natür­lich Krankenversichern und Sie soll­ten eben­falls eine pri­va­te Rentenversicherung besit­zen. Auch die­se Beträge wol­len mit Ihrem Unternehmen erwirt­schaf­tet wer­den.

Einkommensteuer

Liegt Ihr Unternehmergewinn in 2009 über dem Freibetrag von 7.834 EUR, müs­sen Sie Einkommensteuer zah­len. Das bedeu­tet fürs Folgejahr, dass Sie je nach Höhe des Gewinns vier­tel­jähr­lich oder monat­lich Abschlagszahlungen ans Finanzamt leis­ten müs­sen. Gerade bei einem gewerb­li­chen Unternehmen mit meh­re­ren Gesellschaftern, kann der Gewinn schnell über die Gewerbesteuerfreigrenze stei­gen.

Rücklagen bilden

Rechnen Sie also auf jeden Fall auch Rücklagen für Einkommen- und Gewerbesteuer ein, sonst folgt das böse Erwachen.

Mehrwertsteuer

Noch ein­mal zur Erinnerung: Die Mehrwertsteuer ist für Sie als Unternehmer ein durch­lau­fen­der Posten. Sie beträgt fast ein Fünftel Ihres Umsatzes. Diesen Teil müs­sen Sie abzüg­lich Ihrer Vorsteuer ans Finanzamt abfüh­ren.

Kalkulation Ihres Stundensatzes

Nun rech­nen Sie all Ihre Ausgaben aufs Jahr hoch, schla­gen noch die gewünsch­te Gewinnmarge dar­auf, zum Beispiel 10 % oder einen fes­ten Betrag. Dann tei­len Sie die Summe durch die Stundenzahl, so kom­men Sie zu Ihrem Stundensatz.

Preiskalkulation

Wenn Sie nun Ihre Preise kal­ku­lie­ren, rech­nen Sie die Arbeitsstunden x Stundensatz und kom­men so auf den Nettoangebotspreis. Falls Sie Fremdleistungen in Anspruch neh­men, müs­sen Sie die­se plus Ihres Fremdleistungsgewinns in % ein­kal­ku­lie­ren. Wenn Sie Freelancer beschäf­ti­gen, haben Sie den kom­plet­ten Koordinierungs- und Erklärungsaufwand. Der muss sich in Ihrem Fremdleistungsgewinn rea­lis­tisch wie­der­fin­den.

Ergebnis

Wenn Sie nun einer­seits Ihre Preiskalkulation auf den Prüfstand gestellt und auch Ihren Stundensatz neu berech­net haben, kön­nen Sie fest­stel­len, ob Sie tat­säch­lich mit Ihrer Preisgestaltung Geld ver­die­nen. Vielleicht stel­len Sie fest, dass Sie in der Vergangenheit oft zu wenig Zeit für Ihre Dienstleistungen in Rechnung gestellt haben bezie­hungs­wei­se schon bei Ihren Angeboten zu nied­rig kal­ku­liert haben.

Vielleicht stel­len Sie fest, dass Sie einen wich­ti­gen Posten ver­ges­sen hat­ten, den Sie nun eben­falls ein­kal­ku­lie­ren kön­nen. Insgesamt soll­ten Sie nach der Analyse wis­sen, wel­che Höhe Ihres Stundensatzes Sie bei wie vie­len  pro­duk­ti­ven, also abre­chen­ba­ren Stunden pro Jahr rea­li­sie­ren soll­ten.

Bleiben Sie bei Ihrem Kerngeschäft

Ganz wich­tig für Sie ist, dass Sie sich über Ihre Kernkompetenzen klar wer­den und wirk­lich nur die Leistungen anbie­ten, die Sie beson­ders gut und effi­zi­ent erle­di­gen kön­nen. Selbst dann müs­sen Sie heu­te in vie­len Bereichen mit einer hohen Fortbildungsquote rech­nen. Versuchen Sie sich aber auf vie­len ver­schie­de­nen Geschäftsfeldern zu tum­meln, wer­den Sie nie­mals einen zufrie­den­stel­len­den Ertrag erzie­len, da ent­we­der die Qualität oder die Effizienz lei­det.

Was gehört noch zum Controlling

Zum Controlling gehört auch, dass Sie Ihren Unternehmenszweck immer wie­der unter die Lupe neh­men. Wo müs­sen Sie sich anpas­sen? Was kön­nen Sie bes­ser machen? Stimmt Ihre Ausrichtung noch? Und gera­de bei einem klei­nen Unternehmen kommt auch der Freude an der Arbeit ein hoher Stellenwert zu. Schließlich geht es nicht nur ums Geld ver­die­nen, son­dern auch dar­um mit dem zufrie­den und glück­lich zu sein, was man den lie­ben lan­gen Tag tut.

(tm), (sl)

Ruth Schilling

ist Fachautorin in den Bereichen Marketing, Werbung, Verkauf, Internet und Mitinhaberin der Agentur taula communication, calden.

3 Kommentare

  1. Hallo, gleich in Ihren ers­ten Satz unter/magazin/betriebswirtshaft/… hat sich ein dum­mer Fehler ein­ge­schli­chen:
    “ein Unternehmen kann lang­fris­tig bestehen, wenn es kei­nen Gewinn erwirt­schaf­tet.” Sollte wohl heis­sen “kein Unternehmen…”
    Ansonsten fin­de ich Ihre Infos wirk­lich super!
    mfG
    Alfred Beschle

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