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Ruth Schilling 12. September 2009

Alle Grundlagen der Betriebswirtschaft für Webdesigner, Websitenbetreiber & Co.

Alle reden von Krise – keiner weiß, ob sie gerade da, schon wieder weg oder erst richtig im Anmarsch ist. Wenn Sie als Unternehmer Ihr Handwerkszeug beherrschen und immer einen wachen Blick auf die wirtschaftliche Seite Ihrer Unternehmung haben, können Sie jede Krise meistern.

  1. Was ist Betriebswirtschaftslehre?
  2. Rechnungswesen – Was ist das?
  3. Controlling und Kostenrechnung

Was ist Betriebswirtschaftslehre?

Mit Betriebswirtschaftslehre werden ganze Bände gefüllt. Es beschäftigen sich Horden von Experten an Universitäten und in Unternehmen mit  der allgemeinen und speziellen Betriebswirtschaft für Gesundheitswesen, Industrieunternehmen und, und, und.

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Informationen für Freiberufler und Gewerbetreibende , die Dienstleistungen für oder über das Internet anbieten. Das können sein Programmierer, Webdesigner, Webdienstleister jeder Couleur, Betreiber von Magazinen, Foren, Communities, Blogger und viele mehr.

Es geht also ganz konkret darum, was müssen Sie wissen und beachten, um Ihr Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich zu führen. Wir fangen mit der simplen Grundlage an: Der Frage nach Ihrem Unternehmenszweck. Zuerst einmal die Definition.

Der Zweck eines Unternehmens oder Corporate Mission

Der Unternehmenszweck wird auch oft bezeichnet als „Corporate Mission“ oder „Business Mission“. Der Zweck einer Unternehmung wird durch folgende Punkte bestimmt:

  • Festlegung von Unternehmenszielen
  • Herausarbeitung von Strategien, Betonung der Werte des Unternehmens
  • Wettbewerbsanalyse

Fiktives Beispiel für einen Unternehmenszweck

HappyKidsForever betreibt Onlinehandel mit exklusiver Marken-Kinderkleidung mit herausragenden Service-Angeboten für die Konsumenten.

Das Unternehmen zeichnet sich aus durch persönliche Erreichbarkeit bei Nachfragen per Mail, Chat, Telefon rund um die Uhr, längeres Rückgaberecht, als vom Gesetzgeber verlangt. Alle Artikel von HappyKidsForever sind aus umweltfreundlicher Produktion, für Allergiker gekennzeichnet und unter fairen Arbeitsbedingungen gefertigt.

Ähnliche Anbieter sind X, Y und Z. Das Unternehmen positioniert sich in Service und Qualität über X, Y und Z, liegt preislich zwischen Y und Z.

Und wie lautet Ihr Unternehmenszweck?

Können Sie Ihren Unternehmenszweck im Schlaf herunter beten? Oder fragen Sie sich gerade, wie würde ich denn meinen Unternehmenszweck formulieren? Dann nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, bevor Sie weiterlesen, und notieren Sie Ihre Corporate Mission.

Mission Statement

Oft wird aus dem Unternehmenszweck eine Kernaussage destilliert, die als sogenanntes Mission Statement nach außen kommuniziert wird. Dies ist nicht zu verwechseln mit einem Claim (Slogan). Das Unternehmen erklärt sich gegenüber der Öffentlichkeit, um an Profil zu gewinnen und sein Image zu festigen.

Das Mission Statement ist besonders im angelsächsischen Sprachraum verbreitet, setzt sich aber auch hierzulande mehr und mehr durch. Es wird oft als ein Bestandteil des Marketing beschrieben – Marketing und Betriebswirtschaft sollten besonders in einem kleinen Unternehmen gut verzahnt miteinander laufen.

Unternehmensziele

Unternehmensziele werden von der Unternehmensleitung festgelegt – also von Ihnen – und folgen dem Unternehmenszweck – der obersten Maxime Ihres Unternehmens.

Wichtig ist, dass Sie Ihre Ziele so formulieren, dass Sie später nachprüfbar sind. Anstatt also lapidar Gewinnsteigerung anzupeilen, sollte Ihr Ziel beispielsweise lauten: „Im Jahre 2010 möchte ich meinen Unternehmensgewinn um 5 % gegenüber 2009 steigern“.

Ein solches Ziel stellt  ein übergeordnetes Ziel dar. Diesem werden nun weitere Teilziele untergeordnet, die gleichzeitig die Strategie zum Erreichen des Oberzieles beinhalten.

Wie lauten Ihre übergeordneten Ziele für 2010? Gibt es andere mittelfristige oder langfristige Ziele für Ihr Unternehmen? Dann nehmen Sie sich spätestens zum Jahreswechsel Zeit, diese auf den Prüfstand zu stellen.

Unterziele – Strategien zum Erfolg
Wenn Sie Ihren Gewinn steigern möchten, schauen Sie normalerweise zuerst, wo Sie Ausgaben einsparen können und tun dies anschließend. Schon haben Sie eine erste strategische Zielformulierung zu Ihrem Ziel „Gewinnsteigerung“. Der Vorteil von Einsparungen ist, dass sie selbst keine oder wenige Kosten verursachen und schnell greifen.

Wenn Sie Angestellte haben, könnte Sie nun auf die Idee verfallen, diese zu entlassen, um Kosten zu senken. Aber, was nützt Ihnen das, wenn dadurch die Produktivität Ihres Unternehmens sinkt? Einen solchen Schritt sollten Sie dann in Erwägung ziehen, wenn Ihnen Aufträge weggebrochen sind, Sie den Betrieb umstrukturieren, aber nicht um Kosten einzusparen.

Drehen an der Preisschraube
Als Einzelunternehmer denken Sie vielleicht als nächstes an die Erhöhung Ihrer Preise. Das kann der richtige Schritt sein, aber dann fragen Sie sich bitte gleich, wie rechtfertigen Sie eine Preiserhöhung gegenüber Ihrer Kundschaft.

Wo bleibt da der Kundennutzen?
Bitte bedenken Sie, dass es Ihre Kunden in der Regel nicht kümmert, dass Ihre Kosten gestiegen sind. Ihre Kunden interessiert es, einen Nutzen zu erhalten. Damit es für Sie lohnend ist, sollte Ihren Kunden der angebotene Nutzen möglichst viel wert sein.

Eine Möglichkeit – Zielgruppenbefragung
Im nächsten Schritt könnte Ihre strategische Zielformulierung lauten: „Ich finde heraus, welchen Nutzen ich meinen Kunden zu welchem höheren Preis verkaufen kann und danach starte ich die Umsetzung.“

Weitere Möglichkeit – Besser qualifizieren
Ihr anderer Weg zur Gewinnsteigerung könnte so aussehen: „Ich qualifiziere mich und/oder meine Mitarbeiter, um einen nachgefragten Kundennutzen anbieten zu können.“ Bitte behalten Sie im Blick: Lohnt sich die Investition im Verhältnis zum Mehrertrag. Habe Sie jetzt bereits Stammkunden, die diese Leistung gerne bei Ihnen einkaufen würden?

Weitere Möglichkeit – Klarere Kundenkommunikation
Sie können sich auch als Ziel setzen: „Ich werde in meiner Kommunikation mit den Kunden den Nutzen klar formulieren, meinen Wert darstellen und meine Leistung nur zum angemessenen Preis verkaufen.“

In jedem Falle können hinter Ihrer simplen Zielsetzung „Preiserhöhung zur Gewinnsteigerung“ kurzfristig und mittelfristig durchführbare strategische Ziele warten. Sie werden also nicht unbedingt innerhalb eines Jahres die erwünschte Wirkung erzielen können. Achten Sie auf jeden Fall darauf, sich realistische Ziele zu setzen.

Wenn Ihnen die Erfahrung fehlt, ein realistisches Ziel festzusetzen, scheuen Sie sich nicht, Ihre Erwartungen im laufenden Prozess nach oben oder unten zu korrigieren. Psychologisch gesehen, ist es zwar angenehmer, wenn Sie positiv überrascht und nicht negativ enttäuscht werden. Aber, es ist auch wichtig zu lernen, realistisch einzuschätzen, was beispielsweise mit welchen Maßnahmen, in welchem Zeitraum an Gewinnsteigerung möglich ist.

Andere Ziele
Ihre Ziele können sich auch auf andere Bereiche beziehen. Vielleicht möchten Sie in einem bestimmten Zeitraum auf doppelte Größe expandieren oder die Nummer 1 im Markt werden. Oder Sie wollen sich stärker sozial engagieren, indem Sie einen bestimmten Prozentsatz von Arbeitszeit für pro-bono-Projekte verwenden.

Sie sind der Kapitän

An dieser Stelle merken Sie, wie wichtig es ist, dass Sie als Unternehmer das Steuer in die Hand nehmen, planerisch in die Zukunft denken, Entscheidungen treffen und umsetzen. Scheuen Sie sich dabei nicht, Beratung in Anspruch zu nehmen, es geht schließlich um etwas sehr Wichtiges: Ihr Unternehmen.

Beratung in Anspruch nehmen

Wenn Sie Existenzgründer sind, nehmen Sie auf jeden Fall Beratung in Anspruch. Es gibt zahlreiche Förderprogramme. Kostenlose Informationen für Existenzgründer und junge Unternehmen finden Sie unter anderem auf einer eigens für Jungunternehmer eingerichteten Website des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie. Dort können Sie ein Softwarepaket downloaden, dass Ihnen einen ersten Überblick verschafft und einige hilfreiche Tools an die Hand gibt.

Fazit

Sie sollten mindestens einmal pro Jahr den einmal postulierten Unternehmenszweck und die daraus folgenden Ziele und Strategien auf den Prüfstand stellen – auch wenn Ihr Unternehmen gut läuft.

Natürlich können Sie immer unvorhergesehene Ereignisse aus der Bahn werfen, aber immerhin schaffen Sie sich so Ihre Krisen und Katastrophen nicht durch Unterlassung selbst.

Mit Unternehmenszweck, Corporate Mission und Unternehmenszielen sind Sie bereits vertraut. In Teil 2 folgen die Grundlagen des externen Rechnungswesens. Die Themen reichen von „Unternehmensformen“, über „Gewinnermittlungs- und Steuerarten“ bis „Forderungsmanagement“.


Rechnungswesen – Was ist das?

Das externe Rechnungswesen bildet die finanzielle Situation des Unternehmens nach außen ab. Ein Unternehmen muss beispielsweise gegenüber dem Finanzamt das Betriebsvermögen (Inventar, Rücklagen abzüglich Schulden), Finanzen (Buchführung Einnahmen, Ausgaben) und Ertragslage (Gewinn/Verlust) dokumentieren.

Neben dem Finanzamt gibt es auch andere staatliche Institutionen wie etwa die Künstlersozialkasse oder die Deutsche Rentenversicherung, die eine Offenlegung von Unternehmensfinanzdaten verlangen dürfen.

Wie ein Unternehmen steuerlich beurteilt wird, hängt von mehreren Faktoren ab. Als wesentliche sind zu nennen Unternehmensform sowie Umsatzgröße bzw. jährliche Ertragsleistung.

Welche Unternehmensformen sind für Webworker relevant?

Webworker sind oft Einzelkämpfer oder in kleinen Teams unterwegs. Aus diesem Grunde sind unter ihnen die Einzelunternehmen und kleine Personengesellschaften sicherlich häufiger anzutreffen als Kapitalgesellschaften. Hier folgt ein kurzer Überblick über die oft auftauchenden Unternehmensformen unter Webworkern.

Einzelunternehmen als Freiberufler oder Gewerbetreibender

  • Das Einzelunternehmen ist jedes Unternehmen, das von einer natürlichen Person geführt wird.
  • Der Freiberufler (Definition siehe weiter unten) kann einfach loslegen, er muss sich nur bei seinem Finanzamt melden.
  • Der Gewerbetreibende muss bei seiner Gemeinde Gewerbe anmelden, das kostet eine Bearbeitungsgebühr. Auch hier ist dann die Meldung beim zuständigen Finanzamt erforderlich.
  • Der Einzelunternehmer handelt als natürliche Person und ist persönlich und uneingeschränkt haftbar.

BGB-Gesellschaft bzw. Gesellschaft bürgerlichen Rechts GbR

Bei der GbR auch BGB-Gesellschaft schließen sich zwei oder mehrere natürliche Personen zusammen, das können Freiberufler oder Gewerbetreibende sein. Es gelten die §§ 705-740 des BGB. Die Steuerprivilegien der Gewerbefreiheit für Freiberufler bleiben erhalten – solange keine gewerblichen Tätigkeiten ausgeübt werden und alle Mitunternehmer ebenfalls Freiberufler sind. Jeder Gesellschafter haftet persönlich und unmittelbar. Die Gründung kann formlos erfolgen, es ist aber zu empfehlen einen gemeinsamen Gesellschaftervertrag zu schließen.

Partnerschaftsgesellschaft PG

Diese Rechtsform gilt exklusiv für Freiberufler. Die Partnerschaftsgesellschaft entsteht durch den Eintrag im Partnerschaftsregister beim zuständigen Amtsgericht. Ein Partnervertrag ist erforderlich. Gewerbesteuerfreiheit besteht auch hier. Haftungsbegrenzungen können über die AGB eingeführt werden, die beim Partnerschaftsregister eingetragen werden müssen. Ansonsten haftet jeder verantwortliche Partner auch mit dem Privatvermögen.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung – GmbH

Die GmbH gehört zu den Kapitalgesellschaften und gilt als juristische Person. Die GmbH kann also Verträge schließen, Eigentum erwerben und vor Gericht verklagt werden. Die GmbH haftet nur mit Ihrem Gesellschaftsvermögen, die Gesellschafter haften nicht oder nur in Sonderfällen mit Ihrem Privatvermögen. Allerdings ist die GmbH zur doppelten Buchführung und Offenlegung Ihrer Bilanzen verpflichtet. Geschäftsführer und Gesellschafter müssen nicht identisch sein, können dies aber. Das Stammkapital einer GmbH liegt bei 25.000 EUR Mindesteinlage, bei der Sonderform der haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft bei 1 EUR.

Beratung von Fachleuten in Anspruch nehmen

Natürlich gibt es noch mehr Unternehmensformen, aber für den Webworker sind AG, KG, OHG und Co. in der Regel weniger interessant. Grundsätzlich ist zu sagen, wenn Sie eine GmbH oder AG gründen wollen, benötigen Sie die Unterstützung durch Fachberater wie Steuerberater oder Rechtsanwalt. Gute Berater finden Sie am ehesten, wenn Sie andere Unternehmer um eine Empfehlung bitten.

Business Portale zum Meinungsaustausch nutzen

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie andere Unternehmer kennenlernen sollen? Versuchen Sie es über BusinessPortale wie XING und ähnliche spezialisiertere Foren. Dort gibt es viele regionale Unternehmergruppen, die regelmäßig Stammtische abhalten.

Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Freiberufler sind Sie, wenn Sie einen freien Beruf (wie Künstler, Wissenschaftler) selbständig ausüben oder Ihre Tätigkeit zu den Katalogberufen (wie Arzt, Architekt, Rechtsanwalt) bzw. zu den ähnlichen Berufen (wie Webdesigner, Berater mit Hochschuldausbildung) gehört. Geregelt wird die Zugehörigkeit durch § 18 Abs. 1 Einkommensteuergesetz.

Da Freiberufler von der Gewerbesteuer befreit sind, schaut das Finanzamt in der Regel genau hin, ob die Einstufung als Freiberufler zu Recht besteht. Ein Freiberufler muss wie jeder andere Bürger auch Einkommensteuer zahlen und, sofern er nicht von der Umsatzsteuer befreit ist, eingenommene Umsatzsteuer abführen.

Die Freiheiten des Freiberuflers

Als Freiberufler unterliegen Sie weniger gesetzlichen Verpflichtungen. Sie müssen weder Mitglied bei der Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer werden noch unterliegen Sie der Überwachung durch das Gewerbeaufsichtsamt.

Die Pflichten des Gewerbetreibenden

Gehören Sie nicht zu den Freiberuflern, müssen Sie bei Ihrer Gemeinde Gewerbe anmelden. Liegt Ihr Jahresgewinn unter dem Gewerbesteuerfreibetrag von derzeit 24.500 EUR, müssen Sie keine Gewerbesteuer entrichten. Sie sind aber verpflichtet Mitglied der Industrie- und Handelskammer zu werden.

Freiberufler in Gesellschaften

Sind Sie Gesellschafter einer Personengesellschaft aus Freiberuflern, bleibt Ihr Status als Freiberufler steuerrechtlich erhalten – außer Sie bieten in Ihrem Unternehmen auch als gewerblich eingestufte Leistungen an. Dann stuft Sie das Finanzamt als Gewerbebetriebe ein und Sie werden gewerbesteuerpflichtig. Haben Sie sich für eine Kapitalgesellschaft als Unternehmensform entschieden, gelten die entsprechenden steuerlichen Regelungen.

Ihre Pflichten als Arbeitgeber

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen sind Sie verpflichtet Ihre Mitarbeiter über die zuständige Berufsgenossenschaft gegen Unfall zu versichern. Das gilt auch für geringfügig Beschäftigte.

Weiterhin müssen Sie die Lohnbuchhaltung erledigen und für Ihre Mitarbeiter Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer und Sozialversicherungsabgaben abführen. Bei den Sozialversicherungen tragen Sie als Arbeitgeber die Hälfte. Die Lohnbuchhaltung sollten Sie im Zweifel lieber an einen Fachmann vom Steuerbüro auslagern.

Einige Krankenversicherungen haben Außendienstmitarbeiter, die Unternehmern gerne beim Ausfüllen von Anmeldung und Beitragsnachweis helfen. Das sind dann aber eher die mit den hohen Beitragsprozenten.

Gewinnermittlung: Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanzierung

Als Freiberufler sind Sie von der Bilanzierungspflicht befreit.
Als Gewerbetreibender dürfen Sie bis zu einem Umsatz von 500.000 EUR oder Gewinn bis 50.000 EUR ebenfalls eine vereinfachte Buchführung die EÜR – Einnahmenüberschussrechnung vorlegen.

Bei der Einnahmenüberschussrechnung wird der Gewinn ganz einfach ermittelt: betriebliche Einnahmen – betriebliche Ausgaben = Gewinn.

Wenn Umsatz oder Gewinn höher als die Grenzbeträge liegen, kann Sie das Finanzamt dazu auffordern, in Zukunft eine Bilanz vorzulegen. Die Mitteilung vom Finanzamt muss Ihnen fristgerecht einen Monat vor Beginn des neuen Geschäftsjahres zugehen. Spätestens jetzt benötigen Sie einen Steuerberater.

Gewerbesteuer

Wenn Ihr Gewinn über den Freibetrag 24.500 EUR/Jahr steigt fällt nur für Gewerbetreibende Gewerbesteuer an, Freiberufler sind (noch) davon befreit. Außerdem wird entrichtete Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer angerechnet, so dass nur in Städten und Gemeinden mit hohen Hebesätzen durch die Gewerbesteuer die Steuerlast der Unternehmer stark erhöht wird.

Körperschaftssteuer

Haben Sie sich für eine GmbH oder AG als Geschäftsform entschieden, unterliegt Ihr Unternehmen nicht nur der Gewerbesteuer sondern auch der Körperschaftssteuer. Die Lohnsteuer bzw. Einkommensteuer auf Ihr Geschäftsführergehalt oder Ihren Gesellschaftergewinn müssen Sie selbstverständlich ebenfalls erklären und abführen. Dadurch kann es zum Phänomen der Doppelbesteuerung kommen.

Haftung des Unternehmers

Beide – der Kleingewerbetreibende und der selbständige Freiberufler unterliegen gleichen Haftungsregeln – nämlich volle persönliche Haftung. Das gilt für den Einzelunternehmer ebenso wie für Partner nach Partnschaftsgesetz bzw. Gesellschafter in einer Personengesellschaft nach BGB.

Sie können die Haftung begrenzen, indem Sie eine GmbH gründen. In diesem Falle haften Sie nur mit Ihrer Einlage. Beachten Sie aber, dass die relevanten Geldgeber wie Banken in der Regel darauf bestehen, dass Sie auch als GmbH-Gesellschafter bei Krediten persönlich haften.

Steuerliche Vorteile der GmbH

Steuerlich kann die Gründung einer GmbH deshalb von Vorteil sein, weil bei der Personengesellschaft Ihre Privatentnahmen – auch Unternehmerlohn genannt – als Gewinn gelten. Das Geschäftsführergehalt bei der GmbH dagegen gehört zu den Betriebsausgaben.

Gegen die Vorteile stehen höhere Kosten bei der Gründung und auch Führung der GmbH. Lassen Sie sich auf jeden Fall beraten, ob die Gründung einer GmbH für Sie der richtige Schritt ist.

Mehrwertsteuer

Kleinunternehmer mit einem Umsatz bis max. 17.500 EUR im Jahr können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen. In diesem Falle stellen Sie Ihren Kunden nur den Nettopreis ohne Umsatzsteuer in Rechnung und Sie führen auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Sie dürfen dafür aber auch keine Vorsteuer abziehen. Das heißt, die Umsatzsteuer auf Ihre Betriebsausgaben können Sie nicht geltend machen.

BtoB – Immer Umsatzsteuer ausweisen

Wenn Sie hauptsächlich für Unternehmen arbeiten, weisen Sie auf jeden Fall die Umsatzsteuer aus, da es sich für Sie durch den Vorsteuerabzug auf jeden Fall lohnt. Arbeiten Sie hauptsächlich für Privatkunden, könnte es durch die niedrigeren Endpreise lohnend sein sich von der Umsatzsteuer befreien zu lassen.

Mehrwertsteuer ist durchlaufender Posten

Für Sie als Unternehmer ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten. Sie nehmen für das Finanzamt diese Steuer ein und schulden die Zahlung je nach Veranlagung monatlich, vierteljährlich oder sogar nur jährlich. Die Umsatzsteuer aus Rechnungen von Geschäftsausgaben dürfen Sie von der zu entrichtenden also eingenommenen Umsatzsteuer als sogenannte Vorsteuer abziehen.

Mehrwertsteuersätze

Als Mehrwertsteuersatz muss auf fast alle Dienstleistungen und Waren 19 % berechnet werden. Ausnahmen bilden Lebensmittel, Bücher, Autorenleistungen, Künstlerleistungen, diese werden nur mit 7 % Mehrwertsteuer belegt. Im Zweifel beim Finanzamt oder Ihrem Steuerberater nachfragen, bevor Sie Ihre Rechnungen ausstellen.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss auf elektronischem Wege ans Finanzamt übermittelt werden. Hierzu können Sie das kostenlose Programm ELSTERFormular nutzen.

Bei Unternehmensgründern handhaben es die Finanzämter so, dass diese ungeachtet der Höhe der Steuerlast eine monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben müssen. Betrug Ihre Umsatzsteuer im Vorjahr weniger als 6.136 EUR, werden Sie auf vierteljährliche Abgabe umgestellt.

Abgabefristen

Sie müssen die Umsatzsteuer-Voranmeldung jeweils bis zum 10. des Folgemonats senden, also für das 1. Quartal bis zum 10. April, für den Monat Januar bis zum 10. Februar.

Um etwas mehr Zeit für die buchhalterische Aufarbeitung zu haben, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen – das geht auch völlig problemlos über ELSTERFormular.

Beim Finanzamt immer pünktlich

Keiner verlangt, dass Sie gerne Steuern zahlen, aber halten Sie sich dennoch an die Fristen um unnötigen Ärger zu vermeiden. Besonders die Umsatzsteuer müssen Sie absolut pünktlich abführen, da es sich um eine Steuerschuld handelt. Sie haben als Unternehmer nur für das Finanzamt Geld eingenommen, durften damit sogar eine Weile arbeiten und müssen es jetzt pünktlich weiterleiten.

Gerade bei Steuerangelegenheiten ist Aufschieberitis absolut tödlich. Sollte Ihnen die Buchhaltung über den Kopf wachsen, suchen Sie sich einen kompetenten Dienstleister, der dies für Sie erledigt.

Aber Achtung, Sie unterschreiben die Steuererklärungen und sind auch für deren Inhalt verantwortlich. Machen Sie sich wenigstens soweit schlau, dass Sie wissen, was Sie da unterschreiben.

ELSTERFormular – Die elektronische Steuererklärung

Die aktuellen Versionen des Programms funktionieren stabil und zuverlässig. Sie können das Programm von der Website www.elster.de herunterladen.

Leider gibt es für Linux und Mac nur eingeschränkte Freeware. Diese kann dann nur Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnsteuer-Anmeldung, Lohnsteuerbescheinigung und Steuerkonto-Abfrage.

Mit der Windows-Version steht Ihnen auch bei der kostenlosen Software Einkommensteuer-, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung als Formular zur Verfügung.

Fachwissen benötigt

Das Wissen, wie diese Formulare korrekt auszufüllen sind, wird Ihnen allerdings nicht oder nur anhand der üblichen Ausfüllhilfen wie sie auch in Papierform den Formularen beiliegen vermittelt. Hier helfen Programme wie WISO Buchhaltung, Quicken, Taxman, Starmoney und wie sie alle heißen.

Wenn Sie mit einem Buchhaltungsprogramm arbeiten, geben Sie Ihre Belege selbst ein und übertragen die Daten anschließend per ELSTER. Natürlich ist es ebenfalls möglich, den Jahresabschluss dem Steuerberater zu überlassen, dann sollte allerdings ein DATEV-Export aus dem Programm möglich sein. Bitte achten Sie beim Erwerb darauf.

PKW-Nutzung geschäftlich und privat

Eine 100% Nutzung als Firmenfahrzeug müssen Sie nachweisen. In der Regel unterstellt das Finanzamt eine teilweise private Nutzung.

Wenn Sie Ihr Auto als Firmenwagen sowohl privat als geschäftlich nutzen, dann können Sie wahlweise die so genannte 1 %-Regelung anwenden oder ein Fahrtenbuch führen.

Die Listenpreismethode darf allerdings nur angewendet werden, wenn das Fahrzeug mindestens zu 50 % betrieblich genutzt wird und zum Betriebsvermögen gehört.

Hat das Finanzamt Zweifel an der Häufigkeit der Nutzung als Firmenwagen, kann es von Ihnen verlangen ein Fahrtenbuch zu führen.

Gehört das Auto zum Privatvermögen, dann können Sie jeden geschäftlich gefahrenen Kilometer mit 0,30 EUR abrechnen oder die tatsächlichen anteiligen Betriebskosten geltend machen. Hier muss allerdings ein Fahrtenbuch geführt werden.

Wie funktioniert die Listenpreismethode/1 %-Regelung

Bei der Listenpreismethode müssen Sie 1 % des Listenpreises Ihres Firmenfahrzeuges als monatliche Einnahme versteuern.

Bei einem Fahrzeug, das mit 35.000 EUR in der Liste steht, sind dies 350 EUR. Der Vorteil bei dieser Methode alle laufenden Ausgaben für das Fahrzeug können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Was muss in Ihren Rechnungen stehen?

Wie fast alles ist auch das gesetzlich geregelt und zwar im § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Folgende Angaben sind zwingend notwendig, um den Vorsteuerabzug bei Ihrem Geschäftspartner nicht zu gefährden:

  • Vollständige und korrekte Adresse des Leistungserbringers (Ihres Unternehmens)
  • Vollständige und korrekte Adresse des Leistungsempfängers (Kunden)
  • Termin von Lieferung oder Leistungserbringung
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
  • die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Nettobeträge
  • die jeweils auf die Nettobeträge entfallenden Umsatzsteuerbeträge
  • das Rechnungsdatum
  • eine einmalig vergebene (fortlaufende) Rechnungsnummer
  • die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens

Und natürlich müssen Sie auch noch den Bruttobetrag und das Zahlungsziel sowie eine Bankverbindung o. ä. auf Ihrer Rechnung vermerken. Das verlangt zwar nicht der Gesetzgeber, aber der gesunde Menschenverstand. Schließlich möchten Sie, dass Ihr Kunde den richtigen Betrag überweist.

Geben Sie bei jeder Rechnung direkt ein Datum zahlbar bis Tag/Monat/Jahr an. Dies erleichtert Ihnen das weitere Vorgehen, falls es zu Mahnungen etc. kommt.

Rechnungen als PDF verschicken

Sie können Ihre Rechnungen als PDF per Mail verschicken, allerdings müssen diese dann nach aktueller, rechtlicher Vorgabe mit einer qualifizierten Signatur versehen werden, sofern der Empfänger diese für den Vorsteuerabzug einreichen möchte.

Natürlich können Sie auch unsignierte Rechnungen als PDF versenden und die Kunden bitten diese selbst auszudrucken. Sollte einem Prüfer auffallen, dass die Rechnung nicht in Papierform zugestellt wurde, kann das dazu führen, dass Ihre Rechnung bei einer Finanzamts-Prüfung Ihres Kunden nicht anerkannt wird.

Im einfachsten Falle genügt es dann zwar die papierne Rechnung nachzureichen, im schlimmsten Falle bleibt der Prüfer hart und erkennt Ihre Rechnung nicht an, was zu finanziellem Schaden bei Ihrem Geschäftspartner führt. Ein derartiger Fall ist bisher allerdings nicht bekannt.

Software, die vom Gesetzgeber anerkannte, digitale Signaturen mit Zertifikat erzeugt, ist derzeit immer noch recht teuer.

Beispiel

Eine aktuelle Software kostet in der Einzelplatzversion inkl. 100 Zertifikaten netto 299 EUR. Weitere Signaturpakete in der Mindestabnahmemenge 250 Stück nochmals 87,50 EUR, also 0,35 EUR je Zertifikat. Das lohnt natürlich nur, wenn entsprechend viele Rechnungen versandt werden.

Wenn Sie nur wenige Rechnungen verschicken, bleibt Ihnen – sofern Sie ganz korrekt und rechtssicher handeln wollen – nur der traditionelle Postweg.

Forderungsmanagement – Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Zunächst einmal: Jeder kann mal eine Rechnung übersehen, vergessen oder einen kleinen, finanziellen Engpass haben.

Sollte also eine Rechnung nicht pünktlich eingegangen sein, senden Sie Ihrem Kunden zuerst eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung. Setzen Sie ein Zahlungsziel 5-10 Arbeitstage ab Datum der Erstellung der Erinnerung. Nennen Sie auf jeden Fall die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Rechnungsinhalt und den ausstehenden Betrag sowie die korrekte Kontoverbindung.

1. Mahnung

Geht immer noch keine Zahlung ein, versenden Sie die 1. Mahnung. Die Mahnung muss deutlich als solche erkennbar sein, geben Sie dem Schreiben also ruhig diese Überschrift in fetten Lettern. Wiederholen Sie alle wichtigen Angaben wie auch bei der Zahlungserinnerung klar und deutlich, geben Sie als Zahlungsziel ein Datum an. Wählen Sie einen Bankarbeitstag, damit Ihrem Kunden das pünktliche Zahlen möglich ist.

Letzte Mahnung

Kommt nun immer noch kein Geld – und keine andere Reaktion Ihres Kunden – dann können Sie rein rechtlich gesehen ohne weitere Vorwarnung über das Amtsgericht einen Mahnbescheid erwirken. Je nachdem wie Sie zu Ihren Kunden stehen, können Sie nun stattdessen noch eine 2. und letzte Mahnung mit Androhung des gerichtlichen Mahnbescheids versenden. Auch hier geben Sie alle wesentlichen Angaben an. Sprechen Sie eine deutliche und klare Sprache. Verzichten Sie allerdings auf emotionale Ausfälle.

Das direkte Gespräch suchen

Greifen Sie einfach zum Telefonhörer und rufen Sie Ihren Kunden an. Das direkte Gespräch wirkt oft wahre Wunder. Zumindest können Sie danach besser einschätzen, ob Sie schleunigst den Mahnbescheid bei Gericht einreichen oder noch etwas Geduld aufbringen bzw. sich auf eine Ratenzahlung einlassen wollen.

Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen

Möchten Sie sich selbst nicht um das Ausfüllen des Mahnbescheids kümmern oder sogar das gesamte Forderungsmanagement auslagern, nehmen Sie die Hilfe eines Rechtsanwalts oder eines Inkassounternehmens in Anspruch. Achten Sie dann aber darauf, dass Sie sich einen seriösen Partner suchen, der Ihre Kunden so behandelt, dass Sie in Zukunft weiter zusammenarbeiten könnten – falls Sie es noch wollen.

Kein Unternehmen kann langfristig bestehen, wenn es keinen Gewinn erwirtschaftet. Diese Aussage ist trivial und Sie werden sicherlich sofort zustimmen. Aber sind Sie mit Ihrem Unternehmen noch in der Gewinnzone? Wie oft kontrollieren Sie das? Wie haben Sie Ihre Preise kalkuliert und wann das letzte Mal Ihre Kalkulation überprüft?


Controlling nur für die Großen?

Controlling-Abteilungen finden sich zwingend in Großunternehmen. Bereits in mittelständischen Unternehmen ist Controlling ein Feld, das sehr oft der Steuerberater irgendwie mit abzudecken hat. Sie als Kleinunternehmer denken vielleicht: „Wozu brauche ich das überhaupt? Ich bekomme doch sowieso alles hautnah mit.“

Hier kontrolliert der Chef noch selbst

Natürlich merken Sie, ob Sie Aufträge haben oder nicht. Was Sie aber vielleicht nicht immer richtig bemerken ist, ob Sie an Ihren Aufträgen wirklich Geld verdienen oder sogar in Einzelfällen Defizite produzieren. Controlling kann allerdings nur da stattfinden, wo eine Messgröße definiert wurde. Woran also messen Sie Ihren Erfolg?

Zielsetzung formulieren

Hier kommen wieder die Unternehmensziele zum Einsatz, deren Wichtigkeit Sie in Teil 1 dieses Artikels bereits kennen gelernt haben. Haben Sie für sich noch keine klaren Ziele definiert, dann nehmen Sie das in Angriff. Um sich über Ihre Zielsetzung klar zu werden, ist es am sinnvollsten, zunächst einmal den IST-Zustand anzuschauen.

Erster Schritt: IST-Analyse

Falls Sie das noch nicht tun, führen Sie unbedingt eine Zeiterfassung ein.  Protokollieren Sie, wie lange Sie an Kundenaufträgen tatsächlich arbeiten und vergleichen Sie diesen Zeitaufwand mit dem im Angebot kalkulierten.

Nicht produktive Zeiten

Halten Sie ebenfalls fest, wie viele Stunden Sie für Nebenarbeiten benötigen, die Sie nicht direkt in Rechnung stellen können, die aber natürlich in Ihrem Stundensatz einkalkuliert sein müssen.

Verwaltung

Als Einzelkämpfer schreiben Sie selbst Ihre Rechnungen, kaufen Bedarfsmaterialien selbst ein, gehen selbst ans Telefon und die Buchführung erledigen Sie wohl möglich auch selbst. Falls ein Mitarbeiter diese Jobs für Sie erledigt, wissen Sie ziemlich genau, was Sie das kostet. Aber, wie rechnen Sie Ihren eigenen Zeitaufwand? Auf jeden Fall wird hier Arbeitszeit verbraucht, die Sie in Ihre Preiskalkulation einbeziehen müssen.

Kundenakquise

Auch die Zeit, die Sie oder ein Mitarbeiter aufwendet, um Kunden zu gewinnen, muss in den normalen Stundensatz eingerechnet werden. Da geht es nicht nur um die tatsächlichen Kosten für Werbung sondern auch um Fahrtzeiten, Kundengespräche, Angebotserstellung, Zeitaufwand für den Besuch von Abendveranstaltungen, um Kunden zu gewinnen.

Putzen und Ölen

Ölen müssen Sie heute noch in den seltensten Fällen, aber so hieß früher beim Maschinenführer der Zeitaufwand für die tägliche Instandhaltung des Arbeitsgeräts. Auch für Computerarbeiter fallen Instandhaltungszeiten an: Die Tastatur oder der Monitor wollen mal gereinigt, die Festplatte aufgeräumt, die Daten gebackupt werden.

Aktualisierungen von Software und Hardware

Die regelmäßige Aktualisierung von Hard- und Software gehört dann schon zu den größeren Posten, die in längeren Zeitabständen ins Gewicht fallen. Aber auch hier sollten Sie den Zeitaufwand nicht unterschätzen, sondern mit in Ihre Stundenkalkulation einbeziehen.

Recherche- und Fortbildungsaufwand

Wie viele Wochenstunden reservieren Sie für Recherche und Fortbildung? In vielen Bereichen liegt der Fortbildungsaufwand bei 20 %. Das bedeutet, dass Sie allein um in Ihrem Feld immer up-to-date zu sein, mindestens 8 Arbeitsstunden pro Woche aufwenden.

Da Sie real wahrscheinlich mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten, sind auch die Fortbildungszeiten entsprechend länger. Hinzu kommen oftmals noch Gebühren für Kurse und Seminare oder für Fachliteratur, Zugänge zu Fachforen und ähnliches.

Tatsächlich abrechenbare Arbeitszeit

Wenn Sie nun die Zeit für all diese notwendigen Vor- und Nebenarbeiten von Ihrer Arbeitszeit abziehen, die Sie dem Kunden tatsächlich in Rechnung stellen können, kommen Sie vielleicht nur noch auf 20-30 Wochenstunden. Wenn Sie dann noch 10 Tage Urlaub, 10 Tage Krankheit abziehen, können Sie für die Kalkulation Ihres Stundensatzes 960 bis 1440 produktive Arbeitsstunden pro Jahr ansetzen.

Was muss nun mit dieser produktiven Arbeitszeit erwirtschaftet werden?

Betriebliche Fixkosten

Zu den betrieblichen Fixkosten gehören die Miete für die Büroräume oder auch Leasinggeräte, Gebühren für Heizung, Wasser, Strom, Telefon, Mobiltelefon, Fax, Internet, Betriebshaftpflicht und alle weiteren Kosten, die auch dann entstehen, wenn Sie keine Umsätze erzielen.

Gemeinkosten

Zu den Gemeinkosten gehören alle Kosten, die durch die Geschäftstätigkeit entstehen. Also Kosten für Büromaterialien, Verbindungskosten für Internet/Telefonie – kommt aber nur zum Tragen, wenn Sie keine Flatrate nutzen, sondern Telefon- und Internettarife mit Grundgebühr und Tarifeinheiten, Kosten für Fortbildungsmaßnahmen und so weiter.

Lohnkosten

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, fallen Lohnkosten und Lohnnebenkosten an. Sie sind verpflichtet für Ihre Mitarbeiter die Lohn- und Kirchensteuer sowie Sozialversicherungen abzuführen. Die Sozialversicherungen zahlen zur Hälfte Sie als Arbeitgeber, die andere Hälfte zahlt der Arbeitnehmer. Außerdem sind Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeiter – auch geringfügig Beschäftigte – bei der für Sie zuständigen Berufsgenossenschaft gegen Unfall zu versichern.

Lebenshaltungskosten

Um Ihren Stundensatz zu ermessen, müssen Sie natürlich auch Ihren Unternehmerlohn mit einrechnen. Das geht am einfachsten, indem Sie Ihre Lebenshaltungskosten kalkulieren. Was benötigen Sie monatlich zum Leben und Wohnen inklusive aller Nebenkosten sowie für Lebensversicherung und für private Rücklagen.

Kranken- und Rentenversicherung

Als Unternehmer müssen Sie sich natürlich Krankenversichern und Sie sollten ebenfalls eine private Rentenversicherung besitzen. Auch diese Beträge wollen mit Ihrem Unternehmen erwirtschaftet werden.

Einkommensteuer

Liegt Ihr Unternehmergewinn in 2009 über dem Freibetrag von 7.834 EUR, müssen Sie Einkommensteuer zahlen. Das bedeutet fürs Folgejahr, dass Sie je nach Höhe des Gewinns vierteljährlich oder monatlich Abschlagszahlungen ans Finanzamt leisten müssen. Gerade bei einem gewerblichen Unternehmen mit mehreren Gesellschaftern, kann der Gewinn schnell über die Gewerbesteuerfreigrenze steigen.

Rücklagen bilden

Rechnen Sie also auf jeden Fall auch Rücklagen für Einkommen- und Gewerbesteuer ein, sonst folgt das böse Erwachen.

Mehrwertsteuer

Noch einmal zur Erinnerung: Die Mehrwertsteuer ist für Sie als Unternehmer ein durchlaufender Posten. Sie beträgt fast ein Fünftel Ihres Umsatzes. Diesen Teil müssen Sie abzüglich Ihrer Vorsteuer ans Finanzamt abführen.

Kalkulation Ihres Stundensatzes

Nun rechnen Sie all Ihre Ausgaben aufs Jahr hoch, schlagen noch die gewünschte Gewinnmarge darauf, zum Beispiel 10 % oder einen festen Betrag. Dann teilen Sie die Summe durch die Stundenzahl, so kommen Sie zu Ihrem Stundensatz.

Preiskalkulation

Wenn Sie nun Ihre Preise kalkulieren, rechnen Sie die Arbeitsstunden x Stundensatz und kommen so auf den Nettoangebotspreis. Falls Sie Fremdleistungen in Anspruch nehmen, müssen Sie diese plus Ihres Fremdleistungsgewinns in % einkalkulieren. Wenn Sie Freelancer beschäftigen, haben Sie den kompletten Koordinierungs- und Erklärungsaufwand. Der muss sich in Ihrem Fremdleistungsgewinn realistisch wiederfinden.

Ergebnis

Wenn Sie nun einerseits Ihre Preiskalkulation auf den Prüfstand gestellt und auch Ihren Stundensatz neu berechnet haben, können Sie feststellen, ob Sie tatsächlich mit Ihrer Preisgestaltung Geld verdienen. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie in der Vergangenheit oft zu wenig Zeit für Ihre Dienstleistungen in Rechnung gestellt haben beziehungsweise schon bei Ihren Angeboten zu niedrig kalkuliert haben.

Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie einen wichtigen Posten vergessen hatten, den Sie nun ebenfalls einkalkulieren können. Insgesamt sollten Sie nach der Analyse wissen, welche Höhe Ihres Stundensatzes Sie bei wie vielen  produktiven, also abrechenbaren Stunden pro Jahr realisieren sollten.

Bleiben Sie bei Ihrem Kerngeschäft

Ganz wichtig für Sie ist, dass Sie sich über Ihre Kernkompetenzen klar werden und wirklich nur die Leistungen anbieten, die Sie besonders gut und effizient erledigen können. Selbst dann müssen Sie heute in vielen Bereichen mit einer hohen Fortbildungsquote rechnen. Versuchen Sie sich aber auf vielen verschiedenen Geschäftsfeldern zu tummeln, werden Sie niemals einen zufriedenstellenden Ertrag erzielen, da entweder die Qualität oder die Effizienz leidet.

Was gehört noch zum Controlling

Zum Controlling gehört auch, dass Sie Ihren Unternehmenszweck immer wieder unter die Lupe nehmen. Wo müssen Sie sich anpassen? Was können Sie besser machen? Stimmt Ihre Ausrichtung noch? Und gerade bei einem kleinen Unternehmen kommt auch der Freude an der Arbeit ein hoher Stellenwert zu. Schließlich geht es nicht nur ums Geld verdienen, sondern auch darum mit dem zufrieden und glücklich zu sein, was man den lieben langen Tag tut.

Ruth Schilling

ist Fachautorin in den Bereichen Marketing, Werbung, Verkauf, Internet und Mitinhaberin der Agentur taula communication, calden.

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