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Markus Seyfferth 11. September 2009

Betriebswirtschaft für Webworker und Co. – Externes Rechnungswesen, Gewinnermittlung, Steuern – Teil 2

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Mit Unternehmenszweck, Corporate Mission und Unternehmenszielen sind Sie bereits vertraut. In Teil 2 folgen die Grundlagen des externen Rechnungswesens. Die Themen reichen von „Unternehmensformen“, über „Gewinnermittlungs- und Steuerarten“ bis „Forderungsmanagement“.

Rechnungswesen – Was ist das?

Das externe Rechnungswesen bildet die finanzielle Situation des Unternehmens nach außen ab. Ein Unternehmen muss beispielsweise gegenüber dem Finanzamt das Betriebsvermögen (Inventar, Rücklagen abzüglich Schulden), Finanzen (Buchführung Einnahmen, Ausgaben) und Ertragslage (Gewinn/Verlust) dokumentieren.

Neben dem Finanzamt gibt es auch andere staatliche Institutionen wie etwa die Künstlersozialkasse oder die Deutsche Rentenversicherung, die eine Offenlegung von Unternehmensfinanzdaten verlangen dürfen.

Wie ein Unternehmen steuerlich beurteilt wird, hängt von mehreren Faktoren ab. Als wesentliche sind zu nennen Unternehmensform sowie Umsatzgröße bzw. jährliche Ertragsleistung.

Welche Unternehmensformen sind für Webworker relevant?

Webworker sind oft Einzelkämpfer oder in kleinen Teams unterwegs. Aus diesem Grunde sind unter ihnen die Einzelunternehmen und kleine Personengesellschaften sicherlich häufiger anzutreffen als Kapitalgesellschaften. Hier folgt ein kurzer Überblick über die oft auftauchenden Unternehmensformen unter Webworkern.

Einzelunternehmen als Freiberufler oder Gewerbetreibender

  • Das Einzelunternehmen ist jedes Unternehmen, das von einer natürlichen Person geführt wird.
  • Der Freiberufler (Definition siehe weiter unten) kann einfach loslegen, er muss sich nur bei seinem Finanzamt melden.
  • Der Gewerbetreibende muss bei seiner Gemeinde Gewerbe anmelden, das kostet eine Bearbeitungsgebühr. Auch hier ist dann die Meldung beim zuständigen Finanzamt erforderlich.
  • Der Einzelunternehmer handelt als natürliche Person und ist persönlich und uneingeschränkt haftbar.

BGB-Gesellschaft bzw. Gesellschaft bürgerlichen Rechts GbR

Bei der GbR auch BGB-Gesellschaft schließen sich zwei oder mehrere natürliche Personen zusammen, das können Freiberufler oder Gewerbetreibende sein. Es gelten die §§ 705-740 des BGB. Die Steuerprivilegien der Gewerbefreiheit für Freiberufler bleiben erhalten – solange keine gewerblichen Tätigkeiten ausgeübt werden und alle Mitunternehmer ebenfalls Freiberufler sind. Jeder Gesellschafter haftet persönlich und unmittelbar. Die Gründung kann formlos erfolgen, es ist aber zu empfehlen einen gemeinsamen Gesellschaftervertrag zu schließen.

Partnerschaftsgesellschaft PG

Diese Rechtsform gilt exklusiv für Freiberufler. Die Partnerschaftsgesellschaft entsteht durch den Eintrag im Partnerschaftsregister beim zuständigen Amtsgericht. Ein Partnervertrag ist erforderlich. Gewerbesteuerfreiheit besteht auch hier. Haftungsbegrenzungen können über die AGB eingeführt werden, die beim Partnerschaftsregister eingetragen werden müssen. Ansonsten haftet jeder verantwortliche Partner auch mit dem Privatvermögen.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung – GmbH

Die GmbH gehört zu den Kapitalgesellschaften und gilt als juristische Person. Die GmbH kann also Verträge schließen, Eigentum erwerben und vor Gericht verklagt werden. Die GmbH haftet nur mit Ihrem Gesellschaftsvermögen, die Gesellschafter haften nicht oder nur in Sonderfällen mit Ihrem Privatvermögen. Allerdings ist die GmbH zur doppelten Buchführung und Offenlegung Ihrer Bilanzen verpflichtet. Geschäftsführer und Gesellschafter müssen nicht identisch sein, können dies aber. Das Stammkapital einer GmbH liegt bei 25.000 EUR Mindesteinlage, bei der Sonderform der haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft bei 1 EUR.

Beratung von Fachleuten in Anspruch nehmen

Natürlich gibt es noch mehr Unternehmensformen, aber für den Webworker sind AG, KG, OHG und Co. in der Regel weniger interessant. Grundsätzlich ist zu sagen, wenn Sie eine GmbH oder AG gründen wollen, benötigen Sie die Unterstützung durch Fachberater wie Steuerberater oder Rechtsanwalt. Gute Berater finden Sie am ehesten, wenn Sie andere Unternehmer um eine Empfehlung bitten.

Business Portale zum Meinungsaustausch nutzen

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie andere Unternehmer kennenlernen sollen? Versuchen Sie es über BusinessPortale wie XING und ähnliche spezialisiertere Foren. Dort gibt es viele regionale Unternehmergruppen, die regelmäßig Stammtische abhalten.

Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Freiberufler sind Sie, wenn Sie einen freien Beruf (wie Künstler, Wissenschaftler) selbständig ausüben oder Ihre Tätigkeit zu den Katalogberufen (wie Arzt, Architekt, Rechtsanwalt) bzw. zu den ähnlichen Berufen (wie Webdesigner, Berater mit Hochschuldausbildung) gehört. Geregelt wird die Zugehörigkeit durch § 18 Abs. 1 Einkommensteuergesetz.

Da Freiberufler von der Gewerbesteuer befreit sind, schaut das Finanzamt in der Regel genau hin, ob die Einstufung als Freiberufler zu Recht besteht. Ein Freiberufler muss wie jeder andere Bürger auch Einkommensteuer zahlen und, sofern er nicht von der Umsatzsteuer befreit ist, eingenommene Umsatzsteuer abführen.

Die Freiheiten des Freiberuflers

Als Freiberufler unterliegen Sie weniger gesetzlichen Verpflichtungen. Sie müssen weder Mitglied bei der Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer werden noch unterliegen Sie der Überwachung durch das Gewerbeaufsichtsamt.

Die Pflichten des Gewerbetreibenden

Gehören Sie nicht zu den Freiberuflern, müssen Sie bei Ihrer Gemeinde Gewerbe anmelden. Liegt Ihr Jahresgewinn unter dem Gewerbesteuerfreibetrag von derzeit 24.500 EUR, müssen Sie keine Gewerbesteuer entrichten. Sie sind aber verpflichtet Mitglied der Industrie- und Handelskammer zu werden.

Freiberufler in Gesellschaften

Sind Sie Gesellschafter einer Personengesellschaft aus Freiberuflern, bleibt Ihr Status als Freiberufler steuerrechtlich erhalten – außer Sie bieten in Ihrem Unternehmen auch als gewerblich eingestufte Leistungen an. Dann stuft Sie das Finanzamt als Gewerbebetriebe ein und Sie werden gewerbesteuerpflichtig. Haben Sie sich für eine Kapitalgesellschaft als Unternehmensform entschieden, gelten die entsprechenden steuerlichen Regelungen.

Ihre Pflichten als Arbeitgeber

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen sind Sie verpflichtet Ihre Mitarbeiter über die zuständige Berufsgenossenschaft gegen Unfall zu versichern. Das gilt auch für geringfügig Beschäftigte.

Weiterhin müssen Sie die Lohnbuchhaltung erledigen und für Ihre Mitarbeiter Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer und Sozialversicherungsabgaben abführen. Bei den Sozialversicherungen tragen Sie als Arbeitgeber die Hälfte. Die Lohnbuchhaltung sollten Sie im Zweifel lieber an einen Fachmann vom Steuerbüro auslagern.

Einige Krankenversicherungen haben Außendienstmitarbeiter, die Unternehmern gerne beim Ausfüllen von Anmeldung und Beitragsnachweis helfen. Das sind dann aber eher die mit den hohen Beitragsprozenten.

Gewinnermittlung: Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanzierung

Als Freiberufler sind Sie von der Bilanzierungspflicht befreit.
Als Gewerbetreibender dürfen Sie bis zu einem Umsatz von 500.000 EUR oder Gewinn bis 50.000 EUR ebenfalls eine vereinfachte Buchführung die EÜR – Einnahmenüberschussrechnung vorlegen.

Bei der Einnahmenüberschussrechnung wird der Gewinn ganz einfach ermittelt: betriebliche Einnahmen – betriebliche Ausgaben = Gewinn.

Wenn Umsatz oder Gewinn höher als die Grenzbeträge liegen, kann Sie das Finanzamt dazu auffordern, in Zukunft eine Bilanz vorzulegen. Die Mitteilung vom Finanzamt muss Ihnen fristgerecht einen Monat vor Beginn des neuen Geschäftsjahres zugehen. Spätestens jetzt benötigen Sie einen Steuerberater.

Gewerbesteuer

Wenn Ihr Gewinn über den Freibetrag 24.500 EUR/Jahr steigt fällt nur für Gewerbetreibende Gewerbesteuer an, Freiberufler sind (noch) davon befreit. Außerdem wird entrichtete Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer angerechnet, so dass nur in Städten und Gemeinden mit hohen Hebesätzen durch die Gewerbesteuer die Steuerlast der Unternehmer stark erhöht wird.

Körperschaftssteuer

Haben Sie sich für eine GmbH oder AG als Geschäftsform entschieden, unterliegt Ihr Unternehmen nicht nur der Gewerbesteuer sondern auch der Körperschaftssteuer. Die Lohnsteuer bzw. Einkommensteuer auf Ihr Geschäftsführergehalt oder Ihren Gesellschaftergewinn müssen Sie selbstverständlich ebenfalls erklären und abführen. Dadurch kann es zum Phänomen der Doppelbesteuerung kommen.

Haftung des Unternehmers

Beide – der Kleingewerbetreibende und der selbständige Freiberufler unterliegen gleichen Haftungsregeln – nämlich volle persönliche Haftung. Das gilt für den Einzelunternehmer ebenso wie für Partner nach Partnschaftsgesetz bzw. Gesellschafter in einer Personengesellschaft nach BGB.

Sie können die Haftung begrenzen, indem Sie eine GmbH gründen. In diesem Falle haften Sie nur mit Ihrer Einlage. Beachten Sie aber, dass die relevanten Geldgeber wie Banken in der Regel darauf bestehen, dass Sie auch als GmbH-Gesellschafter bei Krediten persönlich haften.

Steuerliche Vorteile der GmbH

Steuerlich kann die Gründung einer GmbH deshalb von Vorteil sein, weil bei der Personengesellschaft Ihre Privatentnahmen – auch Unternehmerlohn genannt – als Gewinn gelten. Das Geschäftsführergehalt bei der GmbH dagegen gehört zu den Betriebsausgaben.

Gegen die Vorteile stehen höhere Kosten bei der Gründung und auch Führung der GmbH. Lassen Sie sich auf jeden Fall beraten, ob die Gründung einer GmbH für Sie der richtige Schritt ist.

Mehrwertsteuer

Kleinunternehmer mit einem Umsatz bis max. 17.500 EUR im Jahr können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen. In diesem Falle stellen Sie Ihren Kunden nur den Nettopreis ohne Umsatzsteuer in Rechnung und Sie führen auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Sie dürfen dafür aber auch keine Vorsteuer abziehen. Das heißt, die Umsatzsteuer auf Ihre Betriebsausgaben können Sie nicht geltend machen.

BtoB – Immer Umsatzsteuer ausweisen

Wenn Sie hauptsächlich für Unternehmen arbeiten, weisen Sie auf jeden Fall die Umsatzsteuer aus, da es sich für Sie durch den Vorsteuerabzug auf jeden Fall lohnt. Arbeiten Sie hauptsächlich für Privatkunden, könnte es durch die niedrigeren Endpreise lohnend sein sich von der Umsatzsteuer befreien zu lassen.

Mehrwertsteuer ist durchlaufender Posten

Für Sie als Unternehmer ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten. Sie nehmen für das Finanzamt diese Steuer ein und schulden die Zahlung je nach Veranlagung monatlich, vierteljährlich oder sogar nur jährlich. Die Umsatzsteuer aus Rechnungen von Geschäftsausgaben dürfen Sie von der zu entrichtenden also eingenommenen Umsatzsteuer als sogenannte Vorsteuer abziehen.

Mehrwertsteuersätze

Als Mehrwertsteuersatz muss auf fast alle Dienstleistungen und Waren 19 % berechnet werden. Ausnahmen bilden Lebensmittel, Bücher, Autorenleistungen, Künstlerleistungen, diese werden nur mit 7 % Mehrwertsteuer belegt. Im Zweifel beim Finanzamt oder Ihrem Steuerberater nachfragen, bevor Sie Ihre Rechnungen ausstellen.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss auf elektronischem Wege ans Finanzamt übermittelt werden. Hierzu können Sie das kostenlose Programm ELSTERFormular nutzen.

Bei Unternehmensgründern handhaben es die Finanzämter so, dass diese ungeachtet der Höhe der Steuerlast eine monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben müssen. Betrug Ihre Umsatzsteuer im Vorjahr weniger als 6.136 EUR, werden Sie auf vierteljährliche Abgabe umgestellt.

Abgabefristen

Sie müssen die Umsatzsteuer-Voranmeldung jeweils bis zum 10. des Folgemonats senden, also für das 1. Quartal bis zum 10. April, für den Monat Januar bis zum 10. Februar.

Um etwas mehr Zeit für die buchhalterische Aufarbeitung zu haben, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen – das geht auch völlig problemlos über ELSTERFormular.

Beim Finanzamt immer pünktlich

Keiner verlangt, dass Sie gerne Steuern zahlen, aber halten Sie sich dennoch an die Fristen um unnötigen Ärger zu vermeiden. Besonders die Umsatzsteuer müssen Sie absolut pünktlich abführen, da es sich um eine Steuerschuld handelt. Sie haben als Unternehmer nur für das Finanzamt Geld eingenommen, durften damit sogar eine Weile arbeiten und müssen es jetzt pünktlich weiterleiten.

Gerade bei Steuerangelegenheiten ist Aufschieberitis absolut tödlich. Sollte Ihnen die Buchhaltung über den Kopf wachsen, suchen Sie sich einen kompetenten Dienstleister, der dies für Sie erledigt.

Aber Achtung, Sie unterschreiben die Steuererklärungen und sind auch für deren Inhalt verantwortlich. Machen Sie sich wenigstens soweit schlau, dass Sie wissen, was Sie da unterschreiben.

ELSTERFormular – Die elektronische Steuererklärung

Die aktuellen Versionen des Programms funktionieren stabil und zuverlässig. Sie können das Programm von der Website www.elster.de herunterladen.

Leider gibt es für Linux und Mac nur eingeschränkte Freeware. Diese kann dann nur Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnsteuer-Anmeldung, Lohnsteuerbescheinigung und Steuerkonto-Abfrage.

Mit der Windows-Version steht Ihnen auch bei der kostenlosen Software Einkommensteuer-, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung als Formular zur Verfügung.

Fachwissen benötigt

Das Wissen, wie diese Formulare korrekt auszufüllen sind, wird Ihnen allerdings nicht oder nur anhand der üblichen Ausfüllhilfen wie sie auch in Papierform den Formularen beiliegen vermittelt. Hier helfen Programme wie WISO Buchhaltung, Quicken, Taxman, Starmoney und wie sie alle heißen.

Wenn Sie mit einem Buchhaltungsprogramm arbeiten, geben Sie Ihre Belege selbst ein und übertragen die Daten anschließend per ELSTER. Natürlich ist es ebenfalls möglich, den Jahresabschluss dem Steuerberater zu überlassen, dann sollte allerdings ein DATEV-Export aus dem Programm möglich sein. Bitte achten Sie beim Erwerb darauf.

PKW-Nutzung geschäftlich und privat

Eine 100% Nutzung als Firmenfahrzeug müssen Sie nachweisen. In der Regel unterstellt das Finanzamt eine teilweise private Nutzung.

Wenn Sie Ihr Auto als Firmenwagen sowohl privat als geschäftlich nutzen, dann können Sie wahlweise die so genannte 1 %-Regelung anwenden oder ein Fahrtenbuch führen.

Die Listenpreismethode darf allerdings nur angewendet werden, wenn das Fahrzeug mindestens zu 50 % betrieblich genutzt wird und zum Betriebsvermögen gehört.

Hat das Finanzamt Zweifel an der Häufigkeit der Nutzung als Firmenwagen, kann es von Ihnen verlangen ein Fahrtenbuch zu führen.

Gehört das Auto zum Privatvermögen, dann können Sie jeden geschäftlich gefahrenen Kilometer mit 0,30 EUR abrechnen oder die tatsächlichen anteiligen Betriebskosten geltend machen. Hier muss allerdings ein Fahrtenbuch geführt werden.

Wie funktioniert die Listenpreismethode/1 %-Regelung

Bei der Listenpreismethode müssen Sie 1 % des Listenpreises Ihres Firmenfahrzeuges als monatliche Einnahme versteuern.

Bei einem Fahrzeug, das mit 35.000 EUR in der Liste steht, sind dies 350 EUR. Der Vorteil bei dieser Methode alle laufenden Ausgaben für das Fahrzeug können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Was muss in Ihren Rechnungen stehen?

Wie fast alles ist auch das gesetzlich geregelt und zwar im § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Folgende Angaben sind zwingend notwendig, um den Vorsteuerabzug bei Ihrem Geschäftspartner nicht zu gefährden:

  • Vollständige und korrekte Adresse des Leistungserbringers (Ihres Unternehmens)
  • Vollständige und korrekte Adresse des Leistungsempfängers (Kunden)
  • Termin von Lieferung oder Leistungserbringung
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
  • die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Nettobeträge
  • die jeweils auf die Nettobeträge entfallenden Umsatzsteuerbeträge
  • das Rechnungsdatum
  • eine einmalig vergebene (fortlaufende) Rechnungsnummer
  • die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens

Und natürlich müssen Sie auch noch den Bruttobetrag und das Zahlungsziel sowie eine Bankverbindung o. ä. auf Ihrer Rechnung vermerken. Das verlangt zwar nicht der Gesetzgeber, aber der gesunde Menschenverstand. Schließlich möchten Sie, dass Ihr Kunde den richtigen Betrag überweist.

Geben Sie bei jeder Rechnung direkt ein Datum zahlbar bis Tag/Monat/Jahr an. Dies erleichtert Ihnen das weitere Vorgehen, falls es zu Mahnungen etc. kommt.

Rechnungen als PDF verschicken

Sie können Ihre Rechnungen als PDF per Mail verschicken, allerdings müssen diese dann nach aktueller, rechtlicher Vorgabe mit einer qualifizierten Signatur versehen werden, sofern der Empfänger diese für den Vorsteuerabzug einreichen möchte.

Natürlich können Sie auch unsignierte Rechnungen als PDF versenden und die Kunden bitten diese selbst auszudrucken. Sollte einem Prüfer auffallen, dass die Rechnung nicht in Papierform zugestellt wurde, kann das dazu führen, dass Ihre Rechnung bei einer Finanzamts-Prüfung Ihres Kunden nicht anerkannt wird.

Im einfachsten Falle genügt es dann zwar die papierne Rechnung nachzureichen, im schlimmsten Falle bleibt der Prüfer hart und erkennt Ihre Rechnung nicht an, was zu finanziellem Schaden bei Ihrem Geschäftspartner führt. Ein derartiger Fall ist bisher allerdings nicht bekannt.

Software, die vom Gesetzgeber anerkannte, digitale Signaturen mit Zertifikat erzeugt, ist derzeit immer noch recht teuer.

Beispiel

Eine aktuelle Software kostet in der Einzelplatzversion inkl. 100 Zertifikaten netto 299 EUR. Weitere Signaturpakete in der Mindestabnahmemenge 250 Stück nochmals 87,50 EUR, also 0,35 EUR je Zertifikat. Das lohnt natürlich nur, wenn entsprechend viele Rechnungen versandt werden.

Wenn Sie nur wenige Rechnungen verschicken, bleibt Ihnen – sofern Sie ganz korrekt und rechtssicher handeln wollen – nur der traditionelle Postweg.

Forderungsmanagement – Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Zunächst einmal: Jeder kann mal eine Rechnung übersehen, vergessen oder einen kleinen, finanziellen Engpass haben.

Sollte also eine Rechnung nicht pünktlich eingegangen sein, senden Sie Ihrem Kunden zuerst eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung. Setzen Sie ein Zahlungsziel 5-10 Arbeitstage ab Datum der Erstellung der Erinnerung. Nennen Sie auf jeden Fall die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Rechnungsinhalt und den ausstehenden Betrag sowie die korrekte Kontoverbindung.

1. Mahnung

Geht immer noch keine Zahlung ein, versenden Sie die 1. Mahnung. Die Mahnung muss deutlich als solche erkennbar sein, geben Sie dem Schreiben also ruhig diese Überschrift in fetten Lettern. Wiederholen Sie alle wichtigen Angaben wie auch bei der Zahlungserinnerung klar und deutlich, geben Sie als Zahlungsziel ein Datum an. Wählen Sie einen Bankarbeitstag, damit Ihrem Kunden das pünktliche Zahlen möglich ist.

Letzte Mahnung

Kommt nun immer noch kein Geld – und keine andere Reaktion Ihres Kunden – dann können Sie rein rechtlich gesehen ohne weitere Vorwarnung über das Amtsgericht einen Mahnbescheid erwirken. Je nachdem wie Sie zu Ihren Kunden stehen, können Sie nun stattdessen noch eine 2. und letzte Mahnung mit Androhung des gerichtlichen Mahnbescheids versenden. Auch hier geben Sie alle wesentlichen Angaben an. Sprechen Sie eine deutliche und klare Sprache. Verzichten Sie allerdings auf emotionale Ausfälle.

Das direkte Gespräch suchen

Greifen Sie einfach zum Telefonhörer und rufen Sie Ihren Kunden an. Das direkte Gespräch wirkt oft wahre Wunder. Zumindest können Sie danach besser einschätzen, ob Sie schleunigst den Mahnbescheid bei Gericht einreichen oder noch etwas Geduld aufbringen bzw. sich auf eine Ratenzahlung einlassen wollen.

Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen

Möchten Sie sich selbst nicht um das Ausfüllen des Mahnbescheids kümmern oder sogar das gesamte Forderungsmanagement auslagern, nehmen Sie die Hilfe eines Rechtsanwalts oder eines Inkassounternehmens in Anspruch. Achten Sie dann aber darauf, dass Sie sich einen seriösen Partner suchen, der Ihre Kunden so behandelt, dass Sie in Zukunft weiter zusammenarbeiten könnten – falls Sie es noch wollen.

Im nächsten Teil der Serie geht es weiter mit den Themen „Controlling“ und „Kostenrechnung“

Markus Seyfferth

Markus Seyfferth

Markus leitet seit April 2019 die Geschicke von Dr. Web, und ist dabei, einige interessante neue Projekte in Angriff zu nehmen. Zuvor war er für mehr als 6 Jahre der Geschäftsführer und Vorstand vom Smashing Magazine, der englischsprachigen Schwesterpublikation von Dr. Web.

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