Sie kennen das Gefühl: Ein Kunde, den Sie jahrelang betreut haben, wechselt plötzlich zur Konkurrenz. Dabei war die letzte Beratung doch erst vor wenigen Monaten. Was ist passiert? Die Antwort liegt oft nicht in der Qualität Ihrer Arbeit, sondern in der fehlenden Sichtbarkeit zwischen den Beratungsterminen. Ohne systematische Kontaktpflege geraten selbst die besten Makler in Vergessenheit.

Laut einer Studie von Simon-Kucher & Partners haben nur 26 Prozent aller Versicherungskunden ihre Policen bei einem einzigen Anbieter gebündelt. Dabei können sich 90 Prozent der Kunden vorstellen, alle Versicherungen aus einer Hand zu beziehen. Das Cross-Selling-Potenzial bleibt also weitgehend ungenutzt. Ein CRM-System wie HubSpot kann genau hier ansetzen und Versicherungsmaklern helfen, Kundenbeziehungen systematisch zu pflegen und Zusatzverkäufe gezielt anzustoßen.

Affiliatehinweis einfügen: Dieser Ratgeber wird präsentiert von HubSpot, dem CRM für Versicherungsmakler. Der Beitrag enthält Affiliate-Links. Wenn Sie über einen dieser Links einen Tarif abschließen, erhalten wir dafür eine Provision.

Welche Herausforderungen prägen den Makleralltag heute?

Der deutsche Versicherungsmarkt befindet sich im Umbruch. Laut DIHK-Vermittlerregister waren Anfang 2025 rund 181.761 Versicherungsvermittler registriert – ein Rückgang um fast 1.900 gegenüber dem Vorjahr. Der Wettbewerb wird härter, während gleichzeitig die Kundenerwartungen steigen.

Eine BearingPoint-Studie zeigt: Nur jeder zehnte Versicherungskunde zwischen 25 und 44 Jahren ist mit dem Digitalisierungsgrad seiner Versicherung zufrieden. Bei der Generation Z sind es sogar nur sechs Prozent. Kunden erwarten heute digitale Kommunikation über E-Mail, WhatsApp oder SMS statt Briefpost. Wer diese Kanäle nicht bedient, verliert den Anschluss.

Gleichzeitig kämpfen viele Maklerbüros mit fragmentierten Systemen. Kundendaten liegen verstreut in Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächern und Aktenordnern. Die Folge: Wichtige Vertragsverlängerungen werden übersehen, Cross-Selling-Chancen bleiben ungenutzt, und die persönliche Betreuungsqualität leidet.

Wie unterstützt HubSpot Versicherungsmakler bei der täglichen Arbeit?

HubSpot bietet Versicherungsmaklern eine integrierte Lösung, die Marketing, Vertrieb und Kundenservice verbindet. Anders als spezialisierte Branchenlösungen, die oft teuer und unflexibel sind, wächst das System mit Ihrem Geschäft und lässt sich an Ihre Arbeitsweise anpassen.

Für den ersten Einstieg bietet HubSpot einen kostenlosen Tarif mit grundlegenden CRM-Funktionen. Dieser eignet sich, um die Plattform kennenzulernen und erste Erfahrungen zu sammeln. Sie erhalten Zugang zu einem vollwertigen CRM mit bis zu 1 Million Kontaktdatensätzen sowie E-Mail-Marketing mit bis zu 2.000 Sendevorgängen pro Monat. Beachten Sie jedoch: Im kostenlosen Tarif bleibt das Anbieter-Branding sichtbar, und die Daten werden auf US-Servern gespeichert.

Für den professionellen Einsatz in der Versicherungsberatung empfiehlt sich der HubSpot Starter-Tarif ab ca. 9 € pro Monat pro Lizenz. Dieser bietet entscheidende Vorteile: Die Datenspeicherung erfolgt auf Wunsch auf EU-Servern in Deutschland, das sichtbare Branding entfällt, und Sie erhalten 1.000 Marketingkontakte für den E-Mail-Versand sowie erweiterte Automatisierungsfunktionen. Für Versicherungsmakler bedeutet das konkret: automatisierte Erinnerungen vor Vertragsverlängerungen, regelmäßige Newsletter zu neuen Produkten und strukturierte Reaktivierungskampagnen für inaktive Kunden.

Welche HubSpot-Funktionen machen den Unterschied im Versicherungsvertrieb?

Ein leistungsfähiges CRM-System für Versicherungsmakler sollte über spezifische Funktionen verfügen, die den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtern. HubSpot bietet hier ein breites Spektrum:

Pipeline-Management für Neugeschäft: Visualisieren Sie Ihren Vertriebsprozess in übersichtlichen Pipelines. Ob Erstberatung, Angebotserstellung oder Vertragsabschluss – Sie sehen auf einen Blick, wo jeder Interessent steht. Laut einer Deloitte-Studie recherchieren knapp ein Drittel der Kunden zunächst online, entscheiden sich dann aber bewusst für den Abschluss über persönliche Beratung. Mit einem strukturierten Pipeline-Management verpassen Sie keinen dieser wertvollen Leads.

Automatisierte Vertragserinnerungen: Das Tool sendet automatisch Benachrichtigungen, wenn Verträge zur Verlängerung anstehen. So können Sie rechtzeitig Kontakt aufnehmen, bevor der Kunde selbst aktiv wird oder zur Konkurrenz wechselt.

E-Mail-Marketing mit Personalisierung: Versenden Sie Newsletter mit Versicherungstipps, saisonale Kampagnen oder personalisierte Angebote. Die Segmentierung nach Kundengruppen ermöglicht zielgerichtete Ansprache: Junge Familien erhalten Informationen zur Risikolebensversicherung, Immobilienbesitzer zur Wohngebäudeversicherung.

Warum ist DSGVO-Konformität für Versicherungsmakler unverzichtbar?

Als Versicherungsmakler verarbeiten Sie täglich sensible Kundendaten: Gesundheitsinformationen, Vermögensverhältnisse, Familienstand. Die DSGVO stellt hier strenge Anforderungen, und Verstöße können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.

HubSpot bietet DSGVO-konformes Hosting in europäischen Rechenzentren. Bei den kostenpflichtigen Tarifen werden Ihre Daten auf Servern in Deutschland gespeichert – ein entscheidender Vorteil gegenüber vielen amerikanischen Anbietern. Individuelle Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter sensible Kundendaten einsehen können. Alle Datenverarbeitungen werden transparent dokumentiert.

Für Versicherungsmakler besonders relevant: Die Plattform ermöglicht die rechtssichere Dokumentation von Einwilligungen. Ob Newsletter-Anmeldung oder Beratungsprotokoll: Sie können nachweisen, wann und wie der Kunde seine Zustimmung erteilt hat.

Wie lässt sich Cross-Selling systematisch umsetzen?

Laut Lead Squared haben 61 Prozent der Versicherungsnehmer nur eine Police bei ihrem Makler, 29 Prozent zwei Policen und nur 10 Prozent drei oder mehr. Hier liegt enormes Potenzial brach.

Eine Studie von Market Metrics zeigt: Der Gewinn aus dem Verkauf an einen neuen Kunden liegt bei 5 bis 20 Prozent, während die Rentabilität aus dem Verkauf an einen bestehenden Kunden zwischen 60 und 70 Prozent liegt. Cross-Selling ist also nicht nur kundenfreundlich, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll.

HubSpot unterstützt systematisches Cross-Selling durch mehrere Mechanismen. Die Kontaktdatenbank zeigt auf einen Blick, welche Versicherungen ein Kunde bereits hat, und welche fehlen. Automatisierte Workflows können bei bestimmten Lebensereignissen passende Angebote auslösen: Wird ein Kontakt als Hausbesitzer markiert, erhält er automatisch Informationen zur Wohngebäudeversicherung.

Die Marketing-Automatisierung ermöglicht Life-Event-Marketing: Wenn ein Kunde ein Kind bekommt, können Sie automatisch Informationen zur Kinderunfallversicherung oder Ausbildungsversicherung versenden. Diese personalisierte Ansprache erhöht nicht nur die Abschlusswahrscheinlichkeit, sondern stärkt auch die Kundenbindung.

Welche Integrationen sind für Versicherungsmakler relevant?

HubSpot bietet über 1.900 Integrationen mit anderen Business-Anwendungen. Für Versicherungsmakler besonders interessant sind Anbindungen an Kalender-Tools für die Terminplanung, Videokonferenz-Software für Online-Beratungen und Buchhaltungsprogramme für die Provisionsabrechnung.

Die native Integration von E-Mail und Kalender sorgt dafür, dass jede Kundeninteraktion automatisch dokumentiert wird. Sie müssen nicht mehr manuell Gesprächsnotizen anlegen – das System erfasst E-Mails und Termine automatisch im jeweiligen Kontaktprofil.

Wie gelingt der Einstieg ohne großen Aufwand?

Viele Makler scheuen den Umstieg auf ein neues System, weil sie Angst vor komplexen IT-Projekten haben. Die Software wurde jedoch speziell für Anwender ohne technische Vorkenntnisse entwickelt. In einer ROI-Umfrage gaben 79 Prozent der Nutzer an, die Plattform sei benutzerfreundlich.

Der Einstieg kann schrittweise erfolgen. Beginnen Sie mit der kostenlosen Version, um Ihre Kontakte zu importieren und die Grundfunktionen kennenzulernen. Die Einrichtung dauert meist nur wenige Stunden. Später können Sie bei Bedarf auf den Starter-Tarif upgraden und erweiterte Funktionen wie Marketing-Automatisierung hinzubuchen.

Für Versicherungsmakler empfiehlt sich folgender Einführungsprozess:

1. Kontakte importieren: Übertragen Sie Ihre bestehenden Kundendaten aus Excel oder anderen Systemen
2. Deal-Pipeline einrichten: Definieren Sie die Phasen Ihres Beratungsprozesses
3. E-Mail-Vorlagen erstellen: Standardisieren Sie häufige Nachrichten wie Terminbestätigungen
4. Erste Automatisierung: Richten Sie Erinnerungen für Vertragsverlängerungen ein
5. Reporting aktivieren: Überwachen Sie Kennzahlen wie Abschlussquoten und Kundenbindung

Wie schneidet HubSpot im Vergleich ab?

Auf dem Markt gibt es zahlreiche CRM-Lösungen für die Versicherungsbranche. Die Plattform positioniert sich als All-in-One-Lösung, die besonders für Makler interessant ist, die ihre Neukundenakquise und Bestandskundenpflege digitalisieren möchten.

Die Software eignet sich besonders für Makler, die neben dem reinen Kundenmanagement auch aktives Marketing betreiben möchten. Die integrierte Marketing-Automatisierung ermöglicht Newsletter-Versand, Landing-Page-Erstellung und Lead-Tracking – alles aus einer Oberfläche. Branchenspezifische Lösungen wie Maklerverwaltungsprogramme bieten zwar tiefere Integration mit Versicherungsgesellschaften, haben aber oft eingeschränkte Marketing-Funktionen.

Was kostet die Implementierung wirklich?

Die Kostenstruktur des CRM-Systems ist transparent und skalierbar. Der kostenlose Tarif ermöglicht einen risikofreien Einstieg. Für professionellen Einsatz sollten Sie mit folgenden Kosten rechnen:

Für ein typisches Maklerbüro mit zwei bis drei Mitarbeitern liegen die monatlichen Kosten für den Starter-Tarif bei etwa 27 bis 45 Euro – weniger als ein Kundentermin an Fahrtkosten verursacht. Der Return on Investment stellt sich meist schnell ein: Bereits ein zusätzlicher Vertragsabschluss pro Monat durch bessere Nachverfolgung rechtfertigt die Investition.

Fazit

Ein modernes CRM-System ist für Versicherungsmakler heute kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit. HubSpot bietet einen niedrigschwelligen Einstieg mit der kostenlosen Version und wächst mit Ihrem Geschäft. Besonders überzeugend: die Kombination aus CRM, Marketing-Automatisierung und DSGVO-konformem Hosting auf deutschen Servern.

Starten Sie am besten heute noch mit der kostenlosen Version. Importieren Sie Ihre Kontakte, richten Sie Ihre erste Vertriebspipeline ein und erleben Sie selbst, wie viel Zeit Sie durch automatisierte Prozesse sparen können. HubSpot bietet auf der Website einen direkten Link zur kostenlosen CRM-Registrierung.

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